Coinvolgimento dei dipendenti che lavorano da remoto: come ottenerlo e perché

Coinvolgere i dipendenti che lavorano da remoto può essere difficile, ma per connettersi con le persone esistono metodi comprovati ed efficaci che influiscono positivamente sulla produttività personale e sulla creazione di uno scopo. Scopriamoli insieme.

COINVOLGIMENTO DEI DIPENDENTI | 7 MINUTI DI LETTURA
how to make employees feel included - Workplace from Meta

Sfide legate al coinvolgimento dei dipendenti che lavorano da remoto

Questa nuova era di smart working e lavoro ibrido sta portando a un aumento della flessibilità e dell'autonomia. Nonostante le sfide affrontate, molte persone continuano a sostenere che nel 2020 il loro equilibrio tra lavoro e vita personale sia migliorato.

Esistono tuttavia anche dei lati negativi. Studi dimostrano che il 70% dei lavoratori da remoto può sentirsi "escluso" dal posto di lavoro. Gli esseri umani hanno bisogno di contatto. Accertarsi che questo accada richiede maggiore impegno in mancanza di uno spazio fisico condiviso per incontrarsi di persona. Inoltre, alcuni lavoratori da remoto adesso lavorano in team con persone che non hanno mai incontrato dal vivo e questo rende una connessione autentica più difficile e può far sentire le persone escluse dalla cultura aziendale.

Fino a poco tempo fa, queste sfide riguardavano solo i dipendenti che lavoravano in aree geograficamente remote, mentre ora sono diffuse ovunque. La buona notizia è che sono disponibili strumenti per aumentare la connessione e il coinvolgimento dei dipendenti che lavorano da remoto. Ecco quali.

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9 suggerimenti per far sentire coinvolti i dipendenti che lavorano da remoto

9 suggerimenti per far sentire coinvolti i dipendenti che lavorano da remoto

1. Mantieni aggiornate le persone

In questo scenario mutevole, è fondamentale tenere aggiornati i lavoratori da remoto per contenere la loro incertezza e ansia. Includi le persone nel tuo piano di comunicazione aziendale per condividere le notizie che riguardano l'organizzazione prima di annunciarle pubblicamente, offrendo ai dipendenti la possibilità di porre domande e fornire un feedback.

2. Supporta il benessere personale e professionale

I problemi legati al benessere non sono così semplici da individuare online, quindi impara a cercare gli indizi che possono aiutarti a capire tempestivamente se un dipendente che lavora da remoto si trova in difficoltà. Gli indizi che una persona sta risentendo dell'isolamento includono, ad esempio: tenere la videocamera spenta, saltare le riunioni e mettersi in malattia.

Dare accesso a percorsi formativi e finanziarli può essere un ottimo modo per sostenere il benessere personale e professionale. E senza il pendolarismo, le persone ora potrebbero avere a disposizione un po' di tempo in più per impegnarsi a seguire qualche corso. Incoraggia i dipendenti a parlare dei propri interessi che esulano dal lavoro e mostra loro quanto li apprezzi come persone e non solo come risorse.

3. Aiuta le persone a sentirsi motivate

Il modo in cui gli eventi evolvono è fuori dal nostro controllo, quindi è fondamentale aiutare i dipendenti che lavorano da remoto a sentirsi sostenuti. Ad esempio, rendili più autonomi, sii flessibile per quanto riguarda l'orario e gli schemi di lavoro e lascia che prendano alcune decisioni più semplici, come stabilire se per gli incontri informali preferiscono le chiamate o le videochiamate.

4. Aiuta le persone a sentirsi parte della cultura aziendale

Definire con precisione la cultura aziendale non è impresa facile. Inoltre, con la diffusione del lavoro ibrido, i responsabili del personale operativo possono incontrare difficoltà a trasmettere in modo virtuale l'essenza di tale cultura o assicurarsi che i lavoratori da remoto si sentano coinvolti.

Per una maggiore inclusione, incoraggia i dipendenti da remoto e senza scrivania a tenere vivi i valori aziendali e pensa a come questi stanno evolvendo nello scenario attuale. Potresti dover porre maggiore enfasi del solito su questi valori sfruttando tutte le tue piattaforme di comunicazione, piuttosto che affidarti a quel sentimento di condivisione che tende a funzionare solo quando tutti si trovano nello stesso luogo. Ad esempio, inizia ogni riunione settimanale concentrandoti su un valore fondante e chiedi alle persone di raccontare come lo hanno dimostrato o messo in pratica di recente. Cerca anche di trovare un modo per riconoscere e ricompensare l'impegno, ad esempio con piccoli regali o premi.

