Come migliorare la produttività dei dipendenti

Come creare un ambiente di lavoro dove le persone ottengono maggiori risultati? La produttività dei dipendenti è un argomento a cui si presta sempre più attenzione grazie all'evoluzione della nostra conoscenza degli aspetti psicologici sul posto di lavoro e all'accesso a nuovi strumenti e tecnologie. Ecco come possiamo definire, misurare e migliorare la produttività nell'era del lavoro ibrido.

PRODUTTIVITà | 6 MINUTI DI LETTURA
employee productivity - Workplace from Meta
Cosa si intende con produttività dei dipendenti?

Cosa si intende con produttività dei dipendenti?

La produttività di una persona è la quantità di lavoro che può svolgere in un determinato periodo di tempo. Si tratta di una misurazione semplice, ma i fattori che la influenzano sono molteplici e complessi, dagli strumenti che le persone utilizzano a come l'organizzazione per cui lavorano crea un ambiente che alimenta il successo.

Ci saranno sempre delle differenze naturali nella produttività di ognuno e questo non è necessariamente un aspetto negativo. Dopotutto, il dipendente che dedica molto tempo a un singolo lavoro non vale meno rispetto a una persona che riesce a creare grandi volumi in poco tempo. Una persona che risolve problemi in un magazzino lavorerà a un ritmo e con obiettivi diversi rispetto a chi lavora in un ufficio.

Le aziende possono misurare la produttività generale a livello di azienda o di team oppure possono cercare di capire il tasso di produttività di ciascun dipendente. Lavorare su vasta scala può permettere ai leader aziendali di capire se hanno il giusto mix di persone nei loro team.

Come si misura la produttività dei dipendenti?

Come si misura la produttività dei dipendenti?

Secondo qualcuno, il lavoratore tipico è produttivo soltanto per 3 ore ogni 8 ore. Ma il modo per determinare la produttività dipende dalle metriche e dai metodi che si utilizzano.

Come si diceva prima parlando di gestione della produttività, la misurazione classica è un'equazione semplice:

  • Produttività= output (il volume che crei) ÷ input (ore di lavoro e risorse)

Questo è il riferimento. Tuttavia, la misurazione della produttività, in particolare quella individuale o personale, è diventata sempre più sofisticata. Alcune misurazioni della produttività vanno oltre agli input e agli output per valutare la qualità della produttività e gli aspetti finanziari coinvolti.

Misurazione dell'efficienza e dell'efficacia

Misurazione dell'efficienza e dell'efficacia

La produttività può essere monitorata in termini di efficienza, cioè quanto velocemente un lavoro viene svolto.

Ma cosa succede se l'efficienza è elevata, ma la qualità è bassa? La misurazione dell'efficacia della produttività cerca di risolvere questo problema inserendo degli standard di qualità.

Ad esempio, in un call center, la produttività di un dipendente può essere misurata in base al numero di chiamate completate, per le quali il cliente ha valutato il servizio con un punteggio di almeno 7/10. Questo tipo di misurazione fornisce maggiori informazioni rispetto alla sola misurazione dell'efficacia, ma dipende dalla quantificazione della qualità, cosa che non è sempre possibile.

Alcune misurazioni della produttività si concentrano sull'investimento finanziario che ha portato ai risultati, non solo sul tempo del dipendente. Ad esempio, il dipendente A potrebbe essere diventato molto efficace ed efficiente a seguito di una formazione intensiva da parte del datore di lavoro. Al contrario, il dipendente B poteva avere le stesse competenze quando il datore di lavoro lo ha assunto. Se nel mix includiamo l'aspetto finanziario, un'organizzazione potrebbe valutare la produttività del dipendente B come più elevata.

Quando le organizzazioni pensano al reclutamento o alla formazione in un nuovo mondo del lavoro, effettuare misurazioni come queste può assumere un significato ulteriore. Cosa costa di più: formare una persona o assumere qualcuno con le competenze giuste? È più conveniente "comprare" la produttività o crearla internamente?

Misurazioni soggettive e oggettive

Misurazioni soggettive e oggettive

Quando un risultato è tangibile, ad esempio il numero di chiamate effettuate o i clienti serviti, si può misurare la produttività contando i risultati. Si tratta di una misurazione della produttività oggettiva.

