Che cos'è la collaborazione in cloud?
Nelle aziende è in aumento l'uso di strumenti di collaborazione basati sul cloud per riunire team che operano da ogni parte del mondo.
Secondo l'ultimo report State of the Cloud, l'81% delle aziende dispone di una strategia multi-cloud che prevede l'utilizzo di cloud sia pubblici che privati.
Che cos'è la collaborazione in cloud?
La collaborazione in cloud consente a più persone di lavorare simultaneamente su documenti presenti "nel cloud", accessibili da ovunque sia disponibile una connessione Internet.
L'avvio di un processo di collaborazione nel cloud prevede la creazione di un file o documento da parte di un utente, che in seguito concede l'accesso ad altri membri del team. Chiunque disponga dell'accesso può modificare il documento in qualunque momento, anche mentre lo stanno modificando o visualizzando altre persone. Tutte le modifiche effettuate vengono salvate e sincronizzate per consentire a tutti gli utenti di visualizzare la stessa versione del progetto quando e dove vogliono.
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Questo significa che le persone in luoghi diversi e i team multidisciplinari possono lavorare insieme ai documenti, ma i vantaggi non finiscono qui.
I 5 vantaggi principali degli strumenti per la collaborazione nel cloud
L'uso di strumenti per la collaborazione nel cloud appropriati può semplificare il lavoro in maniera sostanziale, soprattutto per quanto riguarda videoconferenze, riunioni online, monitoraggio delle attività o condivisione di idee.
Abbiamo evidenziato alcuni dei vantaggi principali degli strumenti per la collaborazione nel cloud:
1) Gestione dei documenti: mai stata così semplice
In passato, se più persone collaboravano a un progetto in smart working, era spesso necessario inviare e-mail con allegati diversi per ognuna di esse. Quando è così, il controllo delle versioni è difficoltoso. Le persone si ritrovano con molte versioni diverse dello stesso documento, complicando le cose: alcune parti del progetto potrebbero essere duplicate o perse.
Gli strumenti per la collaborazione nel cloud permettono di semplificare questo processo riunendo i file in un unico luogo. I dipendenti possono modificare e controllare lo stesso documento senza dover inviare una versione aggiornata a ciascun membro del team.
2) Equa partecipazione tra membri del team
Alcuni dipendenti in smart working potrebbero sentirsi esclusi dalla conversazione. Troppo spesso arrivano a credere di non avere le stesse opportunità di condividere la propria opinione rispetto agli altri, il che non è positivo per il morale del team.
Con gli strumenti per la collaborazione nel cloud, tutti hanno accesso ai progetti e possono offrire le proprie opinioni e creatività. Inoltre, possono condividere idee durante riunioni informali online.
3) Lavoro di squadra in tempo reale
Con la crescita dello smart working, i dipendenti non sono più limitati al classico orario di ufficio. I team possono lavorare ai progetti in qualunque momento della giornata e possono trovarsi anche in Paesi diversi. Le modifiche e gli aggiornamenti sono visibili in tempo reale e chiunque disponga dell'accesso al documento può leggerli.
È importante anche usare le piattaforme di collaborazione corrette. Le piattaforme sono particolarmente utili se si integrano con gli strumenti che utilizzi già. Strumenti basati su cloud esistenti, ad esempio Jira e BlueJeans, possono essere associati a piattaforme come Workplace. Questo aiuta a favorire la collaborazione tra team e consente di sfruttare al massimo i vari strumenti utilizzati ogni giorno all'interno dell'organizzazione.
4) Brainstorming più efficace
Se i tuoi team sono sparsi ed estesi, radunare tutti e raccogliere idee può essere difficile. Il cloud può essere una buona soluzione di brainstorming, in quanto consente di condividere idee e avviare interazioni produttive. Il cloud è il mezzo ideale per sviluppare idee innovative e favorire una comunicazione migliore tra personale, project manager e altri collaboratori.
5) Accesso semplificato a file di grandi dimensioni
L'invio e la ricezione di file di grandi dimensioni può rallentarti. La maggior parte dei server e-mail non è in grado di gestire documenti superiori a pochi megabyte. Con una piattaforma di collaborazione basata su cloud, puoi condividere audio, video e altri file di grandi dimensioni con facilità. Basta semplicemente memorizzarli nel cloud, non c'è alcun bisogno di "inviarli". Le persone possono accedere direttamente al servizio di archiviazione nel cloud per trovare i file necessari.
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