Come delegare in modo efficace: 14 suggerimenti per farlo al meglio

Delegare non è la competenza manageriale e di leadership più semplice da mettere in pratica, ma è una delle più importanti. Ecco come farlo in modo efficace.

COLLABORAZIONE IN TEAM | 6 MINUTI DI LETTURA
Delegate efficiently
Cosa significa delegare?

Cosa significa delegare?

Delegare vuol dire trasferire l'autorità e la responsabilità da una persona all'altra. In azienda, ciò implica che un manager o un leader trasferisca un'attività o una responsabilità a qualcun altro. Può essere un collega con determinate competenze, un altro membro del team a un livello aziendale più basso o persino un collaboratore esterno.

Delegare un'attività può dipendere da vari motivi, come risparmiare tempo da dedicare ad attività di livello superiore per motivare altre persone, introdurre specifiche competenze nei progetti e costruire relazioni più solide con i clienti per il futuro.

Per delegare in modo efficace, occorre prestare attenzione: non è solo un modo per liberarsi di un flusso di lavoro consistente o evitare responsabilità. Anche se le attività sono assegnate interamente a qualcun altro, la responsabilità generale deve restare condivisa.

Non tutti sono capaci di delegare. Tuttavia, non sempre si riesce a fare tutto da soli, per cui i manager devono imparare l'arte del delegare e incoraggiare anche altre persone a farlo.

Grazie agli strumenti di comunicazione, al flusso di lavoro condiviso e ai software di project management, delegare non è mai stato così semplice. Tuttavia, non sempre viene fatto al momento opportuno e in maniera oculata.

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Perché delegare sul lavoro è importante?

Perché delegare sul lavoro è importante?

Delegare in modo efficace può apportare importanti benefici a tutti i dipendenti. Tra questi:

Motivare persone e team e fornire loro gli strumenti necessari

Consentire alle persone che si trovano su livelli diversi di essere coinvolte in attività e prendere decisioni aumenta il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti, rendendo il lavoro più interessante e avvincente. Inoltre, migliora formazione e training, poiché i dipendenti imparano non solo a svolgere un'attività specifica, ma anche a gestire le responsabilità, pianificare il tempo, lavorare autonomamente e gestire altre persone.

Apprendere in un luogo sicuro

Delegare le attività condividendo la responsabilità e il monitoraggio generale consente ai manager di risparmiare tempo, mentre i dipendenti apprendono nuove competenze in modo relativamente controllato e sicuro.

Migliorare la produttività

Gallup ha esaminato i CEO inclusi nella classifica annuale americana delle aziende private con la crescita più rapida. È emerso che i CEO maggiormente propensi alla delegazione efficace hanno registrato un tasso medio di crescita in tre anni decisamente più alto e hanno ottenuto profitti maggiori rispetto a quelli con una tendenza alla delegazione più bassa.

Aumentare la redditività dei manager

Una ricerca condotta da Harvard Business Review ha evidenziato che la delegazione del lavoro ad associati degli studi legali ha consentito alla media dei partner di guadagnare oltre il 20% in più rispetto alla norma. Gli avvocati di successo hanno guadagnato almeno il 50% in più.

Trasferire competenze e conoscenze

Delegare è un'opportunità per introdurre nuove competenze e conoscenze e sviluppare quelle che i dipendenti già possiedono. Inoltre, amplia la molteplicità degli approcci al lavoro e migliora i processi e le relazioni con i clienti.

Ridurre il rischio

Avere un'attività o un cliente che dipende completamente da un singolo dipendente o da un piccolo team è rischioso. Cosa succede se una persona di fondamentale importanza si assenta o se emergono dissapori all'interno del team? Delegare il lavoro consente di portare avanti i progetti anche in caso di problemi.

Creare una cultura positiva

Ricevere responsabilità con il supporto adeguato aiuta le persone a sentirsi affidabili e valorizzate, aumentando il livello di coinvolgimento sul lavoro. Questo aiuta a ridurre la rotazione dello staff e garantisce un reinvestimento sulla formazione e sullo sviluppo di carriera da parte dell'azienda.

