Che cos'è la comunicazione aziendale?

Una comunicazione aziendale efficace può essere il fattore che connette all'organizzazione ogni dipendente, da chi lavora negli uffici centrali o in smart working al personale operativo. È inoltre fondamentale per contribuire alla condivisione di missione, valori e cultura sia all'interno dell'azienda che sul mercato. Tuttavia, per padroneggiare la comunicazione aziendale occorre prima conoscerla.

Qualsiasi comunicazione creata e distribuita dalla tua organizzazione e incentrata su business, obiettivi, valori e normative rientra nella gamma delle comunicazioni aziendali. Occorre innanzitutto sottolineare che, quando condividi le normative sulla responsabilità sociale o ricordi alle persone ciò che la tua organizzazione rappresenta, la questione non riguarda solo l'invio di messaggi, ma include anche il modo in cui rispondi alle comunicazioni in entrata. Coinvolge inoltre l'identità del brand e il tono aziendale, ovvero il modo in cui la tua organizzazione si esprime.

Dalle organizzazioni globali con diverse sedi fino alle aziende i cui dipendenti lavorano prevalentemente o esclusivamente da casa, le comunicazioni aziendali sono il collante che tiene unite le persone. I gruppi di pubblico delle comunicazioni aziendali possono includere:

• dipendenti attuali
• dipendenti futuri
• clienti
• fornitori
• stampa
• investitori
• membri del CdA e azionisti

Le comunicazioni aziendali possono essere suddivise in due grandi categorie: interne ed esterne. In passato, le comunicazioni aziendali esterne erano di competenza di un reparto addetto alle pubbliche relazioni e quelle interne del reparto delle risorse umane. Ora la situazione sta cambiando. È sempre più necessario che una comunicazione aziendale efficace sia presente in tutti gli aspetti dell'azienda.

Anche se questa non attribuisce grande valore alle comunicazioni aziendali, tutte le organizzazioni inviano in continuazione messaggi relativi a se stesse sia internamente che esternamente. La comunicazione aziendale consente di formalizzarli e di attuare una strategia correlata. Nonostante l'importanza e il valore, un recente report sottolinea che >60% delle organizzazioni non dispone di una strategia per le comunicazioni interne.

Perché la comunicazione aziendale è importante?

La maggior parte delle persone concorda sul fatto che le comunicazioni aziendali hanno valore. Secondo un sondaggio condotto da Hanover Communications and Censuswide, addirittura il 99% degli alti dirigenti ritiene che le comunicazioni interne siano importanti. Ma perché?

Le organizzazioni parlano sempre. Condividono la loro missione, descrivono i valori aziendali, e lo fanno esplicitamente e implicitamente con diversi formati, che variano dai report annuali e i comunicati stampa allo stile di presentazione dei portavoce durante webinar e conferenze esterne.

Tutto questo ha delle implicazioni. Questi tipi di comunicazione aziendale possono influire su fattori critici come la reputazione del brand. Di conseguenza, se sono efficaci possono contribuire ad aumentare la notorietà del brand, il suo apprezzamento e la fedeltà dei clienti, e se non lo sono possono rappresentare un problema. Le comunicazioni aziendali includono anche l'approccio e il linguaggio adottati per l'assistenza clienti. Ecco perché il personale addetto alle linee telefoniche, al servizio e-mail e ai canali social media dell'assistenza clienti devono contribuire allo sviluppo e all'applicazione della strategia comunicativa dell'organizzazione.

Nei periodi di crisi, una comunicazione aziendale efficace è fondamentale per migliorare la protezione e la percezione del brand. Il 43% dei decisori aziendali intervistati da Censuswide ha dichiarato: "una delle azioni più importanti che le aziende devono intraprendere per superare le difficoltà causate dal COVID-19 e garantire una comunicazione più chiara possibile con i dipendenti.”

Tuttavia, le organizzazioni più lungimiranti ricorrono a comunicazioni aziendali proattive per tutto l'anno e non solo in situazioni di emergenza. In questo modo, la reazione in caso di crisi non sarebbe una tantum, ma inserita nell'ambito di un framework uniforme e costante.

