Comunicazione aperta sul posto di lavoro
La comunicazione aperta aiuta a creare team coesi, rafforza i rapporti interpersonali, promuove l'innovazione e permette l'instaurarsi di una cultura in cui il coinvolgimento dei dipendenti può aumentare.
Che cos'è la comunicazione aperta?
Comunicazione aperta significa che ogni persona che partecipa a una conversazione può condividere liberamente il proprio punto di vista, che sarà tenuto in considerazione con spirito costruttivo. La maggior parte delle persone ritiene che una comunicazione aperta e onesta sia essenziale per stabilire relazioni solide nella vita privata, ma le stesse qualità sono altrettanto importanti a livello professionale.
Una comunicazione aperta contribuisce a evitare molti possibili problemi, tra cui scarsa cultura aziendale, carenze nell'innovazione e mancanza di coinvolgimento dei dipendenti.
In un contesto lavorativo, la comunicazione aperta si applica a:
Comunicazioni interpersonali, ovvero interazioni regolari all'interno dei team, tra dipendenti e relativi responsabili e nell'ambito di conversazioni nel posto di lavoro.
Comunicazioni interne, ad esempio le comunicazioni rivolte da una persona a più destinatari usate dalla dirigenza delle aziende più grandi per rivolgersi al personale. Le comunicazioni diventano bidirezionali quando i dipendenti usano i canali per il feedback.
Comunicazioni formali, ovvero le informazioni scambiate nell'ambito di procedure formali, come selezione del personale, recensioni dei dipendenti, licenziamenti e promozioni.
La modalità di comunicazione dipende in parte dal nostro stile di comunicazione personale. Poiché ogni ambiente di lavoro possiede un mix unico di stili comunicativi, è importante capire quali potremmo trovare.
In genere, le teorie sugli stili di comunicazione collocano le persone secondo due assi:
Aperte o riservate
Chi comunica in modo aperto esprime in modo immediato e senza difficoltà pensieri, emozioni e opinioni. Per queste persone la connessione è importante e ritengono che tono di voce, linguaggio del corpo e contatto visivo favoriscano la conoscenza reciproca.
Chi invece comunica in modo più riservato si tiene in disparte e necessita di più tempo per stabilire un rapporto. Postura e atteggiamenti possono apparire più formali rispetto a quelli di chi comunica apertamente.
Dirette o indirette
Chi comunica in modo diretto dice le cose come stanno. Queste persone prediligono le informazioni chiare e le comunicazioni rapide ed energiche. Attribuiscono più importanza alla sostanza che alle buone maniere e possono risultare autoritarie.
Le persone indirette sono più caute. Non solo comunicano in modo prudente e preferiscono riflettere prima di esprimersi, ma tendono anche a essere precise e dettagliate.
L'interazione di questi due assi comportamentali genera varie combinazioni, ad esempio, persone aperte e indirette, ovvero calorose e affabili ma che non sostengono con decisione il proprio punto di vista, oppure riservate e dirette, che si esprimono poco a livello emotivo o personale, ma che possiedono opinioni forti.
Per promuovere la comunicazione aperta sul posto di lavoro, è importante conoscere i vari stili comunicativi personali e verificare che a tutti i dipendenti siano concesse le stesse opportunità di essere ascoltati.
Perché la comunicazione aperta è importante?
Una comunicazione aperta sull'ambiente di lavoro offre numerosi vantaggi sia all'organizzazione sia al personale.
Coinvolgimento e prestazioni
La comunicazione aperta aumenta il coinvolgimento, ovvero la profonda connessione che si stabilisce tra i dipendenti e il lavoro che svolgono, forse perché le persone che sanno di essere ascoltate si sentono più valorizzate e capaci. Secondo uno studio di Salesforce, nei dipendenti che ritenevano di essere ascoltati, la sensazione di poter svolgere al meglio il proprio lavoro era 4,6 volte superiore.
La comunicazione aperta presenta ovviamente numerosi vantaggi in termini di lavoro di squadra. Il libero scambio di idee e la possibilità di apportare ognuno il proprio contributo rendono la collaborazione più fattiva. In assenza di una comunicazione aperta, si pone il rischio che le personalità più dirette ed espansive occupino nelle conversazioni più spazio del dovuto o portino avanti i progetti a un ritmo che lascia indietro chi possiede uno stile comunicativo più lento.
Rischio e innovazione
Lo stesso accade con creatività e innovazione. Per poter trarre vantaggio dalle idee dei dipendenti, l'azienda deve creare una cultura basata sulla libertà di condivisione. La sicurezza psicologica, che permette di condividere idee e opinioni anche se sono negative o spiacevoli per alcune persone, è una componente essenziale dell'innovazione.
Per sentirsi psicologicamente sicuro, il personale deve avere la certezza di non dover affrontare ripercussioni negative, come ostilità, derisione o rifiuti, per aver suggerito qualcosa o aver corso dei rischi. In questo modo, la comunicazione aperta diventa un terreno fertile per le idee originali, alcune delle quali potrebbero trasformarsi in nuovi prodotti e servizi. Riduce inoltre il timore dei rischi, un fattore fondamentale per l'innovazione.
