Cosa sono gli strumenti per la pianificazione della produttività?

Cosa sono gli strumenti per la pianificazione della produttività?

Tutti abbiamo, anche inconsciamente, un sistema per la produttività: prendiamo appunti su bloc notes, attacchiamo note adesive sul frigo o ci lasciamo promemoria vocali sul telefono. In questi tempi di incertezza, uno strumento di pianificazione, che sia digitale o analogico, può rappresentare una tecnica fondamentale per la gestione della produttività.

Avere tutto in ordine e organizzato può aiutare quando ci sentiamo sopraffatti e dobbiamo prestare attenzione a diverse priorità senza tuttavia perdere di vista il quadro generale. Gli strumenti per la pianificazione della produttività possono risultare particolarmente utili in questo momento in cui molti team lavorano da remoto e monitorare i progressi di un progetto o ricordare tutti i meeting è sempre più difficile.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Gli strumenti di pianificazione essenziali, chiamati anche agende giornaliere o organizer personali, sono un modo per monitorare la programmazione, le attività, i progetti e gli obiettivi del tuo team. Sono passati decenni dal momento di massimo splendore delle agende negli anni '80, quando questi bloc notes ad anelli, che contenevano un calendario, una rubrica, una lista delle attività e pagine vuote per le note, erano di tendenza. Oggi, decine di programmi software e app offrono gli stessi vantaggi della pianificazione analogica. Questi strumenti, distribuiti in tutta l'organizzazione, possono rivelarsi essenziali per ottimizzare il lavoro dei team e i progetti.

Tuttavia, nonostante la natura sofisticata degli attuali strumenti di produttività digitali, le agende in formato cartaceo, dai bullet journal ai semplici diari, sono ancora molto popolari. Quali sono i motivi e come è possibile completarli con i moderni strumenti per la pianificazione della produttività digitali?

Lo sapevi? Le agende quotidiane sono state introdotte negli anni '30 da Gustav Grossmann, convinto che potessero aiutare le persone ad aumentare la produttività e a gestire le proprie vite in modo "razionale" se usate rispettando le istruzioni fornite.

Qual è la metodologia alla base degli strumenti per la pianificazione della produttività?

Qual è la metodologia alla base degli strumenti per la pianificazione della produttività?

Chiunque può prendere nota di alcune attività per poi eliminarle da una lista di cose da fare, quindi cos'è che rende differente uno strumento di pianificazione della produttività? La risposta è l'uso di una metodologia che, una volta applicata, può aiutarci a stabilire e mantenere delle abitudini e a raggiungere i nostri obiettivi. Per utilizzare la metodologia, è necessario trovare lo strumento per la pianificazione della produttività adatto alle esigenze dei singoli team.

Che tipi di strumenti per la pianificazione della produttività esistono?

Che tipi di strumenti per la pianificazione della produttività esistono?

La varietà di strumenti è tale da poter soddisfare le esigenze di chiunque decida di strutturare le giornate, le settimane o gli anni. Il tipo scelto dipende da obiettivi e priorità. La versione più dettagliata è quella giornaliera, perfetta per le persone che necessitano di avere a disposizione sempre e rapidamente informazioni che le aiutino a gestire la propria lista delle cose da fare. Gli strumenti per la pianificazione settimanale forniscono un quadro più ampio delle attività da svolgere. Le versioni mensili o annuali consentono di monitorare, gestire e sviluppare obiettivi a medio e lungo termine. Definisci il tuo obiettivo e scegli lo strumento di pianificazione più adatto.

Domande comuni sugli strumenti per la pianificazione della produttività

Domande comuni sugli strumenti per la pianificazione della produttività

Gli strumenti di pianificazione aumentano la produttività?
Gli strumenti di pianificazione aumentano la produttività?

È stato dimostrato che l'uso di uno strumento di pianificazione aumenta la produttività. Come dichiarato dal guru della produttività Brian Tracey: "La capacità di elaborare un buon piano prima di agire è una misura della tua competenza generale. Più efficace è il piano, più semplice sarà non procrastinare e avviare e portare avanti il lavoro."

Uno strumento di pianificazione ti consente non solo di pianificare progetti e obiettivi, ma anche di riflettere sui progressi compiuti a livello individuale e di team e su come migliorare.

Qual è il miglior strumento per la pianificazione della produttività?
Qual è il miglior strumento per la pianificazione della produttività?

Questo è soggettivo. Quando si tratta di produttività, ognuno ha il suo stile. Alcune persone pianificano tutto fino al minimo dettaglio, suddividendo le attività in passaggi intermedi, mentre altre preferiscono tenere sempre d'occhio il quadro generale. Il tipo di strumento di pianificazione che scegli per il team deve rispecchiare il tuo stile o essere abbastanza flessibile da adattarsi.

Il primo fattore da considerare per stabilire qual è lo strumento per la pianificazione della produttività giusto per il tuo team è il motivo per cui ne hai bisogno. Ti serve solo per organizzare il lavoro o vuoi usarlo anche per la tua produttività personale e gli impegni accademici? Cerchi uno strumento per supportare i piani quotidiani del tuo team, obiettivi a lungo termine o entrambi? Gli esperti suggeriscono di evitare strumenti per la pianificazione della produttività fissi e molto strutturati, a meno che le persone siano completamente disorganizzate e non abbiano alcuna familiarità con la gestione del tempo.

La tua organizzazione potrebbe aver bisogno di strumenti per la pianificazione della produttività dotati di elementi particolari, ad esempio un calendario o una lista delle attività. Sia le versioni digitali che quelle analogiche possono offrire un supporto motivazionale positivo sotto forma di richiami e promemoria o di ludicizzazione, ideale per i procrastinatori. Alcuni strumenti di pianificazione sono molto specifici, mentre altri sono più generici.

