Quando le persone si fidano l'una dell'altra, i team sono più felici e produttivi. Ma quanto influisce lo smart working sull'elemento fiducia?

La fiducia è alla base di qualsiasi organizzazione di successo. Le persone devono sapere di poter contare sugli altri membri del team, sia che lavorino alla scrivania accanto o da una caffetteria a 800 km di distanza.

Semplificazione del lavoro con Workplace

Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.

Basta guardare i numeri. Le persone che lavorano in un'organizzazione con alti livelli di fiducia sono del 50% più produttive, del 106% più energiche e fanno il 13% in meno di assenze per malattia, oltre a essere più felici. Sono meno stressate, più coinvolte, più soddisfatte e hanno meno probabilità di soffrire di esaurimento.1 Tutto questo influisce non solo sui profitti, ma anche sulla qualità di ciò che le persone producono e sui servizi che offrono.2

Quando le persone lavorano a distanza, creare fiducia non è più o meno importante, è solo diverso. Quindi, prima di elaborare piani per creare fiducia, può essere una buona idea comprendere in cosa questa consista esattamente.

In cosa consiste la fiducia?

In cosa consiste la fiducia?

Fiducia significa credere nelle capacità delle persone, poter contare sulla disponibilità reciproca per portare a termine ciò che abbiamo promesso e avere la certezza che tutti faranno la loro parte. Ma è anche questione di relazioni e amicizia. Senza tutto questo, la fiducia non potrà mai crescere. Dobbiamo poi considerare come la fiducia si manifesta in un luogo di lavoro, tra responsabili e dipendenti e tra i membri stessi di un team.

Il Great Place To Work® Trust Index Employee Survey© valuta la cultura del posto di lavoro dal punto di vista dei dipendenti. Analizza sia il livello di fiducia tra responsabili e dipendenti sia lo spirito di squadra tra i colleghi. Ai fini dell'indice, la fiducia è il risultato di tre elementi: credibilità, rispetto ed equità. Per garantire credibilità, i dipendenti hanno bisogno di sapere che i loro responsabili sono competenti e affidabili. Rispetto significa offrire sostegno, collaborazione e attenzioni, mentre l'equità dipende da imparzialità, equanimità e giustizia.

La fiducia è il risultato di tre elementi: credibilità, rispetto ed equità. Per garantire credibilità, i dipendenti hanno bisogno di sapere che i loro responsabili sono competenti e affidabili.

“La fiducia è il risultato di tre elementi: credibilità, rispetto ed equità. Per garantire credibilità, i dipendenti hanno bisogno di sapere che i loro responsabili sono competenti e affidabili.”

Esistono anche i concetti di fiducia cognitiva e affettiva. La prima è il modo in cui le persone percepiscono la capacità dei leader di svolgere il proprio lavoro. Questo tipo di fiducia non riguarda le emozioni, ma piuttosto come i singoli individui valutano la posizione degli altri nel mondo in termini di competenze e qualifiche.

La fiducia affettiva è interpersonale ed è legata all'empatia e alle relazioni. Secondo Investors in People, un'organizzazione del Regno Unito che certifica la buona gestione delle risorse umane nelle aziende, entrambi i tipi di fiducia sono essenziali per garantire una leadership efficace, ma viene dato loro un peso diverso a seconda di chi li valuta. Chi è molto ambizioso è più propenso alla fiducia cognitiva, chi possiede una maggiore intelligenza emozionale attribuisce invece più valore alla fiducia affettiva.

I ricercatori Reina e Reina hanno ulteriormente suddiviso la fiducia in tre tipi. La fiducia contrattuale, sulla cui base le persone si impegnano a mantenere le promesse fatte e implica chiarezza su obiettivi, ruoli e responsabilità.

La fiducia nelle competenze, che consiste nel fidarsi delle capacità altrui. Affinché funzioni, i responsabili devono delegare e i dipendenti devono sentirsi liberi di condividere le conoscenze.

La fiducia nella comunicazione, che nasce quando si dice la verità, si è disposti a condividere le informazioni e si fa in modo che le persone sentano di poter porre domande ed esprimere dubbi liberamente. Tutti questi tipi di fiducia possono essere delusi, ma una buona gestione è in grado di ricrearli.

