Puoi fare affidamento sui membri del tuo team. In fin dei conti, si presentano tutti i giorni. Ma si limitano a fare il proprio lavoro o le attività che eseguono li coinvolgono anche a livello emozionale e mentale e usano al meglio il proprio talento?

Per un'azienda, coinvolgere i dipendenti è fondamentale, ma rappresenta anche una sfida, soprattutto a seguito della pandemia di coronavirus, che ha causato l'interruzione delle attività lavorative e una maggiore diffusione dello smart working. Esaminiamo più nei dettagli il coinvolgimento, perché è così importante e come ottenerlo.

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Cosa si intende con coinvolgimento dei dipendenti?

Cosa si intende con coinvolgimento dei dipendenti?

Come si sente spesso dire, definire il coinvolgimento dei dipendenti è estremamente difficile. È felicità? Desiderio di fare di più? Fedeltà? Impegno? Passione? In effetti, è un insieme di tutti questi fattori, con un tocco in più.

Per gli esperti di risorse umane di Sage People, coinvolgimento significa "non limitarsi alle attività di base" e "stabilire una connessione più profonda." Secondo Gallup, sono coinvolti i dipendenti "che partecipano, sono entusiasti e sentono un forte impegno nei confronti dei propri incarichi e del posto di lavoro". CIPD si concentra invece sulle relazioni, definendo il coinvolgimento "una combinazione di impegno verso l'organizzazione e i suoi valori e volontà di aiutare i colleghi".

Limitarsi a presentarsi ogni giorno e svolgere il proprio lavoro non è certamente segno di coinvolgimento. Occorre stabilire un contatto molto più profondo con un'attività, con le persone con cui si lavora e con l'organizzazione stessa. Misurare il coinvolgimento dei dipendenti o ottenerlo non è sempre facile. Secondo Gallup, nel 2019 solo il 35% dei lavoratori statunitensi si è sentito coinvolto ed è la percentuale più alta negli ultimi 19 anni.

Coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti sono la stessa cosa?

Coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti sono la stessa cosa?

Nonostante alcune prove dimostrino il legame che esiste tra soddisfazione professionale e coinvolgimento, questa equazione non è sempre valida. In una ricerca su soddisfazione e coinvolgimento dei lavoratori condotta da Society for Human Resource Management, l'88% delle persone intervistate si è dichiarato soddisfatto, ma è risultato comunque solo moderatamente coinvolto.

Questo dimostra che soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti non sono la stessa cosa. Dobbiamo pensare alla soddisfazione come a una sensazione di contentezza: le persone soddisfatte sono consapevoli di saper svolgere il proprio lavoro e si sentono a proprio agio con esso. Sono ragionevolmente felici della retribuzione che ricevono e delle condizioni di lavoro. Va tutto bene, insomma. Tuttavia non si sentono stimolate, motivate o responsabilizzate. Svolgono il proprio lavoro, ma senza alcun coinvolgimento verso l'attività, le persone con cui collaborano o l'organizzazione. Questo influisce sulle loro prestazioni. I dipendenti soddisfatti non si sentono necessariamente motivati a lavorare meglio di quelli insoddisfatti, con un conseguente impatto su produttività e innovazione.

Se non esiste un legame definito tra soddisfazione e coinvolgimento, come possiamo considerare la felicità? Secondo alcuni commentatori, proprio come accade con la soddisfazione, anche la felicità non implica necessariamente il coinvolgimento. D'altra parte, è possibile provare un coinvolgimento profondo nei confronti del proprio lavoro e non essere comunque felici. Gli studi che cercano la correlazione tra felicità e coinvolgimento hanno tuttavia dimostrato l'esistenza di una maggiore probabilità che i dipendenti felici siano anche coinvolti. Come sostiene Kevin Druse, autore di Employee Engagement 2.0: "Il coinvolgimento sul lavoro non è sinonimo di felicità, ma per essere felici occorre essere coinvolti." Quindi se il risultato deve essere il coinvolgimento, non si può escludere la felicità dall'equazione.

Perché il coinvolgimento dei dipendenti è così importante?

Perché il coinvolgimento dei dipendenti è così importante?

Il coinvolgimento dei dipendenti è importante perché influisce su aree critiche dell'organizzazione, dalle prestazioni alla produttività, dal mantenimento alla reputazione.

Coinvolgimento dei dipendenti e produttività

Il calo o il blocco della produttività rappresenta un problema in alcuni Paesi, come il Regno Unito, in cui più di un terzo dei lavoratori intervistati nell'ambito di uno studio ha ammesso di essere produttivo per meno di 30 ore la settimana. Il coinvolgimento dei dipendenti ha un effetto quasi magico sulla produttività. È infatti in grado di aumentarla fino al 21%. Questo, ovviamente, ha un forte impatto sui profitti.

