Messaggistica istantanea per le aziende: 7 suggerimenti essenziali

La messaggistica istantanea è meno invasiva di una chiamata e più veloce di un'e-mail ed è un supporto ideale per la collaborazione in team. Inoltre, è perfetta per i dipendenti appartenenti alla generazione Y perché consente loro di ottenere l'immediatezza a cui sono abituati in altre aree della loro vita anche sul luogo di lavoro.

Con app come Workplace Chat, puoi entrare in contatto con i tuoi colleghi con il tocco di un pulsante. Messaggi, videochiamate in diretta e condivisione di foto sono modi fantastici per unire i team, prendere decisioni rapidamente e mantenere il flusso di idee.

Tuttavia, per fare in modo che la messaggistica istantanea per le aziende funzioni per te, devi rispettare un paio di regole.

1 Ricordati, è un messaggio istantaneo

Se sul lavoro usi abitualmente le e-mail, avrai l'abitudine di rileggere e controllare attentamente i tuoi messaggi prima dell'invio. Potresti anche aver impostato un ritardo per la tua e-mail. La natura immediata dei messaggi può comportare l'invio di qualcosa prima di aver riflettuto per davvero su quello che si vuole dire, quindi, assicurati di controllare i tuoi messaggi prima di inviarli senza riflettere.

2 Mantieni un tono di lavoro

Ricorda sempre che sei al lavoro, quindi, resta sugli argomenti di lavoro e mantieni un tono educato e rispettoso. Non c'è niente di male nel ravvivare i tuoi messaggi di lavoro con un paio di emoji, a patto che siano appropriate per la persona a cui invii il messaggio, ma senza esagerare.

3 Non distrarti

Le persone desiderano comunicare in modo più veloce e più efficiente sul lavoro. Per questo, non sono soddisfatte della velocità delle e-mail e oltre un quarto delle aziende ritiene che siano uno strumento di comunicazione inefficace. Tuttavia, i dipendenti vedono nella pressione causata dalla necessità di una risposta immediata il lato negativo della messaggistica istantanea per le aziende. Per evitare distrazioni, è possibile creare canali per i post che non richiedono un'attenzione immediata.

4 Rispetta le regole aziendali

Se aggiungi la messaggistica istantanea all'insieme di strumenti di comunicazione aziendale, assicurati di implementare le normative che ne regolano l'utilizzo e che indicano le informazioni che è possibile condividere tramite messaggio. Se sei un dipendente, assicurati di conoscere le regole della tua azienda per la messaggistica istantanea e di rispettarle.

5 Concentrati sull'oggetto

Quando si scambiano messaggi, si può cadere nella tentazione di iniziare una piacevole chat, quindi, cerca di concentrarti sull'argomento. In questo modo, finirai prima il lavoro e avrai più tempo per chattare.

6 Sappi quando è il momento di fermarsi

L'obiettivo della messaggistica istantanea è velocizzare la comunicazione. Se ti ritrovi in una lunga catena di messaggi e devi continuamente rispondere a domande per chiarire quello che stai dicendo, potrebbe essere più veloce e più facile prendere il telefono e chiamare le persona in questione.

7 Usa la messaggistica istantanea per i messaggi giusti

La messaggistica istantanea è eccezionale, ma non è sempre il canale più appropriato. I messaggi istantanei devono essere brevi, quindi, se devi dire qualcosa di più lungo, un'e-mail potrebbe essere più appropriata, oppure potresti pubblicare un post in un gruppo di Workplace di Facebook. Se devi discutere di problemi riservati, una riunione faccia a faccia è la soluzione migliore.