Negli Stati Uniti, ogni giorno, si svolgono circa 11 milioni di riunioni aziendali. Sono 220 milioni di riunioni al mese, oltre un miliardo di riunioni ogni anno. Ma cos'hanno in comune? A parte consentire a due o più persone di parlare tra loro, non molto.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Ci sono diversi tipi di riunioni di lavoro: dalle rapide comunicazioni con i team a quelle individuali, fino a quelle di brainstorming e risoluzione dei problemi. È utile vedere le riunioni come appartenenti a una di queste quattro categorie:

  • Processo decisionale
  • Condivisione di informazioni
  • Brainstorming
  • Team building

Etichettare le riunioni può aiutarci a comprendere il loro scopo e a delineare strategie su misura per renderle più efficaci.

Leggi la nostra guida su come condurre una riunione efficace per i team che lavorano in ufficio, da remoto e in modalità ibrida.

Perché sono necessarie strategie aziendali per le riunioni?

Perché sono necessarie strategie aziendali per le riunioni?

Le aziende che non riescono a pianificare le proprie riunioni si trovano ad affrontare diversi problemi di produttività. Il servizio di pianificazione online Doodle ha constatato che le riunioni con scarsa organizzazione costano alle aziende americane più di 9 miliardi all'anno. E questa non è che la punta dell'iceberg.

Per usare il tempo con efficienza

In base a uno studio della catena di alberghi Crowne Plaze, i dipendenti in Regno Unito, Francia e Germania trascorrono 187 ore in riunione all'anno: una quantità di tempo notevole. Ma la cosa peggiore è che il personale ritiene che il 56% di queste non abbia avuto alcuna importanza per il proprio lavoro. Il professionista medio nei Paesi oggetto del sondaggio perde circa 13 giornate in un anno partecipando a riunioni non produttive: giornate che avrebbe potuto impiegare in altro modo.

Anche i ritardi nelle riunioni sono una perdita di tempo: il ritardo medio per sessione in 19 Paesi è di 10 minuti e 40 secondi, vale a dire 3 giorni e 2 ore persi ogni anno. E il numero aumenta drasticamente per i dipendenti con più esperienza: i dirigenti senior perdono 5 giorni e 19 ore all'anno a causa dei ritardi nelle riunioni.

Per rendere le riunioni più produttive

Senza una strategia, le riunioni possono finire allo sbando. Secondo uno studio, il 38% dei professionisti afferma che una scarsa organizzazione porta a una perdita di attenzione verso i progetti. I membri dei team devono conoscere le proprie responsabilità, sia prima della riunione sia dopo. Un programma scritto con attenzione aiuterà tutti i partecipanti alla riunione a rimanere concentrati durante la chiamata e anche nel lavoro che la seguirà.

Quando si organizza una riunione, è anche importante tenere in considerazione la lista delle persone invitate. Invitare troppe persone a una riunione può avere effetti negativi sulla produttività. Una ricerca condotta da Doodle ha dimostrato che il 31% dei lavoratori crede che i partecipanti superflui rallentino lo svolgimento delle riunioni. Ridurre il numero di persone può aiutare a risparmiare tempo e a velocizzare lo svolgimento delle attività.

Per evitare malintesi

Quando non si organizzano adeguatamente le riunioni, le persone possono sentirsi confuse. Possono porsi domande come "Perché devo partecipare a questa riunione?" o "Devo prepararmi qualcosa?". Se non saprai rispondere a domande come queste, le persone parteciperanno alla riunione con questi dubbi, perdendo tempo prezioso. I malintesi dopo una riunione costano ancora più cari: se le persone non sanno quali sono le responsabilità assegnate durante la riunione, alcune attività potrebbero essere ignorate.

