Cos'è la produttività e perché è importante?

La produttività era un tema caldo ancora prima dei lockdown imposti in ogni parte del mondo. Adesso ha assunto un'importanza cruciale per le aziende. Scopri cosa s'intende per produttività, come misurarla e come aumentarla dopo la pandemia.

PRODUTTIVITà | 11 MINUTI DI LETTURA
productivity during the pandemic - Workplace from Meta
Produttività e pandemia

Produttività e pandemia

Con l'arrivo del COVID-19 e l'adozione in massa dello smart working, è successa una cosa interessante. Il rendimento è aumentato. Il 43% dei dirigenti e manager europei intervistati in un sondaggio afferma che lavorare da casa ha avuto un impatto positivo sulla produttività, contro il 29% che ha riscontrato una sua diminuzione. La produttività negli Stati Uniti ha intanto fatto registrare un balzo in avanti del 7,3%, l'aumento più significativo dal 2009, anche se le ore di lavoro sono diminuite e molte persone hanno perso il lavoro.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Probabilmente il miglioramento legato allo smart working non dovrebbe essere una sorpresa. In teoria, lavorare da casa dovrebbe aumentare la produttività perché le persone dedicano meno tempo ad altre attività come gli spostamenti. Uno studio condotto nel 2012 ha rilevato un aumento della produttività del 13% quando ai dipendenti di un'agenzia di viaggi online cinese è stato consentito di lavorare da casa per quattro giorni a settimana. Il miglioramento del loro rendimento è stato attribuito a un minor numero di distrazioni e a un tempo maggiore dedicato interamente a lavorare.

L'aumento della produttività può spiegare in parte il motivo per cui non abbiamo assistito a un rientro precipitoso sul posto di lavoro dopo il COVID. Perché dovremmo tornare alla vecchia "normalità" se rende le persone meno produttive? Anche se alcune organizzazioni potrebbero decidere di smantellare del tutto i posti di lavoro fisici per passare completamente allo smart working, per molte aziende il futuro sembra essere il lavoro ibrido. Si stima che il 48% dei dipendenti si aspetta di lavorare da casa almeno parzialmente, rispetto al 30% di quelli prima della pandemia. Per molti di noi questo significa un ritorno graduale, ma parziale, al posto di lavoro.

Cosa significa in termini di produttività? Come facciamo a mantenere l'efficienza ottenuta con lo smart working? E come è correlata agli altri miglioramenti riscontrati in questo periodo? Il 90% dei dirigenti afferma che la cultura aziendale si è rafforzata, l'84% ritiene che sia aumentato il coinvolgimento dei dipendenti e l'83% rileva un miglioramento dell'esperienza dei dipendenti.

Supponiamo di voler mantenere una produttività e un'esperienza dei dipendenti migliori. In questo caso, potrebbe essere d'aiuto capire perché la produttività è aumentata e come le due si influenzano a vicenda. I lavoratori in smart working hanno meno distrazioni e riescono a trovare un equilibrio migliore tra lavoro e vita privata. Hanno più flessibilità e un controllo maggiore del proprio ambiente di lavoro. In che modo le organizzazioni possono replicare queste condizioni con il rientro sul posto di lavoro? Quali sono gli aspetti sui quali puntare per rendere migliore il luogo di lavoro?

Avere un'idea chiara di cosa significa produttività e come funziona è un ottimo punto di partenza.

Cosa s'intende per produttività?

Cosa s'intende per produttività?

Secondo l'OCSE, la produttività è "il rapporto tra il volume dell'output e il volume degli input". Cosa significa esattamente? Un input può essere tutto ciò che serve per produrre qualcosa, come l'attrezzatura, il tempo, il capitale, la forza lavoro o il terreno. L'output è ciò che viene prodotto, ad esempio un'auto o la quantità di mais che cresce in un terreno.

Spiegato nel contesto della produzione o dell'agricoltura, il concetto di produttività non è difficile da capire, ma lo diventa se ci spostiamo nel settore dei servizi. In uno studio legale, un centro medico o una compagnia di assicurazione ad esempio, gli input e output sono infatti estremamente variabili. Per le organizzazioni di questo tipo, non è sempre facile definirli né stabilire cosa significa produttività.

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Come si calcola la produttività?

Come si calcola la produttività?

Misurare la produttività è complicato perché non c'è un solo input o output da considerare. Il calcolo di base però consiste nel dividere l'output per l'input.

Nel caso di 3000 auto prodotte da 100 dipendenti, il calcolo della produttività sarebbe quindi:

3000 auto ÷ 100 lavoratori = 30 auto per lavoratore al giorno

Tuttavia, nel settore dei servizi concentrarsi su un elemento quantitativo, ad esempio il numero di clienti di un addetto alle vendite di un negozio, potrebbe non dare un quadro esatto della produttività. Com'è stata l'esperienza del cliente? Ha fatto un acquisto? Tornerà? Consiglierà il punto vendita?

