Di recente, abbiamo sentito molto parlare di "quiet quitting", o "abbandono silenzioso", e di come stia avendo un impatto significativo sulle aziende e i loro dipendenti. Di fatto, questa tendenza non è nient'altro che una forma acuta di disimpegno dei lavoratori. Poiché le cause possono essere diverse, le aziende devono implementare un approccio poliedrico per far fronte a questo fenomeno in tutte le sue forme. Un aspetto sul quale le aziende possono agire per ottenere subito miglioramenti è il coinvolgimento dei dipendenti durante le riunioni, in particolare quelle organizzate ogni giorno in videoconferenza.

In fondo, cosa c'è di peggio di una riunione prolissa e inutile? Prova a partecipare a tre chiamate in videoconferenza di un'ora ciascuna, una dopo l'altra. Nell'epoca del lavoro ibrido, con alcuni dipendenti che si collegano da una sala riunioni, mentre altri dalla loro scrivania di casa, il rischio che alcuni partecipanti "facciano presenza" senza prestare alcuna attenzione è estremamente concreto e diffuso. Le persone possono disattivare facilmente la fotocamera e non partecipare in alcun modo, magari fare una chiacchierata nel frattempo o anche lavorare a "chissà quale irrimandabile progetto" senza che nessuno lo sappia. In termini di tempo e denaro sprecati, questi comportamenti hanno un costo enorme per un'azienda.

Quando invece le riunioni sono efficaci, le persone si sentono motivate e l'azienda fa passi avanti. Per questo motivo, è fondamentale considerare qualsiasi riunione, in presenza o in videoconferenza, come un investimento sulle persone e sull'azienda. La buona notizia? Bastano poche semplici azioni per rendere questo investimento proficuo.

1. Programma ciò che deve succedere prima e dopo la videoconferenza

   Per organizzare una riunione efficace, sia essa in presenza o tramite video, è importante pensare bene a cosa succede prima e dopo. Prima di pianificare una riunione, è essenziale definire quali risultati desideri ottenere e programmare di conseguenza l'ordine del giorno. Soprattutto quando il tempo a disposizione è limitato, valuta se inviare materiali informativi da leggere in anticipo in modo da potersi immergere subito nella discussione e definire le scelte da intraprendere, anziché perdere tempo per condividere informazioni introduttive. Dopo la riunione, ricorda di inviare in tempi brevi un riepilogo dei temi affrontati, includendo anche le azioni successive da intraprendere, chi ne è responsabile e le relative scadenze. Questo aiuta a responsabilizzare i partecipanti della riunione, ma dà anche alle persone non presenti la possibilità di essere coinvolte nelle attività in un secondo momento.

2. L'inclusività al primo posto

   Quando pianifichi la riunione, cerca di organizzarla in modo da dare l'opportunità a quanti più membri possibile del tuo team di condividere i loro contributi e idee. La maggior parte dei membri del team deve percepire di aver contribuito in modo importante al risultato della riunione: questo non solo favorirà il coinvolgimento durante la riunione, ma incoraggerà anche i partecipanti a portare avanti i loro obiettivi. Quando inviti le persone a partecipare, ricorda che non tutti comunicano allo stesso modo: alcuni riescono a improvvisare il loro intervento, mentre altri preferiscono parlare dopo aver riflettuto più a lungo e aver avuto tempo per prepararsi.

3. Invita ad accendere la fotocamera durante le riunioni per favorire un confronto professionale

   Se chiedi ai partecipanti di accendere la fotocamera anche quando non stanno parlando, invii un messaggio chiaro: tutti quanti devono essere attivamente presenti durante la discussione. Inoltre, con le fotocamere accese, hai sempre accesso a un feedback in tempo reale grazie al linguaggio non verbale dei partecipanti, una componente fondamentale della comunicazione faccia a faccia.

4. Ricorda che le riunioni stancano

   Il nostro corpo non è fatto per rimanere seduto all'infinito durante una riunione, tanto meno davanti a tanti piccoli quadratini su uno schermo. Quando possibile, ritaglia momenti per far alzare in piedi e muovere le persone. Se organizzi una riunione che dura più di un'ora, ricorda di includere delle brevi pause. Un'altra mossa vincente è prevedere l'inizio della riunione 5 minuti dopo un'ora piena, dando così un intervallo in più alle persone per fare stretching e muoversi prima di chiedere loro di concentrarsi su un nuovo argomento. In ufficio, questo è un comportamento naturale perché le persone si spostano da una stanza all'altra tra le varie riunioni. Tuttavia, per coloro che lavorano da remoto, bisogna sforzarsi di più per imporsi di fare la giusta dose di movimento.

5. Investi in tecnologie che consentano ai lavoratori da remoto di avere le stesse opportunità di chi è in ufficio

   La questione è semplice: chi lavora da remoto vuole dimostrare il proprio contributo e vederlo riconosciuto dai propri colleghi e superiori. Questo aspetto è ancora più importante per i team ibridi, nei quali alcuni dipendenti lavorano in ufficio, mentre altri da remoto. Anche se è difficile riprodurre le stesse condizioni del lavoro in presenza, la tecnologia può dare una mano.

L'abbandono silenzioso è un problema diffuso e complesso, ma esistono azioni concrete e pratiche che le aziende possono intraprendere per ridurne gli effetti negativi. Dal momento che sempre più aziende effettuano il passaggio a una forza lavoro ibrida, le riunioni virtuali come le videoconferenze stanno diventando sempre più importanti per i risultati delle aziende. Per questo migliorare il coinvolgimento durante le videoconferenze dovrebbe essere una priorità.

Facendo attenzione a come si programmano e gestiscono le riunioni, e investendo in modo intelligente nelle tecnologie adeguate, le aziende possono offrire a tutti i dipendenti un'opportunità in più di avere successo, favorire il coinvolgimento e migliorare le prestazioni aziendali nell'arco del tempo.

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