Come rimanere in contatto con il personale operativo, senza postazione fissa e che lavora da remoto
Miglioramento della comunicazione nelle situazioni di emergenza, perfezionamento della formazione da remoto e altro ancora: ecco 5 modi in cui le organizzazioni usano Workplace per rimanere in contatto con il personale operativo.
Miglioramento della comunicazione nelle situazioni di emergenza, perfezionamento della formazione da remoto e altro ancora: ecco 5 modi in cui le organizzazioni usano Workplace per rimanere in contatto con il personale operativo.
La pandemia di COVID-19 continua a mettere in difficoltà aziende e singoli individui. Molte realtà sono passate allo smart working, mentre altre continuano a cercare modalità per rimanere operative. Si tratta di un periodo di incertezza per ognuno di noi, specialmente ora che i Paesi cominciano ad allentare le misure di isolamento e in tutto il mondo i lavoratori si chiedono cosa succederà.
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
È fondamentale mantenere aperti i canali di comunicazione con i dipendenti, rimanendo in contatto con il personale operativo che continua a occuparsi di clienti, assistere pazienti e offrire servizi fondamentali nelle comunità di tutto il mondo. Ora che le aziende si preparano a tornare al lavoro, è fondamentale per i leader aziendali confrontarsi con i dipendenti sui loro progetti di vita post-lockdown.
Usare Workplace può essere d'aiuto. Funzioni conosciute, come video in diretta, chat, gruppi e Workplace Rooms, rendono più facile mantenere i dipendenti aggiornati e connessi, in modo che possano proteggersi meglio e informarsi mentre svolgono il lavoro sul campo o si preparano a rientrare in ufficio.
Come usare Workplace per rimanere in contatto con il personale operativo
Vediamo sempre più organizzazioni usare Workplace come canale principale per la comunicazione con i dipendenti. Il motivo è semplice: Workplace è in grado di mettere in contatto tutti i membri di un'organizzazione.
Come ha detto Daniel Sundin, Director of Partner Communications presso il rivenditore di animali statunitense Petco, "Durante le conversazioni con i colleghi, più volte mi è stato detto: 'Ti immagini se non avessimo avuto Workplace quando è scoppiata la pandemia?'"
Abbiamo chiesto ai nostri clienti di raccontarci in che modo usano Workplace per sostenere il proprio personale operativo e i dipendenti mandati in congedo non retribuito o cassa integrazione. Continua a leggere per scoprire i cinque casi d'uso che ci hanno raccontato e come realizzare diverse campagne per mantenere una comunicazione efficiente e alti livelli di interazione.
Come comunicare in situazioni di emergenza: condivisione e ascolto
Crea gruppi aziendali ufficiali predefiniti per le comunicazioni legate al COVID-19 e suddividili in base al pubblico. Se, per esempio, le indicazioni aziendali per il personale operativo sono molto diverse da quelle per chi lavora da remoto, dovresti creare gruppi distinti per le comunicazioni.
Oltre che su Workplace, condividi il gruppo anche tramite gli altri canali in uso, in modo che le persone possano trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.
- Suggerimento avanzato 1: usa funzioni di amministrazione avanzate, come Contrassegna come importante, Gruppi ufficiali e Post fissati, per assicurarti che i dipendenti vedano tempestivamente le informazioni importanti. Grazie agli insight, quando effettui comunicazioni importanti puoi anche monitorare la percezione dei dipendenti sulla base dei commenti ai post.
- Suggerimento avanzato 2: usa le campagne per organizzare e salvare i tuoi contenuti in campagne tematiche. Metti insieme diversi post sulle normative che adotti per il ritorno in ufficio e monitora copertura, interazioni e percezione del pubblico di questi post. I risultati riscontrati ti aiuteranno ad adattare il messaggio in base alle scelte che funzionano meglio.
- Suggerimento avanzato 3: modifica le impostazioni del gruppo e metti i post in ordine cronologico: in questo modo le informazioni più recenti saranno visualizzate prima.
Trasmettere in diretta all'interno di gruppi di Workplace specifici usando Video in diretta è un modo molto efficace per rimanere in contatto con il personale operativo. Organizza una trasmissione in diretta che coinvolga un gruppo di dirigenti e i team locali e rispondi alle domande più importanti dei dipendenti operativi.
- Suggerimento avanzato 1: prima della trasmissione crea un sondaggio o un post con domande e risposte per capire i dubbi dei dipendenti e rispondere al meglio.
- Suggerimento avanzato 2: crea un gruppo per i manager del personale operativo, in modo che possano accedere facilmente alla documentazione importante delle risorse umane e gestire i dipendenti nei momenti di difficoltà.
- Suggerimento avanzato 3: conduci campagne di notorietà per assicurarti che i dipendenti abbiano scaricato le app mobili Workplace, che consentono di comunicare facilmente e confrontarsi con le altre persone.
Workplace può rivelarsi utilissimo per mantenere le persone informate e connesse, anche quando sono in congedo non retribuito o cassa integrazione. Usa i gruppi aziendali per condividere rapidamente aggiornamenti con i dipendenti. Non avere paura di variare. Qualche volta questi post possono essere dedicati esclusivamente a questioni lavorative, ma puoi condividere anche contenuti social, come guide per mantenersi in forma e in salute durante la pandemia.
