La comunicazione aziendale non ha più segreti

La tua realtà aziendale (come i tuoi dipendenti) si basa su un'efficace condivisione di informazioni. Eppure, il 66% delle imprese non dispone di un piano a lungo termine per la propria comunicazione aziendale interna: un errore fondamentale. Vediamo perché, quali sono le problematiche più diffuse legate alla comunicazione e come evitarle.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Che cos'è la comunicazione aziendale?

Che cos'è la comunicazione aziendale?

La comunicazione è essenziale. In ogni ambito della nostra vita abbiamo l'esigenza fondamentale di condividere e ricevere informazioni. Senza una comunicazione efficace non siamo in grado di far sentire la nostra voce, di entrare in contatto con i nostri pari e, da ultimo, non possiamo raggiungere i nostri obiettivi. Questa realtà si applica in particolare sul lavoro, dove la cooperazione influenza il successo degli individui e dei team, se non addirittura dell'intera azienda.

Questo è ciò che intendiamo con "comunicazione aziendale": la capacità dei leader di comunicare con tutti i membri dell'organizzazione, che a loro volta devono essere in grado di comunicare fra loro.

Si tratta di un concetto molto semplice, ma ha conseguenze notevoli sul benessere delle imprese. La comunicazione aziendale è alla base di quasi ogni aspetto delle operazioni eseguite quotidianamente. Dalla gestione dell'azienda alla formazione del personale, passando per la collaborazione sui progetti fino alla gestione delle risorse: sono pochissime le attività che non si basano su un'efficace condivisione di informazioni e idee.

L'importanza di questo aspetto dovrebbe risultare palese, ma esistono comunque molti studi che evidenziano il valore di una comunicazione adeguata. Le ricerche sembrano suggerire che le organizzazioni che dispongono di una comunicazione aziendale efficace hanno maggiori ricavi, sono più produttive e godono di una migliore ritenzione dei dipendenti. Ciò nonostante, la maggior parte delle aziende non dispone di strategie adeguate per le comunicazioni interne. Mentre il 70% si dota di piani a sostegno di campagne e iniziative specifiche, solo un terzo (il 33%) dispone di un documento che definisca la sua strategia a lungo termine per le comunicazioni interne.

Si tratta di un errore. Per capirlo appieno, soffermiamoci ad approfondire perché ogni azienda dovrebbe curare la propria comunicazione aziendale.

Perché curare la propria comunicazione aziendale

Perché curare la propria comunicazione aziendale

La comunicazione aiuta i dipendenti a soddisfare il proprio bisogno di connessione

A metà del ventesimo secolo lo psicologo Abraham Maslow pubblicò il suo articolo accademico "Teoria della motivazione umana", nel quale presentava l'ormai famosa "gerarchia dei bisogni". Si tratta di un diagramma a forma di piramide che dispone i bisogni umani in progressione ascendente partendo da quelli elementari (ciò di cui abbiamo bisogno per sopravvivere), passando per quelli psicologici, per arrivare a quelli che ci fanno sentire realizzati.

Secondo la gerarchia di Maslow, quando gli esseri umani hanno soddisfatto i propri bisogni fisiologici (cibo, acqua, calore e riposo) e si sentono al sicuro e protetti, l'elemento successivo a cui attribuiscono maggiore importanza è l'appartenenza. Il desiderio di entrare in contatto con i nostri pari è un elemento essenziale del nostro benessere quotidiano.

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Non si tratta solo di congetture: le ultime ricerche hanno dimostrato concretamente l'accuratezza della teoria di Maslow. Alcune scansioni delle attività cerebrali umane hanno mostrato che, quando non siamo attivamente impegnati in un'operazione, il nostro cervello inizia automaticamente a pensare agli altri e a cosa pensano, sentono e ai loro obiettivi.

"Un ambiente lavorativo con una forte comunicazione aziendale tende a rendere i dipendenti più felici"

In breve, gli esseri umani sono programmati per connettersi socialmente e, com'è ovvio, la comunicazione è la linfa vitale che consente di connettersi. Le nostre relazioni interpersonali si fondano su un continuo scambio di informazioni e, su una scala più ampia, la condivisione di obiettivi e valori è ciò che ci fa sentire parte di qualcosa più grande di noi. Questo vale sia sul lavoro che nella vita privata.

