La collaborazione e il lavoro di squadra sono alcuni degli ingredienti più importanti per garantire un'attività produttiva e senza intoppi, soprattutto nell'era del lavoro ibrido. La condivisione di idee e competenze tra colleghi aumenta il morale, accresce la responsabilità, aiuta le persone a imparare l'una dall'altra e garantisce un prodotto o un servizio più completo e di successo.

In che modo, quindi, le aziende possono supportare la collaborazione digitale sul posto di lavoro e quali risorse possono mettere a disposizione per farlo? In realtà, tutto dipende da dove si trovano i dipendenti e dal tipo di piattaforma su cui devono comunicare. La miriade di strumenti di comunicazione digitali disponibili rende la collaborazione online tra colleghi facile ed efficiente, semplifica il flusso di lavoro e migliora la cultura aziendale. Qui di seguito trovi le 3 caratteristiche fondamentali che gli strumenti di collaborazione online devono offrire.

1. Piattaforme di videochiamata: per incontri con colleghi in remoto e ibridi

Parte della bellezza della tecnologia in costante progresso è che restare in contatto con le persone, indipendentemente da dove si trovano nel mondo, non potrebbe essere più semplice.

La comunicazione video permette di organizzare riunioni tra chi si trova fisicamente sul posto di lavoro e chi lavora da remoto, in altre filiali o addirittura in altri Paesi. Le piattaforme di videochiamata permettono a chiunque di partecipare alle riunioni, perché nessuno deve perdersi le discussioni.

Le videochiamate permettono anche di creare un senso di unione tra i colleghi. Dal momento che il lavoro ibrido è in aumento, è fondamentale che i colleghi si sentano connessi con il posto di lavoro, anche se non sono sempre insieme.

2. Una piattaforma online per memorizzare e modificare i file condivisi

Un modo per garantire una collaborazione efficace è creare uno spazio in cui i colleghi possano salvare tutto il loro lavoro, affinché ogni documento, immagine, video e idea sia disponibile per il resto del team quando necessario. I sistemi di archiviazione su cloud permettono di collaborare sui documenti, facendo in modo che i team lavorino maggiormente insieme, senza dover creare più versioni di un file.

Tutti i partecipanti al progetto possono tenersi aggiornati su ciò che è stato fatto e su ciò che c'è da fare. Tutti sono coinvolti e al corrente del processo e dei progressi del progetto.

Inoltre, se una persona che lavora al progetto è in malattia, in vacanza o, per qualsiasi ragione, non disponibile, il suo lavoro è accessibile a tutti, riducendo i tempi di ricerca dei documenti e lo scambio frenetico di messaggi.

3. App per le chat

La collaborazione sul posto di lavoro non è sempre incentrata sugli obiettivi e sulle attività. Per creare un forte senso di cultura organizzativa, soprattutto dal momento che ci sono tante persone che lavorano da remoto o in modalità ibrida, questi strumenti devono anche facilitare le interazioni informali. Un'app per le chat permette alle persone di essere sempre connesse, con conversazioni individuali, di gruppo e giochi a livello di team e di creare gruppi basati su un progetto.

Altre caratteristiche essenziali degli strumenti di collaborazione online

Le organizzazioni vorranno ottenere sin da subito il massimo dagli strumenti di collaborazione online. Per questo gli strumenti devono avere le seguenti caratteristiche:

Semplici da utilizzare

Gli strumenti avranno subito dei vantaggi in termini di produttività se i dipendenti riusciranno a utilizzarli con facilità. Inoltre le persone si sentiranno sicure su come utilizzare questi strumenti e quindi saranno maggiormente invogliate a scoprire tutto quello che permettono di fare.

Mobile

Gli strumenti di collaborazione digitali fanno in modo che chiunque sia coinvolto, anche il personale operativo e senza postazione fissa. Per questo è fondamentale che gli strumenti siano accessibili sui dispositivi mobili: in questo modo chiunque può connettersi, chattare e condividere idee, ovunque si trovi.

Ecco altre funzioni utili: