Stili di presentazione: i consigli degli esperti per creare presentazioni migliori

A prescindere da cosa dovrai presentare (un progetto di business, un messaggio a tutta l'azienda, un corso di formazione) vorrai avere il massimo impatto. Abbiamo raccolto suggerimenti a cura di esperti nel preparare presentazioni estremamente efficaci.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 8 MINUTI DI LETTURA
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A prescindere da cosa dovrai presentare (un progetto di business, un messaggio a tutta l'azienda, un corso di formazione) vorrai avere il massimo impatto. Abbiamo raccolto suggerimenti a cura di esperti nel preparare presentazioni estremamente efficaci.

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Metodi di presentazione

Esistono molte teorie sugli stili di presentazione. Non si tratta di una sorpresa, in quanto le presentazioni sono ancora un elemento fondamentale nella comunicazione aziendale. Esiste quindi una grande varietà di tecniche: dalle presentazioni con slide rapide e sintetiche a quelle basate sui dati, ricche di numeri e informazioni, fino all'approccio narrativo con aneddoti per coinvolgere il pubblico.

Tuttavia, per quanto sia utile conoscere vari metodi di presentazione, la maggior parte delle persone si chiederà sempre come rendere la presentazione efficace per chi deve presentare. Come ottenere quello che vogliamo con le nostre presentazioni? Come trovare una connessione con le persone? Come assicurarsi di coinvolgere (e non annoiare) il nostro pubblico? Ecco i pensieri degli esperti.

Sii consapevole del motivo della presentazione

Sii consapevole del motivo della presentazione

Prima di creare bellissime slide e provare il discorso davanti allo specchio, ti conviene fare un passo indietro e pensare a cosa vuoi ottenere con la presentazione.

Una persona che ne sa molto a riguardo è Jesse Evans, autodefinitosi Customer Education and Training Geek presso Workplace. "Che tu stia presentando o insegnando, sei sempre in una posizione in cui devi persuadere le persone" afferma. "Stai provando a cambiare un atteggiamento. L'obiettivo è sempre quello: vuoi che qualcuno faccia o pensi a qualcosa in un modo diverso."

David Bliss, fondatore di Brunel Harper, azienda di formazione e coaching, la pensa allo stesso modo. "Devi conoscere il percorso della storia" spiega. "Quale risultato vuoi raggiungere? Quali sensazioni vuoi fare sentire al tuo pubblico? Cosa vuoi che faccia al termine della presentazione? Come farai a sapere che lo faranno?"

Una volta trovate le risposte a queste domande, puoi iniziare a creare la presentazione.

La presentazione non è su di te

La presentazione non è su di te

Le persone che devono fare da relatore si preoccupano sempre di loro stesse: come presentarsi al pubblico? Il pubblico capirà? Quali tecniche di presentazione usare? Secondo gli esperti, soffermarsi troppo su questi aspetti è un errore.

Le introduzioni lunghe, ad esempio, sono da evitare. Semplicemente, non interessano alle persone. "Scegli di comunicare solo le informazioni personali necessarie per farti apparire credibile e meritevole dell'attenzione del pubblico. Dopodiché, convincilo di questo attraverso le cose che dici e il modo in cui le dici" spiega Jesse.

David è d'accordo: "Una presentazione è solo per il pubblico. Troppo spesso, le presentazioni arrivano a parlare dell'esperienza e delle competenze della persona o dell'azienda. In realtà, se presenti per un gruppo di persone, a queste interessano solo le informazioni necessarie per capire. Le tue esperienze e competenze sono date per scontate."

Tecniche di presentazione: domanda, ascolto e risposta

Tecniche di presentazione: domanda, ascolto e risposta

"La regola più importante in assoluto è non dire mai qualcosa che possono dirti loro" sostiene Jesse. Se vuoi che le persone intervengano devi fare domande, ma prima devi creare uno spazio sicuro per invogliarle a partecipare. Stimola le persone a parlare e trova la pazienza e il coraggio di attendere le risposte. "Segui la regola dei 7 secondi" consiglia Jesse. "Fai una domanda e ripetila sempre, ma concedi al pubblico almeno 7 secondi per la risposta e non rispondere con sollievo alla prima cosa che viene detta."

