In che modo l'uso dei bot può aiutarti a migliorare l'esperienza dei dipendenti

Il COVID-19 ha puntato i riflettori su diversi ambiti delle aziende contemporanee, come cultura aziendale, funzionalità informatiche e comunicazioni interne, per citarne solo alcuni. C'è però un ambito in cui le conseguenze della pandemia hanno attirato maggiormente l'attenzione: l'esperienza dei dipendenti.

Il motivo è che l'esperienza dei dipendenti riguarda le modalità in cui le organizzazioni realizzano una migliore esperienza al lavoro (e di lavoro). Mentre il coinvolgimento dei dipendenti mira a incidere sui comportamenti, l'esperienza dei dipendenti punta a modificare la cultura facendo leva su elementi a cui solo le persone sono in grado di reagire, come scopo, fiducia, significato e orgoglio.

Le persone sono fondamentali in tutto questo: sono infatti le uniche a poter incidere sui cambiamenti che la tua organizzazione deve adottare per continuare ad affrontare le difficoltà create dalla pandemia.

Ma anche la tecnologia svolge un ruolo importante. Nei mesi di lockdown abbiamo visto organizzazioni di dimensioni diverse avvalersi della tecnologia per avvicinare team e persone, trovare nuove modalità di collaborazione, migliorando la cultura aziendale anche in contesti estremamente complessi.

Tra gli strumenti principali troviamo i bot, grazie ai quali possiamo automatizzare moltissime operazioni che diversamente rischiano di farci perdere tempo. Ecco alcuni dei nostri bot preferiti.

In che modo i bot possono aggiungere valore alla tua esperienza dei dipendenti?

I bot di Workplace aiutano le persone a eseguire diverse operazioni in modo più efficace e in tutta facilità. Pensiamo al nuovo bot DocuSign per la firma elettronica, per esempio. Questo semplice bot consente di inviare e firmare documenti in modo facile e sicuro. Si tratta di un'idea molto semplice, che però migliora tutta la relativa procedura (incidendo sull'esperienza utente complessiva).

Rendendo il lavoro un po' meno faticoso (e possibilmente un po' più piacevole), le aziende hanno la possibilità di costruire una nuova cultura e trasformare la collaborazione. Inoltre, se migliorano modalità, tempi e luoghi di lavoro, migliora anche la percezione che le persone hanno del lavoro.

Uso di bot per migliorare la gestione delle attività quotidiane

Il tempo è prezioso. Molte organizzazioni si trovano ad affrontare sfide urgenti che richiedono soluzioni rapide. L'uso di bot rappresenta un modo per risolvere rapidamente le sfide legate alle risorse umane, come fa Mercado Libre per sviluppare la propria cultura in modo scalabile.

La ricerca di modalità per rendere più aperto e orizzontale l'apprezzamento del lavoro altrui è fondamentale per massimizzare la motivazione e il coinvolgimento dei team e, in questo senso, i bot offrono alle persone un modo facile per ringraziare e celebrare i colleghi che incarnano valori e cultura aziendali. I bot di Workplace hanno anche aiutato il team di Mercado Libre a eseguire attività quotidiane, come fornire in tempo reale feedback imparziali sui colloqui di lavoro ai potenziali candidati e programmare diverse riunioni di sviluppo trimestrali con i membri del team.

RHB Singapore ha usato i bot di Workplace per automatizzare e gestire attività amministrative quotidiane, come programmare incontri, prenotare le sale riunioni e gestire le domande più frequenti. Adesso, le attività sono a prova di errore e i dipendenti di RHB possono dedicare più tempo ad attività che influiscono sui profitti, ad esempio offrire ai clienti esperienze più avanzate.

In che modo WW ha usato i bot per dare vita a nuovi valori aziendali

WW, società di wellness impegnata ad aiutare le persone a vivere in modo più sano, ha iniziato a sperimentare l'uso di bot su Workplace per comunicare in modo più efficace con il proprio staff. L'azienda ha collaborato con il nostro partner The Bot Platform allo sviluppo di "Ripple", un bot dedicato all'apprezzamento dei dipendenti e pensato per incoraggiare le nomination fra colleghi, promuovere valori aziendali e comportamenti positivi. Come suggerisce il nome del bot (il "ripple effect" è l'effetto domino), il bot ha avviato una reazione a catena nell'organizzazione, automatizzando le procedure in uso di WW in modo da mettere in evidenza nuovi valori aziendali.

