Normative sul lavoro da remoto: i consigli degli esperti

I leader aziendali si stanno rendendo conto del fatto che il lavoro da remoto può essere un'ottima risorsa su larga scala. Qui trovi tutto quello che devi sapere per definire e implementare una solida normativa sul lavoro da remoto.

LAVORO DA REMOTO | 6 MINUTI DI LETTURA
remote working policy - Workplace from Meta

Durante la pandemia di COVID-19, milioni di persone nel mondo hanno lavorato da casa. Ormai è opinione diffusa che il lavoro a remoto è qui per restare, anche dopo la fine della crisi.

Ci sono buone ragioni a sostegno di questa convinzione. Le persone intendono mantenere la flessibilità del lavoro a distanza, cosa che può dare impulso alla produttività: secondo un recente studio, uno smart worker statunitense lavora in media 1,4 giorni in più al mese, a tutto vantaggio dei profitti.

Quindi, come sfruttare questo vantaggio e cavalcare l'onda generata dal desiderio di flessibilità? Una normativa sul lavoro da remoto in cui trovare le informazioni che servono diventerà un testo fondamentale.

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Perché dotarsi di una normativa sul lavoro da remoto?

Perché dotarsi di una normativa sul lavoro da remoto?

Tutti i membri del tuo team conoscono le regole del loro lavoro, no? Quindi, se ritieni che le persone possono lavorare indifferentemente da casa o altrove fuori sede, una normativa formale di fatto non serve.

Sbagliato. Il lavoro da remoto è molto diverso dall'essere tutti insieme in un unico posto. Senza una linea guida chiara su chi fa cosa, dove e quando, c'è il rischio che si creino fraintendimenti e sentimenti di ingiustizia che, a cascata, possono tradursi in una disconnessione. Eppure, si tratta di un rischio che le aziende stanno correndo: più della metà di esse (57%) opera senza una normativa sul lavoro da remoto.

"Le normative sul lavoro da remoto oggi sono un obbligo imprescindibile; credo che questa necessità sia stata ulteriormente evidenziata durante la pandemia di COVID-19, soprattutto perché è stato dimostrato che molti lavori possono essere svolti da remoto", afferma Jason Hicklin, responsabile globale del marketing dei contenuti presso la NGA Human Resources.

“Se hai una normativa secondo la quale tutti possono lavorare da casa a patto che il loro lavoro possa essere svolto da casa, è tutto definito chiaramente. Diversamente, ci saranno sempre dei malumori, perché ci sarà una regola che vale per una persona e una regola che vale per l'altra."

Non è questione di dettare legge. "Una buona normativa sul lavoro da remoto non stabilisce necessariamente delle regole e ciò che un'azienda si aspetta dai dipendenti. Al contrario, dovrebbe servire per dare autonomia e consentire al personale di lavorare nel modo migliore per ognuno di loro, puntando alla produttività e al successo dell'azienda", afferma Paul Burrin, vicepresidente di Sage People.

Quindi, quali dovrebbero essere le caratteristiche di una buona normativa sul lavoro da remoto?

Normative per lavorare da remoto con efficacia: nozioni di base

Normative per lavorare da remoto con efficacia: nozioni di base

Le normative non saranno tutte uguali, ma certamente avranno alcuni aspetti in comune che meritano di essere approfonditi:

  • Chi può lavorare da remoto, dove e quando
  • Strumenti
  • Orario di lavoro
  • Comunicazione
  • Sicurezza informatica
  • Definizione degli obiettivi
  • Benessere

Scopriamoli uno per uno.

Chi può lavorare da remoto, dove e quando

Chi può lavorare da remoto, dove e quando

L'epidemia di coronavirus ha rivoluzionato le convinzioni sui tipi di lavoro che possono essere svolti da remoto. Ciò significa che anche le normative sul lavoro da remoto devono cambiare. Ciò significa che anche le normative sul lavoro da remoto devono cambiare.

"Le normative sul lavoro da remoto definiscono già da tempo quando e come i dipendenti possono lavorare da luoghi diversi dall'ufficio", afferma Paul. "Ora possiamo aspettarci il contrario: nuove normative che definiscano quando e come i dipendenti possono lavorare dall'ufficio.

