L'ufficio del futuro
L'ufficio sta attraversando una fase di transizione. Finora le strategie di rientro in ufficio in tutto il mondo sono state abbastanza aleatorie, ma adesso anche le autorità politiche e culturali sono scese in campo. Scopri cosa può significare per te.
Chi tornerà in ufficio?
A livello globale si delinea un quadro disomogeneo per quanto riguarda il rientro in ufficio. In base a un report di Digiday, 43 su 50 delle aziende più importanti nel Regno Unito non prevedono un ritorno in ufficio a tempo pieno, mentre i politici spagnoli stanno testando una settimana di quattro giorni per far rientrare le persone in ufficio senza compromettere il miglioramento della vita in famiglia.
Il 40% degli americani sarebbe felice di lavorare da casa a tempo pieno, ma il 74% pensa che il CEO preferirebbe averli in ufficio. L'Asia presenta i tassi di utilizzo degli uffici più alti al mondo secondo Freespace. Inoltre, dal sondaggio China Workplace Survey di Gensler è emerso che il 99% degli impiegati sono in ufficio a tempo pieno o lavorano sulla base di un modello ibrido.
Con una serie di sondaggi condotti tra il personale in ufficio, CBRE ha individuato diversi temi globali che influenzano il futuro dell'ufficio, tra cui lavoro ibrido, cultura aziendale, trasformazione del posto di lavoro e spazio flessibile. Comunque la si metta, l'ufficio sarà un posto molto diverso da quello precedente al Covid. È possibile mantenere gli stessi livelli di produttività, costruzione di relazioni e condivisione delle conoscenze senza un luogo fisico comune?
Iniziamo dando uno sguardo all'ufficio nel futuro del lavoro.
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Nel futuro del lavoro si prevede il rientro in ufficio?
Come abbiamo già visto, il rientro in ufficio suscita sentimenti contrastanti in dipendenti e datori di lavoro e anche tra Paesi diversi. Il futuro dell'ufficio apre un ampio spettro di possibilità: dal lavoro completamente da remoto al rientro definitivo in sede. Da un lato si collocano aziende come Meta, Quora e Spotify che stanno adottando lo smart working a lungo termine. Altre come Apple e Microsoft sono dirette verso un modello di lavoro ibrido. Infine, all'estremità opposta si trovano aziende più tradizionali come JP Morgan Chase e Goldman Sachs, che puntano a un rientro in ufficio a tempo pieno.
La pandemia ha cambiato radicalmente il modo in cui le persone vedono il posto di lavoro. Dopo aver scoperto per necessità lo smart working durante il lockdown, adesso sono riluttanti a tornare al precedente equilibrio casa-lavoro con orari rigidi e alti costi per gli spostamenti. Secondo il sondaggio Remote Work Survey di PWC, il 55% dei dipendenti dichiara di preferire lo smart working almeno due volte a settimana e la maggior parte dei dirigenti ritiene che sia una tendenza destinata a durare.
Morgan Lowell, azienda specializzata nella progettazione di uffici, ha coniato il termine posto di lavoro 3.0 per riferirsi all'"ufficio del futuro". Si tratta di una progressione dal posto di lavoro 1.0 (caratterizzato dall'uso di una scrivania o una sala riunioni) e quello 2.0 (con open space e uso di postazioni libere) a un equilibrio tra smart working e lavoro in sede. Il segreto per trovare questo equilibrio è puntare su orari flessibili e impostare correttamente la postazione.
