Cos'è la collaborazione flessibile?
Pensare in modo flessibile riguarda solo il software? In effetti no. Si tratta di una modalità di lavoro olistica ed è intrinsecamente legata alla collaborazione. Scopri come un approccio flessibile può portare le persone a parlare e lavorare insieme.
Veloce, reattivo, efficiente, interfunzionale: queste sono tutte caratteristiche di un ambiente di lavoro flessibile. Ma come si ottiene la flessibilità? Tutto considerato, il successo di un ambiente di lavoro flessibile dipende dalla collaborazione in team.
Secondo McKinsey, una rete di team responsabilizzati che lavorano in modo allineato, trasparente e collaborativo è uno dei "cinque segni distintivi delle organizzazioni flessibili". Proviamo ad approfondire questo concetto.
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Cosa significa flessibile?
La metodologia flessibile è stata usata per la prima volta dagli sviluppatori di software che hanno riconosciuto il valore "in individui e interazioni più che in processi e strumenti" e "nella collaborazione con i clienti più che nella negoziazione dei contratti". Il lavoro flessibile è una tecnica di gestione dei progetti produttiva e popolare. Il 71% delle organizzazioni adotta approcci flessibili per i propri progetti.
L'essenziale è semplificare i processi e creare team multidisciplinari al di fuori delle gerarchie tradizionali. Eliminare i compartimenti stagni e responsabilizzare i dipendenti porta a nuovi livelli di efficienza, che le organizzazioni possono misurare tramite prestazioni e risultati.
In un ambiente flessibile, i team suddividono il lavoro in sprint, brevi periodi di tempo associati a piccoli obiettivi specifici. Ogni sprint contribuisce alla realizzazione complessiva del progetto.
Gli sprint prevedono quattro fasi:
- Pianificazione
- Sviluppo
- Distribuzione
- Valutazione
I team collaborano per rispettare la scadenza dello sprint, con le persone rilevanti che lavorano insieme a un'attività specifica. Se ogni sprint funziona in modo efficiente ed efficace, aumentano le probabilità che l'intero progetto sia consegnato in tempo e rispettando standard elevati. Ciò che i team imparano da ogni sprint viene valutato e applicato allo sprint successivo, per consentire al progetto di evolversi e riuscire ad affrontare le sfide che si presentano lungo il percorso.
La flessibilità è un nuovo modo per raggiungere gli obiettivi dei progetti. Mentre i metodi tradizionali usano approcci lineari basati su una sequenza di passaggi predefinita, il lavoro flessibile enfatizza la collaborazione e la versatilità, verificando e integrando il feedback anziché elaborare un piano preliminare a cui attenersi rigidamente.
Se mettiamo la flessibilità al centro dei progetti, questa si trasformerà in un metodo di lavoro ideale per le organizzazioni che stanno adottando nuovi modelli di lavoro ibrido e smart working. In un ambiente in continua evoluzione pianificare è difficile e riuscire ad adattarsi alle circostanze diventa fondamentale. Il lavoro ibrido e lo smart working sono ormai una parte consolidata del panorama lavorativo e i progetti flessibili riescono a promuovere la collaborazione con interruzioni ridotte al minimo.
Quali sono le best practice flessibili?
La flessibilità sta rivoluzionando il modo di pensare e agire delle organizzazioni. Ecco alcune best practice flessibili che possono favorire collaborazione, produttività e risultati rapidi:
Onboarding efficace
Offri affiancamento o mentoring per consentire ai nuovi membri dei team di comprendere appieno i processi flessibili e stabilire aspettative prima del coinvolgimento nei progetti.
Autonomia dei team
Assegnare ai team responsabilità precise e fornire spazi per organizzarsi e gestirsi offre loro una maggiore libertà per raggiungere gli obiettivi e superare le sfide.
Chiarezza su come e perché funziona
I valori flessibili dipendono dalle persone ed è quindi necessario che i membri dei team comprendano come si lavora usando i metodi flessibili e credano nei vantaggi che questi offrono. In questo modo, potranno aumentare al massimo la produttività.
Attenzione all'esecuzione
Ogni iterazione flessibile si concentra più sul fare e concludere qualcosa anziché perdersi nei meandri di una pianificazione preliminare.
Invito a rischiare e sperimentare
Ogni iterazione o sprint si concentra su un'attività o una consegna specifica e questo lascia la libertà di osare e innovare senza il rischio che un fallimento influisca sulla scadenza finale.
Promozione del cambiamento e dell'evoluzione
I principali vantaggi della flessibilità sono versatilità e adattabilità. Da ogni sprint i team possono imparare per poi applicare le soluzioni più innovative all'intero progetto e a quelli successivi.
Collaborazione in team basata sulla flessibilità
Una volta attuate le best practice flessibili, come puoi agevolare la collaborazione all'interno del team? Una collaborazione flessibile nasce dall'interazione e dalla comunicazione tra i membri dei team.
