Possono sembrare simili, ma coordinamento e collaborazione hanno significati diversi, soprattutto in un contesto lavorativo. La collaborazione non può avvenire senza coordinamento, ma è possibile coordinarsi senza collaborare.

Come si definiscono quindi il coordinamento e la collaborazione?

• Il coordinamento consiste nel far lavorare insieme in modo organizzato tutte le persone coinvolte in un piano o in un'attività

• Collaborazione è quando due o più persone lavorano insieme per creare o realizzare la stessa cosa

Qual è la differenza? Il coordinamento si riferisce alla fase di pianificazione di un compito, mentre la collaborazione avviene nella fase di lavoro. Le parole stesse dicono tutto: "ordinare" significa mettere in ordine (o pianificare), "labor" si riferisce al lavoro, mentre "co" significa fare qualcosa insieme.

Queste definizioni lasciano spazio a un altro approccio: la cooperazione, ovvero lavorare insieme a qualcuno o fare ciò che ti viene chiesto. La cooperazione può avvenire nella fase di pianificazione e di lavoro. È una costante che completa sia il coordinamento che la collaborazione.

Cosa succede se non si utilizza l'approccio giusto al momento giusto? La risposta è semplice. La collaborazione quando non è necessaria può rallentare i progressi e ostacolare il processo decisionale. La mancanza di coordinamento può portare i membri del team a raddoppiare i compiti o a subire ritardi in attesa delle decisioni o dei risultati dei colleghi. In entrambi i casi, si perde tempo, si utilizzano male le risorse e si perde denaro. E questo senza considerare l'impatto sulle scadenze e sui clienti.

Sappiamo che il coordinamento è necessario nelle fasi di pianificazione di un progetto. Solo quando riusciamo a delineare tutto il lavoro da svolgere, possiamo iniziare a organizzare i compiti in modo efficace.

Questo non significa che il coordinamento sul posto di lavoro debba limitarsi ai progetti meno complessi. Infatti, l'approccio pianificato è particolarmente utile quando si gestiscono progetti complicati con un elevato numero di dipendenze o attività che dipendono dal completamento di altre attività, in genere tra team interfunzionali.

Un approccio coordinato è utile anche quando si organizzano compiti prevedibili, cioè quei lavori in cui non si impara qualcosa di nuovo mentre si svolge il lavoro. Quando i processi e i risultati seguono un percorso lineare, i project manager possono delegare il lavoro con fiducia.

Ma anche il più prevedibile dei progetti può riservare sorprese e uscire dai binari, quindi è importante trattare il coordinamento del posto di lavoro come un processo continuo, controllando regolarmente le consegne e le scadenze, per capire le implicazioni sul resto del progetto.

Il coordinamento dà al team la possibilità di lavorare in modo indipendente su compiti specifici, senza la necessità di consultare i colleghi per ottenere conoscenze o indicazioni. Permette ai colleghi di lavorare sia in modo indipendente che simultaneo e, a differenza di un approccio collaborativo, l'aggiunta di più persone a un compito coordinato dovrebbe rendere le cose più veloci.

Infine, la coordinazione funziona bene con compiti che possono essere ripetuti. Svolgendo più volte lo stesso compito e imparando da esso, la tua organizzazione dovrebbe essere in grado di pianificare gli eventuali ostacoli che si presenteranno in futuro.

La collaborazione deve essere trattata come un modo per imparare, un approccio che ha più senso quando si lavora su qualcosa di nuovo. Mettendo insieme una grande varietà di persone e le loro conoscenze e prospettive, le aziende possono risolvere i problemi e colmare le lacune per ottenere risultati migliori. Incertezze e rischi sono possibili, ma lavorando insieme le organizzazioni possono ridurre al minimo le incognite di un progetto.

L'approccio collettivo è particolarmente utile quando uno o più membri del team capiscono cosa stanno cercando di ottenere, ma potrebbero non sapere come arrivarci. È uno dei motivi per cui la collaborazione può essere utile nel coordinamento. Pianificare un progetto insieme ai colleghi può aiutare ad avere un quadro più completo di ciò che è coinvolto in un compito e si rivelerà utile al momento di prendere decisioni.

Uno dei maggiori punti di forza della collaborazione è la sua reattività. Come un documento reale che viene modificato da due persone contemporaneamente, consente un feedback e una modifica quasi immediati. Non solo fornisce risposte, ma aiuta a produrre un lavoro di migliore qualità.

E non è tutto: secondo Zippia, il 75% delle persone valuta la collaborazione sul posto di lavoro come "molto importante". Non c'è da stupirsi che il senso di cameratismo che deriva dal lavorare insieme sia stato collegato alla riduzione del tasso di turnover dei dipendenti del 50%.

