5 strategie di successo per la comunicazione aziendale

Quando le persone hanno cominciato a lavorare da remoto durante il lockdown, le organizzazioni hanno dovuto ripensare le proprie strategie di comunicazione aziendale. Ora che è iniziato un graduale ritorno sul posto di lavoro, le aziende devono rivedere nuovamente queste strategie. Scopriamo come semplificare il ritorno al lavoro.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 7 MINUTI DI LETTURA
business communication strategies - Workplace from Meta

Man mano che diversi Paesi dichiaravano il lockdown, molte aziende hanno adottato lo smart working, spesso per la prima volta. Questo passaggio ha comportato cambiamenti radicali nei modi in cui le persone comunicavano, lavoravano e interagivano fra loro.

Ora che alcune persone cominciano lentamente a tornare sul posto di lavoro, le organizzazioni si trovano a gestire una combinazione di configurazioni di lavoro ibride, comunicazioni aziendali e interazioni digitali e in presenza.

Capiamo insieme perché la comunicazione è importante e in che modo le organizzazioni possono garantire che le loro strategie di comunicazione aziendale siano lineari, accurate e annunciate efficacemente. Insomma: come possiamo semplificare il nuovo mondo del lavoro e affrontarne le difficoltà?

Per rispondere a questa domanda, è fondamentale capire cosa intendiamo per strategie di comunicazione aziendale e come stanno cambiando in seguito alla pandemia.

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Cosa sono le strategie di comunicazione aziendale?

Per fare in modo che un'organizzazione sia produttiva, raggiunga i suoi obiettivi e offra un'esperienza dei dipendenti positiva, ovvero per avere successo, è fondamentale una comunicazione senza interruzioni.

La comunicazione aziendale può assumere diverse forme. Ci sono le comunicazioni aziendali interne: il flusso di informazioni, notizie e scambi fra le diverse componenti dell'azienda e lungo la gerarchia, sia verso il basso che verso l'alto. C'è poi la comunicazione esterna con partner e clienti.

Una strategia di comunicazione aziendale efficace include tutti questi canali e propone una visione unitaria, definendo cosa comunicare, come, quando e perché.

Non esiste un solo modo per definire una strategia, tuttavia è importante definire i seguenti aspetti:

  • Messaggio: cosa vuoi comunicare e chi può farlo all'interno della tua organizzazione?
  • Contenuti: in che modo puoi perseguire i tuoi obiettivi con ogni contenuto che realizzi?
  • Canali: che combinazione di canali prendi in considerazione? Come decidere qual è il contenuto adatto a ogni canale?

Una strategia di comunicazione aziendale non dovrebbe essere un mero elenco di mezzi e strumenti di comunicazione. Al contrario, dovrebbe fungere da guida per tutte le persone all'interno dell'organizzazione, aiutandole a capire cosa vuoi ottenere con la comunicazione.

In altre parole, un'organizzazione può anche modificare i canali che utilizza per comunicare, ma l'idea alla base della sua comunicazione deve rimanere coerente.

Come si sviluppa una strategia per la comunicazione aziendale?

Come si sviluppa una strategia per la comunicazione aziendale?

Una strategia efficace per la comunicazione aziendale deve essere in linea con la strategia aziendale complessiva. Se ti concentri sui tuoi obiettivi principali, sarà molto più semplice capire in che modo inserire la comunicazione nel contesto generale e come usarla per raggiungere i tuoi obiettivi.

Per definire una strategia non ti serve scrivere un saggio: in certi casi una o due pagine sono sufficienti. Dovresti iniziare definendo in un paio di frasi una vision chiara. Dopodiché, il resto della strategia dovrebbe proporre indicazioni su come manager e dipendenti possono realizzare questa vision, ma senza essere troppo specifica: un eccesso di dettagli o un elenco di regole potrebbe essere percepito come micromanaging, creando più problemi che altro.

In passato le strategie di comunicazione sono sempre avvenute dall'altro verso il basso. Oggi, invece, da un approccio statico e compartimentato si sta passando a un modello in cui sono i dipendenti a condurre un confronto bidirezionale e interconnesso.

