Come creare un clima di collaborazione nei team

Un approccio collaborativo può aiutare il tuo personale a lavorare in modo più efficace e creativo. Ecco come adottare la strategia giusta di collaborazione in team.

COLLABORAZIONE IN TEAM | 10 MINUTI DI LETTURA
team collaboration - Workplace from Meta

La collaborazione in team è importante perché, quando funziona, è di grande beneficio per la tua organizzazione. I team che collaborano sono motivati, efficienti e riescono a risolvere i problemi in modo creativo. Tra gli altri vantaggi della collaborazione si annoverano dipendenti più coinvolti e solerti, prestazioni e risultati economici migliori.

Tuttavia, anche se nelle organizzazioni si parla tanto dell'importanza del lavoro di squadra e della collaborazione, non è sempre facile metterli in atto. Anche prima della pandemia, solo il 14% delle aziende si diceva certo dell'efficacia del processo decisionale e di collaborazione utilizzati internamente. Adottare una strategia di collaborazione efficace è indispensabile, ora più che mai.

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Cos'è la collaborazione in team?

Cos'è la collaborazione in team?

Innanzitutto, è importante capire cosa si intende con questa espressione. La collaborazione in team si ha quando persone con competenze complementari lavorano insieme su progetti o attività in un modo davvero connesso e unitario. È caratterizzata da responsabilità condivisa e impegno comune, fattori che la differenziano dal lavoro di squadra.

In entrambi i casi, un gruppo di persone lavora per raggiungere un obiettivo condiviso. Tuttavia, mentre nel lavoro di squadra il contributo dato da ognuno è personale, nel caso della collaborazione le persone analizzano le attività e trovano soluzioni insieme. Quando si collabora in team, bisogna impostare gli obiettivi, assegnare i compiti, rinsaldare le relazioni e comunicare in modo logico e libero da preconcetti.

È una questione tanto di cultura quanto di organizzazione: alcuni dei fattori determinanti di un team davvero capace di collaborare sono una flessibilità e un'apertura maggiori, meno voglia di primeggiare e uno spirito più collaborativo.

La collaborazione in team è perfettamente in linea con la struttura meno gerarchica del posto di lavoro moderno, nel quale la tipica domanda "per chi lavori?" è stata sostituita da "con chi lavori?".

team collaboration

Una collaborazione in team migliore è di grande beneficio per l'azienda.

Quali vantaggi offre la collaborazione in team?

Quali vantaggi offre la collaborazione in team?

Le organizzazioni hanno capito che la collaborazione del personale è fondamentale per raggiungere il successo: il 94% delle aziende dichiara che "agilità e collaborazione sono cruciali per la crescita". Ma in che modo la collaborazione in team può rendere il lavoro migliore? Ecco cinque esempi.

  1. Collaborazione in team e produttività

    Secondo un report di Deloitte, i dipendenti lavorano in media il 15% più rapidamente quando collaborano. Da una serie di studi sulla collaborazione condotti dalla Stanford University, è inoltre emerso che le persone trattate come se stessero lavorando insieme sono riuscite a portare avanti un'attività particolarmente impegnativa per il 64% di tempo in più. Anche le prestazioni e il coinvolgimento sono migliorati: le persone sono risultate più interessate e prese da quello che stavano facendo e hanno sentito meno la stanchezza.

    Un aspetto interessante, soprattutto visti i tanti team che continuano a lavorare da remoto a causa del COVID-19, è che le persone coinvolte negli studi non lavoravano nello stesso spazio fisico. Ai fini della ricerca non è stato tuttavia tenuto conto di questa differenza, dimostrazione lampante del fatto che la collaborazione non dipende dalla vicinanza fisica.

  2. Coinvolgimento dei dipendenti

    I dipendenti coinvolti sono più produttivi, raggiungono risultati migliori e sono più propensi a rimanere nelle organizzazioni in cui lavorano. La collaborazione al lavoro ha inoltre un ruolo importante per il coinvolgimento: spesso le persone vogliono usare le loro competenze complementari per trovare soluzioni insieme. Dalle ricerche emerge che i lavoratori sono fino al 20% più soddisfatti quando dispongono di strumenti che facilitano la collaborazione.

