Erano appena passate le 15:00 di un venerdì pomeriggio di marzo quando al largo della costa orientale del Giappone si è verificato un terremoto a 29 km di profondità. Il picco più alto dello tsunami penetrato per 10 km nella prefettura di Iwate, nella regione di Tōhoku, è stato di oltre 40 m. La forza esercitata è stata talmente potente che ha spostato la posizione della terra sul suo asse.

Subito dopo la devastazione, che ha comportato la fusione di 3 reattori della centrale nucleare di Fukushima, la reazione immediata delle persone è stata quella di contattare i propri cari e cercare informazioni.

Molti di loro hanno usato Facebook per rimanere in contatto con i propri affetti.

Ispirati dalle loro esperienze personali, gli ingegneri di Facebook in Giappone hanno progettato una semplice bacheca per contattare amici e familiari nelle zone colpite dall'emergenza. Nel 2014 questa bacheca è diventata un prodotto a tutti gli effetti.

Safety Check di Facebook è un modo semplice che le persone possono utilizzare per comunicare a famiglia e amici che stanno bene durante una situazione di emergenza e per contattare altre persone che si trovano nell'area colpita.

Velocizzazione delle comunicazioni in situazioni di emergenza

Negli ultimi 4 anni milioni di persone hanno usato Safety Check di Facebook per tranquillizzare i propri cari durante le situazioni più difficili.

E non sembra che ci siano segnali di rallentamento: solo nel 2018 la funzione è stata utilizzata 2000 volte. Atish Banerjea, CIO di Facebook, afferma: "Era importante portare questa funzionalità su Workplace".

Infatti Safety Check è al primo posto tra le funzioni richieste dai clienti.

In una situazione di emergenza, la velocità è fondamentale. Abbiamo tuttavia notato, a partire dalle nostre esperienze personali, che gli strumenti attuali per gestire i servizi per le emergenze su vasta scala sono troppo lenti e complessi per l'ambiente di lavoro moderno.

Anche i migliori prodotti disponibili sul mercato spesso si affidano a fogli di calcolo Excel o telefonate per cercare di capire dove si trovano le persone. Come abbiamo potuto notare in prima persona su Facebook, per essere efficace un sistema deve essere veloce, semplice e sicuro.

Per questo motivo oggi annunciamo Safety Check per Workplace, una soluzione che rende più semplice per le organizzazioni trovare e aiutare i propri dipendenti in una situazione di emergenza.

"Con Safety Check per Workplace aiutiamo le aziende a diffondere informazioni su una situazione di emergenza nel momento stesso in cui si verifica. Mettiamo in contatto in maniera rapida le persone che hanno bisogno di aiuto con chi può fornire questo supporto all'interno dell'azienda."

Con Safety Check, quando si verifica una situazione di emergenza, le organizzazioni possono identificare i soggetti potenzialmente colpiti, inviare diverse tipologie di notifiche e monitorare le risposte dei dipendenti.

E dal momento che è stato pensato per mobile, questa operazione è davvero veloce. Kyle Walsh, Global Security Operations Manager di Facebook, spiega: "Con Safety Check per Workplace un processo che prima necessitava di giorni o settimane per essere completato ora può essere portato a termine in poche ore, se non addirittura minuti."

Come funziona?

Se si verifica una situazione di emergenza, il team dirigenziale di un'azienda, attraverso il relativo amministratore di Workplace, potrà attivare Safety Check e inviare notifiche alla propria community aziendale per verificare quali dipendenti sono al sicuro e quali hanno invece bisogno di aiuto. Questo processo consta di 3 passaggi.

Localizzazione: è difficile identificare chi potrebbe essere stato colpito durante una situazione di emergenza. Per questo motivo abbiamo sviluppato modalità diverse per consentire alle aziende di importare i dati dei dipendenti che potrebbero voler contattare.

Tra queste vi sono l'iscrizione a gruppi di Workplace (ad esempio, un gruppo informativo locale per una città che si trova in una situazione di emergenza), le informazioni sulla posizione presenti nello Strumento di organizzazione di Workplace o un classico foglio di calcolo con un elenco di nomi.

Invio di notifiche: una volta individuate le persone interessate, sono necessarie modalità diverse per contattarle. I nostri dati mostrano che il modo più efficace per raggiungere le persone è attraverso un bot di Workplace Chat.

Tuttavia, poiché non tutte le organizzazioni dispongono di questa funzionalità, offriamo anche opzioni preconfigurate come le notifiche di Workplace Chat e i messaggi automatici.

Questi compaiono nella parte superiore della sezione Notizie di Workplace insieme alle e-mail ed, eventualmente, agli SMS. Tutte queste funzioni saranno disponibili sia su computer che su mobile.

Ripetizione: cosa fare se si riesce a raggiungere una persona che però non risponde? Bisogna avere la possibilità di continuare a provare. Per questo motivo abbiamo sviluppato una dashboard in tempo reale relativa allo stato dei dipendenti e che mostra la cronologia dei tentativi effettuati per contattarli.

Gli amministratori avranno anche la possibilità di visualizzare i dati di contatto dei dipendenti, oltre alle informazioni sui relativi responsabili diretti e sugli altri membri del team.

Safety Check in azione con Delta Air Lines

Delta Air Lines è un tester beta di Safety Check per Workplace. L'azienda ha già potuto riscontrare l'enorme valore apportato dall'implementazione di Safety Check a livello globale, che rappresenta uno dei tanti modi con cui continua a prendersi cura dei suoi dipendenti grazie a Workplace.

Delta ha usato Safety Check per garantire la sicurezza dei propri dipendenti durante emergenze recenti come l'uragano Florence e il terremoto che ha colpito Hokkaido in Giappone.

L'azienda ha scelto Safety Check per la sua semplicità di utilizzo, affidabilità e per la sua capacità di raggiungere le persone attraverso strumenti familiari, come le chat, Workplace e le e-mail dai propri dispositivi mobili.

Come trasformare le aziende in community

Monica Adractas, Director of Customer Growth presso Workplace, spiega: "Il nostro obiettivo è aiutare le aziende e organizzazioni a creare community significative nell'ambiente di lavoro. Ciò comporta anche sapere dove si trovano i propri dipendenti e se stanno bene. Sono al sicuro quando si verifica una situazione di emergenza?"

Speriamo che non ci sarà mai bisogno di usare Safety Check, ma ci impegniamo a rendere le community di Workplace più connesse e resilienti quando hanno più bisogno le une delle altre.

Safety Check per Workplace sarà disponibile per i clienti nei prossimi mesi.