Il modello di lavoro ibrido: il nuovo modo di lavorare

Preferisci che i dipendenti rientrino in ufficio o che continuino a lavorare da casa? Perché non pensare a una combinazione delle due modalità? Il lavoro ibrido potrebbe rappresentare la soluzione più efficace per la tua organizzazione.

IL FUTURO DEL LAVORO | 12 MINUTI DI LETTURA

Lo smart working esiste da sempre. Ma negli ultimi due anni è diventato un vero e proprio fenomeno globale. Ora che i temi del rientro in azienda e del futuro del lavoro sono molti sentiti, i leader aziendali di tutto il mondo stanno prendendo in considerazione un nuovo modo di lavorare. Siamo entrati nell'era del lavoro ibrido.

Le aziende stanno riaprendo i loro spazi fisici, ma molti datori di lavoro scelgono di mantenere lo smart working in una certa misura. In base a un sondaggio di McKinsey, circa il 90% delle organizzazioni intende combinare smart working e lavoro in sede nei propri piani a lungo termine.

La maggior parte dei dipendenti ha già creato una postazione di lavoro funzionale a casa e la pandemia ha dimostrato che lo smart working può essere efficace. Tuttavia, anche se i lavoratori remoti hanno mantenuto alta la produttività, è probabile che abbiano perso il senso del contatto personale e della connessione, due ingredienti fondamentali per avere successo. Il lavoro ibrido è il compromesso ideale per avere tutto: l'autonomia dello smart working e i vantaggi sociali e culturali del contatto di persona.

Alla scoperta dell'ufficio senza limiti

Scopri come e perché potremo lavorare da qualunque luogo nel metaverso.

Tuttavia, anche se è relativamente semplice offrire un modello ibrido, renderlo efficace per la tua azienda richiede una riflessione e una pianificazione accurate, così come un supporto aggiuntivo per i dipendenti che possono avere qualche difficoltà ad adattarsi a un nuovo modo di lavorare decentralizzato e in spazi diversi.

In un recente report di Temporall si legge: "...la minaccia di un'organizzazione disconnessa è una sfida reale" in un mondo ibrido. Viene riportato anche che "l'importanza dell'ascolto e di una cultura basata su fiducia e supporto avrà un ruolo fondamentale durante questo periodo di transizione, per i cambiamenti successivi alla pandemia e non solo, nel garantire che un'organizzazione cambi in modo positivo e per tutti". 1

Allora come possono fare le organizzazioni a trovare il giusto equilibrio e avere tutte le carte in regola per raggiungere il successo in un mondo post pandemia?

Che cos'è il modello di lavoro ibrido?

Che cos'è il modello di lavoro ibrido?

Il modello di lavoro ibrido unisce il meglio dei due mondi, ovvero il lavoro in sede e lo smart working. Ad esempio, un dipendente può lavorare da casa tre giorni a settimana e recarsi in ufficio gli altri due oppure possono esserci specifici giorni nei quali è richiesta la presenza del personale in sede per partecipare a riunioni di persona. Questo tipo di accordi consente ai dipendenti di mantenere la flessibilità di cui hanno usufruito quando erano in smart working, ma preserva i fondamentali contatti di persona con i colleghi che sono davvero importanti per la collaborazione e il benessere.

Il lavoro ibrido è un po' diverso da un team ibrido, nel quale una parte del gruppo lavora in sede insieme a tempo parziale o pieno mentre gli altri sono sempre in smart working.

Diamo un'occhiata ai diversi tipi di modello di lavoro ibrido:

Preponderanza dello smart working

In questo scenario a tutti coloro che hanno gli strumenti per lavorare da remoto è consentito di farlo per la maggior parte del tempo. Gran parte delle organizzazioni ha adottato un modello basato principalmente sullo smart working all'inizio della pandemia quando non era considerato sicuro usare i trasporti pubblici e avere contatti con persone al di fuori dei conviventi. Alcune aziende, tra cui Shopify e Upwork, hanno dichiarato che manterranno questo modello anche quando la pandemia comincerà a frenare la sua avanzata.

Lavoro in sede occasionale

Le aziende continuano a puntare sullo smart working affiancandolo a incontri di persona e iniziative di team building per i dipendenti che un ambiente di lavoro può agevolare. In questo modello, i dipendenti si recano in ufficio una o due volte a settimana, in modo da poter parlare con i colleghi e partecipare di persona a riunioni importanti del team.