Questo è uno dei motivi per cui sono stati pensati altri metodi per misurare la produttività. Alcune aziende dividono ad esempio i ricavi generati da ogni dipendente per il relativo stipendio. Altre fissano degli obiettivi di prestazioni e misurano la produttività rispetto a questi. Altre ancora considerano la produttività alla luce dell'esperienza del cliente o paziente e del relativo livello di soddisfazione per il servizio ricevuto.

Come hanno constatato Xiofeng Li e David Prescott nel loro report Measuring Productivity in the Service Sector: "La qualità nel settore dei servizi è molto importante perché i clienti in genere valutano un servizio proprio in base alla sua qualità".

Questa idea dà origine a un calcolo diverso.

Perché la produttività è importante?

Perché la produttività è importante?

A prescindere dal modo in cui viene misurata, perché la produttività rimane un pensiero fisso per economisti e dirigenti? I motivi sono tanti e validi. Eccone alcuni:

Efficienza

Produttività ed efficienza non sono sinonimi, ma le due sono collegate così inestricabilmente che la produttività viene talvolta descritta come una misura dell'efficienza della produzione.

In un mondo dove aumentano le pressioni per ridurre l'impatto ambientale dell'attività umana, le organizzazioni devono usare le risorse in modo efficiente, con il minore spreco possibile. La pandemia di coronavirus comporta inoltre il ritorno sul posto di lavoro in un panorama economico in evoluzione nel quale ci si aspetta che le persone facciano di più con meno. A questo scopo, può essere utile cercare di ottenere la massima resa con le risorse disponibili.

Standard di vita

Una produttività maggiore significa risultati migliori per tutti, non solo per le organizzazioni. Se le aziende registrano maggiori profitti, gli stipendi potrebbero aumentare. Se usano le risorse in modo più efficiente, i prezzi potrebbero diminuire e i consumatori potrebbero risparmiare. E se aumenta la domanda, il tasso di occupazione potrebbe aumentare e l'economia diventare più dinamica e competitiva. Come è spiegato nel report The UK Productivity Puzzle di Deloitte: "È difficile esagerare l'importanza della produttività nel contribuire a un miglioramento degli standard di vita".1 Il rovescio della medaglia è che la riduzione della produttività comporta la diminuzione di lavori decenti e stipendi.

Redditività

Una maggiore produttività corrisponde a una maggiore redditività per le aziende, che può essere un bene per tutti se si traduce in stipendi più alti e opportunità di lavoro più interessanti. Le organizzazioni possono reinvestire i profitti nell'azienda consentendole di crescere e creare ulteriori opportunità.

Benessere dei dipendenti

La produttività e il benessere costituiscono un circolo vizioso. Essere oberati di lavoro e avere poco tempo è stressante e può portare al burnout e al disimpegno dei dipendenti. Se vengono invece messi nelle condizioni di essere più produttivi, sono liberi di trovare un equilibrio migliore tra lavoro e vita privata e hanno maggiori possibilità di fare un avanzamento di carriera. Concentrarsi sul benessere dei dipendenti può portare all'auto-realizzazione degli obiettivi dei dirigenti: le probabilità di essere produttivo è più alta per chi si sente bene ed è soddisfatto del proprio lavoro.

Morale più alto

Le persone sono più serene quando sanno di usare il loro tempo in modo produttivo. Questa sensazione può diffondersi nell'intera organizzazione, sollevando il morale, riducendo l'assenteismo e incoraggiando la collaborazione e la crescita. Un morale più alto può quindi corrispondere a una produttività maggiore. Al contrario, le misure relative alla produttività che non tengono conto del benessere dei dipendenti, come fornire un tempo insufficiente per completare le attività, possono abbassare il morale, riducendo di conseguenza la produttività.

Coinvolgimento dei dipendenti

La produttività è strettamente collegata al coinvolgimento dei dipendenti. Il loro disimpegno costa miliardi in termini di produttività persa. In base al report State of Global Workplace di Gallup, le aziende con dipendenti molto coinvolti registrano una redditività superiore del 21% e una produttività maggiore del 17% rispetto a quelle con un coinvolgimento basso. Sono caratterizzate inoltre da un maggiore mantenimento del personale, meno assenteismo, coinvolgimento migliore dei clienti, meno incidenti e condizioni di salute più buone. Sembrerebbe la prova del forte legame tra produttività ed esperienza dei dipendenti.