    Collaborare può quindi aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, ma è vero anche il contrario. L'86% dei dipendenti e dei dirigenti dice che la mancanza di una collaborazione efficace è uno dei motivi per gli insuccessi sul lavoro. Ciò rende la capacità di collaborazione un elemento essenziale per il coinvolgimento dei dipendenti, non semplicemente una competenza preferenziale.

  3. Innovazione

    Le idee all'avanguardia spesso nascono dalla collaborazione. I dipendenti sono il 60% più innovativi quando collaborano, e non è di certo una sorpresa.

    La collaborazione permette a persone con background, idee, esperienze e competenze diverse di confrontarsi e aprirsi a nuovi punti di vista. La condivisione della responsabilità le fa sentire più libere di mettersi in gioco e correre rischi. Supponiamo che tu abbia la possibilità di far collaborare l'intera organizzazione. È uno scenario ideale per abbattere le barriere che ostacolano l'innovazione, condividere le conoscenze e raccogliere idee efficaci per tutta l'azienda, oltre a farle risparmiare tempo e denaro.

    La collaborazione può estendersi anche oltre il posto di lavoro: le aziende innovative spesso creano prodotti e servizi in collaborazione con clienti e partner esterni.

  4. Benessere

    Il benessere dei dipendenti è fondamentale per il coinvolgimento e la produttività: la collaborazione in team può contribuire ad aumentarlo incoraggiando il personale ad allacciare rapporti, imparare gli uni dagli altri e sostenersi e aiutarsi a vicenda.

    Una collaborazione efficace è anche un fattore chiave per il benessere mentale. MIND, associazione benefica che si occupa di salute mentale con sede nel Regno Unito, consiglia alle aziende di creare un ambiente di supporto reciproco per promuovere e portare avanti una cultura di collaborazione, lavoro in squadra e condivisione delle informazioni.

    La parola chiave è supporto. La divisione in compartimenti stagni è alienante, ma il lavoro in team può comportare richieste più estenuanti per i dipendenti e metterli sotto pressione. È quindi importante che i responsabili siano consapevoli di questo e si assicurino che il carico di lavoro non diventi ingestibile.

  5. Reclutamento e mantenimento

    Entro il 2025, i millennial costituiranno il 75% della forza lavoro globale, seguiti dalla generazione Z o post-millennial. Le aziende lungimiranti punteranno ad attirare e mantenere questi preziosi dipendenti, che aspirano a un ambiente di lavoro improntato sulla collaborazione. Il 38% dei millennial e dei post-millennial afferma di lavorare meglio in ambienti nei quali ha la possibilità di concentrarsi e collaborare.

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Collaborazione in team virtuale

In genere, quando si parla di collaborazione, ci si concentra sulla vicinanza fisica tra le persone, ad esempio l'organizzazione bilanciata degli spazi dell'ufficio per consentire di lavorare in team o in autonomia.

Tuttavia, anche se questi aspetti diventeranno più importanti con il rientro graduale sul posto di lavoro, i responsabili stanno ancora cercando di capire come mantenere e migliorare la collaborazione in team in un ambiente che è stato stravolto dalla pandemia di coronavirus. Com'è possibile far collaborare i team quando molti lavorano ancora da casa, a chilometri di distanza dai colleghi? In che modo si può rendere efficace la collaborazione quando le persone sono propense a sfruttare al massimo le opportunità di lavoro ibrido e flessibile e potrebbero non trovarsi in ufficio contemporaneamente? È necessario che le competenze di collaborazione tradizionale si evolvano.

Chi ha gestito team globali potrebbe avere già riscontrato molti di questi problemi in precedenza e aver trovato soluzioni per arginarli. Ad esempio, secondo i ricercatori Pernille Bjørn e Ojelanki Ngwenyama occorre sviluppare uno "shared meaning", ovvero stabilire un terreno comune tra i team virtuali globali per evitare problemi di comunicazione causati da supposizioni sbagliate o fraintendimenti sui modi di lavorare.