In che modo Clarins UK ha usato i bot per automatizzare i flussi di lavoro

Quando sempre più persone hanno iniziato a lavorare da casa, mentre un numero già ingente operava sul campo, Clarins UK ha creato un nuovo bot per la produttività digitale rivolto sia ai team in ufficio che a quelli sul campo nel Regno Unito, "Clarins Assist: People Directory". Ai dipendenti basta aprire il bot tramite Workplace Chat per reperire le informazioni principali su qualsiasi dipendente di Clarins UK (a prescindere che lavori in ufficio o sul campo), semplicemente cercandolo per nome.

Il bot recupera così titolo professionale, numero di telefono fisso e cellulare, indirizzo e-mail, reparto, sede e piano. Il bot, inoltre, consente ai dipendenti di contattare direttamente il Centralino della sede principale, il Servizio di assistenza informatica e fornisce i nomi degli addetti antincendio e addetti al primo soccorso in modo semplice e veloce.

In che modo i bot possono essere d’aiuto per chi lavora da remoto?

La pandemia di COVID-19 ha costretto molte aziende a chiudere, mentre i dipendenti hanno dovuto passare bruscamente al lavoro da remoto. Diverse organizzazioni hanno avuto bisogno di modi pratici per rimanere connesse e mettere a disposizione informazioni importanti. Anche in questo senso, i bot si sono rivelati una soluzione molto utile.

In che modo Moneypenny ha usato i bot per avviare i dipendenti al lavoro da remoto

Moneypenny, realtà che gestisce in outsourcing telefonate e chat in tempo reale per migliaia di aziende, ha usato i bot per lanciare un assistente rapido che aiutasse i dipendenti a passare al lavoro da remoto nel modo più fluido possibile.

Il bot, sviluppato in collaborazione con The Bot Platform, poneva ai dipendenti domande su hardware utilizzato, velocità della rete Internet e contesto domestico in cui avrebbero lavorato, per garantire a tutti una configurazione adeguata a lavorare da remoto per un lungo periodo. Il bot ha così velocizzato notevolmente l'intero processo, garantendo che i team di Moneypenny disponessero degli strumenti necessari a offrire ai propri clienti un servizio eccellente.

In che modo Huminos ha realizzato bot per effettuare sondaggi fra i lavoratori da remoto

La possibilità di effettuare sondaggi efficaci e facili da programmare è fondamentale per conoscere la situazione dei dipendenti che lavorano da remoto. 700 aziende hanno installato i bot realizzati dal partner di Workplace Huminos per comprendere le implicazioni legate al lavoro da casa durante e dopo il lockdown legato al COVID-19. Queste organizzazioni hanno quindi utilizzato questi bot per inviare milioni di messaggi ai dipendenti. Attraverso questo strumento, queste aziende hanno potuto raccogliere feedback in tempo reale su tutto ciò che riguardava i dipendenti, riuscendo a prendere decisioni più oculate per la pianificazione del ritorno in ufficio.

Uso di bot per prendersi cura di chi lavora da remoto

Tenere sotto controllo il benessere psicologico dei dipendenti che lavorano da casa è parte fondamentale dell'esperienza dei dipendenti.

Per Moneypenny è essenziale creare un ambiente lavorativo sereno e, in questo senso, è stato fondamentale verificare il benessere psicologico dei dipendenti che lavoravano da casa. Moneypenny ha rapidamente implementato bot a questo scopo, come "How are you doing?", che chiedeva ai dipendenti come si sentivano, per controllarne il benessere e misurare l'equilibrio fra lavoro e vita privata. Nell'arco di 24 ore, il 75% del personale aveva già risposto al sondaggio. L'azienda ha usato anche il bot "Grab and Go", che consentiva ai dipendenti di scegliere un orario in cui passare a ritirare pasti e merende in ufficio e bot che proponevano quiz divertenti.