Tuttavia quando si misura la produttività dei lavoratori della conoscenza o della creatività, definire il risultato in modo quantificabile è più complicato. In questi casi, i team possono utilizzare misurazioni soggettive o di autovalutazione, di solito tramite un questionario ai dipendenti. Per quanto sia meno precisa della misurazione oggettiva, le ricerche hanno mostrato che la produttività definita con autovalutazione è correlata alle misurazioni oggettive.

Benchmarking della produttività dei dipendenti

Benchmarking della produttività dei dipendenti

La misurazione della produttività funziona solo se sai cosa stai cercando. Il benchmarking dei livelli di produttività consente di sapere come riconoscere il successo e quando si sta eccellendo o si sta fallendo. Definire un benchmarking della produttività dipende dal settore e dal tipo di lavoro che i dipendenti svolgono. È probabile che i benchmark di produttività che hai scelto siano modificati nel corso del tempo, man mano che impari a riconoscere le prestazioni della tua azienda.

Report della produttività dei dipendenti

Report della produttività dei dipendenti

Un report della produttività è un documento o una dashboard che mostra i risultati giornalieri, settimanali o anche orari di un soggetto o di un team. Può essere fatto manualmente, utilizzando un sistema di tabelle o fogli di calcolo oppure utilizzando dei software che permettono di automatizzare parte del lavoro.

I report della produttività dei dipendenti ti permettono di avere un quadro di insieme. Nel corso del tempo, è possibile identificare schemi e tendenze nella produttività del team: ad esempio, è possibile che lavori di più a metà settimana che il lunedì mattina. È inoltre possibile vedere come la produttività dei diversi membri del team aumenta e diminuisce e come i risultati che ottengono differiscono l'uno dall'altro.

Le organizzazioni possono basare i report sulla produttività su dati soggettivi (i datori di lavoro annotano le ore e i compiti su un foglio di presenza) o su dati operativi oggettivi, come i ricavi e i volumi.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Cosa influisce sulla produttività dei dipendenti?

Cosa influisce sulla produttività dei dipendenti?

I dipendenti sono tutti diversi tra loro. Alcune persone sono molto produttive, mentre altre ci mettono di più per portare a termine un compito. Uno dei motivi per cui i livelli di produttività variano in un team potrebbe essere legato alla personalità, allo stile di lavoro o all'abilità, cose che non sempre si possono controllare. Ma ci sono anche dei fattori che puoi regolare per aiutare le persone a raggiungere il loro potenziale di produttività.

Questi includono:

Benessere dei dipendenti

I membri del team stanno bene? Hanno un equilibrio tra lavoro e vita privata adeguato? Si sentono a loro agio al lavoro e hanno accesso al supporto di cui hanno bisogno ad esempio in caso di malattia, disabilità o congedo parentale?

Strumenti di comunicazione

Le persone riescono a mettersi in contatto con facilità? Gli strumenti e i canali di comunicazione aziendale che mettono in collegamento i membri del tuo team sono semplici da usare, affidabili e di qualità? Una ricerca condotta da McKinsey dimostra che le tecnologie social migliorano la produttività dei lavoratori della conoscenza del 20-25%.

Pratiche di gestione

Quanto è presente il team leader? E in che modo questo influenza il coinvolgimento dei dipendenti? È disponibile e presente e fa leva sui punti di forza delle persone per aiutarle a raggiungere i risultati? Le organizzazioni che vogliono fare in modo che i team e i manager ottengano successo cercano di aiutare le persone a investire emotivamente in ciò che fanno e a sfruttare appieno i loro talenti.

Strumenti

I dipendenti hanno gli strumenti giusti per il lavoro? Sono formati in modo appropriato su come usare questi strumenti? Questi strumenti sono intuitivi e di alta qualità o richiedono al dipendente di investire tempo e sforzi supplementari per funzionare come dovrebbero?

Formazione

I dipendenti sanno come svolgere i loro compiti quotidiani e far fronte alle sfide senza doversi fermare per chiedere aiuto? Quando entrano in azienda la fase di inserimento è adeguata? La loro formazione è continua in modo che le loro competenze siano aggiornate?

Come si aumenta la produttività dei dipendenti?

Come si aumenta la produttività dei dipendenti?

Abbiamo già accennato alcuni di questi aspetti: lo stile manageriale, la formazione, gli investimenti dell'azienda in strumenti e ambienti di lavoro hanno tutti un ruolo importante nel mantenere le persone produttive.

Ma cosa si può fare se i membri del tuo team non sono produttivi come ti aspettavi, nonostante tutti gli elementi di base siano presenti? Ecco alcune idee per aiutarti a sviluppare un approccio.

