Produttività e ore lavorate
Il numero di ore lavorate non è l'unico fattore che influisce sulla produttività. È importante anche dove e come si lavora.
Il miglioramento della produttività è diventato un obiettivo fisso per le organizzazioni e le persone che vi lavorano.
Anche se aumentare le ore di lavoro sembra la soluzione più logica per incrementare la produttività, la ricerca dimostra che a essere importante non è solo il numero di ore lavorate, ma anche quando e dove si lavora.
La relazione tra ore lavorate e produttività è complessa. Il nostro scopo è esaminare l'impatto di fattori quali settimana di lavoro corta, straordinari, orari flessibili, ore di lavoro ottimali e uso di uno strumento per il monitoraggio del tempo produttivo per aiutarti a individuare i punti di forza relativi alla produttività.
Legame tra ore lavorate e produttività
Prima di esaminare le componenti specifiche della produttività, è importante comprendere il concetto fondamentale di tempo produttivo. Il tempo produttivo indica le ore durante cui una persona è realmente concentrata e in grado di eseguire le attività con efficienza.
Numerose ricerche dimostrano che la produttività tende a diminuire una volta superata una determinata soglia di ore lavorate. Tale soglia varia a seconda della persona, ma è stato da tempo accertato che nella maggior parte dei casi il limite è di circa 40 ore settimanali. Andando oltre subentra la stanchezza e la produttività tende a calare.
La settimana corta è più produttiva?
Alcuni studi suggeriscono che, nel rapporto tra produttività e ore lavorate, meno può essere meglio. Questo è confermato dai risultati ottenuti dalle organizzazioni che hanno provato a introdurre la settimana lavorativa di quattro giorni e che hanno riscontrato un aumento della soddisfazione dei dipendenti, mantenendo o persino aumentando allo stesso tempo i livelli di produttività.
La settimana corta potrebbe tuttavia essere ulteriormente ridotta. Un sondaggio condotto dalla community per gli ambienti di lavoro Blind ha rivelato che il 45% degli intervistati lavora solo quattro ore, o meno, al giorno, evidenziando come la qualità sia più importante della quantità.
Qual è la relazione tra ore di straordinario e produttività?
A volte, gli straordinari sono necessari, ma quando diventano una consuetudine possono portare al burnout e a un calo della produttività. La ricerca dimostra che una quantità di ore di straordinario eccessiva può causare una riduzione del ritorno economico per le aziende, poiché i dipendenti sono meno concentrati ed efficienti.
È quindi essenziale che le organizzazioni si impegnino per trovare un equilibrio tra rispettare le scadenze e garantire il benessere dei dipendenti.
Le conseguenze negative di un numero eccessivo di ore di straordinario includono:
Calo della produttività
Come rivelato da una ricerca della Stanford University, dopo aver lavorato un certo numero di ore in una settimana la produttività si riduce.
Il picco si verifica intorno alle 49 ore, dopo di che inizia a diminuire. Chi lavora regolarmente più di 50 ore la settimana tende ad avere un considerevole calo della produttività.
Impatto su salute e benessere
L'impatto negativo di un numero eccessivo di ore di straordinario sulla salute mentale e fisica dei dipendenti non può essere sottovalutato.
L'Organizzazione Mondiale della Sanità associa gli orari di lavoro lunghi (inclusi gli straordinari) a un aumento del rischio di problemi di salute, tra cui malattie cardiovascolari e disturbi mentali. I dipendenti che lavorano troppo hanno maggiori probabilità di soffrire di burnout, con un ulteriore danno per la produttività.
Straordinari e infortuni sul lavoro
Le statistiche della US Occupational Safety and Health Administration (OSHA) mostrano una correlazione tra orari di lavoro lunghi e infortuni sul lavoro.
L'OSHA segnala che i dipendenti che lavorano per molte ore, inclusi gli straordinari, sono più a rischio di incidenti dovuti a stanchezza e minore concentrazione.
Coinvolgimento dei dipendenti
Nei dipendenti che fanno regolarmente gli straordinari è più probabile che il coinvolgimento si riduca.
Sono infatti meno motivati e produttivi e più propensi a lasciare l'impiego. Questo può influire negativamente sulla produttività complessiva e sui tassi di ricambio del personale dell'organizzazione.
Gli orari flessibili hanno aumentato la produttività?
Originariamente introdotti per migliorare il benessere del personale, gli orari flessibili hanno dimostrato di avere un effetto decisamente positivo sulla produttività.
Consentono infatti ai dipendenti di lavorare nei momenti di maggiore concentrazione e attenzione, in linea con l'idea che la produttività individuale varia nel corso della giornata.
Un recente report di Gartner dimostra che la stragrande maggioranza dei lavoratori digitali considera la possibilità di stabilire il proprio orario di lavoro come una componente essenziale della produttività.