Altre organizzazioni hanno avuto la stessa idea:

• Ransa, azienda di logistica leader nella regione andina e in America Centrale, ha usato un bot dedicato al COVID-19 per promuovere suggerimenti quotidiani di prevenzione volti a ridurre la diffusione del virus, consolidare buone pratiche sul lavoro da casa e favorire il benessere psicologico.
• Anche Panasonic India ha utilizzato il bot dedicato al COVID-19 di Huminos per semplificare le comunicazioni individuali in Workplace Chat, condividere FAQ sulla pandemia e raccogliere informazioni tramite sondaggi. Questo strumento ha facilitato l'adozione di soluzioni rapide sulla base dei dati ottenuti.
• Lyse, azienda norvegese che si occupa di energie rinnovabili e telecomunicazioni, ha usato un bot sviluppato dal partner di Workplace Prepp per inserire i dipendenti nel nuovo contesto di lavoro esclusivamente da remoto. Il bot invia ai dipendenti notifiche push con informazioni importanti e messaggi in cui si chiede ai neoassunti di eseguire azioni utili e rilevanti che li aiutano a inserirsi rapidamente.
• Clarins UK ha creato un bot che alle 18:00 del fuso orario locale ricorda alle persone di interrompere il lavoro per mantenere un sano equilibrio fra vita privata e lavoro.

In che modo i bot possono assistere i dipendenti che rientrano in ufficio?

Man mano che le aziende iniziano a uscire dal lockdown, hanno bisogno di comunicare nuove normative e procedure ai dipendenti, in particolare al personale operativo. Alcuni clienti di Workplace stanno usando bot per semplificare le operazioni di riapertura coordinando programmi per il ritorno al lavoro e diffondendo informazioni.

In che modo BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo ha usato i bot per condividere informazioni essenziali

Quando si è trovato ad affrontare la pandemia di COVID-19, il più grande ospedale privato in America Latina, A Beneficência Portuguesa de São Paulo, ha implementato su Workplace il bot "BP Responde" tramite Alest Consultoria per gestire la divulgazione di informazioni importanti.

L'ospedale ha usato il bot per fornire rapidamente al personale operativo tutte le informazioni più accurate e aggiornate. Questa si è rivelata una scelta particolarmente importante, in quanto le informazioni sanitarie e di sicurezza variavano continuamente ed era necessario condividerle in modo rapido e preciso. Visto il successo riscontrato e la rapida adozione, oggi l'ospedale usa il bot "BP Responde" per aggiornamenti non legati al COVID-19, fra cui nuovi progetti e procedure e per rispondere a FAQ generiche, in modo da tenere regolarmente aggiornati dipendenti e collaboratori dell'ospedale.

Uso di bot per tutelare la sicurezza dei dipendenti che rientrano al lavoro in Flight Centre

Flight Centre Travel Group, uno dei gruppi di agenzie viaggio più grandi del mondo, impiega migliaia di persone a livello mondiale. A causa delle diverse misure di lockdown adottate da governi locali e statali durante la pandemia di COVID-19, i team di Flight Centre nelle Americhe si trovano a tornare in ufficio in momenti diversi.

Per garantire la massima sicurezza della sua ampia base di dipendenti, Flight Centre ha realizzato un bot di Workplace usando The Bot Platform, invitando i dipendenti a rispondere ad alcune domande, compilando così una nuova dichiarazione richiesta dall'organizzazione per garantire il rispetto delle misure di sicurezza e ridurre la diffusione del COVID-19.

Una volta effettuato l'accesso a Workplace, il bot chiede subito al dipendente se si trova a casa o in ufficio. In caso il dipendente selezioni "ufficio", gli viene chiesto di cliccare su un link per compilare un modulo di raccolta informazioni. Quando i dipendenti effettuano l'accesso a Workplace, visualizzano automaticamente un tracker; in questo modo manager, manager da remoto e leader sono esonerati da un'operazione delegabile e contestualmente si ricorda ai dipendenti di mantenere le misure di sicurezza necessarie per consentire un ritorno al lavoro agevole e sicuro per tutti.

Scopri di più sui bot in Workplace.