1. Comunicare all'interno dell'azienda

Le comunicazioni interne sono solo uno degli elementi delle comunicazioni aziendali generali. Questo tipo di input include tradizionalmente aggiornamenti aziendali, formazione, newsletter interne, reti intranet e così via. Oggi le comunicazioni interne comprendono canali e formati aggiuntivi, come chat live, canali social integrati, webinar e streaming video.

Perché? Perché i dipendenti vogliono che le aziende parlino con loro. Il 74% dei lavoratori dichiara, ad esempio, di avere la sensazione di perdere alcune notizie aziendali.¹ Tuttavia, le comunicazioni interne dovrebbero essere bidirezionali. Dovrebbero non solo mantenere le persone connesse, ma anche dare loro una voce. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che le comunicazioni interne offrono se gestite correttamente.

2. Connettere il personale operativo e senza postazione fissa

È importante comunicare con tutti i dipendenti, Ma rimanere in contatto con il personale operativo è essenziale. Alcuni segnali incoraggianti dimostrano che, in risposta al COVID-19, le organizzazioni stanno migliorando le comunicazioni interne con il personale operativo. Secondo i risultati del nostro nuovo report Deskless Not Voiceless 2020, la percentuale di responsabili del personale operativo convinti dell'esistenza di un gap comunicativo si è ridotta dal 60% al 25% rispetto al report precedente. Nel complesso, tuttavia, la connessione tra i dipendenti che operano in ufficio e il personale operativo continua a essere scarsa.

Questa disconnessione si manifesta in vari modi. Prima di tutto, le persone usano strumenti diversi per comunicare tra loro. Mentre il 90% dei manager nelle sedi si affidava alle e-mail per comunicare durante il lockdown, appena un quarto dei loro corrispettivi nel settore operativo ha fatto lo stesso. D'altro canto, più della metà dei responsabili operativi ha iniziato a usare app di messaggistica sui dispositivi personali. Questo può rappresentare un problema. I team IT hanno meno controllo sulle tecnologie e i team addetti alle comunicazioni aziendali hanno poco o nessun controllo sui messaggi.

3. Aumentare il coinvolgimento

Le comunicazioni interne aiutano le persone a sentirsi connesse non solo all'organizzazione, ma anche agli obiettivi e ai valori aziendali. Se sono efficaci, contribuiscono ad aumentare il coinvolgimento e la fedeltà dei dipendenti all'azienda e, quando questo accade, le occasioni di conflitto si riducono, rendendo il lavoro di squadra più produttivo. Inoltre, a causa del notevole aumento di dipendenti in smart working, le comunicazioni interne sono diventate ancora più importanti per creare fiducia.

4. Diffondere la cultura

I team e le organizzazioni ad alte prestazioni possono usare le comunicazioni interne per creare, diffondere e mantenere la cultura aziendale. Questo è particolarmente importante nell'epoca del lavoro ibrido, in cui la cultura non è più associata a luoghi fisici o permanenti, ma è un fattore che i team devono creare e mantenere a livello virtuale.

5. Comunicare i cambiamenti

Nei periodi di cambiamento, ad esempio il trasloco di un ufficio, la ristrutturazione di un'azienda o un'emergenza come il COVID-19, è probabile che i dipendenti abbiano tanti dubbi e domande o che siano in ansia per il loro futuro. Comunicazioni efficaci e trasparenti possono rispondere alle domande ancora prima che vengano poste, chiarire le situazioni e rassicurare.

6. Svolgere il ruolo di campo di prova

Se possibile, le organizzazioni dovrebbero impegnarsi a comunicare i propri messaggi internamente prima di pubblicarli altrove. Questo consente di osservare le possibili reazioni e, se necessario, modificare le comunicazioni.

