Come creare un luogo di lavoro collaborativo

La collaborazione è un elemento fondamentale per le aziende: dà significato alle attività e rafforza il rapporto tra colleghi. E anche i tuoi risultati di bilancio ne beneficiano. Vediamo perché.

COLLABORAZIONE IN TEAM | 5 MINUTI DI LETTURA
Collaborative Workplace
Perché la collaborazione nel posto di lavoro è importante

Perché la collaborazione nel posto di lavoro è importante

In un luogo di lavoro collaborativo, le persone si connettono le une con le altre per sviluppare idee, risolvere problemi e portare a termine i propri compiti. Quando i dirigenti, la cultura aziendale e l'ambiente di lavoro si basano sulla collaborazione, le risorse intellettuali lavorano in gruppo e si ispirano a vicenda condividendo idee e suggerimenti.

I vecchi modi di dire che recitano "l'insieme ha maggiore valore della somma dei singoli elementi che lo compongono" e "due teste sono meglio di una" riguardano senza dubbio la collaborazione dei team; infatti, gran parte del valore della lavoro di squadra è dato dal modo in cui le persone si connettono con le altre e si motivano a vicenda, e non semplicemente dalle competenze apportate dal singolo individuo. Creare una cultura basata sulla collaborazione accresce la creatività e l'ispirazione, oltre a migliorare la fiducia in sé dei dipendenti grazie al riconoscimento reciproco di talenti e competenze.

Uno sguardo al futuro del lavoro

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La collaborazione nel posto di lavoro assume varie forme, dalle sessioni di brainstorming di gruppo e dai documenti con idee condivise, fino all'impegno di un team nel mantenere il rispetto nel disaccordo e nella volontà di ascoltare il punto di vista degli altri componenti. Tra gli altri tratti distintivi di un posto di lavoro collaborativo troviamo una filosofia di assunzione inclusiva che consenta di avere una varietà di competenze ed esperienze a disposizione, e una cultura della trasparenza che scoraggi la competizione interna e una suddivisione in fazioni nelle aziende.

La maggior parte delle aziende riconosce il valore della collaborazione nel lavoro, ma non tutte si sono rivelate in grado di concretizzarne il potenziale. In questo articolo scopriremo le caratteristiche di una buona collaborazione e quello che puoi fare per coltivarla nella tua azienda.

Come creare un ambiente di lavoro collaborativo

Come creare un ambiente di lavoro collaborativo

È più probabile che la collaborazione si sviluppi quando l'ambiente fisico, quello digitale e la cultura aziendali sono allineati per sostenerla.

  • Ambiente fisico

    Quando i dipendenti possono riunirsi facilmente per discutere dei progetti, ci sono meno ostacoli alla collaborazione. Gli spazi comuni e per le riunioni, uniti a un'atmosfera che non sia troppo silenziosa o formale, potrebbero aiutare.

    Allo stesso tempo, è una buona idea assicurarsi che tranquillità e silenzio ci siano quando sono necessari. Se i dipendenti devono continuamente andare alla ricerca di una stanza disponibile per una riunione, o faticano a sovrastare il rumore degli altri colleghi che parlano per farsi sentire, potrebbero sentirsi scoraggiati e abbandonare la collaborazione.

  • Ambiente digitale

    I canali di comunicazione e gli spazi digitali condivisi offrono un ambiente molto fertile per la collaborazione. Secondo la MIT Sloan Business School, collaborazione e lavoro digitale vanno a braccetto. I ricercatori della Sloan hanno scoperto che tra le aziende che impiegano tecnologie digitali avanzate per tutte le funzioni aziendali il 70% ha sviluppato una collaborazione tra i vari dipartimenti, mentre tra quelle che si trovano agli stadi iniziali della digitalizzazione solo il 30% ha raggiunto questo risultato.

    Come datori di lavoro che cercano di collaborare maggiormente tramite soluzioni digitali, è importante disporre di sistemi, strumenti e servizi moderni e affidabili, per fare in modo che le integrazioni della propria piattaforma di comunicazione con il software aziendale funzionino correttamente, risolvendo preventivamente eventuali problemi tecnici che causano rallentamenti alla collaborazione e all'innovazione.

