In genere, siamo abituati a pensare alla produttività in termini di team e non a livello personale? Che tu sia manager o membro di un team di liberi professionisti, esistono molti semplici accorgimenti che puoi adottare per ottimizzare l'uso del tuo tempo. Scopriamolo insieme.

Come rendere più produttivo il personale operativo

Il personale operativo può offrire ai clienti esperienze straordinarie. Ma solo se è ben connesso e supportato. Scarica questa checklist per scoprire come aiutarlo in questo senso.

Perché la produttività personale è importante?

Perché la produttività personale è importante?

La pandemia di COVID-19 ha rivoluzionato il mondo del lavoro. Le aziende hanno dovuto dimostrare una flessibilità straordinaria, trasformando i propri servizi, riorganizzando la forza lavoro e passando rapidamente al lavoro flessibile o allo smart working.

Questo ha aumentato l'attenzione nei confronti della produttività. Le organizzazioni si preoccupano di un possibile calo della produttività del personale che opera in smart working. Secondo il World Economic Forum, infatti, il 78% dei leader aziendali ritiene che il lavoro ibrido e da casa influisca negativamente sulla produttività.

Sebbene resti ancora tutto da stabilire, i segnali ottenuti finora sono in realtà positivi. Numerosi studi hanno rilevato un aumento, e non una diminuzione, della produttività. In un sondaggio, il 94% dei dipendenti ha dichiarato di aver raggiunto una produttività superiore o almeno uguale a quella del periodo precedente al COVID. Un'altra ricerca dimostra che per i dipendenti che lavorano in smart working i tempi non produttivi e le distrazioni sono inferiori rispetto al personale che opera in ufficio.

Mentre le organizzazioni si concentrano a misurare la produttività del personale e la collaborazione tra team, come si sta evolvendo la modalità di lavoro dei singoli dipendenti? Operare in smart working significa avere una maggiore responsabilità nella gestione della produttività personale, ma come si deve procedere?

I controlli della produttività tradizionali tengono conto delle attività, ma forse sarebbe ora di adottare un approccio più flessibile. Dovremmo addirittura iniziare a misurare la produttiva "a ritroso", partendo cioè dal risultato e risalendo alle azioni e ai comportamenti che hanno determinato il successo e a tutto ciò che è accaduto nelle varie fasi del percorso.

Dobbiamo inoltre valutare la produttività in modo olistico, tenendo conto anche del benessere. È risaputo che esiste una connessione tra produttività e stress: una persona più stressata ha maggiori probabilità di essere meno produttiva e il calo di produttività può essere un segnale di malessere mentale.

Come si misura la produttività personale?

Come si misura la produttività personale?

L'equazione per misurare la produttività è semplice, basta dividere la quantità di valore creato per il numero di ore lavorate. Una persona con una produttività elevata è in grado di creare per un'organizzazione la stessa quantità di valore in meno tempo o, a parità di tempo, una quantità di valore decisamente superiore.

Il problema è che misurare la produttività personale in questo modo è difficile, poiché non sempre abbiamo un'idea chiara del valore creato, soprattutto quando il lavoro non prevede la realizzazione di un prodotto fisico con risultati facilmente misurabili.

Questo può condurre a valutare la produttività in termini di numero totale di ore produttive durante una giornata o una settimana media. Un'ora è produttiva quando in questo arco di tempo si svolge efficacemente un lavoro, concentrandosi su un'attività e portandola a termine senza distrazioni.

Molti di noi si sentono più produttivi in determinati momenti del giorno o periodi della settimana che in altri. La gamma delle possibili distrazioni varia da meeting e telefonate a notifiche delle chat e gestione di un numero eccessivo di lavori di minore importanza. Tutto questo può impedirti di portare a termine il tuo compito principale.

Uno studio del 2019 citato dall'Economic Research Council del Regno Unito ha rilevato che il lavoratore britannico medio è produttivo solo per 2 ore e 53 minuti al giorno. Presumendo che l'orario di lavoro medio sia di circa 8 ore, rimangono quasi 5 ore di... poco più di niente. Questo conduce alla sconcertante conclusione che, se la tua produttività personale è di almeno 3 ore, è già superiore a quella del dipendente medio.

Quando si tratta di misurare la produttività personale, dovresti porti alcune domande, ad esempio:

Durante una giornata media, di quanto tempo disponi per concentrarti su un'attività specifica?

Se il tuo calendario include troppi impegni amministrativi o se tendi a lavorare su due o più progetti contemporaneamente, la tua produttività potrebbe risentirne.

A quanti meeting partecipi solitamente in un giorno?

Ti trovi spesso a dover gestire più attività insieme o ad affrontare scadenze impossibili da rispettare?

Se questo accade spesso, è possibile che tu debba modificare il tuo approccio al lavoro, ad esempio delegando di più.