Preponderanza del lavoro in sede

In questo modello, le organizzazioni preferiscono avere la maggior parte del personale in ufficio, anche se continuano a offrire una politica di smart working. Alcuni dipendenti hanno la libertà di lavorare da casa come e quando ne hanno bisogno, ma non si tratta di una pratica che viene incoraggiata attivamente.

Perché il lavoro ibrido?

Perché il lavoro ibrido?

Da qualche tempo la popolarità del lavoro ibrido è in crescita grazie alla maggiore velocità di Internet, agli strumenti di collaborazione sul cloud e all'aumento dell'importanza di promuovere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma è stato durante la pandemia che ha preso davvero piede per via dell'urgente necessità delle aziende di tutto il mondo di trovare un'alternativa al modo di lavorare tradizionale.

Anche se non tutte le organizzazioni possono adottare un modello ibrido, sta diventando il modo di lavorare predominante in alcuni settori come la finanza e la tecnologia. Brand di spicco come Facebook, Microsoft, PwC e KPMG rientrano tra le aziende che hanno scelto di adottare il lavoro ibrido.

Jon Holt, amministratore delegato di KPMG UK, ha detto: "Abbiamo fiducia nei nostri dipendenti. Il nostro nuovo modo di lavorare li metterà nelle condizioni di pianificare la propria settimana lavorativa. La pandemia ha dimostrato che non è importante il luogo da cui si lavora, ma il modo di farlo".

Lo smart working presenta molti vantaggi che i dipendenti non vogliono perdere, al punto che sta diventando sempre più importante per le aziende offrire il lavoro ibrido per attirare e mantenere i talenti. In effetti, il 30% dei dipendenti dichiara che prenderebbe in considerazione l'idea di cambiare azienda qualora l'organizzazione tornasse a una modalità di lavoro interamente in ufficio al termine della pandemia.

Dobbiamo ancora vedere come verrà messo in campo il modello di lavoro ibrido nel lungo termine: normative, procedure e tecnologie di collaborazione si evolveranno man mano che le organizzazioni acquisiranno familiarità con questo modello. Tuttavia, è ragionevole presumere che recarsi sul posto di lavoro senza un valido motivo non sarà più necessario.

alttext

Come interagisci con i team ibridi?

Quali sono i vantaggi del lavoro ibrido?

Quali sono i vantaggi del lavoro ibrido?

Un modello di lavoro ibrido ben ponderato può essere ottimo per collaborazione, produttività e soddisfazione dei dipendenti. Ecco alcuni motivi validi per adattare un modello ibrido:

  1. Salute pubblica

    Le restrizioni imposte per il Covid, tra cui il distanziamento sociale, sono ancora in vigore in molti Paesi e il rientro in ufficio rimane causa di preoccupazione. Il lavoro ibrido permette di avere una parte del personale presente in ufficio, ma, al tempo stesso, fa sentire le persone al sicuro.


    Questo è di fondamentale importanza per chi ha un sistema immunitario compromesso o per i relativi caregiver. Un posto di lavoro ibrido può anche ridurre la diffusione di malattie poiché i dipendenti possono scegliere di lavorare da casa se non si sentono bene.

  2. Equilibrio migliore tra lavoro e vita privata

    Offrendo il lavoro ibrido, dai al personale la possibilità di raggiungere un equilibrio migliore tra lavoro e vita privata, grazie a riduzione dello stress, meno tempo trascorso a viaggiare e più ore da dedicare ad attività diverse dal lavoro.


    Oltre il 50% dei dipendenti dice che sarebbe contento di lavorare in smart working per almeno una parte della settimana,2 mentre molti preferiscono il modello di lavoro ibrido per avere la libertà di scegliere qual è il posto di lavoro più adatto per loro.

  3. Gruppo di talenti più ampio

    Se la tua organizzazione offre una combinazione di smart working e lavoro in presenza, puoi ampliare la tua rete di talenti e attirare persone che in altre circostanze non si sarebbero candidate per lavorare nella tua azienda.


    Significa che non dovrai limitarti ad assumere dipendenti che si trovano nella tua area. Chi vive più lontano potrebbe voler lavorare per te se la sua presenza fisica in ufficio è richiesta ad esempio un giorno a settimana o solo per le riunioni.

  4. Maggiore produttività

    Anche prima della pandemia, alcune evidenze suggerivano che lo smart working può aumentare la produttività per via delle minori distrazioni dell'ambiente domestico. Anche i datori di lavoro possono trarne vantaggio. Dopo aver adottato lo smart working durante la pandemia, molti leader aziendali hanno riscontrato che le loro organizzazioni mantenevano almeno gli stessi livelli di produttività.