Cosa comporta tutto questo per i leader aziendali? Che i dipendenti devono essere in grado di comunicare. Se per qualche motivo non ci riescono, ad esempio perché non hanno lo strumento o lo spazio adatto oppure non si sentono incoraggiati a esprimersi, i loro bisogni fondamentali non sono soddisfatti. Potrebbero essere infelici e questo è un aspetto da curare. Non solo per amore della dignità umana, ma anche perché i lavoratori infelici sono meno produttivi e più inclini ad abbandonare il lavoro.

Al contrario, invece, un ambiente di lavoro con una comunicazione aziendale solida tende a rendere i dipendenti più felici, garantendo una maggiore produttività.

In sintesi: investire in tecnologia significa investire nelle persone che compongono l'azienda.

I lavoratori coinvolti lavorano meglio

Come abbiamo visto, fornire canali di comunicazione validi e una cultura che li sostenga è fondamentale per il benessere della forza lavoro. E se questo non fosse un incentivo sufficiente, considera che, curando la tua comunicazione aziendale, farai in modo che i dipendenti si sentano parte dell'azienda e più coinvolti nel lavoro.

Le ricerche, poi, hanno dimostrato ripetutamente che un vero coinvolgimento dei lavoratori giova anche ai ricavi dell'azienda.

I risultati della metanalisi Q12 di Gallup rappresentano una delle molteplici pubblicazioni a sostegno di questa idea. "Lo studio conferma ciò che Gallup ha rilevato in metanalisi precedenti", hanno affermato dall'istituto di ricerca. "Il coinvolgimento dei dipendenti influisce stabilmente sui risultati chiave in termini di prestazioni, a prescindere dal settore di attività delle organizzazioni o aziende analizzate."

Una ricerca del MIT ha anche rilevato che i dipendenti più coinvolti sono informati sulla propria azienda e hanno una comunicazione più diretta con i propri manager. Nella maggior parte delle aziende, però, solo una minima percentuale del personale risulta effettivamente coinvolta. Il 50% dei dipendenti non ha le idee chiare sulla direzione in cui va l'azienda, mentre l'84% afferma di non ricevere informazioni sufficienti da parte dei leader.

La prospettiva di coinvolgere tutto il personale può sembrare scoraggiante o addirittura non realistica ma, come vedremo, le nuove tecnologie possono essere di grande aiuto e si tratta di un obiettivo che vale la pena perseguire. Quando i dipendenti hanno una chiara comprensione della missione aziendale e sono messi in condizione di prendere parte ai confronti che riguardano tutta l'azienda, si sentono personalmente coinvolti.

La percezione che tutti i dipendenti siano comproprietari dell'azienda può essere raggiunta in ogni organizzazione ma, per riuscirci, è necessario implementare una solida cultura della comunicazione interna, sostenendola con strumenti e canali adeguati. Definire una cultura simile richiede tempo e denaro, ma le opportunità offerte rappresentano un'ottima motivazione per effettuare questi investimenti.

Allo stesso modo, i rischi a cui ci si espone trascurando questo fattore sono notevoli.

Gli errori si riflettono su tutta l'organizzazione

Poiché una comunicazione efficace è alla base di molti aspetti delle aziende contemporanee, la sua mancanza può generare moltissimi problemi. Se un dipendente ha una difficoltà che gli impedisce di inviare o ricevere le informazioni di cui ha bisogno, i disagi si ripercuotono ben al di là del singolo, colpendo chiunque si affidi a quest'ultimo e potrebbero riguardare tutte le persone che dipendono dalla persona coinvolta.

In sintesi, se il personale non è in grado di comunicare efficacemente, l'azienda smette di funzionare come dovrebbe e gli errori che ne derivano potrebbero avere costi notevoli: un sondaggio condotto di recente su 400 società ha rilevato che i problemi di comunicazione erano costati loro diversi miliardi in un solo anno.

Sebbene possano essere diversi i fattori che contribuiscono ai problemi di comunicazione, una delle ragioni più diffuse è la mancanza di investimenti in strumenti e canali appropriati. Oltre un terzo dei lavoratori di tutto il mondo ritiene che tecnologie e processi obsoleti stiano rendendo il loro lavoro più difficile. In particolare, il personale operativo tende a condividere questa opinione, il che non deve stupire se si pensa che in questo ambito si usano ancora carta e penna per gran parte delle comunicazioni.