Ridefinizione dell'ufficio
Il Business Design Centre afferma che, nonostante la popolarità del lavoro ibrido in seguito alla pandemia, i tempi non sono ancora maturi per "dichiarare l'estinzione dell'ufficio tradizionale". Un ufficio fisico è uno spazio sicuro per collaborare e comunicare in modo efficiente. Supporta lo sviluppo personale e professionale ed è un modo per creare e promuovere la cultura aziendale tra i dipendenti e clienti esistenti, ma anche tra i talenti futuri e i clienti potenziali.1
Uno dei maggiori vantaggi di un posto di lavoro fisico è il suo valore sociale: sentirsi parte di una comunità e condividere le conoscenze è fondamentale per la produttività. Anche se la pandemia ha dimostrato che è possibile comunicare con i colleghi in tutto il modo attraverso le videoconferenze, queste non sono in grado di replicare perfettamente le interazioni di presenza. Il contatto diretto ci consente di comunicare non solo attraverso le parole ma anche tramite il linguaggio del corpo e le emozioni, che si tratti di una chiacchierata davanti alla macchinetta del caffè o di sessioni di brainstorming di gruppo e conversazioni sensibili. Secondo Morgan Lovell, è questo che "contribuisce a raggiungere lo standard di collaborazione" creando il capitale intellettuale e culturale di un'azienda.2
Se il futuro dell'ufficio si concentra sul valore delle interazioni umane, cosa significa in termini di progettazione? Intervistata da McKinsey, Diane Hoskins, co-CEO di Gensler, uno studio di architettura e progettazione globale, ha fornito informazioni sull'accelerazione di un approccio che mette al centro le persone nella progettazione del posto di lavoro. Mentre durante la pandemia la progettazione dell'ufficio era concentrata su aspetti come spazio, sicurezza e igiene, nel post pandemia il fulcro sarà ottimizzare prestazioni e innovazione tramite la flessibilità e la collaborazione.
Come cambieranno gli spazi dell'ufficio in futuro?
Scopriamo alcune tendenze che stanno rimodellando l'ufficio in seguito alla pandemia.
Poli locali
I tempi del tragitto casa-lavoro e i costi locali sono preoccupazioni a lungo termine per mantenere un buon equilibrio tra vita privata e lavoro, ma i dipendenti devono assicurarsi anche che il costo dell'affitto o mantenimento di un ufficio sia sostenibile. Le aziende possono decidere di abbandonare l'idea di una singola sede centrale in città a favore di uffici regionali: questo modello è noto come hub and spoke.
Distribuire gli uffici in aree urbane e suburbane può essere vantaggioso per tutti. Consente di collaborare e di mantenere il senso di appartenenza all'azienda. Crea anche l'opportunità di ampliare il pool di talenti. Offre inoltre ai dipendenti maggiori possibilità di recarsi in ufficio perché i parcheggi aziendali suburbani sono in genere gratuiti e i costi dell'ufficio potrebbero essere minori rispetto alle sedi centrali in città dove lo spazio è ridotto.
Realtà aumentata (metaverso)
La tecnologia si è evoluta rapidamente durante la pandemia in risposta ai lockdown globali, pertanto non sorprende che abbia un ruolo di primo piano nel futuro dell'ufficio. Gli spazi di lavoro con realtà mista uniscono mondo digitale e fisico. Andrew Bosworth, Head of Virtual Reality and Augmented Reality di Meta Reality Labs, dice che Meta sta creando una nuova piattaforma di computing che consente alle persone di "passare dal mondo reale a quello virtuale" grazie alla combinazione di realtà aumentata e virtuale.3
L'obiettivo del metaverso è creare un ambiente infinitamente flessibile. Meta lo definisce un "Internet presente" dove sarà possibile immergersi completamente. Immagina di avere la possibilità di creare avatar 3D realistici che imitano il linguaggio del corpo mentre si parla, di configurare la workstation ideale con una tastiera digitale e più schermi virtuali disposti nell'ambiente fisico, di ottimizzare gli spazi VR e AR per attività specifiche, in base alle tue esigenze. Il metaverso offre infinite opportunità per collaborare e dare sfogo alla creatività.
