I pionieri di Workplace sono i responsabili di Workplace più innovativi e all'avanguardia in tutto il mondo, dotati di capacità eccezionali per quanto riguarda la connessione delle persone, la condivisione delle informazioni, la diffusione di idee e la promozione di best practice attraverso Workplace.

Oggi conosceremo il pioniere di Workplace Marcos Eleftheriou, responsabile della cultura e delle comunicazioni interne presso Ennismore, che ci spiegherà perché ha scelto Workplace e che impatto sta avendo sulla sua organizzazione.

Promozione della scoperta

La missione di Ennismore è creare brand del settore alberghiero che promuovano la scoperta. Ed è già sulla buona strada. Il gruppo Ennismore comprende molti brand famosi, come The Hoxton, una serie di hotel "open-house" presenti in località uniche in tutto il mondo.

Marcos (davanti al centro) e il team di Ennismore

Nel 2015 Ennismore ha acquisito la tenuta di 850 acri di Gleneagles, nelle Highlands scozzesi, e sta anche sviluppando nuovi brand destinati a reinventare lo spazio di co-working e l'esperienza dei "budget hotel", ossia quelle strutture a basso prezzo ma comunque di alta qualità.

Come connettere un'azienda in rapida crescita?

Questa organizzazione sta vivendo una fase di importante crescita: negli ultimi 18 mesi il personale è aumentato di quasi un terzo, passando da 1600 dipendenti a oltre 2200. Con questi numeri, connettere tutti i lavoratori per creare una cultura e valori condivisi è un compito davvero arduo. Fortunatamente per Marcos, quando ha accettato il lavoro era consapevole dell'esistenza di una nuova piattaforma che avrebbe potuto aiutarlo.

"Ho sentito parlare di Workplace alcuni anni fa", ci ha spiegato Marcos quando lo abbiamo incontrato. "Prima lavoravo al British Fashion Council (BFC) e stavamo cercando una piattaforma che ci aiutasse a connettere le persone. Ne avevamo provate altre tra quelle maggiormente diffuse ma non ci avevano soddisfatto, perciò le abbiamo scartate tutte."

Workplace invece era diverso: permise infatti al BFC di connettere 50 persone, consentendo loro di collaborare fin da subito a un progetto di lavoro. Marcos era certo che questa soluzione, che si era rivelata efficace per connettere 50 persone di un'organizzazione no profit, sarebbe stata altrettanto valida anche per i 1000 dipendenti di Ennismore.

Da 50 a 1500

"Durante il mio colloquio con Sharan [fondatore e CEO di Ennismore] ne abbiamo parlato. Lui aveva già contattato Workplace, cosa che mi ha reso entusiasta e mi ha portato ad accettare il lavoro con maggiore facilità!"

Quindi, una volta definito tutto il contesto, come hanno fatto esattamente Marcos e il suo team a implementare questa soluzione per un numero di persone significativamente maggiore rispetto a quello dell'organizzazione precedente?

Preparazione operativa...

Per farla breve, grazie ai gruppi di Workplace.

"Si trattava di una sfida molto più grande. L'approccio che ho utilizzato si basava sul trovare la giusta configurazione per la struttura dei gruppi di Workplace. La loro organizzazione, la convenzione utilizzata per attribuirgli un nome, la scelta se creare gruppi aperti o chiusi. Questa prima fase era prettamente operativa e prevedeva l'analisi di tutte le liste di distribuzione esistenti, della struttura dei vari reparti e degli aspetti che sarebbero potuti essere utili per le persone."

E questo lavoro ha dato i suoi frutti. Esaminare l'infrastruttura esistente delle comunicazioni aziendali ha permesso a Marcos e al suo team di identificare e colmare le lacune presenti.

"Ci siamo resi conto che non possedevamo una lista di distribuzione per i nostri dipendenti globali addetti alla reception in tutto il mondo", afferma Marcos. "Abbiamo realizzato che creare uno spazio per loro si sarebbe rivelato utile, perciò abbiamo inserito nella nostra roadmap la creazione di un gruppo Workplace per i receptionist globali."

...e pianificazione delle campagne

La fase successiva consisteva nell'assicurarsi che il team disponesse dei contenuti giusti per incoraggiare le persone a trovare e condividere gli aggiornamenti utili sulla piattaforma. "Abbiamo sviluppato piani per aumentare le interazioni dei dipendenti e contenuti che mantenessero alto il loro coinvolgimento. Abbiamo preso in considerazione tantissimi aspetti: dai benefit alle procedure di inserimento per i neoassunti, fino anche ai riconoscimenti e premi."

Marcos ha condotto la campagna all'interno di una più ampia iniziativa di comunicazione interna, utilizzando risorse come poster e opuscoli con le varie istruzioni. Il team ha inoltre pubblicato una serie di video per tutta la settimana del lancio, culminata con un video in diretta del CEO per trasmettere il lancio in tempo reale.

"Successivamente abbiamo lanciato gradualmente altre campagne, come ad esempio video dimostrativi, suggerimenti e consigli e altri contenuti che ci hanno permesso di crescere in maniera davvero organica", ci racconta Marcos.

Sono queste le basi per creare la migliore esperienza possibile per le persone. "Se lo si fa nel modo giusto", afferma Marcos, "ben presto saranno le persone stesse a sostenere la piattaforma.".