Costruire una leadership stabile

I leader e i manager di successo sanno che non possono restare fermi a lungo se devono crescere e svilupparsi. Configurare un quadro di leadership stabile è sinonimo di continuità e implica che il futuro dell'azienda non dipenderà più da un singolo leader o da pochi responsabili.

Quando dovresti delegare?

Quando dovresti delegare?

Non tutte le situazioni o le attività possono essere delegate. Le situazioni ideali sono quelle in cui le attività possono essere separate in modo chiaro, quando sono più in linea con le competenze di qualcun altro o quando hai dipendenti pronti a imparare e sviluppare nuove competenze.

Quando deleghi a un dipendente per la prima volta, è consigliabile dedicare più tempo alla formazione e al briefing completo e, se necessario, a svolgere nuovamente il lavoro e fornire un feedback. Posto che tu disponga di tempo a sufficienza, delegare può diventare un elemento cardine per costruire una strategia di crescita efficace.

Perché è difficile delegare le attività?

Perché è difficile delegare le attività?

Non delegare o farlo in modo inefficace espone le aziende a rischi importanti. Tuttavia, pur essendone consapevoli, molti manager e leader trovano difficile delegare le attività.

Molti manager non riescono a delegare affatto. Si sentono incapaci di trasferire le responsabilità, poiché sono convinti di non svolgere correttamente il proprio lavoro se non fanno tutto da soli. Questo causa la sensazione di "dover fare tutto", di dover essere al lavoro 24 ore al giorno per tutta la settimana e genera perfino la convinzione che il successo dell'azienda dipenda esclusivamente da loro.

Di conseguenza, lo stress e il burnout aumentano, lo spirito imprenditoriale e la creatività diminuiscono e si verifica una perdita generale della produttività. Infine, rifiutarsi di delegare genera un flusso di lavoro inimmaginabile, che potrebbe essere gestito tranquillamente da altri. Lo strenuo lavoro di un solo manager o leader causa problemi e rallentamenti e rende l'azienda reattiva ma non proattiva.

Un altro motivo per cui i manager non riescono a delegare in modo efficace è la sensazione che sarà necessario più tempo per spiegare, monitorare o correggere il lavoro rispetto a quando viene svolto da loro stessi. Credono che lo staff non disponga di competenze sufficienti per svolgere il lavoro e non investono in formazione. Temono perfino la perdita del controllo o dell'autorità.

Rifiutarsi di delegare provoca un effetto corrosivo sul coinvolgimento e sulla fiducia. I dipendenti potrebbero vederlo come una mancanza di investimento sul loro futuro e potrebbero sviluppare la sensazione di non avere mai la possibilità di crescere e di avanzare nella loro carriera.

Delegare può avere effetti negativi anche quando i manager non lo fanno completamente o in modo efficace. Affidare a un dipendente o a un team la responsabilità del lavoro e continuare a gestire il flusso di nascosto genera confusione sull'affidabilità, compromette ulteriormente la fiducia e raddoppia gli sforzi necessari per svolgere anche le attività più semplici.

La scarsa abilità di delegare è un problema diffuso. Uno studio sulla gestione del tempo ha evidenziato che quasi la metà delle aziende intervistate manifestava preoccupazione per le competenze di delegazione dei propri dipendenti.

Solo il 28% ha offerto formazione su come imparare a delegare. Come si può fare in modo corretto? Ecco i nostri suggerimenti principali.

14 suggerimenti per delegare in modo efficace

14 suggerimenti per delegare in modo efficace

1. Accetta il fatto che non puoi (e non dovresti) fare tutto

Man mano che un'azienda cresce e si sviluppa, le attività e i flussi di lavoro aumentano. I manager devono dare spazio all'innovazione e alla creatività per migliorare la propria azienda. Trasferire il lavoro che può essere svolto da altri è un primo passo fondamentale per creare questo spazio.

