Chi deve saperlo? Condividere le conoscenze nel modo corretto
La condivisione delle conoscenze è alla base della collaborazione del team. Scopri come fornire le informazioni giuste alle persone giuste
La condivisione delle conoscenze può aumentare la collaborazione del team, coinvolgere i dipendenti, stimolare l'innovazione, far scoprire nuove opportunità di business e aggiungere valore alla tua azienda. Tuttavia ci sono ostacoli da superare e rischi da prendere in considerazione per metterla in pratica nel modo corretto.
La frase "sapere è potere" è vera. Nell'economia attuale, la conoscenza all'interno della tua azienda può essere definita un bene immateriale, con un valore crescente.
Se questa conoscenza non viene condivisa o gestita, sono numerosi i rischi nel caso in cui certe persone dovessero lasciare l'azienda. Inoltre potresti avere difficoltà ad attrarre i talenti giusti.
Oltre l'80% delle persone scelgono un datore di lavoro che valorizza la comunicazione aperta rispetto a uno che offre benefit come pasti gratuiti e iscrizioni in palestra.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Può essere difficile superare la cultura del "volere tenere le conoscenze per sé", nella quale le persone ritengono che proteggere le informazioni sia fondamentale per la sicurezza del lavoro e dell'azienda. Tuttavia le nuove generazioni di dipendenti si aspettano una cultura di condivisione della conoscenza e sono nella posizione per richiederla, poiché entro il 2020 rappresenteranno il 35% della forza lavoro.
Questa potrebbe essere la ragione per cui un approccio più aperto alla condivisione delle informazioni sta prendendo piede.
Da un sondaggio rivolto ai CFO del 2016 è emerso che il 25% di loro ora condividono le informazioni finanziarie con tutti i dipendenti, rispetto a un 7% nel 2012. Quasi un terzo ha affermato di condividere le informazioni finanziarie con "dipendenti selezionati".
La condivisione delle informazioni con le persone giuste è la chiave per una buona gestione delle conoscenze: chi ne ha bisogno, chi desidera queste informazioni per rimanere coinvolto; chi sa utilizzarle in modo costruttivo o diffonderle a cascata.
Cosa rende la condivisione delle conoscenze efficace?
Se vuoi che le persone capiscano e sviluppino le conoscenze, non serve semplicemente condividerle con un approccio "top-down". I tuoi team devono essere in grado di condividere a loro volta queste conoscenze, commentarle, parlarne e infine metterle in discussione. E qui entrano in gioco le piattaforme di collaborazione come Workplace, che permettono ai tuoi team di condividere e commentare le informazioni in tempo reale.
Pam Holloway, consulente di gestione delle conoscenze, che ha creato About People, ha affermato "quando condividiamo miglioriamo" e ritiene che i dirigenti dovrebbero far tesoro dei feedback che ricevono dai dipendenti. Consiglia inoltre agli utenti di stabilire il valore delle conoscenze condivise.
Su Workplace è possibile farlo con un "Mi piace" e con le altre metriche sulle interazioni che i tuoi team già conoscono e apprezzano su Facebook.
La condivisione delle conoscenze come dirigente è un primo passo, ma una cultura di condivisione con le persone giuste è difficile da sviluppare se le altre persone non condividono a loro volta. Holloway suggerisce di comunicare i benefici della condivisione, oltre a dare l'esempio.
Spiega ai tuoi team che questa condivisione può portare loro dei benefici, in quanto imparano, sviluppano e migliorano le loro prestazioni e danno un aiuto ai colleghi.
Superare gli ostacoli della condivisione delle conoscenze
Spesso i tuoi sforzi per la creazione di una cultura aperta non vanno a buon fine a causa di ostacoli individuali. Un ricercatore che lavora in questo ambito, Andreas Riege, ne ha individuati 15 tra cui:
- La mancanza di tempo per condividere le conoscenze in modo efficace
- La paura che la condivisione metta a rischio la sicurezza del lavoro
- Una scarsa consapevolezza del valore della conoscenza
- La prevalenza di una conoscenza ufficiale o "esplicita" all'interno della tua organizzazione, invece di una conoscenza "tacita" e basata sulle persone
- Scarse capacità di scrittura o comunicazione
È possibile superare queste barriere e creare una mentalità positiva verso la condivisione utilizzando piattaforme veloci, semplici e basate sulle persone come Workplace. Funzioni quali la messaggistica istantanea e i gruppi di progetto permettono di risparmiare tempo e di far sì che la conoscenza sia rilevante, correttamente attribuita e semplice da trovare.
Come controllare i rischi?
Alcune conoscenze sono confidenziali e le organizzazioni potrebbero voler limitare l'accesso ad alcune persone. Anche la conoscenza tacita che viene da una cultura aperta e di condivisione può essere un vantaggio competitivo, che non si desidera vada a beneficio di altri.
Controllare il rischio della fuga delle conoscenze significa controllare l'accesso e condividere le informazioni con le persone giuste: dovresti condividerle in modo diffuso o all'interno di un certo gruppo? Ci sono poi le best practice in merito all'archiviazione della conoscenza: è fondamentale evitare di utilizzare chiavette USB, computer, computer portatili e fogli.
Gli strumenti di collaborazione pensati per la condivisione delle conoscenze e della comunicazione devono avere il più alto livello di sicurezza e consentirti di possedere i tuoi dati, come avviene con Workplace.
I vantaggi della condivisione delle conoscenze
Aziende quali Starbucks e Hootsuite, che promuovono la condivisione delle conoscenze, affermano che il flusso di informazioni offre loro una comprensione migliore e più rapida dei desideri dei clienti.
Permette inolttre di sviluppare relazioni più profonde basate sulla conoscenza con i clienti, di individuare nuove opportunità di business e di stimolare l'innovazione.
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