Il metodo flessibile incoraggia l'organizzazione di incontri quotidiani da 15 minuti. I meeting per pianificare gli sprint ed eseguire verifiche e valutazioni coprono aspetti più specifici dei progetti, con sottogruppi dedicati a singole attività. I team contattano regolarmente gli stakeholder principali per accertarsi che il progetto soddisfi sempre le priorità aziendali.
Gli strumenti di collaborazione, fondamentali per consentire ai team di lavorare insieme, includono:
- Dashboard di collaborazione per monitorare il lavoro e fornire dettagli sulle attività secondarie nell'ambito di un quadro più ampio del progetto.
- Strumenti di comunicazione che consentono la connessione dei team, sia quelli che operano in ufficio sia i lavoratori senza postazione fissa, ovunque si trovino. Questi sono ancora più importanti negli ambienti di lavoro ibridi, poiché permettono ai team di lavorare con meno barriere e su un piano internazionale.
- Strumenti di condivisione dei file che offrono a tutti i membri dei team l'accesso ai documenti di cui hanno bisogno.
- Strumenti di integrazione che riuniscono tutti i software e le applicazioni, per evitare inutili perdite di tempo per passare continuamente dagli uni agli altri.
- Strumenti di monitoraggio in tempo reale dei progressi compiuti che aiutano i responsabili dei progetti a elaborare pianificazioni più efficaci e a fare in modo che i team rispettino le scadenze.
Collaborazione flessibile: vantaggi
Il 92% dei dirigenti senior ritiene che la flessibilità organizzativa sia fondamentale per il successo delle aziende. Ecco alcuni dei principali vantaggi che la collaborazione flessibile può offrire alla tua organizzazione:
Aiuta a superare le sfide aziendali
Le organizzazioni più grandi spesso combattono contro colli di bottiglia, isolamento dei team e mancanza di comunicazione. La flessibilità contribuisce a creare uno spazio di lavoro aperto e accessibile, in cui le persone possono identificare e risolvere più facilmente le sfide aziendali.
Evita i compartimenti stagni
Quando i team che lavorano ai progetti sono isolati, condividere idee e informazioni non è facile. La collaborazione flessibile semplifica la connessione tra le persone giuste appartenenti a gruppi diversi, in modo che possano lavorare insieme alle attività, favorendo così la collaborazione tra team e la produttività.
Evidenzia le attività prioritarie
La suddivisione di progetti complessi in sprint aiuta a comprendere meglio le tempistiche dei progetti e delle attività da svolgere per rispettarle. I responsabili dei progetti possono così individuare e stabilire delle priorità sia nelle fasi iniziali che nel corso del progetto.
Offre ai team un vantaggio competitivo
La collaborazione flessibile consente di velocizzare l'introduzione sul mercato di prodotti e servizi, un aspetto essenziale per tenere il passo con la concorrenza. Incoraggia inoltre il coinvolgimento dei dipendenti, con un conseguente aumento delle prestazioni, permettendo ai team di lavorare non di più, ma meglio.
Favorisce il miglioramento e l'evoluzione
Ogni sprint prevede una fase di verifica e valutazione, per assicurare un corretto sviluppo del progetto in corso d'opera e non solo alla fine. I team possono implementare e testare soluzioni innovative e, se l'esito è positivo, aggiungerle allo sprint successivo, permettendo così un'evoluzione continua del progetto.
Crea un ambiente più sicuro in cui correre rischi
Lavorare in sprint dedicati ad attività specifiche per un periodo di tempo limitato offre ai team la libertà di correre alcuni rischi moderati. In caso di insuccesso, l'impatto sul progetto complessivo è ridotto al minimo, mentre un eventuale esito positivo offre nuove opportunità di miglioramento.
La collaborazione flessibile in poche parole
La flessibilità non è solo una metodologia, ma una mentalità. La collaborazione è un modo di essere e di agire. Consiste fondamentalmente nel valutare le persone e misurare il successo sulla base di prestazioni e risultati, anziché di tempo e input individuali.
I team possono suddividere il lavoro in sprint il cui scopo è portare a termine attività specifiche in un periodo di tempo limitato, semplificando i processi e incoraggiando la produttività. Questo metodo iterativo è estremamente efficiente, soprattutto per i team interfunzionali, che possono così lavorare in modo più rapido, libero e collaborativo.
Grazie alla disponibilità di strumenti di collaborazione, il lavoro flessibile è più facile che mai. Dashboard, condivisione di file, monitoraggio dei progressi e integrazione delle applicazioni rendono più semplice connettere le persone giuste alle tecnologie di cui hanno bisogno. I flussi di lavoro agevolano la condivisione delle idee anziché bloccarle.
Anche se tutto ha avuto inizio dallo sviluppo di software, la collaborazione flessibile non è solo questione di tecnologia.
Si tratta di un metodo di gestione dei progetti più intelligente, applicabile a tutti i settori a livello globale. In un'epoca di lavoro ibrido e di smart working, la collaborazione flessibile può aiutare i team e le persone ad adattarsi per superare le sfide poste da economia e consumatori. Queste soluzioni saranno essenziali per il successo delle aziende nei mesi e negli anni a venire.
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