"Anche prima della pandemia di COVID-19, in molte organizzazioni esisteva qualche forma di lavoro flessibile, remoto e mobile. Il 95% dei responsabili del personale stava già offrendo un lavoro flessibile o prevedeva di farlo nei prossimi due anni, secondo il report di una ricerca di Sage People intitolato "The changing face of HR found".

"Paradossalmente, un virus ha agito da catalizzatore in modo imprevisto, accelerando la trasformazione digitale in tutto il mondo, e oggi il lavoro da remoto è la nuova normalità per molti di noi."

Questo non significa che d'ora in poi tutti lavoreranno da remoto per sempre. Se tutti i dipendenti lavorassero in questo modo, non è detto che questo sarebbe necessariamente un vantaggio per l'azienda. C'è un punto debole nel lavoro da remoto, ovvero un aumento più sensibile dell'interazione dei dipendenti quando le persone lavorano fuori sede, stimato in un valore che va dal 60% all'80% del tempo. Tienilo presente quando definirai la normativa per la tua azienda.

Pensa anche ai luoghi da cui le persone possono lavorare. I tuoi collaboratori dovrebbero lavorare in remoto solo da casa o possono andare bene anche altri luoghi, come uno spazio di lavoro condiviso o un bar? La tua normativa dovrà contenere regole chiare su questo aspetto.

Remote working policies will prove increasingly important in the hybrid workplace

In un contesto di lavoro ibrido, le normative sul lavoro da remoto acquisiranno un'importanza sempre più rilevante

Strumenti di lavoro

Strumenti di lavoro

"Le organizzazioni dovrebbero fornire ai dipendenti gli strumenti tecnologici necessari per svolgere in modo agevole il proprio lavoro, indipendentemente dal fatto che essi lavorino da remoto o meno", afferma Paul, sottolineando l'importanza della tecnologia basata su cloud per la gestione dei nuovi assunti da remoto.

Gli strumenti non dovrebbero rappresentare una zona grigia. Le normative devono chiarire chi li fornisce, chi li configura e chi ne è responsabile. Dovrebbero includere anche eventuali regole sull'uso degli strumenti: ad esempio, le persone possono utilizzare i computer portatili aziendali nel tempo libero? In tal caso, possono installare dei software o usare i software di lavoro su dispositivi personali? E soprattutto, cosa dovrebbero fare se qualcosa va storto?

Orario di lavoro

Orario di lavoro

Il lavoro da remoto comporta un certo grado di flessibilità rispetto agli orari canonici: per questo è così attraente! Ma se un'organizzazione non è in grado di gestire la flessibilità, il lavoro da remoto può rivelarsi controproducente, con persone che fanno troppi straordinari o, viceversa, che non sono disponibili quando serve.

"Penso che esista il rischio che i confini tra lavoro e vita privata diventino così labili da non essere più distinti nettamente", afferma Jason. "Se ci saranno persone che risponderanno alle e-mail alle 22:00 e durante il fine settimana, cosa che non è affatto un bene per la loro salute mentale."

Ma l'autonomia è preziosa. "Il classico orario 9-17 come lo abbiamo conosciuto finora è finito", dice Paul. “Consentendo ai dipendenti di lavorare in orari più adatti a loro, le organizzazioni possono aumentare l'interazione, la produttività e le prestazioni. Questo è fondamentale oggi più che mai, perché consente a molti dipendenti di bilanciare le proprie responsabilità di assistenza all'infanzia a tempo pieno con il proprio ruolo professionale a tempo pieno."

Dotarsi di linee guida chiare sull'orario di lavoro e di sistemi adatti al suo monitoraggio ti consentirà di capire se le persone stanno facendo troppe o troppo poche ore, senza compromettere la flessibilità.

Comunicazione

Comunicazione

"Una comunicazione bidirezionale regolare, mirata, efficace e personalizzata è essenziale affinché le organizzazioni possano tenere aggiornati i dipendenti. In questo modo, sapranno cosa sta succedendo, possono fare domande o fornire feedback in tempo reale", afferma Paul. Quando si tratta di lavorare da remoto, la comunicazione resta una delle maggiori sfide per manager e dipendenti.