Per ridurre il conflitto

Le persone faticano maggiormente a concentrarsi durante una riunione con scarsa organizzazione e questo può causare comportamenti frustranti. Un report ha mostrato che rispondere al telefono o inviare SMS è la cosa più irritante che si possa fare durante una riunione. Oltre metà (55%) delle persone intervistate ha affermato che l'uso del telefono è irritante. Circa un quinto (21%) dei lavoratori ha affermato che le persone che non hanno contributo alla discussione hanno avuto lo stesso effetto.

Per mantenere alto il morale

Invitare le persone a una riunione senza motivo può farle sentire frustrate. Se un leader imposta le attività per il proprio team ma non dà loro tempo sufficiente per portarle a termine, i dipendenti perdono fiducia nei propri manager. Senza un piano d'azione chiaro o un'assegnazione chiara delle responsabilità, le persone si sentono come se le loro idee venissero ignorate o pensano che l'azienda ignori le loro competenze quando assegna attività a membri del team meno adatti.

Quali sono le migliori strategie per le riunioni per i team operativi e in modalità di lavoro ibrido?

Quali sono le migliori strategie per le riunioni per i team operativi e in modalità di lavoro ibrido?

Siamo in un periodo di transizione: mentre molte persone lavorano in smart working, alcune stanno tornando gradualmente in ufficio. Quali sono le best practice per le riunioni virtuali con i team che lavorano in modalità ibrida? In che modo è possibile includere quei lavoratori operativi in negozio, in magazzino o nella linea di produzione?

Spetta ai manager trovare il modo migliore per far partecipare tutti i team alle riunioni. Le videochiamate sono perfette per chi lavora in ufficio, da remoto e nel comparto operativo, ma per sfruttarle al meglio è necessaria un po' di creatività. Di seguito ti diamo alcuni suggerimenti per organizzare riunioni virtuali efficaci per i team che lavorano da remoto e in modalità ibrida.

Dedica del tempo al divertimento

Per i team in modalità di lavoro ibrido può essere difficile socializzare. La probabilità di incontrare per caso un amico al lavoro è ridotta al minimo e le persone sentono il bisogno di trovare nuovi modi per comunicare. Un sondaggio condotto nel Regno Unito ha dimostrato che il 49% del personale in ufficio che ha iniziato a lavorare da casa sente la mancanza delle amicizie sul posto di lavoro. Per mantenere alto l'umore, i datori di lavoro devono rendere virtuali anche le occasioni di socialità: ritagliare del tempo per chiacchierate informali può aiutare a riaccendere le amicizie e a sollevare l'umore.

Prenota sale per gli incontri dal vivo

Se i colleghi che lavorano in ufficio e da remoto devono incontrarsi, è una buona idea riunire quante più persone del team possibile nella stessa sala (restrizioni sulla distanza di sicurezza permettendo). Il professor Steven Rogelberg della University of North Carolina dice "Sebbene la tecnologia abbia reso più semplice incontrarsi da remoto, e questo è ottimo, c'è qualcosa nell'incontro di persona che ha una forza particolare".

I team che lavorano rispettando le restrizioni relative al distanziamento sociale possono partecipare alle chiamate con i colleghi da remoto, ma devono essere pronti a concedere un margine di tolleranza per la tecnologia. Uno studio tedesco ha dimostrato che 1,2 secondi di ritardo nelle risposte via video è sufficiente per far sentire le persone meno concentrate e meno propense al dialogo amichevole. Il team in ufficio deve sforzarsi di ripetere o riassumere i punti toccati nella sala conferenze, specialmente se il distanziamento sociale impone alle persone di stare ancora più lontane del solito dai microfoni.

Inizia con le domande di chi lavora da remoto

Lasciare spazio alle domande è importante nella condivisione delle informazioni. Che la persona che conduce la riunione sia in ufficio o partecipi da remoto, l'etichetta delle riunioni online suggerisce di invitare i partecipanti virtuali a porre le proprie domande per primi. Di solito parlare e avviare conversazioni è più semplice per un team che si trova nella stessa sala. Incoraggiare i membri del team a dare il proprio contributo anche a distanza fa sì che nessun commento rimanga inascoltato.