Soddisfazione dei clienti

Queste considerazioni non valgono solo per i dipendenti. L'uso più produttivo del tempo, ad esempio rispondere alle domande più velocemente o offrire un servizio più rapido, può aumentare anche la soddisfazione dei clienti. Tuttavia, la produttività misurata solo in termini quantitativi non tiene necessariamente conto di questo aspetto. Puoi rispondere alle richieste dei clienti in modo veloce, ma non è detto che tu stia offrendo loro un servizio soddisfacente. Ecco perché è importante considerare la qualità del servizio nella misurazione della produttività.

Cosa causa una produttività scarsa?

Cosa causa una produttività scarsa?

Solo uno su quattro lavoratori del Regno Unito ritiene di essere costantemente produttivo al lavoro, in base a quanto emerge da un sondaggio del 2019. Molti Paesi sono caratterizzati da una produttività inadeguata, quindi si può dire con ragionevole certezza chi si tratta di un problema abbastanza diffuso. Ma qual è la causa esatta della scarsa produttività? Poiché si tratta di un problema complesso, non esiste una risposta semplice, e non è una sorpresa.

Assenteismo e presenzialismo

Uno dei problemi cruciali è il benessere dei dipendenti, o meglio la sua mancanza. Alti livelli di benessere hanno un impatto positivo sulla produttività e viceversa. Le assenze per malattia influenzano in modo considerevole la produttività: si stima che i costi per la mancata produttività dovuta a tali assenze arrivino a 530 miliardi di dollari all'anno. In poche parole, i dipendenti non possono essere produttivi se non lavorano o se le loro prestazioni sono compromesse per via di una malattia. Chiunque voglia aumentare la produttività deve perciò esaminare le assenze per malattia in azienda e individuare quali sono i motivi, se sono correlate al lavoro o meno e quali soluzioni è possibile mettere in atto.

Proprio come le assenze per malattia sono un segnale quasi sicuro di un problema di produttività, lo è anche il fenomeno opposto, ovvero il presenzialismo. Il fatto che i dipendenti richiedano straordinari può indicare un potenziale problema di produttività nell'organizzazione e un impegno minore di quanto si pensi da parte loro.

La sindrome del presenzialismo può avere diverse cause. Potrebbe essere dovuta a una cultura aziendale che promuove gli straordinari, ritenendoli la norma, con la conseguenza che per i dipendenti diventa difficile uscire in orario. Potrebbe essere legata a eccessive distrazioni che impediscono ai lavoratori di svolgere il proprio lavoro durante le ore standard o a un problema lavorativo che non fanno presente. Potrebbe anche essere correlata alla cosiddetta legge di Parkinson, secondo cui "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento".

In ogni caso, si tratta di un problema che le organizzazioni devono risolvere. Lavorare un numero eccessivo di ore non fa ottenere risultati maggiori, anzi potrebbe portare all'esatto contrario. Alcuni infatti considerano la riduzione delle ore di lavoro come la risposta al problema della produttività, uno dei motivi per cui sono in aumento le richieste di introdurre la settimana lavorativa di quattro giorni o la giornata di sei ore. Il ragionamento è che se si hanno a disposizione solo quattro ore per portare a termine il lavoro, le persone si daranno da fare e lo completeranno. In questo modo rimangono tre giorni da dedicare al proprio benessere e l'equilibrio tra lavoro e vita privata è migliore, con la conseguenza che la produttività sarà maggiore.

Distrazioni e mancanza di controllo

Ma cosa impedisce alle persone di essere produttive durante le ore di lavoro standard? Uno dei capri espiatori è la distrazione. Troppe e-mail, riunioni, pause caffè, rumore e ambienti malsani sono tutti menzionati come motivi per cui le persone non vanno avanti con il loro lavoro.

Molte di queste distrazioni sono scomparse quando un gran numero di lavoratori si è trovato a lavorare da casa durante la pandemia di coronavirus. Se prevedi di rientrare nel posto di lavoro, cerca di capire come puoi dare alle persone lo stesso controllo dell'ambiente di lavoro che avevano a casa. Concentrati su aspetti come la temperatura, i livelli di rumore e l'arredamento dell'ufficio. Sono soddisfacenti? Sono adattabili alle esigenze delle persone?

Inevitabilmente, con lo smart working si saranno ridotti gli incontri di persona. Le organizzazioni sono passate a soluzioni virtuali che continueranno a rimanere parte integrante delle riunioni future. In che modo le aziende possono sfruttare al meglio la riorganizzazione legata al COVID per migliorare la concentrazione e la produttività delle riunioni future evitando anche il ritorno della "fatica da riunione"?