Ma perché i lavoratori coinvolti sono così produttivi? Secondo una teoria, la spiegazione è l'"impegno aggiuntivo". In altre parole, sono più propensi a impegnarsi maggiormente, a svolgere vari compiti anche se non sono tenuti e a fare più di quel che viene loro richiesto, ad esempio fermarsi oltre l'orario per completare un lavoro o rispettare una scadenza. Secondo il report Move, Mould, Motivate di Sodexo, l'82% dei dipendenti coinvolti dichiara di fare più di quanto rientri nei suoi incarichi.

Aumento del mantenimento del personale

Gli studi dimostrano che, quando i dipendenti sono coinvolti, il ricambio del personale può calare del 59%1, rendendo la forza lavoro più stabile e produttiva. I dipendenti coinvolti sono inoltre i maggiori promotori dell'organizzazione per cui lavorano. È nove volte più probabile che consiglino la propria azienda come un buon posto di lavoro, contribuendo così a consolidarne la reputazione di organizzazione favorita dai lavoratori.

Si tratta di un particolare importante, perché la sostituzione di un membro del personale comporta costi enormi. Secondo alcune stime, negli Stati Uniti sostituire un dipendente ha un costo equivalente a 6-12 mesi di retribuzione. Nel Regno Unito, il costo può raggiungere fino a 30 000 GBP.

E non si tratta solo di soldi. L'abbandono di un dipendente provoca un'interruzione nelle attività dei team e influisce negativamente sul morale. Potrebbero inoltre verificarsi fughe di informazioni dall'organizzazione. Le aziende devono selezionare e formare nuovo personale e, a seconda del tasso di abbandono, ripetere continuamente il processo. I nuovi dipendenti hanno inoltre bisogno di tempo per acquisire le competenze necessarie e questo influisce considerevolmente sulla produttività.

Il rischio di perdere personale è elevato. Secondo un sondaggio condotto da una società di selezione, più di metà dei dipendenti del Regno Unito vorrebbe lasciare il proprio lavoro. Il desiderio è diffuso soprattutto tra i millennial. Il 49% di essi dichiara infatti di avere intenzione di cambiare lavoro nei prossimi due anni. Questo dimostra ulteriormente l'importanza del coinvolgimento dei dipendenti.

Riduzione dell'assenteismo

I dipendenti poco coinvolti chiedono spesso permessi non programmati. Questo non solo costringe il resto del team a colmare il vuoto, con un impatto negativo sul coinvolgimento e sul morale e un aumento del carico di lavoro, ma riduce anche la sensazione di coinvolgimento in altre persone che, a loro volta, chiederanno permessi non programmati. Quando si tratta di coinvolgimento, l'assenteismo può creare un circolo vizioso e costoso. Le perdite di produttività legate alle assenze per malattia ammontano a miliardi di dollari l'anno. Coinvolgere i dipendenti, anche aumentandone il benessere, è quindi essenziale. Gli studi dimostrano che i dipendenti coinvolti raggiungono prestazioni più elevate e fanno meno assenze per malattia.

Miglioramento dell'assistenza clienti

La passione e l'impegno di dipendenti realmente coinvolti sono evidenti in tutte le attività che svolgono, incluse le interazioni con i clienti. Sono disposti a fare più del necessario per creare un buon rapporto e offrire un'esperienza positiva, aumentando così le probabilità che i clienti consiglino l'azienda. Inoltre, spesso suggeriscono idee utili per migliorare ulteriormente tale esperienza. Tutto questo contribuisce ad aumentare i profitti dell'azienda.

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Quali sono i principali fattori che favoriscono il coinvolgimento dei dipendenti?

Quali sono i principali fattori che favoriscono il coinvolgimento dei dipendenti?

Esistono numerosi modelli di coinvolgimento dei lavoratori. Alcuni, come l'impegno aggiuntivo, si concentrano sui risultati o su una maggiore produttività, altri considerano il coinvolgimento più come uno stato psicologico. Tuttavia, a prescindere dal modello, la ricerca individua aree fondamentali del posto di lavoro a cui prestare attenzione per aumentare il coinvolgimento.

Cultura

Sempre più spesso le persone cercano organizzazioni con una cultura che sia in linea con i propri valori. Soprattutto i millennial cercano un lavoro che offra loro uno scopo comune e aziende con valori di responsabilità sociale d'impresa che condividono. I leader aziendali riconoscono l'importanza della cultura nel coinvolgimento delle persone, ma la considerano anche come una grande sfida. Il punto di partenza è la definizione. Quali sono i valori e la missione della tua organizzazione? I leader li rappresentano? I dipendenti li comprendono? È fondamentale essere onesti e trasparenti, perché i dipendenti sono in grado di percepire i segnali che indicano una mancanza di coerenza. Ad esempio, il 68% dei millennial che lavorano nei servizi finanziari ha dichiarato che le aziende parlano di diversità, ma in realtà non offrono pari opportunità.