Tenendo questo in mente, è opportuno coinvolgere tutti fin dall'inizio. Per farlo, inizia valutando lo stato delle comunicazioni nella tua organizzazione.

Effettua un sondaggio fra i dipendenti in cui chiedi di indicare cosa funziona e cosa no nella tua comunicazione e sulle piattaforme in uso. Le informazioni così raccolte ti offriranno il punto di vista dei dipendenti sugli elementi da migliorare.

Una volta che ti è chiara la direzione della tua strategia di comunicazione aziendale, puoi iniziare ad andare più nello specifico rispetto ai tipi di comunicazione che ti interessano.

Ad esempio:

  • I team devono creare feed di notizie interni?
  • L'azienda ha bisogno di rivedere la normativa che definisce in che modo i dipendenti possono aumentare la priorità dei problemi riscontrati o magari deve definirne una nuova?
  • I manager hanno bisogno di maggiore supporto per mettersi in contatto con i dipendenti che lavorano da remoto?
  • Il tuo attuale approccio a vendite e marketing è efficace o è necessario un cambio di rotta?
  • Il reparto del servizio clienti riesce a mantenere i clienti fedeli al brand? Se la risposta è no, come puoi intervenire?

Una volta che avrai risposto a queste domande, potrai considerare le dinamiche comunicative con maggiore chiarezza, definendo, cioè, quali canali usare.

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Come scegliere i canali di comunicazione?

Come scegliere i canali di comunicazione?

Le persone vogliono poter comunicare al lavoro in modo simile a come fanno con amici e familiari nella propria quotidianità. Si tratta di un aspetto particolarmente importante per i dipendenti giovani: i millennial dichiarano l'importanza di lavorare in un'azienda che usi strumenti e tecnologie all'avanguardia 1,4 volte più spesso dei baby boomer.

Questo è uno dei motivi per cui app di messaggistica istantanea e tecnologie mobili stanno diventando elementi essenziali in molti ambienti lavorativi, in particolare dopo l'ampia diffusione dello smart working. Uno dei vantaggi più significativi offerti da questi strumenti è che consentono di comunicare con persone sia interne che esterne all'organizzazione.

Ma non è importante solo definire canali e strumenti: è necessario avvalersi anche di dati e informazioni raccolte per definire le proprie normative. Queste, a loro volta, dovrebbero regolare le tipologie di messaggi inviati dalle persone.

Normative efficaci pongono limiti definiti per garantire che le comunicazioni rimangano rispettose, evitando il rischio di molestie e bullismo. Tutte le persone devono conoscere le regole ed è necessario dotarsi di normative che definiscano cosa succede se queste non vengono rispettate.

Strategia di comunicazione aziendale e gestione dei cambiamenti

Strategia di comunicazione aziendale e gestione dei cambiamenti

Le modifiche organizzative rappresentano un banco di prova importante per la tua strategia di comunicazione aziendale. Ogni cambiamento comporta incertezza e, in questi casi, i dipendenti si aspettano risposte dall'azienda. È la sfida che le organizzazioni hanno affrontato quando i dipendenti sono passati allo smart working e che si ripete ora, mentre con prudenza iniziamo a tornare sul posto di lavoro.

Questa nuova fase pone ulteriore attenzione sull'esperienza dei dipendenti, che è diventata estremamente importante durante il passaggio di massa allo smart working. Nella maggior parte delle organizzazioni è stato riscontrato un miglioramento della cultura aziendale dall'inizio della pandemia e adesso c'è la volontà di mettere a frutto questa tendenza per il futuro. Per questo, l'attenzione è rivolta alle comunicazioni che possono facilitare la transizione. Come fare?

Per comunicare efficacemente durante un periodo di cambiamento, è importante comprendere il modo in cui questo è recepito dalle persone: i cambiamenti comportano disagi, nello specifico il 73% dei dipendenti che hanno affrontato cambiamenti ha indicato di averli vissuti con stress. In particolare, le persone che sperimentano ansia legata al cambiamento hanno prestazioni inferiori del 5% rispetto alla media. Per questo, è importante che le tue comunicazioni siano umane e rassicuranti, senza rinunciare ad essere realistiche.