    Inoltre, è importante assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli della varietà di tecnologie a tua disposizione (per esempio, videochiamate, emoji personalizzate, spazi di lavoro condivisi e gruppi di lavoro) e si sentano in grado di usarli al meglio. Se necessario, offri un corso di formazione formale e segnala chiaramente le guide self-service disponibili sulla tua rete intranet o nella sezione Notizie della tua azienda. In caso contrario, sarà automatico tornare alle chiamate e alle e-mail.

  • Cultura aziendale

    La tua cultura riconosce il valore della conversazione, dell'indagine e della discussione? Oppure ogni momento in cui ci si allontana dalle attività giornaliere viene percepito come un compromesso in termini di produttività che causa un senso di colpa nei dipendenti?

    Perché la collaborazione possa fiorire, la cultura aziendale deve darle priorità, non solo tollerarla. I dipendenti devono sentirsi liberi di condividere le proprie idee con i colleghi e di chiedere opinioni o feedback sul lavoro svolto. Se riesci anche a sviluppare una cultura che celebra la collaborazione tra i team o i diversi dipartimenti, ancor meglio.

8 modi per migliorare la collaborazione nel posto di lavoro

8 modi per migliorare la collaborazione nel posto di lavoro

1. Adotta uno stile di leadership collaborativo

Secondo la Northeastern University, i leader collaborativi sono quelli che lavorano insieme per prendere le decisioni relative alla leadership. I responsabili di reparto, i dirigenti e altri decision maker senior si connettono per discutere delle proprie sfide e collaborano per trovare soluzioni. La Northeastern University suggerisce che una leadership collaborativa sta lentamente sostituendo il più tradizionale approccio top-down in cui i leader prendono da soli le decisioni che poi si propagano a cascata in tutta l'azienda.

Oltre ad avere benefici di per sé, attuare una leadership collaborativa può aiutarti a sviluppare una cultura basata sulla collaborazione all'interno della tua azienda. I leader forti sono un esempio per manager e collaboratori; per questo, il loro modo di collaborare al lavoro può influire direttamente su tutti i dipendenti.

Suggerimento: scopri di più su come creare un clima di collaborazione nei team.

2. Fai in modo che le persone si sentano a proprio agio a condividere le idee

Un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio a condividere le idee - che queste siano in linea con le opinioni prevalenti del gruppo oppure no - è fondamentale per l'innovazione nelle organizzazioni. È essenziale anche per evitare le insidie del pensiero di gruppo. Questo fattore, noto come sicurezza psicologica, è stato studiato dagli scienziati che si occupano di comportamento umano già a partire dai primi anni 2000.

Una ricerca della Harvard Business School del 2008 ha dimostrato che la sicurezza psicologica può promuovere il lavoro collaborativo, specialmente nei team eterogenei, poiché aiuta a fare in modo che il contributo di ciascun individuo venga ascoltato e considerato di valore, a prescindere dal background della persona, dal suo stile comunicativo o dal suo punto di vista.

3. Individua i punti di forza delle persone e sfruttali

Una collaborazione efficiente riunisce un'ampia varietà di competenze e personalità; per questo, se stai cercando di promuoverla tra i tuoi dipendenti, iniziare dal comprendere i punti di forza e le sfide di ognuno di loro potrebbe essere una buona idea.

Il coaching e la crescita, sia nell'ambito di un esercizio di gruppo che di un programma individuale tra collaboratori e manager, può aiutare i dipendenti a comprendere ciò che li rende unici in termini di competenze e approccio al lavoro, concentrandosi su ciò che li rende produttivi e su quali ruoli tendono ad avvicinarsi nel lavoro di gruppo.

4. Includi i dipendenti che lavorano da remoto e in modalità ibrida

I modelli di lavoro ibrido devono essere gestiti attentamente per far sì che le attività online e di persona siano integrate e che nessuno rimanga escluso dalla comunicazione. In parte, la soluzione potrebbe essere di considerare l'ufficio fisico come strumento per la connessione basata sulla collaborazione, secondo i thought leader di McKinsey. "Per alcuni... l'ufficio è il nuovo offsite, un luogo in cui ritrovarsi per collaborare e pensare al futuro", dice Bryan Hancock di McKinsey.