1. Offri formazione

La formazione è un modo sicuro per migliorare la coordinazione sul posto di lavoro. Può comprendere corsi di base sulle mansioni che si desidera far svolgere alle persone o l'equipaggiamento del team con le più recenti competenze in materia di project management. Migliorando la capacità dell'organizzazione di lavorare sui compiti e di organizzarli, le aziende hanno maggiori probabilità di trovare nuovi modi di lavorare e di raggiungere nuovi livelli di efficienza.

2. Chiarisci i ruoli

Uno studio ha rilevato che solo il 53% dei lavoratori ha un alto grado di chiarezza sui propri ruoli. Il margine di miglioramento è ampio e ha un impatto diretto sulla capacità di coordinamento. I dati dello stesso studio mostrano che l'86% dei dipendenti con un alto grado di chiarezza riferisce alti livelli di efficacia. E i vantaggi non finiscono qui. L'84% dei dipendenti con un'elevata chiarezza del proprio ruolo dichiara di avere un'elevata intenzione di rimanere con il proprio datore di lavoro.

3. Chiarisci gli obiettivi

Su Forbes, Ann Latham, la "Regina della chiarezza", ha affermato che fino all'80% del tempo dei dipendenti viene perso per attività improduttive e malintesi. L'adozione di misure semplici come l'introduzione di un vocabolario condiviso, la riduzione al minimo delle priorità e l'attribuzione ai team di un senso tangibile dei progressi compiuti possono contribuire ad aiutare le persone a comprendere ciò che stanno facendo.

4. Incoraggia il feedback

Il coordinamento di un progetto è un processo continuo. Anche i compiti meglio pianificati richiedono attenzione sia durante che dopo il lavoro. Introdurre nei progetti un feedback continuo aiuta a tenere sotto controllo le risorse, le potenziali scadenze non rispettate e qualsiasi altro problema. Inoltre, permette di iniziare a costruire piani più solidi ed efficienti per il progetto successivo.

5. Monitora i costi

È la parte più importante di ogni progetto, ma tenere d'occhio il budget può passare in secondo piano mentre i team lavorano per un obiettivo comune. Individuando un capo progetto e suddividendo le consegne in parti più piccole, si può iniziare a stimare le risorse necessarie, a determinare le tempistiche e a fare previsioni oculate. L'incapacità di creare un budget e di rispettarlo può portare a lasciare le attività incomplete e ad avere un impatto negativo sui profitti.

1. Scegli con cura i team

Creare il team non è un compito facile. Dovrai considerare i punti di forza, le conoscenze e i comportamenti delle persone e pensare a come questi fattori possano essere complementari o in contrasto con gli altri membri del team. Chiedendo a tutti di conoscere il modo di lavorare dei propri compagni, l'organizzazione sarà in una posizione migliore per collaborare.

2. Fornisci canali di comunicazione

I lavoratori trascorrono in media 20 ore alla settimana utilizzando gli strumenti di comunicazione digitale. Per sfruttare al meglio un pool eterogeneo di conoscenze, competenze e prospettive, è fondamentale trovare la piattaforma giusta per l'organizzazione. I canali che consentono di condividere e mettere in discussione le idee senza soluzione di continuità daranno alla tua azienda le migliori possibilità di ottenere ottimi risultati.

3. Definisci uno scopo chiaro

Organizza un incontro di lancio per trasmettere un forte senso di finalità fin dall'inizio. Approfitta di questo momento per definire e assegnare ruoli chiari a tutti. E fai in modo che sia un dialogo, in cui i membri del team si sentano liberi di fare domande e fornire feedback per contribuire a sviluppare un senso di appartenenza. Cerca di dare al tuo team i mezzi per mettere in discussione il valore del loro lavoro rispetto allo scopo generale. Tutti i collaboratori di maggior successo lo fanno.

4. Crea fiducia

La collaborazione si basa su una rete di fiducia. I leader devono avere fiducia nella capacità dei membri del team di produrre un lavoro di alto livello e i membri del team devono avere fiducia nel fatto che i leader stiano prendendo la decisione giusta per la loro organizzazione. Forse la cosa più importante è che i collaboratori (soprattutto quelli di reparti diversi) devono fidarsi l'uno dell'altro per fare il miglior lavoro possibile. Quando solo il 41% dei dipendenti ritiene che la fiducia sia una delle principali priorità della propria organizzazione, costruire fiducia tra i tuoi dipendenti potrebbe darti un notevole vantaggio competitivo.

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5. Festeggia i successi

Quando si raggiunge l'obiettivo prefissato, è il momento di festeggiare il successo. Far sapere ai tuoi dipendenti che apprezzi la loro capacità di collaborazione e non solo il risultato del loro lavoro è un messaggio di cultura aziendale. Includendo gli obiettivi di collaborazione negli obiettivi dei dipendenti, l'azienda può promuovere una cultura che porta al successo futuro.

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