Il contributo che i bot possono dare alla tua azienda
Abbiamo visto in che modo i bot alleggeriscono il lavoro. Ora vediamo cinque modi concreti in cui possono semplificarlo.
I bot stanno diventando colleghi preziosi sul posto di lavoro. Sono collaboratori digitali in grado di risolvere i piccoli problemi che possono compromettere la produttività e rappresentare un costo per la tua azienda. E sono proprio le soluzioni più semplici ad aggiungere un po' di magia alle attività lavorative e ad alleggerire i flussi di lavoro. Ma cosa sono i bot?
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Cos'è un bot?
Un bot è un'applicazione software progettata per imitare il comportamento degli esseri umani. Può far risparmiare tempo ai dipendenti, per consentire loro di concentrarsi su un lavoro più creativo e significativo: possono dedicarsi alle cose per cui sono stati assunti, non a quelle che li ostacolano.
Forse è per questo che oltre il 60% delle aziende del Regno Unito afferma che i bot avranno un ruolo importante per la loro organizzazione nei prossimi cinque anni e che quasi un terzo prevede di implementarne l'utilizzo nei prossimi 12 mesi.
Non perderti le novità
Ricevi le ultime notizie e gli insights dal personale operativo.
Inviando questo modulo, accetti di ricevere comunicazioni e-mail relative alle iniziative di marketing da Facebook, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti e promozioni. Puoi revocare il consenso e decidere di annullare l'iscrizione a questo servizio in qualsiasi momento. Confermi inoltre di aver letto e di accettare le condizioni sulla privacy di Workplace.
In versione standard o creato su misura per te
In piattaforme come Workplace, i bot possono migliorare notevolmente i flussi di lavoro. E puoi iniziare da un bot standard oppure crearne uno tuo, in base alla soluzione che ti serve.
Con le integrazioni personalizzate, puoi creare bot che interagiscono direttamente con le persone nei gruppi di Workplace e nella Workplace Chat. Questi bot possono pubblicare post nei gruppi, rispondere alle domande o mettere "Mi piace" ai post, il tutto in modo automatico. Possono anche conversare con le persone in tempo reale o gestire le richieste con conversazioni strutturate come ad esempio le risposte rapide e i menu always-on.
Gli strumenti di automazione di Workplace possono aiutare le organizzazioni in diverse attività. Di seguito ne vediamo alcune.
Inserimento di neoassunti
Iniziare un nuovo lavoro può essere impegnativo e richiedere l'assimilazione di quantità enormi di informazioni. I bot su Workplace possono aiutare i professionisti delle Risorse umane. Possono accedere all'archivio del reparto Risorse umane e recuperare le informazioni per i neoassunti, che condivideranno al momento giusto per aiutare le persone a inserirsi facilmente in azienda. I bot possono anche segnalare i corsi di formazione pertinenti e programmare automaticamente sessioni per i nuovi assunti.
I bot per le Risorse umane
L'azienda di ricerche di mercato Critical Mix usa un bot chiamato Aime per inviare ai neoassunti tutti i documenti necessari tramite Workplace Chat. Se le persone chiedono aiuto, lei le aiuta a compilare i moduli.
I dipartimenti IT spesso sono inondati di richieste per la risoluzione di problemi relativi a sistemi o macchine. Quindi può essere di grande aiuto alleggerire il loro lavoro e scaricare alcune delle attività non urgenti su un processo automatizzato.
Un bot per l'help desk IT può creare un ticket di assistenza direttamente da un post su Workplace; risponde poi con il numero del ticket e commenta quando lo stato viene aggiornato o il lavoro viene chiuso. Questo bot può anche gestire le attività di assistenza di base, come la reimpostazione della password.
Accesso alle corrette informazioni relative al personale
Che un dipendente voglia sapere quante ferie annuali gli rimangono oppure quale sia la password Wi-Fi per la sala conferenze, ci sono sempre domande a cui la tua organizzazione deve rispondere.
E se le persone delle Risorse umane non possono essere presenti 24/7, gli strumenti automatizzati possono aiutarti a gestire tante delle loro attività. In questo modo non solo migliori l'esperienza dei dipendenti, ma riduci anche le e-mail e le telefonate, oltre a semplificare i flussi di lavoro nella tua organizzazione.
Puoi inserire le risposte alle domande più frequenti del reparto Risorse umane in un database di FAQ, così il bot potrà fornire soluzioni immediate ai dipendenti. I bot possono anche memorizzare normative e linee guida per semplificarne la consultazione.
Un po' di magia nelle attività ripetitive
Alcune delle attività che le persone devono svolgere quotidianamente non saranno mai le più piacevoli, ma non devono nemmeno essere sempre così noiose. Per esempio, un'automazione può rendere molto più intuitive attività come la ricerca e la prenotazione di orari per riunioni ed eventi.
I bot per la produttività
I bot per le automazioni di Workplace possono programmare riunioni e gestire il tuo calendario tramite Workplace Chat al posto tuo. Ti basta richiedere una nuova riunione e selezionare i partecipanti: il bot controllerà i calendari di tutte le persone coinvolte per trovare le fasce orarie con la maggiore disponibilità;
inoltre, invierà promemoria o notifiche in prossimità dell'orario, in modo che le persone non si dimentichino di partecipare. Se le riunioni si tengono al di fuori dell'azienda, i bot possono anche fornire indicazioni per raggiungere l'evento,
il che si traduce in meno chiamate, una percentuale di chiusura ticket maggiore e persone più soddisfatte.
Un aiuto ai leader per monitorare la buona salute delle loro organizzazioni
I bot possono essere utilizzati anche per portare un po' di divertimento sul posto di lavoro e per interagire con le persone. Per esempio, Surveybot può condurre sondaggi istantanei tramite Workplace Chat e analizzare le risposte in tempo reale.
Lo sviluppatore di strutture ricettive Ennismore ha un bot che si chiama 'Ennismore Hero', il quale consente alle persone di votare per il dipendente del mese nella loro sede. I voti vengono poi contati e visualizzati sui fogli di Google grazie a un'altra integrazione.
Potrebbero interessarti anche:
• Tecniche di gestione del tempo
• Come aumentare la produttività personale
• Gestione della produttività: cos'è e come influisce sul lavoro del team?