Questo approccio fa parte della cultura collaborativa e, quando le interazioni avvengono di persona, si costruisce in modo graduale. Nei team virtuali però è necessario uno sforzo in più affinché le persone abbiano una comprensione reciproca dei modi di lavorare e la collaborazione possa andare avanti. Gli strumenti di comunicazione che consentono ai membri del team di vedere cosa fanno gli altri e di interagire tra di loro sono fondamentali per creare sintonia e sinergia tra le persone, ovunque si trovino.

Ecco alcuni suggerimenti per rendere efficace la collaborazione virtuale.

Non fare affidamento sulle e-mail. Per collaborare con tutto il team ed evitare fraintendimenti, è preferibile usare strumenti creati per la comunicazione di gruppo anziché scrivere ai singoli. Si tratta anche di un modo per tenere separate le comunicazioni su specifici progetti ai quali si collabora evitando che vadano perse tra la miriade di e-mail che si ricevono.

Fornisci spazi di lavoro condivisi. Uno spazio online nel quale i team possono collaborare e condividere documenti è fondamentale per la collaborazione virtuale. Qualunque sia il sistema di condivisione dei file che scegli, assicurati che si integri con gli altri strumenti di comunicazione per non evitare perdite di tempo e la frustrazione legata alla necessità di effettuare più volte l'accesso.

Organizza riunioni (virtuali) in video. Le videoconferenze consentono al team di captare i segnali non verbali grazie ai quali è più facile capire ciò che si vuole comunicare e sono ideali per le sessioni di brainstorming. Fanno anche sentire le persone più connesse: il solo fatto di vedere i colleghi le aiuta a pensare che non stanno perdendo i contatti.

Offri soluzioni per le pause condivise. Spesso le idee migliori nascono da conversazioni davanti alla macchinetta del caffè, quindi i tuoi strumenti devono fornire ai team uno spazio per chiacchierare. Può trattarsi di un canale di chat dedicato o di un tempo riservato alla convivialità all'inizio o alla fine delle riunioni. Evita di organizzare ogni interazione nel minimo dettaglio. È importare lasciare che le conversazioni avvengano in modo naturale.

Non fare supposizioni. I fraintendimenti sono più comuni quando le persone lavorano da remoto. Controlla che gli obiettivi della collaborazione e i ruoli siano chiari a tutti. Assicurati di sapere a chi sono state assegnate le diverse attività dopo ogni riunione. Tieni sempre aperti i canali di comunicazione per consentire di fare domande, in caso di necessità.

Ostacoli alla collaborazione

Quasi il 40% dei dipendenti ritiene che non si collabori abbastanza nell'organizzazione. Ma quali sono i fattori che lo impediscono? Ecco alcuni dei più comuni:

  • Poco coinvolgimento. Il personale deve capire perché collaborare è il modo migliore per raggiungere un obiettivo. Se non comprende l'importanza della collaborazione, penserà che si tratta solo di ulteriore lavoro e non si sforzerà di trovare il tempo per farlo.
  • Scarsa comunicazione. Per collaborare, servono le giuste competenze e strumenti, soprattutto con lo smart working. Se non hai strumenti semplici per la condivisione di documenti o se gli strumenti disponibili non consentono a tutti i membri del team di far sentire la propria voce, la collaborazione ne risente.
  • Una cultura sbagliata. La fiducia è fondamentale per la collaborazione. Le persone devono lavorare in un ambiente nel quale si sentano libere di esprimere le idee e correre rischi senza colpevolizzazioni. La cultura aziendale deve anche promuovere l'apertura mentale per incoraggiare le persone a condividere le proprie idee ed esprimere le proprie opinioni. La collaborazione non è possibile in una cultura dominata da chiusura o lavoro in compartimenti stagni.
  • Poco sostegno da parte dei responsabili. I responsabili devono mettere in atto soluzioni adeguate per promuovere la collaborazione, fornendo al personale tempo, spazio e strumenti dedicati. Anche l'autonomia è fondamentale per collaborare. Sebbene sia necessario strutturare i team per rendere possibile la collaborazione, questa non è destinata a realizzarsi se il personale sente di avere gli occhi dei responsabili costantemente puntati addosso.
  • Mancanza di una cultura della collaborazione. La cultura della collaborazione è molto più di un'espressione usata negli annunci di lavoro o nella formazione iniziale: è la linfa vitale dell'azienda. Significa che non solo incoraggerai e aiuterai i team a collaborare, ma che la collaborazione fa parte della cultura aziendale a ogni livello dell'organizzazione. La divisione in compartimenti stagni non esiste. I lavoratori da remoto e ibridi si sentono coinvolti e inclusi. Il personale di ogni reparto è davvero entusiasta di collaborare.
team collaboration

Come si promuove la collaborazione in team?