Benessere

Il coinvolgimento dei dipendenti è strettamente correlato anche al loro benessere fisico, emotivo, sociale e mentale. Le persone che percepiscono un sincero interesse nei confronti del loro benessere sono più legate alle organizzazioni per cui lavorano. Ed è logico. È improbabile che dipendenti esausti che devono gestire carichi di lavoro eccessivi e adeguarsi a schemi rigidi e non modificabili si sentano coinvolti ed è impossibile impegnarsi nel proprio lavoro quando si deve sopportare un dolore fisico. Secondo alcune stime, le aziende del Regno Unito perdono 28,2 milioni di giorni di lavoro a causa di problemi muscolo-scheletrici.

Autonomia

Autonomia e coinvolgimento creano un circolo virtuoso. I dipendenti coinvolti hanno la sensazione di essere liberi e di poter scegliere come svolgere i propri incarichi e il 79% dei dipendenti autonomi è più coinvolto nel lavoro rispetto a chi non ha autonomia. Tuttavia, come si ottiene il giusto equilibrio tra garantire autonomia e offrire supporto? Uno dei fattori più dannosi per il coinvolgimento è la microgestione. Niente è più deleterio per la fiducia che avere qualcuno alle spalle che esercita un controllo continuo. D'altra parte, anche responsabili remoti e inaccessibili, che non forniscono istruzioni o feedback o lo fanno solo raramente compromettono il coinvolgimento. Le persone devono poter lavorare in modo indipendente, ma necessitano anche di obiettivi chiari che hanno contribuito a individuare, di ricevere feedback sulle loro prestazioni e di sapere a chi rivolgersi quando hanno bisogno di assistenza.

Lo smart working e il lavoro ibrido sono sempre più diffusi e l'elevato livello di autonomia e flessibilità che comportano possono aumentare il coinvolgimento. Tuttavia, quando si tratta del coinvolgimento del personale remoto, l'importante è raggiungere il giusto equilibrio tra fidarsi dei dipendenti in modo che possano lavorare autonomamente e fornire loro gli strumenti necessari per rimanere connessi con responsabili e colleghi.

Apertura

La trasparenza della gestione è essenziale: uno studio ha rilevato che rappresenta il fattore principale per assicurare la felicità dei dipendenti. Tuttavia, apertura e trasparenza sono bidirezionali. Per interagire con un'organizzazione, i dipendenti devono sapere cosa accade. Devono inoltre essere in grado di far sentire la propria voce all'interno dell'azienda ed essere consapevoli della propria importanza.

Comunicazione

La comunicazione è il punto centrale che collega tutti i fattori del coinvolgimento. Canali aperti e strumenti a elevata reattività consentono alle organizzazioni di condividere valori culturali, guide al benessere e informazioni aziendali, elementi particolarmente importanti quando si tratta di coinvolgimento del personale che opera a distanza. Questi strumenti consentono ai dipendenti che lavorano in smart working di contribuire al raggiungimento degli obiettivi, usufruire del supporto necessario e accedere al feedback.

Quali segnali indicano che i dipendenti non sono coinvolti sul lavoro?

Quali segnali indicano che i dipendenti non sono coinvolti sul lavoro?

Quando si parla di coinvolgimento, si tende a pensare che le persone si dividano in due categorie distinte: quelle entusiaste, impegnate e coinvolte e quelle amareggiate, alienate e disinteressate. In realtà, la maggior parte delle persone rientra in una categoria intermedia. Secondo Gallup, circa il 52% dei dipendenti semplicemente non si sente coinvolto. Queste persone si presentano al lavoro ogni giorno e apportano un contributo minimo mentre cercano un altro impiego, ma questo non significa che siano attivamente non coinvolte.

Un altro fattore da tenere in considerazione è che il coinvolgimento non è uniforme all'interno delle organizzazioni. Le ricerche dimostrano che anche posizione gerarchica, occupazione e anzianità di servizio influiscono sul coinvolgimento. Le persone di età più avanzata tendono a essere maggiormente coinvolte, mentre il coinvolgimento può ridursi nei dipendenti che lavorano in un'azienda da più di un paio d'anni. Aumenta invece in chi svolge ruoli professionali più complessi e interessanti.

Alcuni segnali della mancanza di coinvolgimento sono ovvi: è probabile che le persone attivamente non coinvolte siano infelici. Altri, invece, non sono così chiari, soprattutto se si tratta di coinvolgimento del personale che opera in smart working. Anche se per l'organizzazione aumentare il coinvolgimento è importante, è essenziale riconoscere i segnali che evidenziano la presenza di un problema per risolverlo tempestivamente. Di seguito sono elencati alcuni indicatori da tenere in considerazione.