Miglioramento delle relazioni
La comunicazione aperta contribuisce a ridurre i conflitti sul posto di lavoro, soprattutto perché aiuta a comprendere i punti di vista altrui. I responsabili esperti in comunicazione e risoluzione dei conflitti svolgono un ruolo importante nel contribuire ad appianare o evitare i conflitti all'interno dei team, fungendo da mediatori nelle discussioni aperte.
Responsabilizzazione e crescita
Un altro potenziale vantaggio è la responsabilizzazione. Negli ambienti di lavoro in cui la comunicazione aperta è la norma, è meno probabile che le persone cerchino di evitare le responsabilità o schivare le colpe. Chiunque sia in grado di assumersi senza timori la responsabilità delle proprie azioni può imparare dall'esperienza, anche quando le decisioni prese si rivelano errate.
Esempio di comunicazione aperta: "feste di fallimento"
Pare che la società farmaceutica Eli Lilly organizzasse "feste di fallimento" per celebrare le fantastiche e audaci idee scientifiche che non hanno avuto successo. Questo approccio aperto al fallimento ha consentito di discutere cosa è andato male e di elaborare una strategia diversa. Molti dei più noti farmaci di Lilly sono "fallimenti" che si sono rivelati efficaci per altri scopi, come ad esempio il farmaco per l'osteoporosi Evista, originariamente formulato come contraccettivo.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Come creare una cultura di comunicazione aperta sul posto di lavoro
La condivisione e l'ascolto dei pensieri e delle emozioni delle persone richiedono solide competenze di comunicazione da parte sia di chi ascolta sia di chi parla, ma tali competenze non si sviluppano per caso. Di seguito suggeriamo alcuni approcci che le aziende possono adottare per iniziare a implementare una comunicazione aperta.
Politica della porta aperta
La politica della porta aperta genera opportunità di comunicazione informale a vari livelli aziendali. L'apertura letterale o figurativa della porta significa che i dipendenti possono parlare con i membri senior del personale, indipendentemente dalla posizione che occupano all'interno dell'organizzazione.
Riconoscimenti per la comunicazione aperta
Per aiutare tutti a capire cosa significa comunicazione aperta e per incoraggiarne l'introduzione nella cultura aziendale, è possibile celebrare e premiare chiunque ne faccia uso. A tale scopo, puoi adottare un approccio formale, che preveda l'integrazione della comunicazione aperta negli obiettivi e nei KPI, o informale tramite encomi o premi per i dipendenti.
Buon esempio
È ormai assodato che i leader possono influire sulla cultura delle proprie aziende con il loro comportamento. Applicare un modello di comunicazione aperta ai massimi livelli dell'organizzazione può stabilire linee guida comportamentali generali. Un sondaggio condotto negli Stati Uniti tra più di 500 dipendenti ha rilevato che la comunicazione interna simmetrica (bidirezionale) e la comunicazione della leadership reattiva aiutano a creare nell'ambiente di lavoro una cultura emotiva positiva. In modo analogo, i responsabili che usano la comunicazione aperta contribuiscono a definire il comportamento delle persone che dirigono.
Formazione per la comunicazione
La comunicazione aperta non nasce dal caso. In alcune aziende, iniziative di formazione e sviluppo incentrate sulla comunicazione potrebbero essere la chiave per cambiare il modo in cui le persone interagiscono. La formazione aiuta i dipendenti a comprendere i vari stili di comunicazione e fornisce loro gli strumenti per acquisire competenze come l'ascolto attivo e la risoluzione dei conflitti.
Opportunità di condivisione delle idee
Un modo efficace per far capire ai dipendenti che apprezzi le loro idee e i suggerimenti che forniscono è dedicare uno spazio e del tempo alla condivisione delle idee. Puoi organizzare sessioni periodiche, ad esempio workshop trimestrali, eventi esterni all'ambiente di lavoro o hack day, o creare canali di condivisione sempre attivi, come gruppi o thread di idee sulla piattaforma di messaggistica istantanea interna o su una lavagna in uno spazio comune.
Ascolto dei dipendenti
L'ascolto dei dipendenti è una tendenza che ha sempre più successo nelle scienze umane e nella gestione del personale. Consiste nel raccogliere regolarmente il feedback dei dipendenti per ottenere una panoramica basata su dati di cosa pensano e come si sentono rispetto al lavoro che svolgono. Questo metodo offre vantaggi misurabili, poiché facilita il processo decisionale e indica le aree in cui i datori di lavoro possono intervenire per evitare problemi o fidelizzare i dipendenti a rischio.
In uno studio del 2021, il 45% delle aziende ha dichiarato che l'ascolto dei dipendenti è uno dei principali campi in cui la "people analytics" aggiunge valore. Per raccogliere il feedback dei dipendenti puoi ricorrere a sondaggi, SMS, gruppi di discussione interni, messaggi vocali, messaggistica istantanea e altri canali.
Mai nascondere le cattive notizie
Per la leadership, usare la comunicazione aperta per rivolgersi all'intera azienda è semplice e gratificante quando va tutto bene, ma può diventare più difficile quando si verificano problemi. Come molte organizzazioni hanno imparato durante la pandemia, un rapporto tra azienda e dipendenti basato su fiducia e onestà è ancora più importante nei periodi di crisi.
Poter parlare dei problemi e delle azioni da intraprendere per risolverli eviterà la diffusione di voci infondate, incertezza e ansia. Consente inoltre ai dipendenti di fornire suggerimenti innovativi che possono contribuire alla soluzione.
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