Non è necessario scegliere un tipo di fiducia specifico da perseguire. Tutti i modelli sono utili e tutti si basano su alcuni fattori chiave: credibilità, relazioni e comunicazione. Ma come è possibile diffondere e coltivare questi concetti quando si lavora in posti diversi?

La fiducia nel mondo dello smart working

La fiducia nel mondo dello smart working

Anche i più accesi sostenitori dello smart working ammettono che, quando i team sono separati, conquistare e mantenere la fiducia è più difficile e questo rappresenta un problema sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Il 57% dei marketer di grandi aziende dichiara che nello smart working a lungo termine la gestione delle prestazioni è problematica.

D'altra parte, molti responsabili hanno più volte espresso preoccupazione su produttività e coinvolgimento dei lavoratori a distanza durante la pandemia. I dirigenti non vogliono certo doversi preoccupare se i dipendenti lavorano come dovrebbero quando sono lontani dall'ufficio, ma allo stesso modo i dipendenti non amano sentirsi pressati da responsabili che non si fidano di loro. Se questa situazione non viene risolta, nei team che operano da remoto possono rapidamente manifestarsi dei problemi.

Creare fiducia nei team in sede richiede impegno, ma quando si lavora nello stesso posto, la fiducia ha maggiori opportunità per crescere in modo organico, soprattutto tra i membri dei team. Una chiacchierata durante la pausa caffè, un pranzo insieme, un drink alla fine della settimana sono tutte interazioni casuali che consentono alle persone di conoscersi meglio. Inoltre, i dipendenti hanno la possibilità di vedere come i responsabili interagiscono con il personale e come lavorano e questo permette alla fiducia nelle loro capacità di aumentare con il tempo.

Tutto questo manca quando i membri di un team si trovano a centinaia di chilometri di distanza o hanno persino fusi orari diversi. Forse non hanno mai conosciuto i responsabili di persona né li hanno visti interagire con altri.

Se quindi creare fiducia in un team che opera in sede richiede impegno, ne occorre ancora di più per crearla in un team che lavora a distanza e le cui interazioni non avvengono in modo organico. Creare fiducia è sempre possibile, ma è necessario impegnarsi seriamente e a fondo. Scopriamo cosa possono fare le organizzazioni.

Come stabilire un rapporto di fiducia con i team che lavorano in smart working

Come stabilire un rapporto di fiducia con i team che lavorano in smart working

Crea una dichiarazione d'intenti
Crea una dichiarazione d'intenti

Prepara e condividi una dichiarazione d'intenti in cui stabilisci obiettivi e modalità di lavoro. Per facilitarne l'elaborazione, puoi anche discutere con i vari membri del team del loro stile di lavoro. Questo ti offre inoltre l'opportunità per conoscere meglio loro e le loro opinioni, mostrare quanto apprezzi il contributo che apportano e allineare tutti sulla stessa lunghezza d'onda, in modo che sappiano cosa aspettarsi gli uni dagli altri.

Chiarisci quali sono le aspettative
Chiarisci quali sono le aspettative

Lo smart working non lascia spazio all'ambiguità. Le persone non possono svolgere i propri incarichi se non sanno cosa devono fare. Il compito dei responsabili è assegnare loro una quantità di lavoro adeguata e chiarire quali sono le aspettative. Sapere cosa dobbiamo fare e per quanto tempo ci permette di lavorare con maggiore sicurezza. Tuttavia, accertati sempre che i dipendenti sappiano di potersi rivolgere a te per qualsiasi problema.

Soddisfa le esigenze del team
Soddisfa le esigenze del team

Verifica di quali risorse il team ha bisogno per svolgere il proprio lavoro e fai in modo che le abbiano a disposizione. Se hai dubbi, chiedi. Controlla periodicamente che tutti dispongano del necessario e rispondi in modo tempestivo alle richieste.

Crea una connessione con i collaboratori che operano da remoto
Crea una connessione con i collaboratori che operano da remoto

I membri del team non possono vagare da una scrivania all'altra per fare due chiacchiere, quindi cerca il modo giusto per connetterli. Assegna alla stessa attività persone che possiedono competenze complementari e riconosci questi punti di forza per dimostrare che le conosci e ti fidi di loro. Configura progetti di gruppo e organizza meeting tra team principali e secondari con una frequenza superiore a quella degli incontri in sede. L'ideale sarebbe programmare almeno una videoconferenza generale alla settimana.