La tua giornata prevede pause regolari, tra cui una per il pranzo?

Le pause sono essenziali per mantenere alta la concentrazione ed è quindi importante ritagliarsi un po' tempo per staccare dal lavoro.

10 suggerimenti per aumentare la produttività personale

10 suggerimenti per aumentare la produttività personale

Per aumentare la produttività, è essenziale cambiare innanzitutto mentalità. Tutte le app di gestione del tempo o i software di monitoraggio della produttività del mondo non possono fare alcuna differenza se il modo di pensare rimane invariato.

Ecco i 10 principali suggerimenti da seguire per cambiare mentalità:

1. Rifletti su cosa ti frena

Al lavoro percepisci fonti di distrazione, oppressione o noia? Essere consapevoli del carico di lavoro e delle proprie sensazioni è il primo passo verso la comprensione e il miglioramento della produttività.

2. Visualizza cosa significa per te una giornata produttiva

Prova a immaginare le sensazioni e i pensieri che associ alla produttività. Come ti relazioni a essi? Qual è la tua opinione a tale proposito? Com'è il tuo schema di lavoro?

3. Stabilisci traguardi graduali e prova a creare una giornata ideale

Non presumere di riuscire a raggiungere i risultati che hai stabilito solo perché lo desideri e non provare a fare tutto in una volta sola. Elabora piuttosto una strategia di azione e procedi seguendo i singoli passaggi.

4. Stabilisci un piano di produttività (lista delle cose da fare) per ogni giornata

L'uso di uno strumento per pianificazione della produttività per programmare ogni giornata consente di adottare un approccio quotidiano più produttivo. Ti aiuta inoltre a visualizzare le priorità e a collocare in modo ottimale nella pianificazione eventuali carichi di lavoro imprevisti.

5. Completa innanzitutto gli incarichi più impegnativi

Se ti aspetta un'attività particolarmente gravosa, completala il prima possibile nella giornata o nella settimana. Aver portato a termine il lavoro più stressante ti permette di affrontare in modo molto più positivo gli altri impegni della lista di cose da fare.

6. Suddividi i lavori grandi in lavori di minore entità

Se le dimensioni di un progetto ti preoccupano, suddividilo in attività più piccole. Iniziare a eliminare voci dalla lista delle cose da fare ti offre la sensazione di aver compiuto dei progressi verso l'obiettivo finale.

7. Premiati con piccoli incentivi

Ogni volta che completi un'attività della lista delle cose da fare, concediti un premio, ad esempio una breve pausa, un drink o qualche minuto sui social media. Se alla fine del lavoro ti aspetta un piacevole incentivo, riuscirai a completarlo più rapidamente.

8. Concediti tutte le pause pianificate

Fare una pausa è di aiuto sotto molti aspetti, dalla concentrazione alla riduzione dello stress. Se pensi che lavorare durante la pausa pranzo sia importante per portare a termine il tuo incarico, sappi che in realtà potrebbe rallentarti.

9. Delega o automatizza le attività se e quando puoi

Quando il carico di lavoro è eccessivo, non sacrificarti, ma piuttosto chiedi aiuto a qualcuno o, ancora meglio, cerca una tecnologia che svolga il lavoro al posto tuo, ad esempio usando un bot per inviare e raccogliere i risultati di un sondaggio.

10. Monitora la tua produttività nel tempo e cerca eventuali tendenze (ad esempio, ostacoli che incontri regolarmente)

Tieni traccia delle ore lavorate e registra in modo onesto i tempi produttivi e non produttivi. Dopo aver raccolto un po' di informazioni, esamina i dati e cerca uno schema di ciò che aumenta la tua produttività o ti rallenta, quindi usalo come base per una strategia di ottimizzazione del lavoro.

Non perderti le novità

Ricevi le ultime notizie e gli insights dal personale operativo.

Inviando questo modulo, accetti di ricevere comunicazioni e-mail relative alle iniziative di marketing da Facebook, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti e promozioni. Puoi revocare il consenso e decidere di annullare l'iscrizione a questo servizio in qualsiasi momento. Confermi inoltre di aver letto e accettato le condizioni sulla privacy di Workplace.

9 metodi per migliorare ulteriormente la tua produttività personale

9 metodi per migliorare ulteriormente la tua produttività personale

Se vuoi aumentare ulteriormente la tua produttività personale, puoi sempre imparare alcune comprovate tecniche di produttività. Cerca la più adatta alle tue esigenze tra le tante disponibili.

Eccone alcune da provare:

SMART sta per specifico, misurabile, accessibile, rilevante e temporalmente definito. Creato da Peter Drucker, questo metodo si basa su una sequenza dettagliata che aiuta le persone a stabilire obiettivi realistici e quindi a raggiungerli lavorando in modo semplice e costante.