  5. Soddisfazione dei dipendenti

    Il lavoro ibrido è popolare tra i dipendenti perché offre la flessibilità di lavorare fuori dall'ufficio per almeno una parte della settimana. Alcune persone preferiscono il chiacchiericcio da ufficio, mentre ad altre piace la solitudine che offre lo smart working. Il lavoro ibrido può fornire la migliore esperienza dei dipendenti a entrambi i gruppi. Offre anche opportunità di collaborare, una pratica che può aumentare il morale e il senso di comunità.

  6. Risparmio sui costi dell'ufficio

    Lo smart working riduce la necessità di spazio in ufficio, facendo risparmiare molto alle organizzazioni, sia in termini di dimensioni degli uffici sia di costi di manutenzione dell'edificio. Anche risparmiare sulle utenze come riscaldamento e aria condizionata, nonché su stampe e cancellerie, ha un peso rilevante.

  7. Una grande opportunità per cambiare la cultura

    Se gli ultimi anni hanno portato qualcosa di buono nonostante la pandemia, è un cambiamento positivo nell'atteggiamento verso la cultura del lavoro da remoto. I leader aziendali hanno avuto la dimostrazione che possono stare certi che la maggior parte dei dipendenti lavora senza supervisione e, in molti casi, il rapporto tra manager e team è diventato più empatico.


    Un'azienda ibrida può anche contribuire a creare una cultura resiliente preparandoti per emergenze future. Con molti dipendenti già in smart working, puoi infatti tornare al modello di lavoro da remoto completo in caso di necessità.

alttext

Com'è la cultura del lavoro ibrido?

Quali sono le sfide del lavoro ibrido?

Quali sono le sfide del lavoro ibrido?

Anche se il modello di lavoro ibrido sembra raggiungere il giusto equilibrio, non è esente da difetti. Ecco alcune delle sfide che presenta un modello ibrido:

  • Mancata corrispondenza delle aspettative sul lavoro ibrido

    In generale, i datori di lavoro sono più propensi a far rientrare il personale in ufficio rispetto ai dipendenti. Questa divergenza risulta chiara in un report recente di McKinsey[SC5]. Oltre tre quarti dei dirigenti senior intervistati hanno dichiarato che si aspettano che i dipendenti di base rientrino in ufficio almeno tre giorni a settimana.


    Ma quasi tre quarti dei dipendenti hanno detto di preferire lo smart working per due o più giorni a settimana, con il 52% che vuole farlo almeno tre giorni.

  • Difficoltà nella gestione delle relazioni

    Far parte di un team ibrido è un po' come avere una relazione a distanza: richiede fiducia, contatti regolari e molta determinazione perché tutto vada per il meglio.


    Quando le persone lavorano insieme in ogni momento, è relativamente facile collaborare, fornire feedback, chiedere aiuto, partecipare alle riunioni e costruire basi solide all'interno dei team. Quando tutti lavorano da remoto, le persone acquisiscono familiarità con la collaborazione virtuale e riescono a tenersi in contatto con confronti regolari e chat virtuali. Ma quando i team sono divisi, si può creare uno squilibrio tra chi lavora in ufficio e chi in smart working.

  • Mancanza di interazioni spontanee

    A molte persone piace chiacchierare del più e del meno sul posto di lavoro. I dipendenti in smart working possono sentire di essere esclusi dalla cultura dell'ufficio, dalla comunicazione spontanea e dalle attività in team. Essere presenti di persona semplifica le interazioni, gli aggiornamenti istantanei e la socializzazione dopo il lavoro. Molte delle sfide che affrontano i team ibridi sono proprio quelle relative alla facilità di creare connessioni.


  • Ricerca di nuovi modi per coinvolgere i team ibridi

    Mantenere alto il coinvolgimento dei lavoratori da remoto può essere difficile e richiedere tempo. Ecco perché alcuni leader non riservano a questi team l'attenzione che dovrebbero. Prima era possibile gironzolare per l'ufficio, notare il linguaggio del corpo e risolvere i problemi quando necessario, mentre adesso è molto più complicato cogliere le emozioni dei dipendenti visto che non è possibile vederli di persona. C'è il rischio che si diffonda un clima di insoddisfazione a meno che non trovi modi per ricreare la cultura dell'ufficio a casa.


  • Differenza nel modo di trattare i lavoratori in sede e fuori sede

    A torto o a ragione, le persone a volte sentono che i lavoratori in sede ricevano un trattamento preferenziale rispetto a quelli in smart working. I leader possono considerare i dipendenti presenti in ufficio più dediti e offrire loro maggiore supporto. I lavoratori in smart working possono sentire di avere meno opportunità di formazione e promozione perché sono meno visibili di quelli in ufficio.


