I team HR devono gestire innumerevoli responsabilità, tra cui assunzioni, benefit, salute e sicurezza e tanto altro, ma spesso si ritrovano a farlo usando sistemi diversi per funzioni diverse.

Il sondaggio 2017-18 sui sistemi HR effettuato da Sierra-Cedar ha rivelato che soltanto il 17% delle organizzazioni dispone di una strategia per l'integrazione delle applicazioni HR.

Esiste quindi un modo per gestire tutto quanto in maniera più semplice? Una valida soluzione è usare strumenti di automazione da integrare con le applicazioni già in uso. Di seguito riportiamo i modi in cui Workplace può semplificare queste 8 attività HR.

1. Inserimento in azienda

Far sentire i nuovi assunti parte della tua organizzazione e farli immergere nella cultura aziendale può richiedere molto tempo. Con Workplace, puoi ridurre al minimo la burocrazia condividendo informazioni sull'orientamento attraverso i gruppi.

Appena il dipendente entra a farne parte, puoi usare i post fissati in alto per segnalare alle persone le informazioni più importanti di cui necessitano per prepararsi.

Se fissi le conversazioni in alto nella loro posta, le persone possono passare facilmente da una all'altra senza perdere il contesto.

Inoltre, questo riduce al minimo il tempo necessario per cercare tra i loro contatti, così da accelerare la presa di decisioni e aumentare la produttività di membri dell'azienda più e meno nuovi.

Workplace consente anche di anticipare l'inizio del processo di inserimento in azienda. Ad esempio, presso l'azienda Larsen & Toubro Infotech, gli studenti vengono inseriti in azienda tramite un gruppo che include tutti i dipendenti così che possano conoscere meglio la realtà aziendale e chiedere informazioni ad altri dipendenti sulla loro esperienza. In questo modo, si sentono coinvolti fin dal primissimo giorno di lavoro.

Workplace consente di favorire il coinvolgimento dei nuovi assunti dal loro primo giorno di lavoro in avanti

In più, anche bot come Libby aiutano i nuovi assunti nelle fasi iniziali dell'inserimento. I bot automatizzati rispondono alle domande ripetitive che le persone fanno di continuo, come qual è la password del Wi-Fi o il numero della stampante, così i nuovi assunti possono passare direttamente ad aspetti più importanti.

2. Programmi di mentoring

Se faciliti il mentoring sul posto di lavoro dimostri quanto è importante per te prenderti cura dei nuovi dipendenti. Anche i dipendenti di lunga data possono trarre vantaggio quando qualcuno di più esperto e che rispettano condivide le proprie idee e insegna loro qualcosa di nuovo.

Il mentoring funziona bene sia online sia di persona. Puoi configurare gruppi privati su Workplace per creare uno spazio sicuro in cui mentori e allievi possono instaurare un rapporto solido.

Inoltre, l'integrazione di Cortado con Workplace rende il tutto ancora più semplice, abbinando i colleghi in base ai loro interessi e obiettivi di carriera.

3. Annunci riguardanti notizie e aggiornamenti delle normative aziendali

L'intranet aziendale non fa per te? I contenuti vengono in gran parte ignorati? La sezione Notizie garantisce che le persone vedano e interagiscano con i tuoi annunci e aggiornamenti aziendali più importanti. Inoltre, consente ai team HR di raccogliere feedback sull'esperienza dei dipendenti in tempo reale.

Infine, è comodo anche per chi lavora fuori sede in quanto è possibile usare l'app mobile per leggere le notizie e gli aggiornamenti aziendali mentre si è in viaggio.

4. Monitoraggio dei livelli di coinvolgimento

Workplace fornisce insight importanti sul coinvolgimento dei dipendenti, cosa semplicemente impossibile tramite e-mail. Usa i dati della dashboard per monitorare l'attività all'interno del gruppo che, a sua volta, fornisce una panoramica del coinvolgimento a livello aziendale.

Questi strumenti ti consentono di mantenere un controllo più costante della tua organizzazione

Per avere un riscontro sulla percezione dei dipendenti, puoi anche effettuare rapide indagini creando i tuoi personali bot rilevatori di umore oppure puoi avviare un sondaggio in un gruppo. Infine, puoi approfittare di semplici integrazioni con applicazioni come Survey Monkey che ti permettono di avere sempre sotto controllo la situazione in azienda.

5. Confronto su nuove idee

Workplace Chat è l'ideale per chiedere un feedback immediato ai dipendenti. Puoi richiedere riscontri su qualsiasi tema: da un'opinione su nuove iniziative relative ai benefit che stai pensando di implementare fino a quali tipi di eventi sociali preferiscono.

Vedrai che appena avvii una conversazione, le persone inizieranno a rispondersi tra loro nei commenti e si apriranno discussioni che possono fornirti insight ancora più efficaci.

6. Monitoraggio della sicurezza dei dipendenti

In una situazione di emergenza in cui devi verificare la sicurezza di tutti, metterti in contatto con le persone rapidamente può essere complicato. Safety Officer cambia le carte in tavola.

Infatti, ti consente di inviare allerte ai gruppi di Workplace e i dipendenti possono rispondere con un rapido clic per condividere il loro stato, comunicarti se sono al sicuro o se hanno bisogno di assistenza.

Risulta uno strumento utile anche per le esercitazioni antincendio in aziende grandi che devono conteggiare centinaia di persone in un unico luogo. Iscriviti per avere accesso in anteprima a Safety Check qui.

7. Gestione delle richieste di ferie

Per i team HR, gestire tutte le richieste di ferie può essere una sfida.

Le integrazioni di Workplace con sistemi simili a Kronos semplificano la richiesta dei giorni di ferie per i dipendenti e riducono la burocrazia per i team HR. Grazie a un bot che funge da assistente virtuale, i responsabili possono vedere, approvare o rifiutare le richieste di ferie. In questo modo, un processo potenzialmente complesso diventa semplicissimo.

8. Risposte a domande sui pagamenti

Negli uffici HR, si passa gran parte del tempo a rispondere a domande riguardo problematiche relative agli stipendi. Perché non rendere il tutto automatico? Gli strumenti di automatizzazione possono ampiamente ridurre il numero di e-mail e telefonate che i responsabili HR devono gestire. Prendiamo come esempio l'assistente virtuale ADP.

L'assistente virtuale ADP ora è integrato con Workplace Chat e consente alle persone di avere comodamente accesso su richiesta alle informazioni in ambito HR e pagamenti direttamente all'interno di Workplace. L'intera organizzazione ha subito la possibilità di prendere decisioni più rapide e informate.

In più, così come per tanti di questi sistemi, lo sforzo necessario da parte dei responsabili HR è minimo o addirittura nullo.

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