La sua mancanza può comportare scarse prestazioni e, in definitiva, l'isolamento dei dipendenti, il problema più comune tra chi lavora in remoto. Ecco perché è così importante non dare per scontato che la comunicazione semplicemente accadrà quando serve. Specifica quando e come si svolgeranno i meeting. E assicurati che la tua comunicazione sia bidirezionale, non dall'alto verso il basso: devi sapere cosa sta succedendo al tuo team, non solo fornire loro informazioni a cascata. Paul consiglia di effettuare sondaggi di opinione per valutare lo stato d'animo del team e ottenere informazioni più ampie.

Sicurezza informatica

Sicurezza informatica

Chi lavora da remoto deve far fronte a rischi informatici diversi da chi lavora in sede. Ad esempio, c'è la questione del shoulder surfing e delle reti non sicure negli spazi pubblici o negli alloggi condivisi. "Anche se sei a casa tua, qualcuno in famiglia potrebbe vedere informazioni personali, ed è proprio lì che potrebbero esserci potenziali violazioni della sicurezza", sottolinea Jason.

La tua normativa deve rendere le persone consapevoli dei rischi, fornire indicazioni su come evitarli e istruzioni su cosa fare se la sicurezza è compromessa. Passaggi semplici, come ad esempio istruire le persone a bloccare lo schermo del computer portatile quando non sono al lavoro, possono portare a grandi risultati.

Definizione degli obiettivi

Definizione degli obiettivi

Sapere cosa si vuole ottenere è sempre importante, ma senza la presenza fisica dei membri del team e dei manager che esortano e incoraggiano i dipendenti, la definizione degli obiettivi diventa ancora più essenziale. Quindi è fondamentale assicurarsi che gli obiettivi siano chiari a tutti i membri del team.

"Definire obiettivi SMART (specifici, misurabili, accessibili, realistici e tempestivi), fare controlli regolari per monitorare i progressi (professionali ma anche personali) dei dipendenti e parlare di come risolvere le sfide fornendo supporto continuo è indispensabile", afferma Paul.

Senza dimenticare di festeggiare le vittorie: "È importante offrire incoraggiamento, riconoscere i risultati e celebrare i successi", aggiunge. "Anche se le condizioni ci impediscono di essere più sociali, questo è il momento di essere più umani."

Benessere

Benessere

Se da una parte la flessibilità favorisce un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, regalando benessere, il lavoro da remoto può portare alla solitudine, soprattutto per coloro che non sono abituati.

"A molte persone piace lavorare da casa, ma dopo un po' può essere abbastanza isolante, soprattutto per chi vive da solo", afferma Jason. "La salute mentale deve essere inclusa nella tua normativa per assicurarti che ci siano controlli regolari con manager e gruppi di colleghi."

Anche l'intelligenza emotiva e l'empatia da parte dei manager possono aiutare. "Molti dipendenti trovano estenuante incontrarsi in video e passare ore e ore davanti a un computer", afferma Paul. "È fondamentale incoraggiare i manager a essere più rilassati, flessibili ed empatici nei modi di lavorare per aiutare i dipendenti a gestire lo stress e a preservare il benessere."

Il lavoro da remoto può comportare anche problemi di tipo fisico. Uno studio sul lavoro a casa ha mostrato che oltre la metà degli intervistati stava accusando nuovi disturbi e malesseri durante il lockdown. Pertanto, la tua normativa dovrebbe raccomandare alle persone di organizzare il proprio lavoro dedicando del tempo alle pause e all'esercizio.

Lavorare da remoto è una novità per molti di noi e, come ogni nuovo modo di fare le cose, si evolverà e crescerà. Una normativa sul lavoro da remoto è solo uno degli elementi per sfruttare al meglio questo nuovo mondo.

"Tutti noi dobbiamo adattarci a vivere e lavorare in modo diverso", afferma Paul. "Ogni dipendente è unico e si adatterà e imparerà a gestire la situazione in questo contesto in evoluzione. In ultima analisi, le organizzazioni dovrebbero sforzarsi di offrire le migliori esperienze possibili ai dipendenti. Le grandi esperienze aiutano a stimolare la motivazione e il coinvolgimento, a migliorare la produttività e a trattenere i migliori."

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