Spazi di co-working
Se il lavoro ibrido significa che le persone possono optare per lo smart working quando hanno bisogno di un ambiente più silenzioso per concentrarsi, l'ufficio equivale a uno spazio destinato all'interazione. Anziché isolarsi in cubicoli o scrivanie separate, i posti a sedere più informali favoriscono le conversazioni di persona, le huddle room consentono a piccoli gruppi di collaborare e le sale conferenze più grandi permettono ai team di progetto di riunirsi. I membri del team in smart working possono partecipare tramite videoconferenza, mentre il personale in sede collaborerà in presenza.
Spazi più ampi
Il distanziamento sociale ha portato le aziende a sfruttare al meglio ogni metro quadro degli uffici per proteggere i dipendenti senza compromettere la produttività. Con l'eliminazione progressiva del distanziamento sociale e il passaggio al lavoro ibrido, alle aziende servirà probabilmente meno spazio da destinare alle scrivanie, ma questo non vuol dire ridurlo. Riadattare la superficie significa infatti ingrandire le aree open space per favorire la collaborazione e la socializzazione, ma anche per rappresentare visivamente la cultura e i valori aziendali.
Edifici più smart
Proprio come i pagamenti contactless, gli uffici devono evolversi per ridurre le aree che vengono toccate comunemente, anche dopo la pandemia. L'uso delle app dello smartphone per accedere ad armadietti e stampanti, invece di pulsanti condivisi da premere, tutela la salute e garantisce la sicurezza dei dipendenti senza comprometterne l'efficienza. La sede centrale di Bee'ah, azienda di gestione ambientale e dei rifiuti, realizzata dallo studio Zaha Hadid Architects utilizza una serie di "percorsi contactless", che includono sensori di movimento e riconoscimento facciale per aprire le porte e chiamare gli ascensori. In questo modo i dipendenti non devono toccare le superfici dell'edificio.4
La tecnologia di gestione degli edifici smart può offrire anche vantaggi in termini di comfort e per l'ambiente, ad esempio tramite sistemi di riscaldamento e illuminazione basati sul meteo o sulle presenze. I big data sono fondamentali per raggiungere l'efficienza energetica, ridurre al minimo l'impatto ambientale di un edificio, ottimizzare i costi tramite tecnologie intelligenti e creare le migliori condizioni di lavoro.
Spazi riservati a socializzazione e creatività
La psicologia dello spazio si riferisce al rapporto tra un ambiente e il modo in cui ci sentiamo, agiamo e pensiamo al suo interno. Per alimentare la creatività, favorire le interazioni sociali o aumentare la produttività, lo spazio di lavoro deve essere progettato in modo da stimolare le emozioni giuste. Gli arredi favoriscono il rilassamento, gli office pod privati permettono momenti di condivisione tranquilli e le aree open space più grandi possono essere progettate in modo da riunire le persone in un clima caratterizzato dall'energia positiva.
Le aziende puntano anche a incoraggiare l'innovazione attraverso ambienti che favoriscano il pensiero creativo. Ad esempio, la sede centrale danese di LEGO è caratterizzata da modelli di lego giganti, colori vivaci e zone riservate al lavoro creativo,5 mentre Viacom a New York ha commissionato a un'artista di dipingere un murales che si dispiega nei corridoi.6
Focus sul benessere
Anche se lo smart working durante la pandemia ha permesso alle persone di dedicare più tempo ad allenamenti e hobby, i confini sfocati tra vita privata e lavoro hanno portato alcuni a rischiare il burnout. Le due facce della medaglia del benessere hanno fatto sì che il supporto della salute mentale e fisica dei dipendenti scalasse la lista delle priorità delle aziende. Ciò ha comportato un aumento dei programmi aziendali dedicati al benessere, da cui le aziende hanno tratto a loro volta vantaggio in termini di miglioramento della produttività, mantenimento dei dipendenti e assunzioni.
Un programma di benessere nel posto di lavoro può includere sconti in palestra, sessioni di meditazione in ufficio, eventi sociali regolari, scrivanie regolabili in altezza, una gamma di snack sani. Anche un aspetto scontato come la luce naturale può far sentire i dipendenti più a proprio agio in ufficio, rendendoli quindi più felici, in salute e produttivi.
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