Se le persone sono molto riluttanti e la tua presentazione è virtuale, la chat privata può tornarti utile: rispondere a domande visualizzate nella chat (anche se non ce ne sono ancora) può stimolare le persone a partecipare.

Quando iniziano a parlare, dai valore a quello che dicono. "Rispondi sempre, menzionando il nome della persona" spiega Jesse. "Lavora su questo e vedrai come le persone si sentiranno sicure e vogliose di rischiare."

Pensa anche a come rispondere. "Eleva al massimo le tue capacità di ascolto ma, soprattutto, usa il linguaggio che usa il pubblico, senza reinterpretarlo" dice David. "Usando lo stesso linguaggio, fai capire alla persona che ha fatto la domanda che l'hai ascoltata del tutto."

Sii flessibile durante la presentazione

Sii flessibile durante la presentazione

È il giorno della grande presentazione. Il lavoro del team è stato perfetto e hai provato per ore. Tuttavia, proprio mentre pensi che le cose stanno andando alla grande, un potenziale cliente ti spiazza con una domanda difficile. È un problema? Non necessariamente, afferma David. Sapere affrontare gli imprevisti è fondamentale per avere successo.

"Dico sempre che, se riesci a interagire all'inizio della presentazione, il pubblico ti dirà cosa vuole sapere veramente. E potrebbe essere qualcosa che non hai preparato" spiega.

"I relatori che ascoltano per davvero ogni tipo di segnale verbale delle persone, che pensano 'In realtà, stanno chiedendo anche questo. Come mi adatto sul momento?' sono quelli ottengono i risultati, perché danno l'impressione di essere flessibili. Sanno ascoltare. Si basano su quello che sentono, piuttosto che sulla loro agenda."

PowerPoint non è il tuo leggio

PowerPoint non è il tuo leggio

A un certo punto, qualsiasi relatore o relatrice si ritroverà a pensare (molto) alle sue slide. Come assicurarsi che rendano la presentazione migliore, piuttosto che noiosa?

"PowerPoint offre effetti visivi e aiuta le persone a ricordare i concetti fondamentali, ma non deve essere il tuo copione" sostiene Jesse. "PowerPoint è come avere un leggio: se ne hai uno e lo usi bene, può essere perfetto, ma molte persone finiscono per rimanerci attaccate, rimanendo statiche. In questo modo, non si sfrutta lo spazio a disposizione e la presentazione non è molto coinvolgente. Il problema, però, non è PowerPoint, ma il modo in cui lo usano le persone."

Il punto è non sovraccaricare le persone con slide troppo complicate.

"Usa le slide per sottolineare concetti nel momento giusto e per provocare domande" spiega Jesse. "L'eccesso di elementi visivi, ovviamente, è un problema reale. Preparane pochi, soprattutto nel caso del testo: inserisci solo alcune parole per slide, lasciando lo spazio relativamente libero per consentire al cervello di concentrarsi sulle informazioni importanti."

Pensa alle tecniche di presentazione

Pensa alle tecniche di presentazione

A prescindere dal tuo approccio in generale, per trasmettere il tuo messaggio esistono alcune tecniche comprovate.

Per dimostrazioni di decision-making, ad esempio, Jesse sostiene il formato "I do, we do, you do". Mostra il processo e la linea di pensiero, quindi lavora con il pubblico su una situazione pratica che rappresenti il processo decisionale. Infine, offri alle persone la possibilità di elaborare in autonomia un secondo scenario, quindi fai domande per assicurarti che siano giunte alla conclusione corretta per i motivi giusti.

In alternativa, prova l'approccio problema-soluzione:

  • Pensa a cosa vuoi che le persone facciano diversamente.
  • Invita il pubblico a parlarti del problema che sta cercando di risolvere.
  • Presenta cosa vuoi che facciano le persone per risolverlo.