Secondo il report, questa flessibilità offre i vantaggi indicati di seguito.
Maggiore produttività: il 43%, una percentuale sbalorditiva, di lavoratori digitali ha dichiarato che l'orario di lavoro flessibile aumenta la loro produttività.
Riduzione del tempo per i meeting: secondo il 19% dei lavoratori, l'orario flessibile ha ridotto il tempo richiesto dai meeting.
Ambiente di lavoro più produttivo: il report rivela inoltre che il 26% dei dipendenti apprezza la possibilità di scegliere lo spazio fisico in cui lavorare. Se personale è soddisfatto, spesso è anche più coinvolto e motivato e questo contribuisce ad aumentare i livelli di produttività.
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Quali sono le ore più produttive della giornata lavorativa?
Le ricerche sui ritmi circadiani rivela che in determinate ore del giorno la produttività aumenta. Nella maggior parte delle persone, la funzione cognitiva raggiunge il picco massimo di mattina. Con il passare delle ore, la produttività tende quindi a diminuire.
Lo schema di produttività più comune è il seguente:
Picco mattutino
Le capacità cognitive, tra cui l'attenzione, raggiungono la soglia massima in tarda mattinata, in genere tra le 10:00 e mezzogiorno, con il cosiddetto "picco mattutino" della produttività.
È in questa fascia oraria che le persone sono più attente e concentrate ed è quindi il momento ideale per affrontare le attività complesse, risolvere i problemi e prendere decisioni.
Calo pomeridiano
Gli studi hanno rilevato un calo naturale dell'attenzione e della produttività nel primo pomeriggio, di solito tra le 14:00 e le 16:00, periodo a volte definito come "calo pomeridiano".
Poiché i livelli di concentrazione e di energia possono ridursi, è il momento giusto per le attività amministrative o di routine o per una breve pausa.
Secondo picco
Le prestazioni cognitive tendono ad aumentare nuovamente tra il tardo pomeriggio e la sera, dalle 16:00 alle 18:00 circa, considerato il "secondo picco".
Questa è la fascia oraria perfetta per la creatività, il brainstorming e la collaborazione.
Ore serali
In genere, la sera non è il momento di maggiore produttività, ma le cosiddette "civette" sono più concentrate e produttive proprio in tarda serata e di notte.
Per tali persone, è infatti questo l'orario perfetto per svolgere le attività che richiedono maggiore concentrazione o creatività.
L'uso di strumenti di monitoraggio aumenta la produttività dei dipendenti?
Gli strumenti di monitoraggio del tempo produttivo aiutano le persone a controllare e gestire efficacemente il proprio tempo.
Anche se non tutti gli strumenti sono uguali, trovare quello con le funzioni giuste può fornirti insight preziosi e consentire ai dipendenti di gestire al meglio tempo e attività.
Di seguito sono riportati alcuni strumenti di monitoraggio che aiutano il personale ad aumentare la produttività.
Consapevolezza del tempo: gli strumenti di monitoraggio del tempo forniscono alle persone informazioni su come distribuiscono il proprio tempo. Disporre di una vista che indica come vengono impiegate le ore lavorative consente loro di individuare le attività che causano perdite di tempo e di migliorare la gestione del tempo stesso.
Impostazione di obiettivi e assegnazione di priorità: monitorare la produttività consente al personale di impostare obiettivi e attribuire una priorità alle attività.
Eliminazione delle distrazioni: gli strumenti di monitoraggio del tempo aiutano i dipendenti a individuare distrazioni e interruzioni. Dopo averle identificate, possono intervenire per ridurle al minimo, ad esempio disattivando le notifiche o impostando periodi di silenzio.
Efficienza nelle attività: il monitoraggio del tempo dedicato a specifiche attività fornisce alle persone informazioni sulla loro efficienza. Aiuta infatti a identificare le attività che richiedono più tempo del previsto, permettendo di migliorare le procedure e portare a termine più rapidamente ogni incarico.
Gestione dei progetti: gli strumenti di monitoraggio del tempo spesso si integrano con quelli di gestione dei progetti, per consentire al personale di verificare i progressi compiuti. Grazie alla visibilità in tempo reale, i dipendenti riescono a rispettare la pianificazione e le scadenze, aumentando la produttività complessiva.
Responsabilità e motivazione: sapere che le ore di lavoro sono monitorate può motivare il personale a mantenere la concentrazione.
Ottimizzazione delle pause: gli strumenti di monitoraggio della produttività spesso includono funzioni per il controllo dei tempi di pausa. Le persone possono usare questi dati per verificare se le pause sono sufficienti per recuperare le energie.
Flessibilità e adattabilità: il monitoraggio della produttività può essere adattato a preferenze e stili di lavoro differenti. Questi strumenti permettono infatti al personale di provare vari schemi di lavoro e diverse routine, in modo da scoprire quale sia la soluzione più produttiva.
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