10 suggerimenti preziosi per aumentare la produttività tua e del tuo team

10 suggerimenti preziosi per aumentare la produttività tua e del tuo team

1. Ricorda di spiegare il "perché"

Inserire le attività in un contesto può motivare i team a eseguirle. Accertati che le persone conoscano l'impatto dei singoli incarichi sul progetto, i vantaggi che porteranno all'azienda o al cliente e come influiranno sul loro sviluppo personale. Un team che si sente adeguatamente informato è più ben disposto verso il lavoro.

2. Rifletti prima di organizzare riunioni

Le statistiche relative al tempo che si perde nelle riunioni sono terrificanti. Ecco un paio di esempi: il 67% dei dipendenti dichiara che troppe riunioni impediscono di svolgere al meglio il proprio lavoro, mentre il 68% dei professionisti statunitensi afferma che le riunioni male organizzate sono uno spreco di tempo. Quindi, la prima regola è: organizza riunioni solo se sono realmente necessarie e quando lo fai programmale in anticipo, prepara un piano e non invitare persone la cui presenza non è richiesta. Alla fine di ogni riunione, assicurati che tutti ricevano un elenco dei successivi passaggi da compiere. Per altri utili suggerimenti su un'organizzazione più efficiente delle riunioni, consulta strategie per riunioni efficaci.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

3. Migliora la gestione del tempo

Organizzare le tue giornate in modo efficace non solo ti aiuta a sfruttare al meglio il tempo, ma ti consente anche di ridurre lo stress legato all'accumulo di lavoro con il conseguente calo di produttività. Ecco perché, quando i membri del team lavorano da remoto, gestire il tempo in modo efficiente è ancora più importante. Se le persone non tengono sotto controllo le ore di lavoro svolte, è facile che i confini sbiadiscano, l'equilibrio tra lavoro e vita privata sia compromesso e la produttività diminuisca. Queste tecniche di gestione del tempo aiutano a risolvere il problema.

4. Assegna riconoscimenti e premi al tuo team

Esiste un legame tra l'assegnazione di un riconoscimento per un lavoro ben fatto e la produttività del team. I dipendenti ne sono convinti, come dimostra un sondaggio secondo cui il 78% dei lavoratori dichiara che i riconoscimenti aumentano la loro produttività. Il passaggio al lavoro ibrido e da remoto ha reso necessario cambiare la natura di premi e riconoscimenti. Non è possibile, ad esempio, proporre un invito a pranzo, ma la loro importanza è rimasta invariata. Le organizzazioni possono usare le piattaforme di comunicazione per assegnare riconoscimenti tramite notifiche estese all'intero team e inviare premi come coupon e buoni regalo ai lavoratori da remoto e al personale operativo.

5. Incoraggia pause brevi e frequenti

Il presenteismo, ovvero lavorare per un numero eccessivo di ore, non solo non aumenta la produttività, ma anzi può favorire l'esaurimento. Allontanarsi regolarmente dalla scrivania o dalla postazione di lavoro aiuta le persone a recuperare energia e schiarire la mente. Contribuisce inoltre a evitare i problemi muscolo-scheletrici che affliggono chi svolge un lavoro sedentario, soprattutto da casa. Anche pause pranzo regolari possono aiutare i team a ricaricare le batterie. Cerca di trasformare questa abitudine in una norma e di ricordarne l'utilità anche alle altre persone.

6. Automatizza il più possibile

La tecnologia non è mai stata così efficiente o accessibile, quindi perché sprecare tempo in attività che possono essere svolte dall'intelligenza artificiale o da software di automazione? Oggi, un piccolo investimento nell'automazione può liberare tempo e risorse e consentire alle persone di dedicarsi a lavori più interessanti, utili e gratificanti.

7. Delega con efficienza e collabora

Se all'interno del team il lavoro non è distribuito in modo uniforme, è il momento di riequilibrarlo. Verifica i carichi di lavoro dei singoli membri del team e consenti alle persone di delegare le attività quando necessario. Inizia tu per dare il buon esempio. Questo non solo è un ottimo metodo per aumentare la produttività personale, ma consente anche agli altri membri del team di diventare più produttivi e collaborativi.

8. Organizza contatti regolari con i membri del team

Il lavoro ibrido o da remoto ha molti aspetti positivi, ma è possibile che, dopo lunghi periodi di relativo isolamento, i dipendenti inizino a perdere le opportunità di socializzazione offerte dal posto di lavoro. Fortunatamente, esistono vari modi per mantenersi in contatto con i membri del team anche se non li si incontra di persona. È possibile, ad esempio, stabilire momenti fissi della settimana per incontri virtuali a due o in gruppo. Aiutare le persone a sentirsi connesse può aumentare notevolmente la produttività.