  • Difficoltà dei neoassunti di imparare dal personale con più esperienza

    Questa è una delle maggiori sfide del lavoro ibrido. I neoassunti possono trovare molte difficoltà nell'imparare il mestiere se spendono un tempo limitato con i colleghi in ufficio. Inoltre, formare legami con i colleghi è molto più difficile se manca l'interazione di persona. Questo può suscitare un senso di isolamento e frustrazione.


  • Impatto sulla cultura

    Il senso di appartenenza a un'organizzazione può non essere così forte come quando le persone condividono lo stesso spazio. I lavoratori in smart working possono sentirsi meno connessi, fuori dal giro e impossibilitati a offrire un contributo maggiore e ciò li porta a sentire di non essere davvero integrati nel gruppo. Tutti i membri del team devono sentire di contribuire al successo degli altri e dell'azienda.


L'ambiente di lavoro ibrido

L'ambiente di lavoro ibrido

Quando gestisci un ambiente di lavoro ibrido, devi considerare alcuni aspetti sui quali non avevi mai riflettuto prima. Uno dei principali è lo spazio fisico. Se, ad esempio, hai 150 dipendenti in totale, non ti servirà un edificio che ospiti tutti allo stesso tempo.

Alcuni dipendenti potrebbero lavorare in ufficio solo il martedì e il mercoledì e altri potrebbero recarsi in sede solo per il turno del fine settimana, quindi puoi usare un sistema di postazioni libere. È fondamentale capire esattamente quando le persone saranno nell'edificio per trovare lo spazio giusto per le tue esigenze. Gli uffici Facebook in alcuni Paesi sono ad esempio aperti al 10%, ma accettano richieste dei lavoratori di recarsi in ufficio tramite un modulo online con un tempo di approvazione di 1-2 settimane.

Ora molte organizzazioni stanno ripensando completamente l'ambiente di lavoro fisico perché sia più adatto al modello ibrido. Gli uffici moderni stanno diventando uno spazio flessibile per la collaborazione e il team building anziché un posto di lavoro formale composto da file di scrivanie.

Il layout potrebbe includere più spazi sociali dove le persone possono collaborare al meglio quando sono in ufficio. Un'altra idea è creare punti in cui le persone possano incontrare i clienti e sale riunioni ben equipaggiate per le riunioni virtuali e fisiche. Alcune aziende stanno investendo anche in tecnologie touchless per sostituire le superfici come pulsanti e maniglie in modo da far fronte alle preoccupazioni per il Covid.

Come rendere efficace il lavoro ibrido

Come rendere efficace il lavoro ibrido

Dire semplicemente alle persone che possono dividere il loro tempo tra smart working e lavoro in ufficio e sperare che vada tutto bene non è la soluzione giusta. Occorre definire una solida strategia di lavoro ibrido. Ecco alcuni aspetti da considerare per farlo funzionare al meglio:

Trasparenza delle normative di lavoro ibrido

Adotta normative che illustrano con chiarezza cosa ti aspetti dal personale. Se a una parte dei dipendenti è concesso di lavorare in smart working e ad altri no, le persone devono sapere le motivazioni di questa decisione per evitare che si creino conflitti e risentimento. Ecco alcune domande da porti:

  • Per quanti giorni è richiesta la presenza dei dipendenti in sede?
  • Quali attività vengono svolte meglio in presenza che virtualmente?
  • Una parte del personale deve essere in ufficio contemporaneamente per riunioni e collaborazione?

È importante ottenere feedback sulle nuove normative e apportare modifiche man mano che vai avanti finché non trovi il modello ibrido che fa al caso tuo.

Programmazione del lavoro ibrido

Molte aziende usano tabelle dei turni per definire i diversi orari: considera di fare lo stesso per i tuoi lavoratori ibridi. In questo modo, eviti che i dipendenti siano sempre in sede con le stesse persone o si ritrovino in ufficio da soli quando tutti gli altri sono in smart working.

Oltre a mostrare da dove lavorano i dipendenti, le tabelle dei turni possono aiutarti a vedere quali persone lavorano e tenere tutti informati. In alternativa, puoi usare calendari condivisi per far sapere a tutti quando i dipendenti pianificano di essere in sede.

Assegnazione delle attività

I team leader possono ottimizzare i calendari turni in base al tipo di lavoro più adatto per l'ufficio o per lo smart working.