Non limitarti alla vita professionale
Non limitarti alla vita professionale

L'amicizia è importante. Il 63% delle donne profondamente convinte di avere un migliore amico o una migliore amica sul lavoro hanno il doppio delle probabilità di essere dipendenti coinvolte rispetto alle donne che hanno risposto "no". Per aiutare le persone a stringere amicizia, crea chat di gruppo e organizza attività remote divertenti, come quiz, gare o anche semplici chiacchierate alla fine della settimana di lavoro. I partecipanti avranno così la possibilità di conoscersi meglio in un ambiente meno formale.

Celebra i traguardi raggiunti
Celebra i traguardi raggiunti

I riconoscimenti hanno maggiore effetto sulla fiducia se vengono assegnati subito dopo il raggiungimento di un obiettivo e se sono pubblici. Usa i canali di chat per congratularti con i membri del team quando ottengono risultati positivi, in modo che tutti sappiano del buon lavoro svolto. Invita le persone a segnalare i colleghi che meritano di ricevere un riconoscimento e dimostra il tuo apprezzamento offrendo un premio, ad esempio un buono regalo.

Riconosci le differenze
Riconosci le differenze

Quando le interazioni avvengono a distanza, per farsi conoscere occorre un maggiore impegno. Una chat online o una telefonata non permette di vedere e interpretare il linguaggio del corpo. Secondo i ricercatori, anche le videoconferenze richiedono uno "sforzo cognitivo" superiore ai partecipanti, che non elaborano le informazioni come farebbero durante un incontro di persona. I responsabili dei team che operano a distanza non hanno il potere di cambiare questa situazione, ma possono renderla più equilibrata ponendo domande aperte per scoprire cosa le persone pensano o sentono. Incoraggia i partecipanti a porti le stesse domande e preparati a rispondere in modo diretto e onesto.

Vuoi migliorare la tua prossima videochiamata? Consulta la nostra guida alle riunioni virtuali del team.

Rispondi ai messaggi
Rispondi ai messaggi

Secondo le ricerche, nello smart working una comunicazione tempestiva e prevedibile è importante. Poiché in questo caso le persone non possono rivolgersi ai colleghi vicini per una domanda veloce, cerca di rispondere ai messaggi in modo coerente ed entro una quantità di tempo ragionevole. Se una richiesta non è urgente e in quel momento hai molto da fare, informa la persona interessata che la ricontatterai più tardi. In questo modo, non dovrà chiedersi se hai ricevuto il messaggio e attenderà tranquillamente la tua risposta.

Resta in contatto con le persone. Scopri questi quattro modi per approfondire i rapporti con chi lavora a distanza.

Concedi ai dipendenti un maggior controllo
Concedi ai dipendenti un maggior controllo

Un orario di lavoro flessibile è estremamente apprezzato ed è ritenuto un fattore positivo dal 71% dei dipendenti. Il passaggio allo smart working offre maggiori opportunità di assicurare il vantaggio della flessibilità.3 Puoi ad esempio stabilire alcune ore in cui le persone devono essere disponibili e lasciarle poi libere di scegliere quando completare il lavoro. Sapranno così che sei disponibile ad affidare loro una parte della gestione del carico di lavoro e che attribuisci importanza all'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Resisti alla tentazione della microgestione
Resisti alla tentazione della microgestione

Impara a delegare. Gestire un team che lavora da remoto significa anche delegare, proprio come accade con i team che operano in sede. Far sentire le persone sempre controllate e sotto pressione invia un segnale sbagliato e può compromettere la fiducia nei tuoi confronti. Offri piuttosto ai membri del team l'opportunità di discutere dei loro progetti e fornisci un feedback chiaro e onesto.

Mantieni una mentalità aperta
Mantieni una mentalità aperta

La condivisione di idee e opinioni è la base su cui poggia una cultura dello smart working improntata alla fiducia e alla collaborazione. Chiedi alle persone cosa pensano, ascoltale con rispetto e stabilisci il tono giusto raccontando la verità e assicurando trasparenza. Anche se per le persone è importante pianificare e partecipare a meeting con il team e a incontri individuali, non programmare tutto. Lascia la tua porta virtuale aperta, in modo che tutti si sentano liberi di pubblicare un messaggio o di fare una videochiamata quando ne sentono la necessità.

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