9. Raccogli tutti i risultati ottenuti alla fine di ogni periodo e cerca di superarli

Non ha senso cercare di aumentare la produttività se non ne conosci i livelli attuali. Prova vari metodi per misurare risultati e prestazioni monitorando le ore di lavoro rispetto alla creazione di valore e impegnati per comprendere le sfide affrontate dalle persone lungo il percorso. Durante il ciclo di lavoro successivo, prova quindi a superare tali sfide e verifica se le prestazioni migliorano.

10. Usa strumenti per la produttività e la pianificazione

Gli strumenti per la produttività e la pianificazione, da app per smartphone a piattaforme di collaborazione online, si sono notevolmente evoluti e, considerata la crescente diffusione del lavoro ibrido e da remoto, la loro popolarità è destinata ad aumentare. Poiché esistono numerosi strumenti per la produttività in grado di soddisfare le esigenze di qualsiasi tipo di azienda, ti consigliamo di dedicare un po' di tempo per trovare quello più adatto alla tua organizzazione.

9 suggerimenti per aiutarti a gestire al meglio le e-mail

9 suggerimenti per aiutarti a gestire al meglio le e-mail

Nonostante la diffusione della messaggistica istantanea aziendale, le e-mail svolgono ancora un ruolo importante. Rappresentano anche una delle principali sfide per la produttività nei moderni posti di lavoro. In media, chi lavora in ufficio riceve ogni giorno più di 120 e-mail. Calcolando un minuto a messaggio, la sola lettura richiederebbe due ore al giorno.

Come si può risolvere il problema? È possibile, innanzitutto, ridurre il numero (e aumentare la qualità) delle e-mail inviate e quindi gestirle in modo più efficiente. Ecco alcuni esempi di come le organizzazioni possono creare un mix ottimale di comunicazioni aziendali e migliorare le abitudini legate alla posta elettronica.

1. Personalizza i canali in base alle tue esigenze di comunicazione

Vuoi ringraziare un membro del team per qualcosa, ottenere informazioni su un progetto interno o condividere una barzelletta? Non usare l'e-mail. Configura un sistema di messaggistica istantanea e gruppi di progetto, evitando così il continuo intasamento delle caselle di posta.

2. Stabilisci un orario giornaliero per rispondere alle e-mail

Un modo per gestire le e-mail consiste nel controllare la posta solo in determinati momenti della giornata, l'ideale sarebbe al mattino presto e dopo pranzo. Le e-mail che arrivano nel pomeriggio possono aspettare di essere evase il giorno successivo. Suddividere le e-mail in questo modo ti permette di lavorare più a lungo senza interruzioni. Per un controllo ancora più avanzato della posta, puoi definire anche orari di ricezione dei messaggi.

3. Disattiva le notifiche delle e-mail quando non sono necessarie

Se sai di dover svolgere un lavoro e non vuoi interruzioni, disattiva le notifiche delle e-mail per alcune ore, in modo da ridurre le distrazioni. Puoi, ad esempio, impostare una notifica automatica di assenza dall'ufficio, in modo che le persone non si aspettino una risposta prima che tu abbia portato a termine l'incarico.

4. Organizza la tua posta

Reindirizza le e-mail a caselle di posta diverse. Questo ti consentirà di separare i messaggi che richiedono una risposta, ad esempio quelli inviati dai clienti, dalle e-mail di vendita e marketing che potrai leggere quando avrai tempo.

5. Migliora la scrittura delle e-mail

Invia e-mail uguali a quelle che ti piacerebbe ricevere. Indica sempre un oggetto, sii breve e chiarisci sin dall'inizio cosa ti occorre.

6. Concediti una pausa

Stabilire momenti specifici della giornata per rispondere alle e-mail non serve se finisci sempre per fare lo straordinario. Per risolvere il problema, concediti delle pause durante cui disattivare le notifiche e rilassarti.

7. Non scrivere e-mail troppo lunghe

Se ti rendi conto che la tua comunicazione richiede più di un paio di paragrafi, potresti optare per una telefonata o una videochiamata. In questo modo il tuo messaggio arriverà più rapidamente e il destinatario potrà darti una risposta immediata, con un notevole risparmio di tempo per entrambi.

8. Gestisci i messaggi urgenti

Quando ti inviano un'e-mail che richiede una risposta urgente, ma ti occorre un po' di tempo per riflettere, invia un messaggio per avvisare che a breve risponderai in modo esaustivo, così da guadagnare tempo.

9. Seleziona i tuoi contatti

Esamina tutte le newsletter e le e-mail di marketing che ricevi, quindi annulla l'iscrizione a quelle che non ti interessano più.

Come usare gli strumenti per la pianificazione della produttività giornaliera

Come usare gli strumenti per la pianificazione della produttività giornaliera

Uno dei modi più semplici ed efficaci per misurare e migliorare la produttività è usare uno strumento per pianificare la produttività giornaliera.