Allo stesso modo, molte organizzazioni avranno ridotto la loro dipendenza dall'e-mail e iniziato a usare altri strumenti di comunicazione per le conversazioni quotidiane e le comunicazioni interne. Se si tratta di soluzioni meno stressanti e più efficaci, è a maggior ragione auspicabile perseguire questa strada anche nel posto di lavoro.

Comunicazione e flusso di informazioni non soddisfacenti

Se manca la comunicazione, le persone possono sentirsi isolate e poco motivate. L'impossibilità di trovare le informazioni che servono per svolgere il proprio lavoro, la sensazione di non potere fare domande e ancora quella che i manager non sono disponibili a offrire un aiuto sono tutti aspetti che possono compromettere la produttività. Possono anche danneggiare il morale e causare stress, riducendo ulteriormente la produttività.

La comunicazione ha un ruolo di primo piano durante lo smart working di massa; le aziende hanno infatti capito che può essere un problema connettere il personale che lavora in remoto.

Ma è un problema nel tuo posto di lavoro? Ora che le persone rientrano nel posto di lavoro è il momento di fare il punto della situazione. Se hai trovato canali di comunicazione migliori durante la pandemia, ad esempio contatti regolari, una definizione chiara degli obiettivi, canali dedicati per tipi di comunicazioni diverse, considera di continuare a usarli. Se le comunicazioni e il flusso di informazioni non sono soddisfacenti, cerca di risolvere subito il problema prima che diventi ancora più complicato con l'introduzione del lavoro ibrido.

Come migliorare la produttività

Come migliorare la produttività

Definisci obiettivi di produttività

Avere tanto da fare non significa necessariamente essere produttivi. Definisci le attività importanti in termini di produttività (non solo rispondere alle e-mail) e stabilisci degli intervalli di tempo per portarle a termine, ad esempio determina il numero di chiamate al giorno che i commerciali dovrebbero fare.

Controlla le attività non produttive

Rifletti su come puoi evitare che si perda tempo in attività di poca importanza a livello produttivo. Valuta di riservare orari specifici al controllo delle e-mail e usa strumenti di comunicazione che consentano alle persone di ricevere solo i messaggi più pertinenti per loro. Pensaci bene prima di organizzare una riunione. È davvero necessaria? Quali risultati vuoi raggiungere?

Riduci il multitasking

Si ha l'impressione che fare più di una cosa contemporaneamente sia indice di grande produttività. In realtà, non è possibile svolgere più attività insieme. Con il multitasking, passiamo velocemente da un'attività all'altra: per farlo dobbiamo spostare il centro di attenzione, perdendo tempo prezioso, soprattutto se stiamo facendo qualcosa di complesso. Da alcune stime emerge che la produttività può ridursi fino al 40% con il multitasking. Per evitarlo, metti il personale nelle condizioni di organizzare il proprio carico di lavoro in modo da potersi concentrare sul completamento di un'attività prima di iniziarne un'altra.

Offri opportunità di formazione

Alcuni studi mostrano che la formazione del personale aumenta la produttività, e non è di certo una sorpresa. È più probabile infatti che i dipendenti consapevoli di avere le competenze per svolgere il proprio lavoro con efficacia siano più produttivi. Inoltre, se sanno cosa fare, plausibilmente non dovranno chiedere aiuto o consigli, lasciando ai colleghi la possibilità di concentrarsi sulle proprie attività.

Riconosci i meriti del personale

Ricevere il giusto riconoscimento quando si svolge un buon lavoro aumenta il morale, il coinvolgimento e la produttività. Mette anche in luce tra gli altri dipendenti la cultura di collaborazione che promuove la tua organizzazione. Secondo Deloitte, produttività e prestazioni sono superiori del 14% nelle organizzazioni che riconoscono i meriti dei dipendenti. È importante anche da chi proviene il riconoscimento: dalle ricerche emerge che quello fornito dai manager ha più valore, seguito da quello di chi è ai vertici dell'organizzazione.

Delega il più possibile

"Se è importante che una data attività sia fatta bene, falla da te." Se questa espressione è il mantra della tua vita lavorativa, potrebbe significare che non hai fiducia nel tuo team. Significa anche che sei a rischio di sovraccaricarti di lavoro, aumentando i tuoi livelli di stress e riducendo la tua produttività. I manager devono avere fiducia nei loro team per delegare il lavoro senza cadere nella supervisione eccessiva. Se non ti sembra possibile, valuta di formare il tuo personale.

Usa gli strumenti giusti

Con la comunicazione e gli strumenti giusti, trasmetterai il tuo messaggio alle persone giuste nel modo giusto. I dipendenti avranno accesso alle informazioni velocemente e i team collaboreranno in modo ottimale: i problemi di produttività verranno così spazzati via.

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