Per quanto possa essere allettante l'idea di "arrangiarsi" con tecnologie obsolete, l'inefficienza si traduce in costi di gran lunga superiori ai risparmi ottenuti nel breve termine. Sono pochissime le aziende che prenderebbero in considerazione l'uso di canali superati per le comunicazioni esterne, ad esempio affidando le proprie iniziative di marketing esclusivamente a pubblicità in radio e volantini: si tratta, infatti, di un ambito in cui è fondamentale tenersi al passo ed esplorare le ultime piattaforme a disposizione. E perché le comunicazioni interne dovrebbero essere diverse?

Inoltre, quello che conta non è che tu sia o meno al passo con le tecnologie di comunicazione: i lavoratori più giovani lo sono sicuramente.

I lavoratori della generazione Z si aspettano che la comunicazione aziendale sia curata

Secondo quasi tutte le stime, oggi la generazione Z rappresenta una porzione della forza lavoro globale compresa fra un quarto e un terzo. A prescindere da quale sia la stima più esatta, è evidente che nell'arco dei prossimi dieci anni questa componente più giovane rappresenterà una percentuale sempre più alta dei tuoi dipendenti. Se vuoi attirare i migliori talenti di questa generazione, dovrai essere in grado di soddisfare le loro attese in termini di un ambiente lavorativo moderno.

La più basilare è la richiesta di avere a disposizione gli strumenti e le piattaforme più recenti. Il legame della generazione Z con la tecnologia è citato così spesso da essere quasi diventato un cliché, ma le ricerche confermano questo legame.

Un recente sondaggio globale ha rilevato che l'80% degli intervistati appartenenti alla generazione Z vuole lavorare con tecnologie all'avanguardia e ritiene che la tecnologia contribuirà a rendere più equo l'ambiente lavorativo. E non è solo la generazione Z a essere di questo parere. I millennial sono ugualmente inclini a considerare questo elemento un fattore fondamentale nella selezione di un lavoro, il che dovrebbe sottolineare ancora una volta l'importanza di investire in questa direzione.

I lavoratori più giovani sicuramente si aspettano che l'ambiente lavorativo adotti tecnologie pari (se non superiori) a quelle che usano nella vita privata, ma questo è solo un aspetto della questione. La generazione Z, infatti, è anche caratterizzata dall'importanza che attribuisce ai valori umani.

Al di là della passione per la tecnologia, la stragrande maggioranza dei lavoratori della generazione Z attribuisce estrema importanza al fattore umano sul lavoro. Questi giovani vogliono lavorare con colleghi che li stimolano e li motivano, che sono pronti alla collaborazione e alla riflessione collettiva, nonché disponibili quando c'è bisogno di aiuto. Infatti, "dirigenti di supporto" e "relazioni positive sul lavoro" sono le due caratteristiche più ricercate in un nuovo impiego.

I dirigenti devono adottare un approccio olistico alla comunicazione aziendale. L'adozione di strumenti adeguati è una componente importante del processo, ma è necessario che questa sia accompagnata da una strategia che crei la cultura giusta, in cui le persone sono incoraggiate a esprimersi e ascoltare.

Dovrebbe essere ormai chiaro perché è fondamentale avere un piano a lungo termine per la comunicazione aziendale e perché il 67% delle aziende che non lo hanno corre seri rischi. Il modo migliore di iniziare è esaminare le sette forme di comunicazione aziendale più comuni.

Quali sono le forme di comunicazione aziendale più comuni?

Esistono sette diverse forme di comunicazione. La principale differenza fra queste è definita dal tipo di informazioni condivise, dai tempi della condivisione e dalla direzione in cui viaggiano le informazioni all'interno dell'azienda.

Come vedremo, queste diverse forme a tratti si sovrappongono, ma per il momento è utile esaminarle come elementi distinti. Cominciamo considerando le diverse direzioni in cui è possibile trasmettere informazioni.

Comunicazione aziendale top-down

La comunicazione top-down è da sempre associata alla dirigenza. Si tratta di un elemento comune alle gerarchie sociali, ovvero quelle situazioni in cui esiste un gruppo di persone e una persona (o più) al comando.

Quando i leader vogliono comunicare con il resto del proprio team, reparto o magari con l'intera azienda, le informazioni sono trasmesse lungo la catena di gestione fino a raggiungere (teoricamente) tutti.