Come migliorare la comunicazione aziendale

La base di una buona comunicazione aziendale poggia su alcuni principi da seguire:

• mantenere aperte linee di comunicazione bidirezionali
• rendere i leader più visibili e vicini
• assicurarsi che tutte le voci dell'organizzazione siano ascoltate, anche quella dei lavoratori senza postazione fissa
• impegnarsi nell'abbattere le gerarchie
• condividere le informazioni in modo libero e tempestivo
• incoraggiare un dialogo aperto
• dare il buon esempio
• essere disposti a correre rischi e commettere errori

Ecco tre metodi specifici per migliorare le comunicazioni all'interno della tua azienda:

1. Introduci linee guida

   Tutte le tue comunicazioni, interne ed esterne, devono essere basate sulla tua cultura aziendale, ma se il team include più autori, che spesso lavorano in luoghi e fusi orari diversi e con lingue differenti, mantenere la coerenza può essere difficile. È quindi consigliabile implementare un insieme di linee guida, best practice ed esempi di brand reali da seguire.

2. Abbatti le barriere

   Le barriere aziendali possono ostacolare la comunicazione. Non è facile creare e condividere una narrazione se il team addetto alla stampa è separato da quello addetto alla conformità (a sua volta separato dal team delle risorse umane). Conoscere la struttura dell'organizzazione e promuovere una collaborazione regolare tra i team è fondamentale ed è a questo proposito che la disponibilità delle piattaforme e degli strumenti giusti si rivela preziosa.

   Cerca soluzioni che aiutino le persone a comunicare in modo aperto tra team o reparti e consentano di collaborare in tempo reale ai documenti per le comunicazioni.

3. Verifica le abilità interpersonali

   Per le persone che lavorano nelle comunicazioni aziendali, è importante possedere abilità personali in quest'area. Se individui delle lacune, ti consigliamo di organizzare corsi di formazione a livello individuale o di team.

   Scopri di più sulla collaborazione multidisciplinare efficace.

Normative per le comunicazioni aziendali

Implementare normative sulle comunicazioni interne ed esterne può aiutare le organizzazioni a stabilire standard e aspettative. Normative e procedure dovrebbero essere elaborate da team formati da rappresentanti di tutti i livelli e le aree dell'azienda. Dopo la pubblicazione sulla rete intranet o nell'Area risorse, è consigliabile programmare revisioni e aggiornamenti periodici.

Una normativa sulle comunicazioni esterne ha lo scopo non solo di stabilire chi è autorizzato a comunicare con il pubblico sia quotidianamente che nei periodi di emergenza, ma anche con quale modalità. Questo riduce il rischio di danneggiare la reputazione del brand con comunicazioni non conformi al messaggio e al tono dell'azienda.

Best practice per le strategie di comunicazione aziendale

Le strategie di comunicazione aziendali più efficaci sono:

• stabilire obiettivi chiari
• identificare le metriche per la misurazione
• usare i risultati per migliorare ed evolversi

Per raggiungere la massima efficienza, i team addetti alle comunicazioni aziendali devono essere coinvolti nelle attività della dirigenza. È infatti fondamentale che garantiscano la coerenza tra i messaggi inviati, ad esempio, da CEO e team addetti alle pubbliche relazioni e alle risorse umane. Anche la gestione dei messaggi provenienti dai membri del personale e dai clienti deve essere coerente.

Per fare in modo che le comunicazioni aziendali rimangano efficaci nel tempo, organizza verifiche regolari. Un controllo periodico consente infatti di individuare eventuali incoerenze o sovrapposizioni e identificare possibili rischi.

Può inoltre ridurre al minimo le sfide poste dal lavoro in compartimenti stagni e aiutarti a decidere, a seconda dei livelli di interazione, quali canali sono più appropriati per il tuo pubblico e ad eliminare quelli che non sono più efficaci. Potresti, ad esempio, stabilire di interrompere l'invio della newsletter aziendale e introdurre invece un'app.

Le comunicazioni aziendali influiscono direttamente sul coinvolgimento dei dipendenti e sono essenziali per consentire ai team a sentirsi connessi tra loro, con la cultura aziendale e con i leader dell'organizzazione. Un maggior coinvolgimento dei dipendenti può portare a un aumento della produttività e del successo dell'organizzazione, poiché permette alle persone di sentirsi connesse e coinvolte indipendentemente da dove e come lavorano.

Scopri di più sulla comunicazione aziendale e sul personale operativo. Scarica Deskless Not Voiceless 2020 per consultare il quadro completo fornito dal nostro report approfondito sul personale operativo con oltre 9000 persone intervistate in 8 Paesi in tutto il mondo.

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