Continua a incoraggiare le persone

I lavoratori in smart working sono più propensi a fare più del proprio dovere. Uno studio condotto da Owl Labs ha dimostrato che il 53% dei lavoratori da remoto accumula più di 40 ore di lavoro settimanale per sostenere il proprio team, mentre solo il 45% dei lavoratori in ufficio fa lo stesso. I manager dovrebbero impegnarsi per elogiare i propri lavoratori in smart working per farli sentire apprezzati.

Le statistiche mostrano che chi lavora lontano dall'ufficio, lo fa per più ore perché si sente più appagato. Circa il 40% dei lavoratori da remoto lavora più ore perché apprezza ciò che fa, mentre solo il 17% di chi lavora in ufficio condivide questa sensazione. I manager migliori riconosceranno gli sforzi del proprio team a prescindere dal luogo in cui le persone lavorano, ma lo faranno più spesso quando si tratta dei team che lavorano da remoto.

Come si pianifica e si conduce una riunione efficace?

Come si pianifica e si conduce una riunione efficace?

Pianificare una riunione efficace richiede attenzione al dettaglio: dalla riduzione dei partecipanti al calcolo esatto di tutte le tempistiche. Di seguito trovi alcuni dei nostri suggerimenti preferiti.

Prendi in considerazione l'idea di annullare la riunione

Prima di analizzare in dettaglio come gestire una riunione, chiediti se questa è davvero necessaria. Il lavoro può essere portato a termine in un altro modo? I tuoi colleghi hanno già molti impegni, quindi se puoi ottenere gli stessi risultati con un documento condiviso o una chat di gruppo, sfrutta questi strumenti. Alcuni professionisti credono sia meglio evitare le riunioni ricorrendo a brevi incontri giornalieri per gli aggiornamenti oppure a software che consentono di monitorare l'avanzamento delle attività senza rubare tempo ai colleghi.

Inizia con un programma chiaro

Organizzare riunioni efficaci è impossibile senza un programma ben studiato: le ricerche dimostrano che la maggior parte dei professionisti crede sia un elemento fondamentale per una riunione produttiva. Pubblica in anticipo l'elenco di punti da trattare in un gruppo dedicato al progetto per consentire ai partecipanti di dare i propri suggerimenti. I dipendenti più efficienti potrebbero anche darsi assenti, se la loro presenza non è necessaria. Definisci i tuoi obiettivi e stabiliscine la priorità prima di aggiungere una stima del tempo necessario per affrontare ciascun punto. Decidi chi dovrà trattare ciascun argomento e stabilisci del tempo per l'assegnazione delle attività.

Mantieni ridotto il numero di partecipanti

Tutte le persone che partecipano alle riunioni devono avere qualcosa di importante da offrire. Alcuni esperti sostengono la "regola dei 2/3", cioè l'idea che ogni persona dia il proprio contributo per uno o due punti del tuo programma, così che nessuno rimanga senza nulla da fare. Oltre un terzo (71%) delle persone che lavorano in ufficio perde tempo ogni settimana a causa di riunioni inutili o annullate. Atlassian ha scoperto che avere l'agenda piena senza motivo è stressante per lo staff. Il 45% dei professionisti ha ammesso di essersi sentito sopraffatto dal numero di riunioni a cui deve partecipare. Prima di invitare le persone alla tua prossima riunione, chiediti se puoi raggiungere gli stessi risultati con meno invitati.

Trova il momento giusto

Le riunioni ibride richiedono una pianificazione attenta. Devi decidere gli orari con sufficiente anticipo per assicurarti che i lavoratori da remoto siano disponibili. Ricorda che lo staff potrebbe collegarsi da un fuso orario diverso. Alcune persone credono che iniziare una riunione quindici minuti dopo l'inizio dell'ora sia più efficace: offre ai membri del team che arrivano da altre riunioni un margine di tempo ed essendo un orario di inizio insolito può dare il segnale che i partecipanti dovrebbero sfruttare ogni minuto della sessione.