Il punto di forza della comunicazione top-down è che consente ai leader di controllare attentamente la diffusione delle informazioni e, a ogni passaggio, di adattarne i dettagli in base al pubblico. Ad esempio, se un CEO vuole implementare la modifica di una normativa, gli elementi di base rimangono gli stessi man mano che le novità si diffondono in tutta l'azienda. A ogni passaggio, però, potrebbero essere aggiunte nuove informazioni o indicazioni più dettagliate per aiutare i dipendenti a implementare la normativa.

Nell'esempio che abbiamo visto, la struttura è soggetta a rischi. La catena di trasmissione può presentare un anello debole: se una persona non trasmette le informazioni in modo accurato, il suo errore viene comunicato a tutte le altre persone e, prima che qualcuno si accorga dell'errore, potrebbero essere già circolate informazioni errate.

Per le aziende, la comunicazione top-down è fondamentale, in quanto consente ai leader di condividere la propria vision per l'azienda, definire programmi e dirigere l'operato del personale. Ma questo scenario si basa anche su un assunto discutibile, ovvero che il CEO sia una sorta di re (non a caso "re", visto che in passato si trattava tradizionalmente di un uomo) che tutto sa. Il concetto alla base della comunicazione top-down è che i leader parlano e tutti gli altri stanno ad ascoltare.

Oggi stiamo assistendo a un cambio di passo. Abbiamo iniziato a capire che essere leader significa ascoltare e questo significa che i dirigenti senior devono prestare attenzione alle informazioni che si diffondono nell'organizzazione dal basso.

Comunicazione aziendale bottom-up

È il contrario della comunicazione top-down. In questa comunicazione le informazioni partono dai gradini più bassi della gerarchia aziendale e vanno verso l'alto; i leader sono gli ultimi a riceverle.

Anche in questo caso il successo della comunicazione bottom-up dipende dall'affidabilità delle persone che rappresentano gli anelli della catena. Come vedremo a breve, il problema in questo caso è duplice. Prima di tutto, molti leader aziendali non ritengono necessario prestare attenzione al personale operativo e per questo non promuovono una cultura che incoraggi le persone a esprimersi. Quando anche i leader siano disposti ad ascoltare, spesso ai dipendenti mancano gli strumenti che facilitano la trasmissione di informazioni verso i vertici della gerarchia.

Nonostante queste difficoltà, la comunicazione bottom-up può e deve avere un ruolo fondamentale nelle aziende, in quanto ogni persona al loro interno gode di una prospettiva diversa. La definizione di linee aperte di comunicazione con il personale operativo offre informazioni preziose su tutto: dall'atteggiamento dei clienti all'efficacia dei processi produttivi.

E come abbiamo già detto, dando voce ai dipendenti li fai sentire connessi con il resto dell'azienda, con un impatto positivo sia su di loro che sui ricavi.

Comunicazione aziendale laterale

Anche nota come "comunicazione orizzontale", rappresenta la forma più comune di scambio di informazioni. La comunicazione laterale si realizza fra persone allo stesso livello, ad esempio quando i membri di un team parlano di un progetto a cui stanno lavorando o quando i responsabili dei punti vendita condividono best practice.

La comunicazione laterale può avvenire tramite qualsiasi mezzo immaginabile. Ciò che conta di più è che i dipendenti possano accedere ai canali più adatti alle loro esigenze lavorative e che siano in grado di adottarli a livello universale.

In due parole: l'adozione conta. Per questo motivo, anche se molte piattaforme consentono la comunicazione laterale, è importante evitare di usarne troppe. Utilizzando meno canali, si riducono le attività di onboarding richieste e questo, a sua volta, consente la diffusione degli strumenti adottati in tutta l'azienda. Non ha molto senso formare un singolo reparto sull'uso di uno strumento, per quanto efficace possa essere, se poi all'interno dell'azienda nessun altro è in grado di usarlo.

Comunicazione aziendale sincrona e asincrona

Le forme di comunicazione top-down, bottom-up e laterale si distinguono per la direzione in cui viaggiano le informazioni all'interno di un'organizzazione. Le ultime quattro forme di comunicazione si distinguono per velocità e tempismo.

Come risulta evidente, la comunicazione sincrona e asincrona sono opposte. In quella sincrona ci si scambia informazioni in modo immediato (o quasi): una persona comunica qualcosa e il destinatario risponde non appena elabora quanto ha letto o sentito.