Questa tecnica di gestione del tempo ideata da Francesco Cirillo si basa su un sistema semplice: lavorare per brevi cicli da 25 minuti intervallati da pause regolari. Il nome è dovuto al fatto che Cirillo ha creato questo metodo usando un timer a forma di pomodoro quando era studente all'università.

Kanban è una tecnica di gestione dei progetti semplice ma efficace. Tutto ciò che occorre sono alcune note adesive e una tabella con tre colonne: "Da fare", "In corso" e "Fatto". Spostare le note da sinistra a destra nella tabella ti permette di visualizzare il percorso di completamento delle attività e ti fornisce una panoramica completa di quelle ancora da gestire durante giornata.

Metodo ispirato alla frase di Mark Twain "Mangia una rana viva come prima cosa al mattino e niente di peggio potrà capitarti per il resto della giornata". Brian Tracy ha basato questa tecnica per la produttività su un semplice concetto: completa l'attività più complessa per prima non appena inizi a lavorare e il resto della giornata ti sembrerà molto meno impegnativo.

Questo acronimo sta per "must have" (deve), "should have" (dovrebbe), "could have" (potrebbe) e "would have" (vorrebbe). Si tratta di un metodo semplice che consente di creare una gerarchia delle attività da svolgere dalla più alla meno urgente. Le attività "must" sono quelle che richiedono un'attenzione immediata (ad esempio, rispondere a un messaggio importante), mentre le attività "would" sono obiettivi meno specifici da raggiungere in futuro (ad esempio, ottenere una promozione).

Ideato da uno studente di informatica, il metodo Sistemista si combina con l'app Todoist per semplificare vari flussi di lavoro aiutandoti, al tempo stesso, a stabilire un equilibrio ottimale con altre responsabilità collaterali.

La famosa tecnica GDT di David Allen considera la tua mente come una casella di posta in entrata e suddivide le attività in cinque categorie: acquisire, chiarire, organizzare, riflettere e interagire. Questo metodo incoraggia gli utenti a concentrarsi su una cosa alla volta, archiviando o addirittura eliminando le attività di minore importanza.

Questa tecnica permette al metodo GDT di David Allen di compiere un ulteriore passo avanti. Basandosi sui cambiamenti di comportamento richiesti per adattarsi a GTD, ZTD incoraggia le persone a non fermarsi a pensare alle attività, ma a completarle. È il metodo ideale per chi preferisce l'azione alla riflessione.

È noto anche come metodo Seinfeld, sebbene lo stesso Seinfeld dichiari di non avere niente a che fare con questa tecnica. Don’t Break the Chain, ovvero "non spezzare la catena", insegna agli utenti a considerare tutte le voci completate ed eliminate dalla lista delle cose da fare come un ulteriore passo avanti verso una futura versione migliore di se stessi. È un ottimo metodo per incentivare le persone che attribuiscono valore ai progressi personali.

I migliori strumenti per la produttività personale

I migliori strumenti per la produttività personale

Gli strumenti per la produttività personale sono numerosi.

Strumenti per la pianificazione della produttività

Gli strumenti per la pianificazione della produttività ti aiutano a monitorare la programmazione, le attività, i progetti e gli obiettivi tuoi e del tuo team. Esistono numerosi strumenti di pianificazione digitalizzati, anche se alcune persone continuano a preferire la versione cartacea.

Strumenti di monitoraggio del tempo

Gli strumenti di monitoraggio del tempo possono combinare attività di progetto e traguardi da raggiungere con liste di cose da fare e possono essere usati per la programmazione anticipata. Offrono diversi vantaggi, tra cui la possibilità di usare le statistiche che generano per verificare il tempo impiegato per svolgere varie attività.

Potrebbe interessarti anche:

Potrebbe interessarti anche:

Questo articolo ti è stato di aiuto?
Grazie per il tuo feedback

Post recenti

Produttività | 11 minuti di lettura

Cos'è la produttività e perché è importante?

La produttività era un tema caldo ancora prima dei lockdown imposti in ogni parte del mondo. Adesso ha assunto un'importanza cruciale per le aziende. Scopri cosa s'intende per produttività, come misurarla e come aumentarla dopo la pandemia.

Produttività | 10 minuti di lettura

Tecniche di gestione del tempo

Visti i continui cambiamenti del modo di lavorare e dei luoghi in cui lavoriamo, è fondamentale aiutare il personale operativo e in smart working a rimanere coinvolto e produttivo. Ecco alcune utili tecniche di gestione del tempo.

PRODUTTIVITÀ | 9 minuti di lettura

Principali suggerimenti sulla produttività

Aumenta la produttività mentre ti adegui al nuovo mondo del lavoro. Ecco 25 modi per aumentare la produttività generale, impedire alle e-mail di sottrarti troppo tempo e ottenere il massimo dagli strumenti per la pianificazione della produttività.