5. Incoraggia i dipendenti che lavorano da remoto a comunicare tra loro

Incoraggia chiacchierate informali tra membri del team, come pause caffè virtuali. I gruppi contenuti funzionano meglio per aumentare l'intimità e la fiducia, quindi per i team di grandi dimensioni potrebbe essere utile avere più gruppi per la pausa caffè e stabilire rotazioni settimanali. Anche affiancare un collega ai nuovi membri del team può rivelarsi una strategia vincente.

Gli incontri individuali con i responsabili sono ora più importanti che mai, quindi è consigliabile continuare a mantenerli in agenda. Adotta un approccio aperto e offri ai lavoratori da remoto diversi canali per comunicare con te, in modo che possano scegliere quello con cui si sentono più a loro agio.

6. Assicurati che la voce di tutti venga ascoltata

I dipendenti senza scrivania nelle fabbriche, nei negozio e in viaggio hanno anch'essi le loro opinioni, ma potrebbero rimanere inascoltate. Questo potrebbe indurli a pensare di non essere apprezzati. Le organizzazioni rischiano inoltre di perdersi le idee e le innovazioni che questi lavoratori potrebbero suggerire.

Quando pensi a come includere i dipendenti che lavorano da remoto, dai la priorità alle soluzioni utili a far sentire le loro voci, usando piattaforme social su mobile e metodi tradizionali come i sondaggi per i dipendenti. Nelle riunioni, prendi in considerazione l'idea di dare ai lavoratori da remoto e senza scrivania tempo dedicato per parlare, specialmente se si sentono già disconnessi e poco coinvolti. Quando parlano, ascoltali e condividi con loro feedback incoraggianti. Comportati allo stesso modo quando inviano e-mail o messaggi nella chat del team. Questi momenti di microfeedback possono contribuire a rassicurare e motivare le persone.

7. Organizza attività divertenti per coinvolgere i dipendenti da remoto

Crea attività pianificate e incoraggia le attività informali tra i membri del team. Alcune aziende organizzano, ad esempio, quiz, club del libro o serate karaoke. Per aumentare il coinvolgimento, alloca un budget per questi momenti di connessione e chiedi ai lavoratori da remoto di decidere a turno il tema di ogni evento, autorizzandoli a usare il budget come ritengono opportuno.

8. Programma il lavoro ibrido in modo da aumentare al massimo la connessione

Essere flessibile sull'orario di lavoro è un elemento cruciale nella soddisfazione dei dipendenti, specialmente quanto tanti lavoratori da remoto e senza scrivania hanno priorità e impegni che in periodi normali non avrebbero. La solitudine e la sensazione di disconnessione possono aumentare se i team non sono mai online contemporaneamente. Cerca quindi un modo per conciliare orario di lavoro flessibile e momenti in cui le persone possono trovarsi online insieme, ad esempio programmando incontri a orari stabiliti o chiedendo alle persone di attivare le videocamere in determinate riunioni.

Durante il passaggio a questi nuovi modi di lavorare, incoraggiare i lavoratori da remoto a riunirsi in ufficio o in uno spazio di co-working ogni settimana, ogni 15 giorni o ogni mese può aiutare le persone a sentirsi più connesse.

9. Usa gli strumenti di comunicazione per supportare e promuovere il coinvolgimento

Gli strumenti di comunicazione possono essere utili per promuovere il coinvolgimento e far sentire inclusi i dipendenti in smart working. Dai il buon esempio usando il tuo strumento di comunicazione preferito per condividere gli aggiornamenti, incoraggiare le conversazioni bidirezionali e aumentare la visibilità dei leader aziendali.

Come rimanere coinvolti quando si lavora da casa: suggerimenti utili

Come rimanere coinvolti quando si lavora da casa: suggerimenti utili

Finora abbiamo esaminato i 9 suggerimenti che le aziende dovrebbero seguire, ma ci sono anche attività che i lavoratori da remoto possono fare autonomamente per aumentare il proprio coinvolgimento.