I software per la pianificazione della produttività ti aiutano a svolgere con maggiore efficienza il tuo lavoro, incluse la definizione di scadenze e l'assegnazione di attività. Consentono inoltre al tuo team di mantenersi allineato, collaborare efficacemente e ottimizzare il tempo dedicato al lavoro, così da raggiungere gli obiettivi prefissati in modo più semplice, rapido ed efficiente.

Ecco alcuni validi suggerimenti per usare al meglio gli strumenti per la pianificazione della produttività.

Il primo requisito di uno strumento efficace per la pianificazione della produttività è una dashboard completa, che mostri:

  • Quali membri del team sono stati assegnati alle varie attività
  • Quanto tempo ogni persona dovrebbe dedicare a un'attività
  • Come misurare le singole attività
  • Chi è responsabile dell'approvazione finale
  • Quali lavori sono in programma o in corso e quali sono stati completati dal team

Deve inoltre essere presente un'area per la memorizzazione dei dati e dei file essenziali relativi alle singole attività, ma è soprattutto fondamentale che ogni membro del team possa accedere alla dashboard, in modo che tutti abbiano sempre una panoramica completa del progetto.

2. Assegna alla fine di ogni giornata le attività che le persone dovranno svolgere il giorno successivo

Assicurati che tutti possano iniziare a lavorare in condizioni ottimali. Alla fine di ogni giornata, verifica i progressi delle varie attività nel flusso di lavoro e assegna al team gli incarichi per il giorno successivo. In questo modo, tutti avranno a disposizione un piano di lavoro pratico e chiaro.

3. Monitora il tempo di ogni attività

Per misurare la produttività, è necessario sapere quanto tempo ogni persona dedica alle singole attività. Un modo per ottenere questo risultato è consentire alle persone di monitorare le proprie tempistiche con appositi software. Affinché questo metodo funzioni, le persone devono essere oneste, quindi chiarisci che non si tratta di un modo per controllarle o per pretendere che lavorino ininterrottamente, ma solo per avere un'idea del tempo necessario per svolgere le varie attività.

4. Accertati che le persone dispongano di tutto ciò di cui hanno bisogno per iniziare

Alcuni strumenti per la pianificazione della produttività consentono di allegare documenti agli incarichi assegnati, per consentire alle persone di iniziare subito a lavorare e avere la certezza che dispongano di tutte le informazioni critiche necessarie.

5. Contrassegna come completate le attività concluse

È fondamentale sapere quante attività sono state completate e in quanto tempo. I software per il monitoraggio dei tempi permettono di verificare se un lavoro è stato svolto entro la scadenza o se ha richiesto più o meno tempo del previsto.

Usa ciò che hai appreso per ottimizzare

Una volta ottenuta una panoramica chiara del flusso di lavoro, trovare altre opportunità di miglioramento della produttività sarà più semplice. Scoprire quali attività tendono a essere meno produttive ti permette di individuare ulteriori possibilità di formazione o investimento in tecnologie. Potresti anche notare delle lacune nella leadership, ad esempio se i dipendenti sono spesso convinti di non disporre delle risorse necessarie per portare a termine il loro lavoro. Sapere quali attività devono essere ottimizzate è il primo passo per aumentare la produttività generale nell'organizzazione.

Come misurare e migliorare la produttività

Come misurare e migliorare la produttività

La misurazione e il miglioramento della produttività non devono necessariamente rappresentare un problema. Basta adottare un semplice approccio in tre fasi per rendere tutto facilmente gestibile.

Misurazione della produttività

Misurazione della produttività

Il primo e più importante passo da compiere è creare o acquistare una dashboard, che ti aiuterà a visualizzare rapidamente il numero di attività gestite dal team, le ore dedicate a ognuna di esse e, una volta completate, quanto si sono rivelate redditizie rispetto alle previsioni. Questi dati saranno essenziali per la fase successiva.

Miglioramento della produttività

Miglioramento della produttività

Nella dashboard è possibile visualizzare immediatamente le attività che hanno richiesto più tempo del previsto e quali aree necessitano quindi di un miglioramento. A volte le cause del calo di produttività risultano subito evidenti. Se così non fosse, poniti le seguenti domande:

  • Stiamo assegnando ai membri del team le attività giuste?
  • La quantità di lavoro è adeguata al numero di membri del team coinvolti?
  • Il lavoro è distribuito uniformemente?
  • La tecnologia che stiamo usando è aggiornata e adatta all'attività? I membri del team sanno come usarla?
  • I membri del team necessitano di corsi di formazione o aggiornamento?

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Ottimizzazione della produttività

Ottimizzazione della produttività

Dopo aver identificato le aree che richiedono un miglioramento, devi procedere senza esitazioni. L'ottimizzazione della produttività è un processo continuo e costante. Ogni revisione, di qualsiasi portata, comporta vantaggi per l'azienda. È importante tenersi aggiornati sulle tendenze del settore, essere disposti ad apportare i cambiamenti necessari e continuare a cercare tecnologie che consentano all'organizzazione di aumentare la produttività.

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