  • Definisci i tuoi messaggi chiave e assicurati che siano in linea con la tua strategia aziendale complessiva.
  • Individua chi sarà interessato dai cambiamenti e in che modo. Cosa cambierà per le persone nelle loro diverse posizioni lavorative?
  • Pensa a come hai intenzione di comunicare. Quali canali userai, per quali dipendenti e con quali messaggi?
  • Comunica con chiarezza cosa cambierà.
  • Definisci le aspettative dell'organizzazione sulla situazione futura.
  • Rispondi ai dubbi e cerca di dissipare i timori: condividi pubblicamente le risposte che offri per rassicurare tutti.
  • Chiarisci voci e indiscrezioni condividendo informazioni concrete.
  • Trasforma la comunicazione in confronto offrendo alle persone un forum dove porre domande, dare il proprio feedback ed esprimere preoccupazioni. Agisci sulla base dei feedback ricevuti e fai conoscere le misure che adotti.

È importante non smettere di informare: la comunicazione non è mai eccessiva durante un periodo di cambiamento. Invia messaggi frequenti e usa canali diversi per tenere le persone informate e fare in modo che possano porre domande e trovare riposte.

5 modi per migliorare le tue strategie per la comunicazione aziendale

5 modi per migliorare le tue strategie per la comunicazione aziendale

L'implementazione di una strategia per la comunicazione aziendale è solo il primo passo. La capacità di monitorarla, aggiornarla e perfezionarla è un processo continuo che dovrà diventare centrale nelle tue attività aziendali. Ecco 5 modi per fare in modo che la tua strategia sia sempre efficace:

1. Indica i tuoi obiettivi in modo chiaro

La mission aziendale è la base della comunicazione e di tutto quello che fai, per cui non dovrebbe essere un mistero per chi lavora nella tua organizzazione. Facendo in modo che tutti siano al corrente dei tuoi obiettivi, aiuterai più persone a credere nella vision della tua organizzazione.

2. Tieni d'occhio come va la comunicazione

Assicurati di raccogliere continuamente dati e feedback sul tuo approccio alla comunicazione. Un modo per farlo consiste nel dotarsi di un sondaggio sempre attivo in cui chiedi al personale di valutare la propria esperienza con l'uso degli strumenti di comunicazione aziendale e delle normative a intervalli regolari. In questo modo sarai in grado di individuare tendenze e, se apporti modifiche, potrai valutarne subito gli effetti.

3. Dai il buon esempio

Usa le modalità comunicative che ti aspetti dal tuo team e i canali che vuoi incentivare. Se, per esempio, vuoi ridurre le e-mail, usa la messaggistica istantanea. Questo spingerà i membri del team a seguirti e dare l'esempio a loro volta.

4. Dai voce alle persone

Crea forum in cui le persone possono esprimere feedback e proporre idee. Ringraziali per il proprio contributo e, per quanto possibile, agisci sulla base delle proposte ricevute.

5. Offri una formazione continua

Questo è un aspetto particolarmente importante se il sistema che usi cambia di continuo, ma la formazione è anche preziosa per i neoassunti o le persone che non conoscono sistemi o procedure in uso nella tua azienda. Punta a offrire sessioni di formazione aperte a tutti i dipendenti almeno una volta all'anno per assicurarti che tutti usino al meglio il sistema di comunicazione. Organizza riunioni regolari e incontri liberi rivolti a tutti i dipendenti che vogliono rivedere le proprie competenze o porre domande.

L'attuale situazione globale mette a dura prova la tua comunicazione sullo sfondo di un periodo di rapidi cambiamenti. Fare in modo che la comunicazione sia incentrata sui dipendenti, più umana, semplice ed efficace è fondamentale per il successo e per mantenere i dipendenti produttivi e coinvolti.

L'implementazione di una nuova strategia per la comunicazione aziendale non dev'essere per forza un'operazione complessa. Grazie a una semplice dichiarazione di intenti che tenga conto delle diverse esigenze della tua azienda, puoi indicare a tutti i dipendenti una comunicazione migliore, più chiara ed efficace. Definisci una strategia incentrata sui dipendenti con l'aiuto della guida di Workplace per le comunicazione sull'esperienza dei dipendenti.

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