Creati uno spazio di lavoro dedicato

Non tutti hanno una stanza separata in cui possono chiudersi e lavorare in pace, specialmente le persone che lavorano da casa e vivono in città. Tuttavia, a prescindere dalla disposizione della propria casa, con alcuni stratagemmi creativi è possibile ritagliarsi uno spazio di lavoro dedicato. Questo rende anche più semplice eseguire a fine giornata la transizione dal lavoro alla vita privata.

Stabilisci un confine tra lavoro e casa

Ora che le persone rischiano di trovarsi in modalità di lavoro continua, i confini sono più importanti che mai. Come è possibile separare vita privata e professionale?

Uno degli stratagemmi più diffusi è indossare i consueti abiti da lavoro. Se hai una riunione importante, indossa le scarpe. Le piccole cose come questa possono aiutare a separare la vita privata da quella lavorativa, in una situazione in cui i confini sono labili. Per segnare la fine della giornata lavorativa, cambiati d'abito e, se possibile, spegni i tuoi dispositivi e riponili in un'altra stanza. Alcune persone "dichiarano chiusa" la giornata lavorativa uscendo o facendo un po' di esercizio fisico.

Gestisci le distrazioni

Secondo il 12% dei lavoratori, le distrazioni sono la sfida più grande di chi lavora da remoto. Questo può essere vero soprattutto per chi ha poca esperienza di smart working e non ha ancora sviluppato una routine, anche se bisogna ammettere che a volte persino la routine più collaudata cede di fronte a bambini e animali domestici.

Per ridurre le distrazioni, Forbes consiglia di prepararsi i pasti in anticipo e disattivare le notifiche del cellulare. Può essere utile investire in cuffie che eliminano il rumore e in una cassetta per il deposito di pacchi e corrispondenza per non dover rispondere continuamente al campanello.

Prenditi cura del tuo benessere

Un sondaggio condotto da Monster ha rilevato che a luglio, a soli quattro mesi dall'inizio della pandemia, il 69% dei dipendenti soffriva di sintomi di esaurimento. Aggiungere pause di relax durante la giornata, che si tratti di yoga online o un video di meditazione, di una passeggiata sempre alla stessa ora o di una telefonata con una persona cara per due chiacchiere davanti a un caffè, può fare un'enorme differenza.

Dato che il benessere fisico è altrettanto importante, prenditi un po' di tempo per esaminare la tua postazione di lavoro e verifica che sia organizzata in modo da non danneggiare la postura o gli occhi. Quando acquisti i componenti del tuo ufficio o sistemi gli elementi di cui disponi, pensa soprattutto all'ergonomia.

Organizza il tuo tempo

Uno dei vantaggi dello smart working è il maggior controllo sulla tua giornata di lavoro, che permette di aumentare la produttività e il benessere. Pensa a come i tuoi livelli di energia variano nel corso della giornata e pianifica il carico di lavoro di conseguenza, in modo da lavorare non di più, ma meglio. Può esserti utile anche ripassare alcune tecniche di gestione del tempo.

Considera le verifiche periodiche una priorità

Se già risenti degli effetti dell'isolamento, trovare una motivazione per partecipare agli incontri informali con il team può essere difficile, ma per il tuo stesso bene vale la pena provare. Per le riunioni informali, poniti come primo obiettivo una partecipazione di 10 minuti e consideralo un punto di partenza. Per aumentare il senso di connessione e coinvolgimento, suggerisci un tema di tuo interesse per un incontro informale, ad esempio un libro che hai letto o una giornata di sensibilizzazione che si svolgerà a breve.

Alcune persone pensano che lavorare per un po' in una stanza o riunione virtuale con un collega di cui si fidano aumenti la connessione.

Ridefinisci il concetto di solitudine

Anche prima dei lockdown globali e dell'introduzione di normative per lo smart working, la solitudine era tra i problemi principali delle persone che lavoravano da casa. Tuttavia, ridefinire l'idea di solitudine come parte di un problema sociale più ampio ti permetterebbe di adottare un approccio più olistico. Oltre a dare la priorità a tempo formale e informale da dedicare ai colleghi che lavorano da remoto, acquisisci nuove abitudini come chiedere a un vicino di casa come sta o iscriverti a un gruppo della tua comunità locale. Anche se anche noi ci sentiamo sopraffatti, aiutare gli altri può farci vedere le cose da un'altra prospettiva e aiutarci a combattere la solitudine.

Acquisire nuove abitudini aiuta a passare alla fase successiva del lavoro ibrido, basata su un mix di spazi di lavoro condivisi, ambienti in sede, bar e uffici domestici.

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