Jesse spiega: "Ad esempio, durante le mie lezioni di tecniche di presentazione, chiedo: 'Cosa rende noiosa una presentazione?' Pensa alle presentazioni virtuali a cui hai partecipato in precedenza e prendi in considerazione cosa hanno fatto i relatori quando l'esperienza non è stata buona."

"Ti hanno detto quali sono i problemi, quindi sono tutti d'accordo. Adesso, quando illustri un cambio di comportamento, presentalo come una soluzione a un problema che hanno definito come reale."

Le presentazioni sono adatte al virtuale

Le presentazioni sono adatte al virtuale

La pandemia ha trasformato il modo in cui creiamo presentazioni. Improvvisamente, invece che in un corso di formazione o in una sala conferenze, ci siamo trovati di fronte a uno schermo. Ma questo non è solo diverso: può essere un vantaggio.

"Chiunque può parlare" spiega Jesse. "Hai una chat dove tutti possono entrare e fare domande. Questo ti dà maggiori possibilità di interazione con le persone, ma vuol dire anche che devi farlo in modo diverso.

"Penso che il peccato peggiore che si possa commettere in una presentazione virtuale (e lo fanno tutti) è annunciare una sessione di domande e risposte alla fine e chiedere al pubblico di tenersi le domande fino a quel momento."

Per evitare questo, hai bisogno di qualcuno che ti aiuti leggendo le domande nella chat. "Serve un volontario ogni 50 persone" dice Jesse. "Ho presentato per migliaia di persone con un piccolo esercito di specialisti che raccoglievano le domande sul momento. In questo modo, ti assicuri che tutte le persone abbiano un'esperienza fantastica, anche se sono letteralmente migliaia."

Quando fai una presentazione virtuale, hai il ruolo di regista: prepara bene la messa in scena. "Gli occhi e la testa devono essere allo stesso livello del pubblico" spiega David. "Dovresti riuscire a guardare direttamente nella fotocamera. È molto importante avere fonti di luce da 2 direzioni diverse, per evitare ombre. Infine, lo sfondo dovrebbe essere neutro: le persone non devono chiedersi che libro hai alle spalle o pensare che le tue piante hanno sete."

"Accentua leggermente la tua gestualità rispetto al normale. Usala per creare enfasi e fai in modo che sia sempre ben visibile."

Mostra autenticità durante la presentazione

Mostra autenticità durante la presentazione

A prescindere dalle tecniche che usi, parte del successo si basa sull'autenticità e credibilità che trasmetti come persona. Come trovare, allora, il tuo stile unico di presentazione?

"Uno dei fattori chiave delle presentazioni consiste nel fatto che dobbiamo fidarci della persona che ci sta parlando" spiega David. "Ci fidiamo di più di una persona che si mostra con tutte le sue debolezze, piuttosto di qualcuno che sembra voglia esibirsi."

"Non bisogna essere ingegneri nucleari per saper comunicare e presentare" continua. "Si possono imparare tecniche per migliorare e avere maggiore fluidità, ma sono solo esercizi. Non è molto diverso dall'imparare a guidare."

"La chiave non sono capacità tecniche come muoversi, gesticolare e avere una voce potente. Il primo dubbio da superare è quando ti chiedi: 'Credo di poterlo fare?' Se non lo credi o se sono presenti elementi di insicurezza o di sindrome dell'impostore, devi prima affrontare questo problema."

"Penso che ci sia sempre questa strana tensione tra le cose di comprovata efficacia e quelle più autentiche per te" dice Jesse. "Se hai fortuna, scoprirai che sono molto simili. Prima di sviluppare il tuo stile (ed è importante, perché il pubblico capisce quando manca autenticità) devi imparare cosa funziona per davvero."

"Troppo spesso diciamo che tutte le opzioni sono ugualmente valide. Non lo sono, in realtà. Ci sono cose che funzionano e altre no. Alcune funzionano per te, ma non per qualcun altro. Tuttavia, esiste una serie di meccanicità da imparare."

"Prima di tutto, quindi, devi scoprire cosa funziona veramente, poi capire come adattare la tua personalità di conseguenza."

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