Smartsheet è una piattaforma che semplifica lo svolgimento del lavoro: consente ai team di pianificare le attività, acquisire file, monitorare i progressi, automatizzare e generare report su vasta scala. Milioni di persone che lavorano nell'ambito della comunicazione usano Smartsheet per sveltire il lavoro e collaborare tra loro.

Ma in un mondo pieno di piattaforme e strumenti per l'aumento della produttività, le persone come fanno a lavorare in un modo che sia adatto sia a loro sia alle loro organizzazioni?

La produttività è una scelta

"Sappiamo che alcune persone preferiscono collaborare su determinate piattaforme", spiega Dustin. "Che sia su Workplace o via e-mail, via Slack o nella chat di Google Hangouts, è impostante per noi sostenere le scelte dei nostri clienti in termini di app per la messaggistica e strumenti di collaborazione".

E questo è un punto di vista che è in perfetto accordo con la più ampia storia di integrazione raccontata da Smartsheet: API aperte e sistemi che si parlano tra loro consentono alle persone di collaborare e comunicare utilizzando gli strumenti che preferiscono.

Scott Tewel, Technical Product Manager di Smartsheet, è d'accordo. "L'integrazione di Smartsheet e Workplace di Facebook è stata un'ottima opportunità per offrire ancor più valore ai nostri clienti", dice. "Siamo riusciti nel proposito estendendo Smartsheet a Workplace, dove le persone comunicano già per lavoro".

"Workplace è un'app che fornisce un'interfaccia familiare, in cui i lavoratori possono collaborare e condividere informazioni", continua Dustin. "Allo stesso modo, come piattaforma che connette i team e consente loro di svolgere il proprio lavoro su vasta scala, anche noi di Smartsheet abbiamo l'obiettivo di mettere a disposizione degli utenti un'interfaccia che sia familiare e intuitiva per i non addetti ai lavori".

Combinare lavoro e comunicazione per aumentare la produttività

Con Smartsheet per Workplace, oltre a poter scegliere di ricevere avvisi e richieste via e-mail o notifica push su mobile, ora puoi riceverle anche tramite un bot nella Workplace Chat.

"Abbiamo funzioni più ricche che consentono agli utenti di compiere azioni su un record o su una riga", ci dice Dustin. "Quindi non si tratta solo di ricevere avvisi quando vengono apportate modifiche al lavoro su un foglio o promemoria di date e obiettivi fondamentali. Abbiamo anche abilitato azioni automatizzate che mostrano le richieste di aggiornamento e quelle di approvazione, così le persone possono rispondere agli aggiornamenti e approvare le richieste direttamente da Workplace Chat. Tutto senza uscire da Workplace.

Questo significa che i project manager e i responsabili dei processi non devono più ricordare le preferenze di notifica di ogni persona: hanno la certezza che i membri del team riceveranno aggiornamenti e messaggi importanti sui progetti nella piattaforma che preferiscono e il più rapidamente possibile. I membri del team potranno poi rispondere dalla loro app di messaggistica preferita, e la loro risposta verrà acquisita in Smartsheet.

Questa funzione è stata la prima integrazione Smartsheet a fare uso della tecnologia Converse.AI.

Un esempio pratico

Dustin ci spiega meglio con un esempio nella vita reale. Un'azienda di produzione ha bisogno di un fornitore che aggiorni le righe del suo foglio per la consegna di cibo e bevande in occasione di un evento.

Invierà una richiesta di aggiornamento tramite Smartsheet come di consueto, ma a questo punto il fornitore riceverà una notifica su Workplace, perché è lì che preferisce comunicare. Potrà poi rispondere direttamente dall'interno della propria community su Workplace, senza dover passare ad altri sistemi, e l'azienda riceverà gli aggiornamenti direttamente su Smartsheet.

In questo modo la comunicazione è semplice e lineare, anche tra sistemi diversi, e la produttività migliora per tutti.

"È un ottimo modo per gli utenti di rimanere nel contesto in cui stanno lavorando, senza dover passare da un'app all'altra", dice Dustin. "Inoltre, fornisce le informazioni chiave di cui le persone hanno bisogno per passare alla fase successiva del progetto di loro competenza. È una storia perfetta per l'hashtag 'better together': insieme si lavora davvero meglio".

In breve, unire le piattaforme di comunicazione e di lavoro ti consente di avere sempre sott'occhio il contesto in cui stai lavorando. Puoi vedere in tempo reale ogni modifica e tutte le informazioni di cui hai bisogno per proseguire il lavoro più rapidamente.

Non solo notifiche

E i vantaggi non riguardano solo le notifiche: l'integrazione consente alle persone di agire, specialmente da mobile; ovunque si trovino, ricevono sui loro dispositivi mobili un avviso che richiede l'approvazione tramite Workplace Chat. E questo, pensa Dustin, è un vantaggio non da poco.

"Così, chi non vuole usare le e-mail o non ha un indirizzo di posta elettronica, perché magari è un lavoratore del personale operativo o un appaltatore, può comunque interagire con uno strumento di lavoro essenziale che gli invia informazioni, un tool che gli consente di vedere tutto quello che accade all'interno della sua organizzazione. E può interagire con gli interessati da Workplace".

Quale sarà il futuro dell'integrazione?

Per prima cosa, ci sono programmi entusiasmanti per il prodotto.

"Questa è la V1", dice Dustin. "Includendo le funzioni relative alle approvazioni e alle richieste di aggiornamento, abbiamo reso la V1 la più avanzata che abbiamo mai lanciato. E continueremo a cercare opportunità per il futuro".

Scopri di più nel webinar in programma

Puoi scoprire di più da Dustin nel webinar che abbiamo in programma per il 21 febbraio alle 16:00 GMT.

Dustin e Renee Manuel diWorkplace, insieme ai nostri partner di Generation Digital, esploreranno i vantaggi e illustreranno i casi d'uso dell'integrazione di Smartsheet e Workplace per aumentare la collaborazione al lavoro.

Prenota il tuo posto qui.

Ringraziamo Dustin Avol di Smartsheet e il suo team