Inoltre, considera la durata della riunione. Tra il 2000 e il 2014, la durata media delle riunioni è aumentata del 8%-10% ogni anno. Una riunione breve lascerà più tempi per altro ai colleghi e incoraggerà le persone collegate da remoto a rimanere concentrate.

Tutti sanno chi partecipa?

È importante che chi lavora da remoto non venga dimenticato. Usa la tua agenda per far sapere a tutti con anticipo chi parteciperà alla riunione. Evita le introduzioni lunghe, ma assicurati che tutti gli invitati siano presenti nella discussione. Potresti dover ripetere o riassumere qualcosa che qualcuno ha detto in ufficio durante le riunioni, specialmente se le misure di distanziamento sociale richiedono ai membri del team di posizionarsi lontani dai microfoni e dalle altre persone.

Attiva i microfoni

I membri del team potrebbero trattenersi dal condividere idee quando i loro microfoni sono disattivati. Se alla tua riunione hai invitato tante persone indispensabili, queste dovrebbero sentirsi libere di partecipare alle discussioni. Potresti stabilirlo come regola di base per le riunioni virtuali, per assicurarti che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d'onda. Lasciare i microfoni attivi è anche utile per fare in modo che tutti si sentano coinvolti. In base a uno studio, il 91% dei professionisti si è distratto durante le sessioni, mentre il 73% ha addirittura lavorato ad altro.

Elabora piani d'azione

Assegnare un'attività o un obiettivo ad ogni punto all'ordine del giorno aumenterà l'efficacia della riunione. Se stabilisci tutto in anticipo, nero su bianco, tutti i partecipanti sapranno cosa ci si aspetta da loro. Dedica 10 minuti o parte di ogni riunione per assegnare le attività ai lavoratori da remoto o in ufficio. I manager possono anche distribuire i compiti usando strumenti di gestione online durante la riunione, in modo che tutti vedano il procedimento.

Scopri di più su come rimanere in contatto con i lavoratori operativi. Scarica Deskless Not Voiceless 2020 per avere il quadro completo del nostro report approfondito sul personale operativo con oltre 9000 persone intervistate in 8 Paesi in tutto il mondo.

Potrebbe interessarti anche:

Non perderti le novità

Ricevi le ultime notizie e gli insights dal personale operativo.

Inviando questo modulo, accetti di ricevere comunicazioni e-mail relative alle iniziative di marketing da Facebook, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti e promozioni. Puoi revocare il consenso e decidere di annullare l'iscrizione a questo servizio in qualsiasi momento. Confermi inoltre di aver letto e accettato le condizioni sulla privacy di Workplace.

Argomenti correlati

Scarica una guida gratuita per scoprire strategie post-COVID di leader della comunicazione di livello mondiale.

Scarica ora
Questo articolo ti è stato di aiuto?
Grazie per il tuo feedback

Argomenti correlati

Scarica una guida gratuita per scoprire strategie post-COVID di leader della comunicazione di livello mondiale.

Scarica ora

Post recenti

Collaborazione in team | 10 minuti di lettura

Come creare un clima di collaborazione nei team

Un approccio collaborativo può aiutare il tuo personale a lavorare in modo più efficace e creativo. Ecco come fare per adottarlo nella tua organizzazione.

Comunicazione aziendale | 9 minuti di lettura

La comunicazione aziendale non ha più segreti.

La tua realtà aziendale (come i tuoi dipendenti) si basa su un'efficace condivisione di informazioni. Eppure, il 66% delle imprese non dispone di un piano a lungo termine per la propria comunicazione aziendale. Perché questo è un gravissimo errore? Quali sono le sfide più comuni relative alla comunicazione? Come si possono evitare?

Smart working | 7 minuti di lettura

Smart working: come adattarsi

Oggi le persone in smart working sono tante. In futuro saranno ancora di più. Scopri i pro e i contro dello smart working e come trarne il massimo vantaggio.