Cos'è la collaborazione interfunzionale?

Nella collaborazione interfunzionale un gruppo di persone con un'ampia gamma di competenze lavora insieme a un progetto.

Immagina di lanciare un nuovo prodotto facendo affidamento solo sul team di marketing. Ora immagina di lanciare lo stesso prodotto con anche l'aiuto di un addetto alle vendite e uno sviluppatore. Non è difficile capire perché la collaborazione interfunzionale potrebbe essere più efficace.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Perché la collaborazione interfunzionale è importante?

Perché la collaborazione interfunzionale è importante?

I dipartimenti isolati e i team interfunzionali rappresentano gli opposti nello spettro della collaborazione in team. Quando i dipendenti sono isolati dai loro colleghi con ruoli diversi e di dipartimenti diversi, c'è sempre un prezzo più alto da pagare per la forza lavoro.

Superamento delle barriere

Probabilmente le forza maggiore di un team interfunzionale è la sua capacità di sfidare lo status quo. Il personale che lavora nello stesso dipartimento, o quello formato per affrontare i problemi nello stesso modo dei propri manager, spesso seguirà le procedure esistenti. Questo significa che può ripetere gli stessi errori e lasciarsi sfuggire l'opportunità di lavorare in modo più efficiente.

La collaborazione con persone con background diversi, inoltre, incoraggia le persone ad accettare obiettivi di business più ampi. Lavorare a compartimenti stagno può portare a una mentalità con visione limitata che può far sentire i dipendenti, e a volte interi dipartimenti, isolati. In alcuni casi, questa mentalità può far scattare una competizione malsana tra le persone. Inoltre, può portare i dipendenti a disinteressarsi dell'organizzazione o del loro ruolo al suo interno.

Il personale che non collabora bene con gli altri è più probabile che non sia allineato e che si dedichi ad attività già svolte, duplicando gli sforzi. La mancata comunicazione con i colleghi può portare alla presa di decisioni senza le giuste informazioni che può avere un impatto sulle persone dell'azienda.

Inclusione del personale operativo

Spesso i lavoratori senza postazione fissa non sono in contatto con i loro colleghi che lavorano in ufficio. Il nostro report Deskless Not Voiceless 2020 ha determinato che le tecniche di comunicazione tra i due gruppi differiscono significativamente.

Ad esempio, mentre il 90% dei manager nelle sedi centrali si è affidato alle e-mail per comunicare con i collaboratori durante i lockdown dovuti al coronavirus, solo un quarto dei responsabili nel settore operativo ha fatto lo stesso. Invece, più della metà del personale operativo o dei lavoratori senza postazione fissa ha usato le app nei propri dispositivi. Questo approccio ambiguo e non allineato impedisce ai leader aziendali di comunicare con il personale operativo e lascia poco margine per rispondere alle persone che lavorano in ruoli operativi fondamentali.

La ripresa dopo la pandemia offre l'opportunità di implementare strumenti ufficiali per la comunicazione per condividere messaggi chiari e tenere tutto il personale dell'organizzazione in contatto, compreso quello operativo. Ciò incoraggerà la collaborazione interfunzionale con il personale operativo, contribuendo ad aumentare lo spirito di squadra e a rafforzare i valori aziendali. Inoltre, offre al personale senza postazione fissa la possibilità di fornire un feedback sulle nuove procedure. La conversazione bidirezionale consente alle aziende di prendere decisioni migliori e di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti.

Creazione di team interfunzionali

Creazione di team interfunzionali

Sappiamo che un team interfunzionale può migliorare i risultati, ma come si fa a mettere su la squadra perfetta? Devi eleggere un leader? Ogni quanto si deve incontrare il gruppo? Quando si seleziona una combinazione pratica di collaboratori bisogna considerare tantissimi aspetti. Anche se non esiste un'unica risposta per ogni progetto o per tutte le aziende, è fondamentale pensare a tutte le complicazioni o gli ostacoli prima che incidano sulle prestazioni.

In cosa è diversa la collaborazione tra team?

In cosa è diversa la collaborazione tra team?