Se uno dei requisiti essenziali è mantenere la connessione con altre persone dell'organizzazione, occorre uno strumento per la pianificazione della produttività particolare. Allo stesso modo, se ti occorre uno strumento per la pianificazione che sia compatibile con altri software già in uso nell'azienda, la tua scelta sarà limitata.

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Cosa devo cercare in uno strumento per la pianificazione della produttività cartaceo?
Cosa devo cercare in uno strumento per la pianificazione della produttività cartaceo?

La popolarità degli strumenti cartacei ha resistito nonostante tutto il mondo sia passato dall'analogico al digitale. Di seguito sono riportati alcuni dei motivi principali. Una ricerca dimostra che scrivere una lista delle cose da fare e programmare la giornata aumenta il coinvolgimento verso le attività da svolgere. A supporto di questa affermazione, la neuroscienza ha rilevato che scrivere i propri obiettivi aumenta le probabilità di raggiungerli.

Scrivere aiuta a ricordare. Molte persone ritengono di essere più concise e concentrate quando scrivono su carta e alcuni dei dipendenti più creativi della tua organizzazione potrebbero ottenere risultati migliori se sono stimolati visivamente dai colori e se possono scarabocchiare sui margini dei fogli. Non esiste un modo giusto o sbagliato. Ognuno deve capire cosa è meglio per sé e per il proprio team e fornire all'organizzazione i migliori risultati.

  • Dimensioni: preferisci qualcosa di piccolo e facile da trasportare in borsa o in tasca o un formato più grande per prendere nota di tutte le tue idee?
  • Peso: il peso dello strumento che scegli diventa importante se ti sposti spesso.
  • Portabilità: se viaggi molto, ti occorre uno strumento facile da trasportare nel bagaglio.
  • Formato: alcuni strumenti più flessibili sono dotati di pagine e sezioni semplici da spostare, mentre altri sono fissi e molto strutturati. Spesso hai la possibilità di scegliere tra formato verticale o orizzontale.
  • Con o senza data: se non intendi usare lo strumento di pianificazione ogni giorno, puoi sceglierne uno in cui non è indicata la data.

Lo sapevi? Nonostante la sua fama di tempio della tecnologia, in Giappone si fa ancora ampio uso di strumenti di pianificazione cartacei di qualsiasi forma e dimensione, ad esempio il bullet journal, un sistema di organizzazione personale in cui le informazioni vengono ordinate usando dei simboli.

Quanto sono efficaci gli strumenti per la pianificazione della produttività?
Quanto sono efficaci gli strumenti per la pianificazione della produttività?

Negli ambienti di lavoro moderni, gli strumenti per la pianificazione della produttività digitali offrono vantaggi innegabili. Questi si sono molto evoluti dal lancio del Palm Pilot originale nel 1996 e, come quelli in versione cartacea, sono disponibili in formati sia fissi che flessibili.

Uno dei vantaggi principali degli strumenti digitali è la possibilità di condividerli con il team e poter accedere ai calendari e alle liste delle attività di tutti. Consentono di suddividere i progetti in sezioni più piccole e facili da gestire, per poi assegnare i vari segmenti di attività a diversi membri del team. Inviano inoltre notifiche e avvisi, che svolgono il ruolo di richiami e promemoria, particolarmente utili per le persone che dimenticano gli appuntamenti o arrivano tardi alle riunioni.

Molti responsabili di team usano insieme strumenti per la pianificazione della produttività digitali e cartacei. Le persone spesso preferiscono il formato cartaceo per annotare appuntamenti o obiettivi personali e quello digitale per qualsiasi attività legata al lavoro. Puoi tuttavia incoraggiare il tuo team a usare lo strumento di pianificazione del gruppo anche per le attività personali, in modo da avere un quadro completo di tutti gli impegni. Una ricerca dimostra che le persone risultano più produttive al lavoro se la loro mente non deve pensare alla lista delle cose da fare.

Quali sono i principali vantaggi offerti dagli strumenti per la pianificazione della produttività digitali?
Quali sono i principali vantaggi offerti dagli strumenti per la pianificazione della produttività digitali?

Uno strumento per la pianificazione della produttività digitale ti consente di:

  • Rimanere in contatto con il tuo team
  • Consultare il calendario e la lista delle cose da fare di tutti
  • Testare, imparare e migliorare
  • Avere tutto a portata di mano su cellulare o tablet, dispositivi che hanno minori probabilità di essere dimenticati su un treno o un aereo
  • Disporre di maggiore flessibilità per apportare modifiche quando occorre
Introduzione nel team di un nuovo strumento per la pianificazione della produttività

Introduzione nel team di un nuovo strumento per la pianificazione della produttività

Prima di scegliere uno strumento per la pianificazione della produttività per il tuo ambiente di lavoro, chiedi consigli e opinioni ad altre persone e sfrutta la possibilità di effettuare prove gratuite di diversi software. Prova varie combinazioni di strumenti per la pianificazione della produttività fino a quando trovi quella più adatta alla tua azienda. Per individuare la soluzione giusta per le esigenze tue e del tuo team forse dovrai procedere per tentativi ed errori, quindi inizia subito a cercare lo strumento perfetto per aumentare la tua produttività.

Ricorda che l'introduzione di un nuovo strumento per la pianificazione della produttività in un team o in un'organizzazione implica alcuni cambiamenti. In caso di dubbi, scegli il sistema più semplice e in grado di gestire le attività critiche più importanti per il tuo team. In fin dei conti, come suggerito da Daniel Levitin, autore di The Organized Mind: "più è complesso il sistema, minori saranno le probabilità che le persone lo usino."

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