Le attività asincrone sono quelle che puoi completare senza il contributo degli altri, ad esempio inserimento di dati o creazione di una presentazione: sono perfetti da eseguire a casa, dove le persone possono programmare intervalli di tempo più lunghi senza interruzioni. Le attività sincrone sono invece più adatte per l'ufficio: si tratta di compiti che richiedono collaborazione, brainstorming, confronto diretto o creatività.

Fiducia

La fiducia è il caposaldo di qualunque azienda ibrida. Nonostante lo smart working si sia rivelato un successo durante la pandemia, alcuni manager continuano a pensare che i lavoratori si approfittino della loro libertà e finiscano spesso per battere la fiacca. I manager devono avere fiducia che i dipendenti in smart working svolgono il proprio lavoro ed evitare di cadere nella microgestione.

Da una ricerca di Gartner è emerso che i dipendenti che sentono di godere di fiducia sono il 76% più coinvolti di quelli che lavorano in aziende con livelli di fiducia bassi. Imparare a mollare la presa può creare un ambiente di lavoro più tranquillo, specialmente per i lavoratori remoti che spesso sentono di dovere fare più ore per dimostrare che si impegnano al massimo. Detto ciò, devi comunque confrontarti con loro regolarmente per assicurarti che siano soddisfatti.

Comunicazione

Comunicare con i lavoratori da remoto è diverso rispetto a farlo con chi è in sede e può richiedere una riflessione più attenta. Potresti dover avere contatti più frequenti per capire come si sentono i dipendenti a lavorare da casa e se hanno bisogno di supporto aggiuntivo, ad esempio più IT, una sedia migliore o indicazioni sulla mindfulness.

Potrebbe essere utile condurre sondaggi periodici e organizzare sessioni di domande libere che ti forniscono un feedback istantaneo sul coinvolgimento e sul morale dei dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido. Mostra che apprezzi l'onestà e le dimostrazioni di vulnerabilità e che tutti possono esprimere la propria opinione.

Inclusione

Rifletti attentamente sull'inclusività e su come i team possono lavorare insieme al meglio in una configurazione ibrida. È di cruciale importanza non accrescere le inuguaglianze esistenti estromettendo chi lavora principalmente da remoto, ad esempio caregiver, madri lavoratrici e persone con disabilità. Esiste un pregiudizio inconscio nei confronti di chi fa smart working, pertanto assicurati di dare a questi dipendenti le stesse opportunità e di farli sentire apprezzati come quelli che rientrano in ufficio.

I manager devono anche prestare particolare attenzione all'onboarding dei neoassunti per non farli sentire esclusi e incapaci di creare una relazione con i colleghi. Inizialmente, potrebbe essere utile far passare loro la maggior parte del tempo in sede accanto a colleghi che possono fungere da mentori e rispondere alle loro domande. In questo modo, ti assicuri che si sentano inclusi nel tuo nuovo ambiente di lavoro ibrido.

Uno sguardo al futuro del lavoro

Iscriviti per ricevere insights sul futuro del lavoro e del metaverso.

Inviando questo modulo, accetti di ricevere comunicazioni e-mail relative alle iniziative di marketing da Facebook, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti e promozioni. Puoi revocare il consenso e decidere di annullare l'iscrizione a questo servizio in qualsiasi momento. Confermi inoltre di aver letto e accettato le condizioni sulla privacy di Workplace.

Argomenti correlati

Alla scoperta dell'ufficio senza limiti

Questo articolo ti è stato di aiuto?
Grazie per il tuo feedback

Argomenti correlati

Alla scoperta dell'ufficio senza limiti


Post recenti

Il futuro del lavoro | 11 minuti di lettura

Il futuro del lavoro

Come sarà il lavoro nel metaverso? Il lavoro ibrido è destinato a durare? Anche se non è possibile sapere con assoluta certezza cosa accadrà, puoi almeno preparare la tua organizzazione per il futuro.

Il futuro del lavoro | 12 minuti di lettura

Il lavoro ibrido: il nuovo modo di lavorare

Preferisci che i dipendenti rientrino in ufficio o che continuino a lavorare da casa? Perché non pensare a una combinazione delle due modalità? Il lavoro ibrido potrebbe rappresentare la soluzione più efficace per la tua organizzazione.

Il futuro del lavoro | 6 minuti di lettura

Come sarà il lavoro nel metaverso?

Ecco 5 modi in cui il metaverso e la realtà virtuale trasformeranno il futuro del lavoro e delle aziende, dalla collaborazione in team alla cultura aziendale.