La collaborazione avviene già all'interno del tuo team, quindi, qual è la differenza quando crei un team interfunzionale con cui lavorare? Ci sono due aspetti principali da considerare.

Creazione del team

Creazione del team

Normalmente, i dipartimenti convenzionali sono strutturati sull'esperienza del personale. "Junior", "intermedio", "senior" e "dirigente" sono tutti termini che usiamo nei titoli di lavoro per segnalare le capacità di qualcuno nel suo ruolo. I team interfunzionali si possono formare in modo organico e includere membri di diversi dipartimenti per coprire un'ampia gamma di competenze.

Anche se i team con una sola funzione spesso includono persone con un'esperienza diversa, la maggior parte dei membri normalmente lavora allo stesso livello. In un team interfunzionale, un membro junior del team potrebbe essere a capo del gruppo, anche se ci sono persone con più esperienza.

Collaborazione con il team

Collaborazione con il team

Quando le persone di dipartimenti diversi di un'azienda lavorano insieme, spesso i modi convenzionali di fare le cose sono messi in discussione. Nuove tecniche e idee non convenzionali possono portare a risultati che non sarebbero stati possibili in un singolo dipartimento, con nuove prospettive che offrono un gamma di soluzioni più esauriente.

Quando chiudono un'attività, i team interfunzionali spesso saltano le procedure di approvazione usuali e presentano il proprio lavoro ai livelli più alti. Con così tanti dipartimenti che fanno la loro parte, il problem solving normalmente è più solido e i team possono accorgersi degli errori prima nel corso di un lavoro.

Sfide della collaborazione interfunzionale

Sfide della collaborazione interfunzionale

I team interfunzionali di solito falliscono per motivi simili a quelli dei team convenzionali. Un modo per vincere le sfide poste dalla collaborazione interfunzionale consiste nell'identificare le debolezze prima ancora di iniziare il lavoro. La teoria "The Five Dysfunctions of a Team" del 2022 è ancora un modello utile da utilizzare.

Mancanza di fiducia

I membri del team potrebbero non avere un legame saldo prima della creazione del tuo super team, soprattutto nel caso di una forza lavoro ibrida. Se i colleghi si aspettano poco o niente dalle capacità di qualcuno, lo sviluppo dello spirito di squadra e della fiducia può essere difficile.

Paura del conflitto

Quando i colleghi non si conoscono bene, le cose possono andare in uno di questi due modi. La paura di confrontarsi può impedire al team di discutere le idee per preservare un falso senso di armonia, portando al pensiero di gruppo. Oppure, in caso di sfortuna estrema, i collaboratori possono scontrarsi a causa di una cattiva comunicazione.

Mancanza di impegno

La maggior parte dei membri del team interfunzionale ha delle responsabilità nel proprio dipartimento usuale. È fondamentale che trovino il modo per bilanciare le priorità della nuova assegnazione con i doveri di tutti i giorni. Se il nuovo team non è sicuro dei livelli di impegno degli altri individui, questo può avere un effetto negativo sull'entusiasmo e l'efficienza.

Propensione a scaricare la responsabilità

Se la comunicazione aziendale quotidiana all'interno del team continua a essere un problema, è più probabile che gli individui scarichino la responsabilità di prestazioni scarse sulle persone con cui non hanno un rapporto di lavoro. Mentre i team si accusano a vicenda, gli standard crollano.

Noncuranza dei risultati

Per i team interfunzionali è fondamentale pensare più in grande. L'enfasi sulle attività individuali può distogliere l'attenzione da altre priorità e i risultati ne risentono.

Vantaggi della collaborazione interfunzionale

Vantaggi della collaborazione interfunzionale

Una volta identificati, evitati o affrontati gli ostacoli, il lavoro in team interfunzionali può ottenere grandi benefici.