2. Implementare la delegazione dall'inizio

Invece di considerarla come una soluzione a un flusso di lavoro massiccio o a una crisi improvvisa, rendi la delegazione parte della tua strategia aziendale. Esplora soluzioni per rendere la delegazione una prassi, invece di usarla come ultima risorsa. Fai sapere ai dipendenti che possono farsi avanti, se hanno voglia di assumersi più responsabilità.

3. Preparati in modo appropriato

Esamina le attività e le scadenze e individua quali attività, progetti e responsabilità possono essere delegate in modo sicuro e pratico.

4. Investi nella tecnologia

Le piattaforme di flusso di lavoro online, i software di project management, creazione di report e monitoraggio e i programmi di collaborazione in team sono tutte risorse valide per semplificare la delegazione. Investire in queste risorse dimostrerà al tuo team che desideri davvero creare una cultura basata sulla delegazione. Questi strumenti ti consentiranno anche di apportare cambiamenti, monitorare le prestazioni e i risultati e gettare le basi future per la delegazione.

5. Decidi quando e dove

Preparati a delegare dedicando tempo sufficiente al briefing e assicurati che tutti abbiano compreso. Inoltre, stabilisci un flusso di responsabilità e affidabilità chiaro.

6. Sfrutta i punti di forza delle persone

Studia i punti di forza e di debolezza di ciascun dipendente e crea una strategia di delegazione che li lasci liberi di sfruttare al meglio le loro competenze e il loro talento e che fornisca supporto dove necessario.

7. Definisci l'autorità

Stabilisci chiaramente le aree in cui detieni la responsabilità generale e cosa ti aspetti dagli altri. Stabilisci una struttura gerarchica che consenta alle persone di lavorare liberamente e su propria iniziativa, ma fai in modo che qualsiasi domanda o problema vengano segnalati tempestivamente e in modo chiaro.

8. Ottieni approvazione

Assicurati che tutti siano soddisfatti dei livelli di responsabilità, del flusso di lavoro, del monitoraggio, della gerarchia e degli obiettivi dell'attività.

9. Esponi chiaramente le aspettative

Stabilisci obiettivi e scopi organizzativi, decidi il livello di gerarchia e interazione che hai in mente di ottenere e assicurati che tutti comprendano le aspettative. Conferma e concorda scadenze e obiettivi.

10. Fornisci un quadro completo

Spiega chiaramente perché stai delegando un'attività o un progetto specifici e quanta autonomia hai intenzione di concedere. Se sono coinvolti clienti, assicurati che abbiano compreso chi è responsabile di cosa.

11. Effettua il passaggio delle responsabilità in modo chiaro e completo

Fornisci tutte le informazioni essenziali insieme ai suggerimenti o alle risorse di supporto disponibili, ma resisti alla tentazione di soffermarti su ogni dettaglio su come deve essere svolto il lavoro.

12. Resta dietro le quinte

Questa è spesso la parte più difficile della delegazione, ma è fondamentale per renderla efficace. Sebbene tu possa sentire l'esigenza di intervenire in un progetto che hai delegato, cerca di mantenere le distanze e lascia che sia la persona o il team a rivolgersi a te se si verifica un problema che deve essere risolto o su cui ha dei dubbi. Rimani sul pezzo, ma lascia che siano gli altri ad assumere la guida.

13. Preparati alle domande

Sii disponibile a rispondere alle domande, ma cerca di farlo nel contesto di delegazione invece di esporti sul "modo in cui dovrebbe essere fatto".

14. Fornisci un feedback

Costruisci fiducia e sicurezza fornendo un feedback. Il feedback dovrebbe basarsi non solo sul modo in cui viene svolta l'attività, ma anche sul modo in cui il team o la persona gestisce le responsabilità. Accetta e impara dagli errori e trasmetti le conoscenze in modo positivo. Cerca di evitare paragoni con il modo in cui tu avresti gestito le cose e concentrati sul rinforzo positivo. In questo modo, il tuo team acquisirà la sicurezza e le competenze necessarie ad affrontare nuove attività in futuro.

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