Parlare è la forma più ovvia di comunicazione sincrona, ma anche gli strumenti di messaggistica istantanea rientrano in questa categoria. Quando inviamo a qualcuno un messaggio in un'app per chattare, di solito ci aspettiamo una risposta in tempi rapidi. Se il nostro destinatario impiega troppo tempo per rispondere, ci sentiamo frustrati e potremmo decidere di contattarlo con un altro mezzo oppure lasciare stare e rivolgerci a un'altra persona.

Quando usiamo canali di comunicazione asincrona sappiamo che ci sarà un intervallo fra messaggio e risposta. Le lettere sono il mezzo classico di comunicazione asincrona, ma e-mail e bacheche per i messaggi sono esempi più diffusi nel mondo lavorativo di oggi.

Quando parliamo di canali sincroni e asincroni è fondamentale capire che un'azienda ha bisogno di entrambe le tipologie. La comunicazione sincrona ci consente di trasmettere informazioni con rapidità, mentre quella asincrona permette ai destinatari di ritrovare le informazioni quando ne hanno bisogno.

Se si cerca di usare strumenti asincroni per la comunicazione sincrona, emergono problemi e nella prossima sezione dell'articolo approfondiamo questo aspetto.

Comunicazione aziendale statica e dinamica

La comunicazione statica riguarda informazioni destinate a rimanere stabili nel tempo, mentre quella dinamica si riferisce a informazioni sottoposte a continui aggiornamenti.

Per comprendere al meglio la comunicazione statica, pensiamo a informazioni stabili: manuali per i dipendenti, politiche delle risorse umane, consigli per il lavoro da casa o pagine di supporto tecnico. Di solito tutte queste informazioni sono associate all'intranet aziendale: probabilmente non è necessario consultarle quotidianamente, ma ci aspettiamo che siano disponibili le rare volte in cui i dipendenti ne hanno bisogno.

Al contrario, la comunicazione dinamica riguarda informazioni che sono soggette a modifiche e aggiornamenti da parte dei destinatari. Lo scopo di questo tipo di comunicazione è consentire a persone diverse di modificare le informazioni collettivamente. Gli strumenti di collaborazione digitale hanno reso la comunicazione dinamica un elemento fondamentale del lavoro di oggi, consentendo a interi team di lavorare in contemporanea sugli stessi documenti.

La comunicazione statica serve a registrare informazioni e fornire riferimenti. La comunicazione dinamica è incentrata sulla collaborazione.

Ognuna di queste forme di comunicazione ha un ruolo particolare e, affinché l'azienda prosperi, i dipendenti devono essere in grado di usarle in modo efficace.

Adesso esaminiamo i problemi di comunicazione che si presentano più spesso e vediamo alcune soluzioni.

Difficoltà comuni nella comunicazione aziendale (e come risolverle)

Difficoltà comuni nella comunicazione aziendale (e come risolverle)

La comunicazione sincrona non sono efficaci sui grandi numeri

Immagina di essere con cinque amici e di avere una conversazione con loro: facile, no? Ma se all'improvviso altre otto persone si aggiungessero al vostro gruppo, fareste tutti molta più fatica a esprimervi.

Ora immagina la stessa situazione, ma con 50 persone che cercano di partecipare alla stessa conversazione: il caos più totale.

Questo è il principale problema dei canali di comunicazione sincrona. App per chattare, teleconferenze e riunioni in presenza sono pensati per favorire un rapido scambio di informazioni, consentendo a tutti di esprimere il proprio punto di vista. Quante più persone ci sono, tanto maggiore sarà il rumore, fino al punto in cui il canale diventa inutilizzabile per tutti.

La soluzione: la cosa più importante da fare è controllare la situazione e limitare il rumore. Il modo più semplice per farlo è suddividere un gruppo grande in diversi gruppi più piccoli. Se, però, è necessario che tutti partecipino alla stessa conversazione, servono regole che stabiliscano chi può parlare e quando. Ad esempio, è possibile nominare pochi portavoce e scegliere qualcuno che moderi la conversazione. Se vuoi che tutto il pubblico continui a sentirsi coinvolto in prima persona, il moderatore può dirigere una serie di domande e risposte.