Progresso più veloce

Quando diverse funzioni dell'azienda lavorano secondo compartimenti stagno, il progresso può essere una questione lunghissima. Pensa a una volta in cui hai chiamato un'azienda per fare una domanda e la tua chiamata è stata trasferita da un interno all'altro. Non è solo frustrante, ma è anche uno spreco di tempo. Ora immagina che un piccolo team di esperti risponda alla tua chiamata in vivavoce. Con la giusta organizzazione, probabilmente otterresti una risposta utile molto più rapidamente.

Risultati solidi

Dipartimenti diversi offrono prospettive diverse. È più probabile che un contabile pensi agli elementi finanziari di una decisione aziendale. Un collega delle risorse umane, invece, penserà a come la stessa decisione può avere un effetto sulle relazioni e sul benessere dei dipendenti. Un membro del team di un terzo dipartimento potrebbe identificare ostacoli in entrambi gli approcci che altrimenti non sarebbero stati notati. La condivisione delle conoscenze e l'utilizzo di più metodi consentono di creare soluzioni più solide.

Creatività e innovazione migliori

I team interfunzionali normalmente sono più creativi dei gruppi basati su un dipartimento. Con un'ampia gamma di competenze tra cui scegliere, un'azienda può sperimentare diverse risposte a un'attività o addirittura combinare competenze che normalmente restano separate. Inoltre, la collaborazione tra team di diverse funzioni consente ai membri di mettere in discussione i metodi utilizzati. I team interfunzionali di successo testano le idee ancor prima che il lavoro inizi.

Coinvolgimento e spirito di squadra maggiori

La collaborazione con i colleghi che di solito sono distanti migliora i rapporti di lavoro. L'interazione con più colleghi aiuta le persone a sentirsi più legate all'azienda nel suo insieme. C'è anche la possibilità che i dipendenti apprendano nuove competenze lungo il percorso. Quando le persone migliorano le proprie competenze di problem solving, sviluppando le proprie capacità e creando legami sociali con i colleghi, è più probabile che le aziende riescano a trattenere i propri talenti migliori.

Best practice per la collaborazione interfunzionale

Best practice per la collaborazione interfunzionale

Prova queste idee per unire i dipartimenti.

Ottieni il sostegno dei dirigenti

Affidarsi al sostegno dei capi del dipartimento è un modo sicuro per dare un peso maggiore alla collaborazione. Se assumi colleghi dallo stesso dipartimento, i membri senior del team possono monitorare i progressi dei membri junior. Un'aggiunta ponderata al tuo team dovrebbe garantire che le responsabilità di tutti i giorni non abbiano la priorità sul progetto interfunzionale. Il meglio è che quando sarà il momento di chiudere il progetto, avrai il supporto di un pezzo grosso dell'azienda.

Usa gli strumenti per la collaborazione giusti per il lavoro

Assicurarsi che tutti (lavoratori da remoto, senza postazione fissa o di ufficio) usino gli stessi strumenti in un team interfunzionale è fondamentale per il successo. Trova uno strumento per la comunicazione che si integri con il tuo software esistente. Assicurati che gli strumenti mettano in contatto l'intera organizzazione, in modo che le persone usino i dispositivi mobili per restare aggiornate sulle notizie aziendali e collaborare in modo efficace ovunque si trovino.

Incoraggia le interazioni faccia a faccia

Le interazioni faccia a faccia sono uno dei modi più facili per costruire la fiducia all'interno del team. Durante le videochiamate, chiedi ai colleghi di accendere la fotocamera e incoraggiali a condividere lo schermo.

5 suggerimenti avanzati per una collaborazione interfunzionale efficace

5 suggerimenti avanzati per una collaborazione interfunzionale efficace

Secondo uno studio di Behnam Tabrizi, il 75% dei team interfunzionali è disfunzionale.1 Tuttavia, da questa ricerca è emerso che i progetti con un supporto alla governance solido hanno un tasso di successo del 76%, rispetto all'appena 19% registrato per i team con un supporto alla governance solo moderato.

Come puoi evitare che il tuo team sia disfunzionale? Se le aziende vogliono ottenere i vantaggi di un gruppo eterogeneo, la pianificazione del futuro è fondamentale. Abbiamo raccolto alcuni dei nostri suggerimenti avanzati preferiti per aumentare il successo della collaborazione interfunzionale.