In Regno Unito, ad esempio, Honest Burgers ha sfruttato Workplace per condividere gli aggiornamenti dei leader e creare programmi quotidiani per i dipendenti rimasti a casa.
Suggerimenti e risorse di sicurezza
Cerca con il team o reparto idee per condividere in modo coinvolgente consigli sull'igiene, ad esempio creando poster personalizzati sul corretto lavaggio delle mani. Dai libero sfogo alla creatività. Potresti fare come AirAsia, usando post con video per lanciare una sfida di danza incentrata su misure igieniche o sulle normative aziendali. La compagnia aerea, per esempio, ha lanciato la sfida #washitright, incentrata su come lavarsi correttamente le mani.
- Suggerimento avanzato 1: usa la sezione Formazione del gruppo per raccogliere i migliori esempi proposti dai membri del team.
- Suggerimento avanzato 2: crea un gruppo per gli aggiornamenti importanti di sicurezza. Qui puoi includere informazioni di particolare rilievo, ad esempio indicazioni su cosa fare in caso si venga in contatto con un cliente o collega che presenta febbre o sintomi.
- Suggerimento avanzato 3: crea un sondaggio da pubblicare quotidianamente o questionari per il personale usando i sondaggi di Workplace. Puoi inviarli su Workplace Chat e, da oggi, anche tramite link o notifica e-mail.
- Suggerimento avanzato 4: organizza una serie di domande e risposte per rispondere ai dubbi più diffusi, come ha fatto Lojas Marisa, che ha raccolto domande rivolte al personale medico e organizzato una sessione per rispondervi.
Formazione e gestione nelle sedi
Molti clienti usano i gruppi di Workplace per condividere quello che imparano dalle esperienze di lavoro quotidiane. I gruppi consentono di condividere contenuti di formazione selezionati in base alle competenze con link a materiali ed eventi di formazione.
Per rendere l'esperienza più coinvolgente e utile, puoi anche usare bot, come il bot gratuito per il COVID-19 di Huminos, che condivide notizie relative al COVID-19 tramite Workplace Chat e nei gruppi per sensibilizzare i membri dell'organizzazione.
I bot consentono anche di inviare sondaggi relativi allo stato di salute e valutare le conoscenze delle persone. Questa funzione da oggi è gratuitamente disponibile nella Directory delle integrazioni di Workplace.
- Suggerimento avanzato 1: metti a disposizione dei dipendenti un chatbot che fornisca loro informazioni e formazione sulle normative, che potrebbero cambiare rapidamente, come ha fatto Preppio.
- Suggerimento avanzato 2: usa unità di apprendimento per condividere informazioni sull'organizzazione e la gestione dei punti vendita al dettaglio e su come curare l'igiene e garantire la sicurezza di dipendenti e clienti.
- Suggerimento avanzato 3: una un sondaggio o la funzione Safety Check per la gestione delle dichiarazioni sanitarie e di viaggio dei dipendenti.
Gestione del personale e dei turni
Alcune aziende hanno modificato i turni in modo da garantire un numero maggiore di pause per lavarsi le mani dopo aver interagito con i clienti o per attuare misure di distanziamento sociale. Sappiamo che molti nostri clienti creano gruppi su Workplace per gestire lo scambio dei turni, consentendo ai dipendenti di gestirli e scambiarli con facilità.
- Suggerimento avanzato 1: quando configuri un gruppo di Workplace con meno di 250 persone, si crea automaticamente un gruppo di Workplace Chat con queste persone. Questa chat collegata consente a chiunque di connettersi e proporre scambi di turni, anche fra aree geografiche e fusi orari diversi.
Riconoscimento e motivazione
Abbiamo già esaminato in che modo i gruppi rappresentano uno strumento fondamentale per mantenere connessi i lavoratori essenziali. Grazie alla possibilità di condividere rich media e contenuti come video, GIF e fotografie, i gruppi facilitano l'interazione con le persone per periodi prolungati.
Abbiamo visto che i nostri i clienti hanno creato gruppi social aperti a tutti i dipendenti per facilitarne la connessione. Un esempio è il gruppo "Humans of the Frontline", che ha offerto ai dipendenti una piattaforma dove condividere video e post per mostrare in che modo i vari membri dell'organizzazione apportano valore all'azienda nei contesti di lavoro operativo. Incoraggia i dipendenti in ufficio a ringraziare e sostenere chi si occupa della sicurezza di tutti.
Il Singapore Public Service usa Workplace per mettere in contatto i suoi funzionari impiegati in diversi enti, anche se sono fisicamente lontani e di recente ha usato Workplace per raccogliere le espressioni di sostegno e gli auguri rivolti ad alcuni funzionari aggrediti in servizio. I commenti al post sono poi stati inseriti n un video, che è stato trasmesso ai funzionari operativi aggrediti.
- Suggerimento avanzato 1: dimostra apprezzamento per i contributi individuali con la funzione Ringrazia: è sufficiente recarsi sulla pagina del profilo di un collega e cliccare sul pulsante Ringrazia. Si tratta di una forma di riconoscimento per un lavoro ben svolto che è visibile a tutti e rimane sul diario della persona interessata, mentre una copia viene inviata al suo manager.
- Suggerimento avanzato 2: lancia campagne in cui manager e dipendenti possono attribuire badge per promuovere l'apprezzamento del lavoro altrui.
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