Riduzione delle prestazioni

Poiché questo problema può verificarsi lentamente, non sempre è facile individuarlo. Può manifestarsi con crescente disinteresse per il rispetto delle scadenze, calo dei risultati e minore qualità del lavoro. Una supervisione appropriata e controlli frequenti consentono ai responsabili di rispondere alle domande giuste e prevenire i problemi. È possibile che una persona abbia difficoltà perché ritiene di non disporre di competenze o strumenti adeguati per svolgere il proprio lavoro o che ritenga l'incarico che le è stato affidato poco stimolante e si stia semplicemente annoiando.

Schemi lavorativi malsani

Sappiamo che i dipendenti coinvolti tendono a richiedere meno permessi non programmati. Tuttavia, l'assenteismo non è l'unico segnale di un problema di coinvolgimento. Anche il presenteismo, ovvero lavorare quando ci si sente poco bene, e il "leaveism", lavorare durante le ferie, possono indicare che una persona non si sente coinvolta come dovrebbe e questi problemi sono piuttosto diffusi. L'89% delle persone che hanno risposto al sondaggio di CIPD del 2020 su salute e benessere al lavoro ha riscontrato segnali di presenteismo e il 73% di "leaveism". È necessario prestare attenzione a carichi di lavoro eccessivi e normative non abbastanza flessibili da consentire di trovare il giusto equilibrio tra vita professionale e privata.

Ritiro sociale

L'assenza di una persona che normalmente partecipa a conversazioni o chat virtuali può indicare mancanza di coinvolgimento verso il lavoro e l'organizzazione. Poiché, d'altra parte, il ritiro può essere dovuto anche a un problema personale o persino a episodi di bullismo, i responsabili non dovrebbero saltare a conclusioni affrettate, ma piuttosto porre domande mirate. Bisogna prestare attenzione anche quando qualcuno smette di partecipare a chiamate e riunioni. Potrebbe indicare che la persona sta iniziando a isolarsi da queste attività o a soffrire di crisi di fiducia.

Sminuimento dei risultati dei colleghi

Questo comportamento è tipico dei dipendenti meno coinvolti in assoluto. Sono così insoddisfatti del proprio lavoro che non si accontentano di non impegnarsi, ma screditano anche il lavoro degli altri e spesso l'azienda stessa. Poiché questo atteggiamento può avere un forte impatto negativo sul morale, è importante che le organizzazioni lo contrastino con decisione.

Incapacità di collaborare con altre persone

Anche una scarsa attitudine al lavoro di squadra e la scortesia verso i colleghi sono segnali di un mancato coinvolgimento che possono causare conflitti dannosi sul posto di lavoro e che devono essere affrontati dai responsabili.

Impegno minimo

Mentre è più probabile che i dipendenti coinvolti dimostrino un impegno aggiuntivo, quelli non coinvolti sono riluttanti a fare di più, anche se questo potrebbe essere d'aiuto per i colleghi. Spesso, i lavoratori efficienti e produttivi hanno il controllo del proprio carico di lavoro e, di conseguenza, trovano il giusto equilibrio tra vita professionale e privata. Tuttavia, un impegno minimo può indicare anche uno scarso coinvolgimento: le persone che non si sentono coinvolte si limitano a lavorare le ore dovute e niente di più. Se il mancato coinvolgimento è attivo, è probabile che spesso arrivino in ritardo ed escano in anticipo.

Mancanza di interesse verso la formazione o l'apprendimento

I dipendenti non coinvolti possono rifiutare nuove sfide e non cogliere le opportunità di acquisire competenze o progredire perché non vedono un futuro all'interno dell'azienda. Se le organizzazioni non riescono a riaccendere il loro interesse, potrebbe essere il momento di cambiare lavoro.

Come aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

Come aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

Le iniziative per il coinvolgimento dei dipendenti possono essere inserite in un quadro sia specifico che generale. Alcune normative riguardano il coinvolgimento dei dipendenti a un livello più strategico, come quelle riguardanti diversità e inclusione e la definizione dei valori e della visione dell'organizzazione. Le aziende possono inoltre elaborare una strategia indipendente per il coinvolgimento dei dipendenti, definendo obiettivi e KPI e scegliendo a quali fattori del coinvolgimento dare priorità.

A un livello più tattico, migliorare il coinvolgimento dei lavoratori è un impegno quotidiano. I responsabili devono agire mettendo in pratica i valori dell'azienda, condividere best practice, mantenere un flusso di comunicazione bidirezionale ed essere consapevoli di cosa possono fare per aumentare il coinvolgimento dei singoli membri dei team.

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