In alternativa, può essere utile prendere in considerazione un canale completamente diverso. Alcune piattaforme di lavoro collaborativo favoriscono la comunicazione sincrona su grande scala, ad esempio consentendo a un CEO di rivolgersi a tutto il personale con una trasmissione in streaming. Ma se ti trovi in una conversazione in diretta con 50 persone e vuoi dare la parola a tutti, forse la conversazione non dovrebbe proprio avvenire in diretta. Al suo posto, potrebbe essere opportuno utilizzare un metodo di comunicazione asincrona.

In sintesi, la tua organizzazione ha bisogno della giusta combinazione di canali e di linee guida chiare su come e quando utilizzarli. Dotandosi di questi due elementi, i limiti della comunicazione sincrona non rappresenteranno mai un problema.

La comunicazione aziendale bottom-up non è facile

Come abbiamo accennato, l'idea che le aziende debbano accogliere e favorire la comunicazione bottom-up rappresenta uno sviluppo piuttosto recente. Tradotto in pratica, significa che la maggior parte delle aziende non dispone di strumenti per gestirla efficacemente, i leader non credono nella sua importanza e i dipendenti non hanno la sicurezza necessaria per far sentire la propria voce.

Le aziende che cercano di favorire attivamente la comunicazione bottom-up hanno poche best practice consolidate da seguire.

Cosa deve fare un CEO che vuole mostrarsi più disponibile nei confronti dei dipendenti? Distribuire a tutti il suo indirizzo e-mail, per poi magari ritrovarsi con una marea di messaggi a cui non riesce a rispondere? Forse sarebbe sufficiente invitare i dipendenti a rivolgersi ai propri responsabili, che a loro volta dovrebbero trasmettere i riscontri ricevuti. O forse così facendo si acuisce ulteriormente la percezione della distanza, ottenendo l'effetto contrario rispetto alla volontà del CEO di mostrarsi disponibile?

La soluzione: la prima cosa di cui bisogna dotarsi è un canale adeguato per gestire la comunicazione bottom-up (non tutti i canali lo sono). Serve un canale che consenta ai leader di rilasciare dichiarazioni pubbliche in un modo che stimoli commenti e reazioni.

I social network per le imprese rappresentano una valida soluzione, in quanto sono pensati per consentire forme visibili di coinvolgimento di massa. Al contrario, le e-mail rappresentano una scelta particolarmente inadeguata, come dimostra l'esempio precedente. In quel caso, anche se il CEO avesse voluto dare a tutti il proprio indirizzo e-mail, dedicando poi il tempo necessario a rispondere al fiume di messaggi ricevuti, le sue risposte sarebbero state per lo più invisibili al resto del personale. Invece, uno degli elementi essenziali della comunicazione bottom-up è proprio che i leader devono mostrare di ascoltare i dipendenti.

A prescindere dai canali scelti, è necessario supportarli nel modo più opportuno. Una volta che questi sono stati configurati e implementati, è fondamentale sostenere i primi utilizzatori del nuovo sistema. Si tratta di persone che aprono la strada ai propri colleghi, dunque è opportuno mettere in evidenza il loro operato.

In qualità di leader dell'azienda, hai il ruolo fondamentale di influenzare i comportamenti. I dirigenti dovrebbero segnare il passo interagendo con post dei dipendenti e rispondendo alle loro domande. Il CEO può anche limitarsi ad aggiungere una reazione "Pollice in su" o occasionalmente lasciare un commento, ma i leader dei team devono essere più attivi e mostrarsi presenti. In questo modo, stimoleranno le persone a esprimere il proprio punto di vista e a partecipare al confronto interno a tutta l'azienda.

Soprattutto, non dimenticare di ascoltare i feedback che ricevi e rispondi in modo visibile, così i dipendenti sapranno che interagisci con quello che dicono. Diversamente, invece, metteranno in dubbio la tua buona fede e non riuscirai a creare una cultura della comunicazione bottom-up.

La gente preferisce usare strumenti noti

La questione presenta elementi diversi e ne abbiamo già visto uno: le aspettative dei dipendenti.

Se la tecnologia che impieghi non è sufficientemente valida, non riuscirai ad attirare i talenti migliori, il che vuol dire rinunciare a un vantaggio competitivo. Inoltre, se le tue tecnologie sono così inadatte da essere quasi inutilizzabili, i dipendenti che già lavorano per te potrebbero abbandonarle in favore delle proprie app di consumo e questo, come abbiamo visto, presenta rischi di sicurezza.