La collaborazione è una competenza (e si può acquisire)?

La collaborazione è una competenza (e si può acquisire)?

Collaborare non è solo un'attività o un processo. È un modo di essere e di agire. Le competenze di collaborazione includono capacità di comunicare, ascoltare, negoziare e creare relazioni personali. L'uso di queste competenze permette ai team di trovare un accordo, riconoscere il contributo dato da ognuno e continuare a collaborare efficacemente.

Collaborazione efficace e intelligenza emotiva sono strettamente correlate. La loro utilità è evidente in ogni aspetto, dalla gestione dei conflitti alla creazione della fiducia e al mantenimento dell'entusiasmo tra il personale.

Ad alcune persone queste attività riescono meglio per natura, mentre altre hanno un'intelligenza emotiva superiore. Tuttavia, è possibile migliorare le competenze di collaborazione tramite l'esercizio. Ecco alcune idee:

Proponi esercitazioni di collaborazione a un'attività. Molti produttori di contenuti lavorano in coppia per ridurre il tempo da dedicare alla correzione delle bozze. La scrittura in coppia è un ottimo modo per far collaborare le persone all'interno dei team.

Un esperto di un argomento e uno scrittore (o qualcuno a cui piace scrivere) lavoreranno insieme per creare un contenuto in tempo reale. Se viene fatta come esercitazione sulle competenze di collaborazione, è possibile anche alternare i ruoli. È un modo per imparare a scambiarsi idee, chiarire cosa si vuole dire e creare fiducia.

Perfeziona la capacità di ascolto. La capacità di ascolto è una competenza essenziale per la collaborazione. Per migliorarla, prova esercizi di ascolto attivo. È un'attività che si può fare in coppia. Una persona parla mentre l'altra ascolta senza interrompere, resistendo alla tentazione di riempire eventuali silenzi, ed è più facile a dirsi che a farsi. Chi ascolta fa domande, chiede a chi parla di chiarire alcuni punti e alla fine della conversazione fa un riassunto di quanto detto dal partner. Usa queste tecniche, non solo come esercizio, ma anche nelle occasioni di collaborazione quotidiana.

Impara a negoziare. Collaborare non significa sicuramente che tutto deve essere fatto come vuoi tu. Presuppone il venirsi incontro e trovare un compromesso, quindi la capacità di negoziare è indispensabile. Per esercitare questa abilità, dividi il team in gruppi e dai a ognuno di essi il compito di creare qualcosa, ad esempio un modello di carta. La difficoltà è che nessun team avrà tutto l'occorrente per completare l'attività e dovrà negoziare con gli altri team per ottenerlo. Puoi incoraggiare un senso di sana competitività premiando il team che completa il compito per primo.

L'apertura è fondamentale per la collaborazione. Non si tratta semplicemente di una qualità o una competenza personale, ma di qualcosa che interessa l'intera organizzazione. Per collaborare in modo efficace, i singoli così come l'organizzazione devono prendere consapevolezza dell'importanza della cultura della collaborazione e mostrare apertura verso le nuove idee. La collaborazione non sarà efficace in una cultura basata sulla chiusura dove le persone custodiscono gelosamente i propri segreti.

5 modi per migliorare la collaborazione nel posto di lavoro

5 modi per migliorare la collaborazione nel posto di lavoro

  1. Concorda una strategia di collaborazione

    Concordare una strategia di collaborazione è fondamentale per mettere tutti d'accordo nell'organizzazione. Ciò mostra a dipendenti e stakeholder che la tua azienda capisce il valore delle competenze di collaborazione efficace e che ti impegnerai a investire nella formazione e negli strumenti necessari. Mostra anche che hai valutato le esigenze di tutti nell'organizzazione in termini di competenze e strumenti di collaborazione esistenti. Metti in atto la strategia di collaborazione prima di acquistare strumenti specifici, considerando le modalità di lavoro ibride attuali e rivalutandola una o due volte all'anno.

