Ritieni che la tua azienda si occupi adeguatamente dell'inserimento dei dipendenti? Gallup ha riscontrato che solo il 12% delle aziende risponde in modo affermativo, e ciò dimostra che molte devono fare di più.

Se il processo di inserimento del personale non è efficace, l'organizzazione può risentirne in diversi modi. I dipendenti saranno meno motivati e potrebbero non sapere come eseguire correttamente il lavoro, con un conseguente turnover elevato e costoso: il costo medio della sostituzione di un dipendente è compreso tra il 16% e il 20% del suo stipendio. I dati dimostrano infatti che fino al 20% del turnover si verifica nei primi 45 giorni di lavoro in azienda.

Quando, invece, l'inserimento è eseguito correttamente, l'organizzazione ne trae vantaggi: Forbes riporta che il 50% dei neoassunti darebbe il massimo per l'azienda se ritenesse positiva l'esperienza di inserimento.

Cosa si intende per inserimento dei dipendenti?

Il processo di inserimento si riferisce al modo in cui i neoassunti vengono integrati all'interno dell'azienda. Non si tratta semplicemente di mostrare loro l'ufficio e completare le pratiche burocratiche, ma di una presentazione globale dell'organizzazione, della sua cultura e delle persone che ne fanno parte. Questo processo, secondo l'SHRM, può durare anche 12 mesi.

Oltre a permettere ai neoassunti di sapersi orientare, l'inserimento può fornire le basi per un senso di appartenenza al lavoro fin dall'inizio, che migliorerà la loro esperienza in azienda.

Creazione di un piano di inserimento

Fasi del processo di inserimento

1. Esegui il pre-inserimento dei dipendenti

Una buona esperienza di inserimento inizia ancor prima che il neoassunto cominci a lavorare.

Grazie al pre-inserimento, alimenti l'entusiasmo dei futuri dipendenti per il nuovo lavoro e li mantieni coinvolti fino alla data di inizio ufficiale. È il momento migliore per rispondere a qualsiasi loro domanda o dubbio e per mostrare la cultura aziendale amichevole che contraddistingue la tua azienda.

Durante questa prima fase, accertati che i neoassunti abbiano ricevuto le pratiche e i documenti importanti in modo che possano leggerli e capire meglio il loro ruolo e l'azienda.

2. Crea un pacchetto di benvenuto

Prenditi il tempo di mostrare ai neoassunti quanto li apprezzi.

Prepara un generoso pacchetto di benvenuto per il loro primo giorno (se il neoassunto lavora da remoto, fallo inviare al suo indirizzo) e includi cose che apprezzeranno. Con qualcosa di dolce, una bottiglia d'acqua di marca e un taccuino andrai a colpo sicuro, ma cerca di mostrare la tua cultura al suo interno. Non dimenticare che la prima impressione è quella che conta.

3. Coinvolgi gli altri

Non spetta solo ai responsabili creare un'esperienza di inserimento positiva. Anche gli altri dipendenti possono essere incoraggiati a partecipare al processo, sia diventando amici sia facendo conoscere l'ufficio ai neoassunti. Chiedi ai dipendenti se vogliono essere coinvolti e assegna loro un ruolo.

A seconda delle dimensioni dell'azienda, i neoassunti avranno molti volti e nomi nuovi da memorizzare, quindi puoi assegnare a qualcuno il compito di creare un "albero genealogico" dell'azienda, con titoli professionali, nomi e una breve descrizione (se non esiste già nell'intranet dell'azienda o nella directory del personale).

Assicurati che gli altri dipendenti, responsabili, supervisori e alti dirigenti capiscano il processo di inserimento e come inserirsi al suo interno.

4. Mantieni contatti regolari

Il processo di inserimento dev'essere continuo. Mantieni contatti regolari con i neoassunti per sapere come si trovano e se hanno domande. Se hai poco tempo, fai in modo che abbiano un colloquio con altri membri del team.

Riservate del tempo nelle vostre agende, che può trasformarsi in un incontro settimanale o bisettimanale. Questi momenti mostreranno ai dipendenti il tuo interesse verso il loro punto di vista e aiutano a creare una relazione professionale più solida.

5. Condividi e stabilisci obiettivi

Condividi gli obiettivi dell'azienda per far capire meglio ai neoassunti quali sono i traguardi che vuoi raggiungere. Dopodiché, stabilisci obiettivi specifici per loro.

Definire mansioni chiare da svolgere e fornire feedback regolari e costruttivi fa sentire apprezzati e motivati i nuovi dipendenti. In questo modo, percepiranno che il loro contributo è essenziale per il successo dell'organizzazione di cui fanno parte.

E questa è la chiave per la realizzazione a breve e lungo termine di individui e aziende.

6. Provvedi al reinserimento quando necessario

Se un dipendente è stato assente a lungo, per malattia o un periodo sabbatico, prenditi il tempo necessario per reinserirlo, aggiornandolo sui nuovi progetti e su eventuali cambiamenti in azienda. In questo modo, potrà tornare a impegnarsi e a essere produttivo più rapidamente.

7. Aggiungi un tocco personale

Ogni neoassunto è un caso a sé. Quindi, anche l'esperienza di assunzione dovrebbe esserlo. Assicurati che ogni nuova assunzione sia unica, stimolante e, soprattutto, rilevante. Basta poco per riuscirci: dall'assegnazione di mentori ai neoassunti all'agevolazione della creazione di relazioni con i dipendenti e allo sviluppo di piani professionali.

Aggiornamento del piano di inserimento

Una volta attuato il processo di inserimento, dovrai aggiornarlo regolarmente per assicurarti che tutto proceda come previsto. Puoi creare sondaggi di opinione per sapere il livello di soddisfazione dei neoassunti rispetto al processo. E almeno una volta ogni tre anni, rivalutalo completamente e aggiornalo di conseguenza per mantenerlo sempre attuale.

Qualsiasi sia il metodo, l'aspetto principale da ricordare è che il processo di inserimento dev'essere il più semplice e coinvolgente possibile. Non avrai una seconda occasione per fare una buona prima impressione.