Un altro problema di ordine generale è questo: gli esseri umani, per natura, resistono ai cambiamenti. La loro preferenza per ciò che è familiare può renderli riluttanti ad adottare nuovi canali e tecnologie, anche se quelli vecchi presentano difetti evidenti. È un atteggiamento abbastanza comprensibile: l'apprendimento di nuovi processi richiede tempo e impegno e quasi tutte le persone preferirebbero evitarlo e continuare a vivere e lavorare come hanno sempre fatto.

Se non si presta attenzione a questo aspetto, ci si può ritrovare in una situazione in cui singoli individui o interi team prediligono metodi di comunicazione diversi fra loro. Può sembrare improbabile se la maggior parte dei dipendenti lavora nello stesso edificio, ma se un'attività opera in città e Paesi diversi, è facile immaginare che abitudini e procedure locali possano prendere facilmente il sopravvento.

Se diverse componenti dell'organizzazione usano canali diversi, diventa molto più difficile comunicare efficacemente, vanificando ogni sforzo di definire un approccio unitario di comunicazione aziendale.

"Offri alle persone una soluzione semplice, aiutale ad apprezzarne i vantaggi e adotteranno il nuovo strumento rapidamente"

La soluzione: abbiamo già sottolineato il valore di investire in tecnologie aggiornate. Man mano che introduci nuove piattaforme, però, è fondamentale disporre di un piano di implementazione valido.

Aiuta il personale a capire la funzione della nuova tecnologia, quali strumenti va a sostituire e perché hai deciso di effettuare questa modifica. Dopodiché assicurati che tutti ricevano una formazione adeguata sull'uso dei nuovi strumenti, con la consapevolezza che questa operazione potrebbe richiedere tempo. Se hai adottato un approccio graduale, fai in modo che tutti abbiano chiaro dove e quando i colleghi effettueranno il passaggio ai nuovi strumenti e quali procedure adottare durante il periodo di transizione.

In questo modo si affronta metà del problema, ma come superare la resistenza al cambiamento? Per semplificare di molto la vita (la tua e quella dei dipendenti), adotta piattaforme che prevedono una facile transizione. Non ha senso investire in uno strumento formidabile in grado di risolvere tutti i tuoi problemi, se poi è necessaria una laurea in informatica per farlo funzionare. Non troverai nessuno così dedito alla causa da imparare a usare uno strumento tanto complesso, per cui orientati su strumenti davvero semplici.

Anche se dovrebbe essere scontato, verifica che la tecnologia che introduci soddisfi effettivamente le esigenze del personale (una delle quali è l'accessibilità): stimolerai così l'adozione del cambiamento che hai introdotto. Se proponi alle persone una soluzione facile e mostri loro i suoi benefici, adotteranno il nuovo strumento più rapidamente e sarà più facile che continuino a usarlo.

Per tutte le ragioni che abbiamo illustrato, è fondamentale includere nel processo decisionale i reparti addetti a risorse umane e comunicazioni. Non lasciare la scelta al solo reparto IT, in quanto i suoi addetti potrebbero non considerare a sufficienza le reali esigenze del personale.

Concludendo, man mano che introduci nuove piattaforme, non avere timore di mettere da parte le vecchie. La chiave sta nell'unificazione, per cui anziché cercare diverse app di eccellenza, punta a trovare strumenti accessibili che i dipendenti possano usare per più attività. Maggiore efficienza garantirà un migliore ritorno sull'investimento, nonché meno programmi di formazione da seguire per i dipendenti.

Strumenti giusti per funzioni sbagliate

La questione delle preferenze individuali a volte porta ad affidarsi eccessivamente a un particolare metodo o strumento e questo può comportare un altro tipico problema: l'uso di strumenti inadeguati rispetto al tipo di comunicazione.

Immagina di provare a usare uno strumento asincrono per una comunicazione sincrona, ad esempio una conversazione in tempo reale che avviene tramite decine di scambi di e-mail in poco tempo. Comunicare in questo modo è certamente possibile, ma si tratta di una modalità molto poco efficace rispetto a una situazione in cui lo stesso scambio avviene tramite messaggistica istantanea. Il risultato sarà un notevole volume di rumore nelle caselle di posta di tutti i partecipanti.