  2. Individua eventuali ostacoli

    Le organizzazioni non sono tutte uguali. Trova ciò che ostacola la collaborazione nella tua azienda. Si tratta della mancanza di tempo? O di fiducia? Di una cultura o degli strumenti sbagliati? Prova a condurre un rapido sondaggio per valutare l'atteggiamento verso la cultura collaborativa e la collaborazione in team, capire quali sono gli ostacoli e raccogliere suggerimenti per superarli. Dai un feedback al team su quanto emerso e spiega cosa farai per promuovere la collaborazione.

  3. Definisci obiettivi chiari per i team che collaborano

    Quando l'Institute for Corporate Productivity (i4cp) ha esaminato la collaborazione interna, ha riscontrato che la sua efficacia dipende dalla condivisione di uno scopo. Senza uno scopo preciso e degli obiettivi chiari, ai team mancherà il focus. Inoltre, le persone possono sentirsi oberate dalle richieste di collaborare in modo efficace se non hanno un'idea chiara di ciò che i responsabili si aspettano da loro. Per il lavoro di squadra, è sempre necessario esplicitare obiettivi e risultati attesi all'inizio del progetto.

  4. Riconosci e premia la collaborazione

    Le organizzazioni devono mostrare di apprezzare la collaborazione, premiando l'impegno dei team così come le prestazioni dei singoli. I premi funzionano: le probabilità che le organizzazioni di successo promuovano la collaborazione sono 5,5 volte superiori rispetto a quelle delle aziende che non raggiungono risultati così soddisfacenti. Tuttavia, i bonus e altri premi sono spesso definiti sulla base dei traguardi dei singoli piuttosto che dei team.

    "La mancanza di incentivi e premi è l'ostacolo più comune e forte a una collaborazione efficace", ha dichiarato Kevin Martin, Chief Research Officer di i4cp. Esamina i tuoi premi e incentivi e assicurati che includano il riconoscimento della collaborazione in team per mostrare quanto è importante per l'azienda.

  5. Punta sulla condivisione delle conoscenze

    Oltre l'80% dei leader aziendali dice che raccogliere e condividere le conoscenze delle persone è uno dei fattori fondamentali per il successo di un'azienda. È un aspetto cruciale anche per una collaborazione efficace: condivisione delle conoscenze e collaborazione vanno infatti a braccetto.

    La possibilità di accedere alle informazioni giuste al bisogno fa sentire le persone più responsabili e rende la collaborazione più semplice e rapida. Usa sistemi di gestione dei documenti che rendono possibile tutto questo e strumenti di comunicazione che permettono la circolazione delle informazioni.

Come scegliere gli strumenti giusti per la collaborazione in team

Come scegliere gli strumenti giusti per la collaborazione in team

La disponibilità di strumenti dedicati è fondamentale per la collaborazione, ma come si fa a scegliere quelli giusti? Quando definisci la strategia di collaborazione della tua azienda, gli aspetti principali su cui riflettere includono la fascia d'età del personale: il 53% dei millennial dichiara di essere più propenso ad accettare un lavoro se il datore usa le sue stesse tecnologie.

Un altro aspetto da considerare è il tempo a disposizione per formare le persone su come usare gli strumenti di collaborazione. Se si tratta di strumenti con i quali hanno dimestichezza, il processo sarà molto più rapido. Altri fattori da esaminare includono scalabilità, integrazioni con altri strumenti come software di gestione di documenti e del tempo e funzionalità di traduzione in caso di team che usano più lingue. Dovrai anche decidere con quale frequenza rivedere e aggiornare la strategia di collaborazione.

Usa la collaborazione sul cloud

L'uso del cloud per archiviare i documenti significa che sarà possibile lavorare su di essi in qualsiasi momento e ovunque. Significa anche dire addio agli ingombranti allegati nelle e-mail e permettere a tutti di collaborare allo stesso modo. Questo è un chiaro esempio di cultura della collaborazione.

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