"Lo fanno in maniera praticamente istintiva", continua. "Cominciano a parlare tra di loro, a condividere contenuti, a creare le proprie connessioni. Workplace crea uno spazio in cui ogni dipendente in azienda può dire la sua anziché dover stare solo a sentire."

4 esempi dell'effetto Workplace

Creazione di una cultura condivisa tra i vari brand

L'effetto forse più interessante di Workplace sulla cultura e comunicazione all'interno di Ennismore è stato il modo in cui ha contribuito a collegare il brand Gleneagles con il resto del gruppo.

"Abbiamo acquisito Gleneagles nel [2015]", afferma Marcos. "È stato un po' un salto nel buio per noi perché all'epoca Gleneagles era un hotel molto diverso dai nostri in termini di cultura, organizzazione e gerarchia. Contava 900 dipendenti allora perciò era molto importante fare in modo che si sentissero parte della nostra cultura condivisa."

"Abbiamo notato che grazie a Workplace i dipendenti di Gleneagles sono riusciti ben presto a creare i propri gruppi in maniera organica. Le persone si sono davvero appassionate e hanno cominciato a condividere aggiornamenti, idee e contenuti."

Creazione di connessioni significative

Questo è un altro esempio di come un'azienda connessa possa prosperare. Uscendo dai loro compartimenti stagni, sia a livello geografico che aziendale, le persone aprono finalmente gli occhi e all'improvviso hanno una visione d'insieme di tutta l'azienda e del ruolo che ricoprono al suo interno. Marcos concorda:

"Il rischio che le persone si dimentichino che fanno parte di qualcosa di molto più grande è concreto. E se il tuo lavoro consiste nella creazione di una cultura aziendale condivisa questo è un problema. Workplace è la soluzione: permette alle persone di capire che fanno parte di Ennismore, che condividiamo tutti gli stessi valori e siamo tutti parte dello stesso team."

"Un altro vantaggio importante è che mette in evidenza le sinergie culturali efficaci già esistenti", afferma Marcos. "Con Workplace abbiamo capito che tutti i dipendenti di Ennismore, indipendentemente dal fatto che si trovino in Scozia, a New York o ad Amsterdam, hanno gli stessi valori aziendali. Le persone hanno illustrato, esempio dopo esempio, quali sono le caratteristiche di un servizio clienti eccellente. E questa condivisione è davvero importante."

Valorizzazione dei lavoratori senza indirizzo e-mail

Marcos ci offre un altro esempio dell'effetto Workplace: la capacità di connettere il personale operativo che non dispone di un indirizzo e-mail.

"Circa il 50% dei nostri dipendenti non possiede un indirizzo e-mail, ma grazie a Workplace hanno comunque potuto connettersi con il resto del personale e ottenere all'istante una visione sull'intera organizzazione, un vantaggio davvero fondamentale."

"Ora, ad esempio, non hanno più bisogno di usare il loro cellulare personale per contattare i team di manutenzione. Utilizzano Workplace Chat, eliminando in questo modo le spese personali e risparmiando moltissimo tempo dal momento che non devono ogni volta chiamare qualcuno per soddisfare i nostri ospiti. Questi piccoli pezzi di connessione si sviluppano organicamente e in un batter d'occhio, un risultato a mio avviso davvero fantastico."

Uso dei bot per automatizzare i processi di formazione e sviluppo

Marcos e il suo team hanno anche svolto un ruolo fondamentale per quanto riguarda l'adozione di bot, integrazioni e funzioni di automazione su Workplace, accolti con grande entusiasmo all'interno di Ennismore.

Proprio questo mese Marcos ha pubblicato un contenuto sull'ultimo arrivato nella crescente schiera di bot che contribuiscono a rendere il lavoro presso Ennismore un po' meno faticoso e un po' più piacevole.

Il bot di Flow collega i lavoratori senza indirizzo e-mail a Flow, lo strumento di formazione e sviluppo di Ennismore. Questo bot invia ai nuovi utenti un messaggio di benvenuto e un link univoco, integrando il sistema single sign-on per accedere a Flow. Il link li reindirizza direttamente alla propria dashboard personale all'interno di Flow, senza che sia necessario accedere con nome utente e password separati.

Il bot di Flow si occupa poi di inviare promemoria automatici, messaggi di congratulazioni e notifiche su nuovi corsi.

Su quali caratteristiche faresti leva per convincere un altro professionista del settore delle comunicazioni e della cultura aziendali a usare Workplace?

"Un team maggiormente connesso e coinvolto è un team più felice", questo è il parere di Marcos. "E team più felici offrono un servizio migliore agli ospiti. Se facciamo quindi in modo che le persone si sentano parte di un team unito, allineato con il brand, con la visione dell'organizzazione e con la cultura aziendale, potremo essere certi che svolgeranno un lavoro ancora più eccellente. Workplace offre loro la sensazione condivisa di far parte di qualcosa di più grande. Ed è questo l'elemento essenziale per noi."

In ultima analisi, Marcos ritiene che sia tutta una questione di connessione. "Penso che tutti gli altri aspetti passino in secondo piano" afferma. "Ma senza un team connesso non sarà mai possibile lavorare al meglio. Workplace significa connessione ed è proprio questo che ti aiuterà a promuovere il cambiamento, la cultura e persino la crescita della tua azienda."

Un grande ringraziamento a Marcos Eleftheriou, Ennismore.