  • Incoraggiare ed elogiare

Usa la carota, non il bastone. Elogiare i dipendenti quando sono produttivi li farà sentire bene e farà capire a tutto il team che riconosci l'impegno e i risultati.

Cerca un modo per supportare e incoraggiare una persona quando lavora a un compito difficile. In questo modo, si ricorderà che ti fidi di lei.

Secondo uno studio della Harvard Business School, elogiare i dipendenti li motiva fornendo un riflesso del loro "io migliore" e permettendo loro di riconoscere il valore e l'importanza del loro lavoro.

  • Concedete alle persone del tempo libero

Concedere ai dipendenti del tempo libero per renderli più produttivi può sembrare poco intuitivo, ma ha senso se in questo modo hanno la possibilità di ricaricarsi e rigenerarsi. È evidente che non si riesce a dare il meglio quando si è stanchi. A volte basta una piccola cosa (il 66% dei lavoratori americani affermano che sarebbero dipendenti migliori se dormissero di più) secondo un sondaggio di Glassdoor.

  • Definisci quello che vuoi

Hai presente quando si dice di suddividere un compito importante in più parti per renderlo più facile? In questo caso funziona. Anche se può sembrarti ovvio, un membro del team potrebbe non comprendere appieno le tue aspettative rispetto al suo ruolo e a volte è necessario specificare i punti fondamentali.

Assicurati che il dipendente capisca cosa hai bisogno che faccia, quando e come. Sottolinea che può fare delle domande se qualcosa non è chiaro in modo da ricevere spiegazioni. Insieme al dipendente, stabilisci gli obiettivi a lungo e a breve termine che vuoi che raggiunga e assicurati che comprenda i passi da compiere per raggiungerli.

  • Crea (un po' di) competizione

Siamo animali umani e ci piace far parte del gruppo. Vogliamo anche competere all'interno del gruppo e essere i migliori. Un po' di competizione amichevole, insieme a ricompense adeguate, potrebbe aiutare a motivare un dipendente poco produttivo che non si sente motivato dal suo lavoro.

Tuttavia, è bene usare il buon senso in questo caso. Secondo i ricercatori Po Bronson e Ashley Merryman, il 50%dei dipendenti trae beneficio dalla competizione sul posto di lavoro, il 25% ne soffre e il 25% è neutrale.

  • Incentiva

Legare premi e incentivi ai risultati è una strategia efficace per molte aziende. Ma a un'analisi più attenta, sembra che il modo in cui si implementa il programma di incentivi possa determinarne l'efficacia o meno.

Già negli anni 90, Alfie Kohn spiegò come gli incentivi possono influenzare il nostro comportamento a breve termine, ma non danno una vera motivazione a lungo termine. È un'analisi che sta ancora studiando 25 anni dopo. Per essere efficaci, gli incentivi devono essere allineati a un programma più ampio di coinvolgimento dei dipendenti, che garantisca che i dipendenti siano coinvolti, apprezzati e ascoltati, oltre che ricompensati.

Potrebbero interessarti anche:

Non perderti le novità

Ricevi le ultime notizie e gli insights dal personale operativo.

Inviando questo modulo, accetti di ricevere comunicazioni e-mail relative alle iniziative di marketing da Facebook, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti e promozioni. Puoi revocare il consenso e decidere di annullare l'iscrizione a questo servizio in qualsiasi momento. Confermi inoltre di aver letto e accettato le condizioni sulla privacy di Workplace.

Questo articolo ti è stato di aiuto?
Grazie per il tuo feedback

Post recenti

Produttività | 11 minuti di lettura

Cos'è la produttività e perché è importante?

La produttività era un tema caldo ancora prima dei lockdown imposti in ogni parte del mondo. Adesso ha assunto un'importanza cruciale per le aziende. Scopri cosa s'intende per produttività, come misurarla e come aumentarla dopo la pandemia.

Produttività | 10 minuti di lettura

Tecniche di gestione del tempo

Visti i continui cambiamenti del modo di lavorare e dei luoghi in cui lavoriamo, è fondamentale aiutare il personale operativo e in smart working a rimanere coinvolto e produttivo. Ecco alcune utili tecniche di gestione del tempo.

Produttività | 7 minuti di lettura

Come migliorare la produttività personale

Cos'è la produttività personale e come si fa a migliorarla? Segui questi semplici passaggi per raggiungere i tuoi obiettivi di produttività.