Scegli il team con attenzione

Inizia a creare il tuo super team identificando le competenze di cui hai bisogno per il lavoro. Quando le hai individuate, è il momento di decidere chi ha queste competenze. Se i candidati sono più di uno, pensa a chi lavora meglio in gruppo. Avrai bisogno di una combinazione di persone che si danno da fare e di persone che sanno organizzare.

Non tutti i team interfunzionali hanno bisogno di un leader, ma la maggior parte ne trarrà beneficio. A differenza degli altri progetti, non sempre i membri senior del personale saranno a capo dei progetti dei team interfunzionali. Prendi in considerazione la scelta di una persona che è a suo agio nell'assegnare compiti a persone con una maggiore esperienza.

Organizza una riunione iniziale

I membri hanno bisogno di sentire di poter comunicare tranquillamente con il nuovo team come fanno con il loro dipartimento. Per far sì che tutti si sentano a proprio agio per condividere idee e fare domande, organizza una riunione iniziale informale. Una chiamata sociale tra lavoratori da remoto e personale operativo consente di creare un dialogo aperto che ha vantaggi per tutti, a prescindere da dove si trovino.

Tieni traccia dei progressi

Decidi come e quando i membri del team condividono gli aggiornamenti sui progressi con i colleghi. La condivisione si baserà sul tempo o sulle attività? Se una riunione a settimana o ogni due settimane non è un approccio abbastanza flessibile per la tua programmazione, ricorda che esistono tantissimi modi per verificare l'andamento delle attività con gli strumenti online appropriati.

Sfrutta al massimo le riunioni

Le riunioni non necessarie sono uno spreco di tempo. Quando pianifichi una riunione, assicurati di avere un'agenda chiara in anticipo in modo che tutti possano prepararsi per la conversazione. Ricorda di organizzare chiamate a cui i lavoratori da remoto possano collegarsi e assicurati che gli orari siano fattibili per le persone che lavorano in fusi orari diversi. Gli strumenti migliori consentono ai lavoratori senza postazione fissa di partecipare alle conversazioni da ovunque si trovino.

Elabora un processo decisionale trasparente

I membri del team hanno bisogno di sapere quali decisioni possono prendere da soli. Nei casi in cui è richiesta una seconda opinione, tutti devono sapere a chi rivolgersi in anticipo. Se sei in dubbio se la decisione vada presa da un leader del team o dal gruppo più ampio, normalmente è meglio lasciare la decisione al gruppo. Questo garantisce il sostegno del team ed è meglio per la responsabilità.

Definisci linee guida fin dall'inizio per indirizzare le riflessioni del gruppo sulle decisioni più complesse. Dare la priorità all'esperienza del cliente rispetto al budget è solo una delle regole che potresti stabilire per dare ai membri del team la sicurezza di prendere decisioni migliori. Ed è anche un'ottima opportunità per ricordare a tutti l'obiettivo comune.

Potrebbe interessarti anche:

Argomenti correlati

Collaborazione in team: come lavorare bene in squadra

Scopri di più
Questo articolo ti è stato di aiuto?
Grazie per il tuo feedback

Argomenti correlati

Collaborazione in team: come lavorare bene in squadra

Scopri di più

Post recenti

Collaborazione in team | 10 minuti di lettura

Come creare un clima di collaborazione nei team

Un approccio collaborativo può aiutare il tuo personale a lavorare in modo più efficace e creativo. Ecco come fare per adottarlo nella tua organizzazione.

Collaborazione | 3 minuti di lettura

Collaborazione multidisciplinare

Scopri i suggerimenti fondamentali per migliorare la collaborazione multidisciplinare, tra cui i vantaggi di avere più punti di vista e le soluzioni per migliorare il lavoro di squadra nella tua azienda.

Collaborazione in team | 8 minuti di lettura

Come rendere efficace la collaborazione tra team

Scopri come promuovere la collaborazione tra team e quali sono le best practice e le insidie comuni che ti aiuteranno a capire come ottimizzarla.