Assegnando attività e obiettivi diversi alle operazioni online e in ufficio, puoi vedere i dipendenti che lavorano in modalità ibrida come una risorsa differente invece che come una comunità divisa.

5. Stabilisci obiettivi chiari

Stabilire obiettivi può aiutare i team a riunirsi per raggiungere uno scopo comune. Quando stabilisci un obiettivo comune per il tuo team, fai in modo che sia chiaro che l'attività dovrà essere svolta con un approccio di gruppo, e offri sostegno ai membri del team nell'identificare i diversi ruoli e nell'organizzare il tempo per ciascuno di essi, così che ogni individuo possa occuparsi di aspetti diversi della risoluzione dei problemi.

Puoi anche decidere che la collaborazione sia parte integrante dell'obiettivo da raggiungere. Quando stabilisci le attività di gruppo, prendi in considerazione l'idea di chiedere alle persone di presentare il proprio metodo di lavoro una volta completata la sfida; in questo modo, potranno mostrare il procedimento impiegato per assegnare i ruoli, risolvere i problemi e sfruttare i punti di forza di ciascuno.

6. Delega con efficienza

La capacità di delegare è una delle competenze più importanti che un manager deve possedere. Decidere quali attività assegnare ad altri e quanto sostegno (o interferenza) è necessario è qualcosa che molti manager fanno d'istinto, mentre altri potrebbero aver bisogno di allenare questa competenza intenzionalmente.

Delegando con efficienza, un leader assume un ruolo collaborativo all'interno del proprio team. Assegnare attività che potrebbero essere portate a termine allo stesso modo, o meglio, dai referenti diretti, libera del tempo e consente ai leader di pensare strategicamente al team o a offrire coaching e crescita per aiutare gli altri a progredire nella loro carriera.

7. Adotta gli strumenti di comunicazione giusti

Gli strumenti e le tecnologie hanno il potere di aumentare la collaborazione, velocizzandola e semplificandola per condividere le idee e monitorare i progetti condivisi. Dalle schede ai flussi di lavoro Kanban, fino ai messaggi istantanei e ai video in diretta, gli strumenti di collaborazione sono un elemento essenziale e familiare nei posti di lavoro di oggi.

L'approccio per la selezione degli strumenti di collaborazione da usare dovrebbe essere basato sulle esigenze aziendali. Cerca gli strumenti che si adattano al tuo modo di lavorare, invece di quelli più nuovi e sofisticati. È anche meglio optare per una piattaforma singola integrata, invece di adottare più strumenti specializzati, ognuno con credenziali di accesso, metodi di memorizzazione dei file e interfaccia utente diversi.

Quando valuti quali strumenti di collaborazione sono più adatti alla tua azienda, non dimenticare quelli offline. Lavagne, mappe mentali e note adesive sono strumenti di collaborazione familiari e accessibili a quasi tutti i dipendenti, sebbene siano limitati all'ambiente di lavoro fisico.

8. Offri premi per incoraggiare la collaborazione

Puoi pensare benefit e premi per incoraggiare i dipendenti a collaborare. Un modo per farlo è di collegare bonus e premi ai valori aziendali, tra cui potrebbe figurare anche la collaborazione. I dipendenti che mostrano la volontà di condividere le proprie conoscenze e di aiutare gli altri, e che aumentano la collaborazione tramite il proprio comportamento, possono ricevere un premio per il sostegno agli obiettivi di collaborazione dell'azienda.

A volte, la collaborazione stessa è il premio. Una ricerca condotta dalla Stanford University ha dimostrato che la collaborazione ha un impatto positivo sul coinvolgimento, sulla resistenza e sul successo nell'ambito di attività di gruppo. I partecipanti a cui è stato detto che avrebbero lavorato collaborando con altre persone sono rimasti alla scrivania il 64% più a lungo di chi ha lavorato da solo; questo suggerisce che il lavoro coinvolge maggiormente e diventa più significativo quando viene svolto in team.

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