Può succedere anche il contrario, ovvero che vengano utilizzati canali sincroni per messaggi asincroni. Si tratta di un problema frequente negli strumenti di messaggistica istantanea per team, che sono pensati essenzialmente per conversazioni singole che avvengono in diretta sul canale. Un messaggio condiviso per una discussione futura potrebbe essere oscurato se nel frattempo iniziano altre conversazioni.

Alcuni strumenti ovviano questo problema con funzioni che consentono agli utenti di fissare i post importanti per potervi accedere rapidamente. Permane comunque il rischio che chi non era presente nel momento di pubblicazione del post originario non veda i relativi messaggi, perdendo così informazioni importanti.

Sono altrettanto evidenti i rischi a cui si espone un'organizzazione che usa un formato di comunicazione dinamica per informazioni statiche. Insomma, ogni volta che si usa un canale per una forma di comunicazione diversa da quella per cui è pensato, tendono a venire fuori problemi.

La soluzione: ancora una volta, la soluzione è implementare processi trasparenti e sostenerli con la cultura adeguata. Dedicando maggiore impegno nella definizione di linee guida aziendali chiare rivolte a tutto il personale, si riduce il rischio di imbattersi in questi problemi. In considerazione di ciò, i potenziali rischi dovrebbero essere uno dei fattori che spingono a condurre una revisione completa della propria comunicazione aziendale (vedi di seguito).

Quattro suggerimenti per migliorare la comunicazione aziendale

Quattro suggerimenti per migliorare la comunicazione aziendale

Conduci una revisione completa degli attuali canali di comunicazione aziendale

Se intendi migliorare davvero la tua comunicazione aziendale, è necessario avere una visione chiara delle pratiche in uso.

Conduci una revisione di tutti i canali usati nell'azienda e raccogli tutte le informazioni possibili. Cosa funziona? Quali sono i problemi più comuni? Potendo scegliere, quali piattaforme vorrebbero usare i dipendenti? La risposta a queste domande ti aiuterà a capire se hai bisogno di nuovi strumenti o di una formazione migliore.

Considera la comunicazione aziendale una risorsa in cui investire e non una spesa da tagliare

Gli aggiornamenti hardware e software possono rappresentare una spesa notevole, soprattutto quando vanno applicati a tutti i dipendenti dell'azienda. Ma, come questo articolo dovrebbe ormai aver chiarito, i vantaggi di una comunicazione aziendale solida superano di gran lunga i suoi costi. Andare al risparmio può esporti a rischi che la tua azienda non può permettersi di correre.

Ciò che conta è investire nelle soluzioni più adatte alla tua organizzazione e per questo conviene iniziare con una revisione dettagliata.

Dai a tutti la possibilità di esprimersi e definisci processi chiari

I leader che comprendono il valore reale della comunicazione aziendale cercano modi per coinvolgere tutti i dipendenti nel confronto, favorendo la raccolta di punti di vista a tutti i livelli dell'organizzazione e incoraggiando in ogni modo le persone a esprimersi. Questi leader favoriscono quindi una cultura in cui i dipendenti possano esprimere punti di vista discordanti, sapendo che i dirigenti senior vi presteranno attenzione e daranno risposte.

Per fare tutto ciò è necessario disporre di canali diversi, in grado di soddisfare tutte le tue esigenze rispetto alle sette forme di comunicazione. Ma le piattaforme di comunicazione sono efficaci solo se insegni ai dipendenti a usarle appieno, facendo capire loro in che modo questi strumenti contribuiscono alla missione, ai valori e alla cultura interna dell'azienda.

Condividi la roadmap della comunicazione aziendale

Definire la cultura della comunicazione che la tua azienda e i dipendenti meritano richiede un impegno serio. Fatto ciò, è necessario curare questa cultura con attenzione costante per farla durare nel tempo.

Per riuscirci è necessario un impegno collettivo da parte di tutti i membri della tua organizzazione. Dedica tempo per capire le modifiche da apportare. Sviluppa una vision chiara di quello che vuoi ottenere e condividila con i dipendenti. Lasciali esprimere, ascolta il loro punto di vista e continua a migliorare il piano. Se curi tutti questi aspetti, l'obiettivo è pienamente raggiungibile.

Solo un'azienda su tre dispone di una strategia a lungo termine per la sua comunicazione aziendale: fai in modo che quell'azienda sia la tua.

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