Tecniche di gestione del tempo
Visti i continui cambiamenti del modo di lavorare e dei luoghi in cui lavoriamo, è fondamentale aiutare il personale operativo e in smart working a rimanere coinvolto e produttivo. Ecco alcune utili tecniche di gestione del tempo.
Gestire il tempo a lavoro può essere difficile. Forse è per questo che le persone e le organizzazioni non sempre lo fanno molto bene.1 Tuttavia, nel mondo post-pandemia, dove si lavora a distanza e in qualunque luogo, gestire il tempo in modo adeguato è fondamentale per la produttività.
È una regola universale, applicabile sia a chi sta lentamente tornando alle routine di ufficio con il lavoro ibrido, sia a chi lavora ancora in remoto o da casa, ma in particolare al personale operativo, ovvero i dipendenti in centri commerciali, fabbriche e magazzini.
Le persone e i team devono trovare soluzioni per organizzare le giornate in modo efficace, a prescindere da dove e quando lavorano.
È qui che entra in gioco il concetto di gestione del tempo.
Semplificazione del lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Che cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo è esattamente quello che dice di essere. Se hai programmato un appuntamento con un collega, hai gestito il tuo tempo. Se hai deciso che non vale la pena terminare una determinata attività, hai gestito il tuo tempo. Ma perché è così importante?
Perché la gestione del tempo è importante
Una giornata ben organizzata può aiutare a ridurre lo stress e aumentare la produttività.2 Quando le persone pianificano con cura ed eseguono le attività, si sentono più sicure di sé a lavoro. Inoltre, la consegna puntuale dei progetti genera fiducia e rispetto anche tra colleghi.
Una buona gestione del tempo aiuta anche a migliorare l'equilibrio tra vita e lavoro, estremamente prezioso per dipendenti e organizzazioni. I dipendenti con un buon equilibrio casa-lavoro, infatti, hanno il 10% di probabilità in più di rimanere nelle rispettive aziende.
Gestione del tempo e personale operativo
Un nuovo studio presente nel report Deskless Not Voiceless 2020 di Workplace rileva come le organizzazioni stiano trascurando responsabili del personale operativo essenziali, analizzando le possibili conseguenze sulla produttività e il coinvolgimento dei dipendenti.
In una tendenza preoccupante, i responsabili del personale operativo perdono fino a 9,3 settimane lavorative all'anno a causa di una comunicazione scarsa. Inoltre, come rileva uno studio di McKinsey, i manager del personale operativo possono dedicare fino al 60% del loro tempo ad attività amministrative e solo il 10% del tempo a effettive mansioni di gestione.
Questa combinazione può creare una mancanza di connessione, con potenziali conseguenze gravi per la produttività e le capacità di gestione del tempo del personale operativo. Una situazione che impedisce ai responsabili di dedicare tempo a gestire team, risolvere problemi e prendersi cura dei clienti.
Scopri di più. Scarica Deskless Not Voiceless 2020 per avere il quadro completo del nostro report approfondito sul personale operativo con oltre 9000 persone intervistate in 8 Paesi in tutto il mondo.
Gestione del tempo e lavoro ibrido
In seguito alla pandemia da coronavirus, il lavoro ibrido è diventata un'abitudine grazie alla quale le persone possono trovare un maggiore equilibrio tra la vita lavorativa e quella personale, con meno tempo passato per gli spostamenti a inizio e fine giornata. Secondo uno studio del Regno Unito, il 61% dei dipendenti ha dichiarato di aver trovato un maggiore equilibrio tra il lavoro e la vita personale grazie al lavoro da casa.
Tuttavia, sia lo smart working che il lavoro ibrido presentano insidie da prendere in considerazione. Quando le persone lavorano da casa, il confine tra casa e lavoro può affievolirsi, causando stress e burnout.
"Gli studi rilevano come lo smart working sembri generare un maggior grado di complessità e responsibilità per i dipendenti" dichiara il Dr. Petros Chamakiotis, professore associato di gestione presso la ESCP Business School di Madrid.
Concedere maggiore libertà ai dipendenti per organizzare il proprio tempo può essere fondamentale per superare questa sfida. La flessibilità in termini di tempo è uno degli aspetti dello smart working più valorizzati dai dipendenti. Cerca di dare il più possibile ai team e usa una combinazione di strumenti e controlli regolari per assicurarti che le persone non impieghino più ore del necessario e facciano un uso efficace del tempo.
Come posso migliorare le mie capacità di gestione del tempo?
Prima di migliorare le tue capacità di gestione del tempo o quelle del tuo team, devi essere in grado di riconoscere un problema.
I segnali possono essere molti. Uno dei più palesi è il mancato rispetto delle scadenze: se le persone consegnano i progetti costantemente in ritardo rispetto al dovuto o se chiedono sempre proroghe, è probabilmente il caso di agire.
Un calo dei livelli di qualità del lavoro è un altro chiaro segnale di un problema di tempo. Inoltre, è probabile che i membri del tuo team abbiano problemi di tempo se arrivano costantemente in ritardo alle riunioni o mostrano segni di agitazione.
Quando il tempo è prezioso, anche il nostro umore ne risente. Se una persona si rivela più impaziente o irritabile nelle conversazioni, è probabile che abbia problemi a completare il lavoro. Sentire più stress del solito o notare maggiore stanchezza o ansia nei colleghi nelle rispettive mansioni sono altri segnali importanti.
Segnalare un problema di gestione del tempo
I problemi di gestione del tempo sono tutti diversi, per cui una buona comunicazione aziendale è fondamentale per affrontarli. Se una persona nel team ha problemi di gestione del tempo, prova a capire se questi derivano da:
- un sovraccarico di lavoro e la mancanza di ore in agenda per svolgerlo;
- il modo in cui lavora;
- una combinazione di entrambi i fattori.
Se questa persona ha troppa carne sul fuoco, si può ridistribuire parte del suo lavoro o affidarle la delegazione delle attività ad altri membri del team. Se il modo in cui lavora le crea problemi, allora è necessario migliorare le sue capacità di gestione del tempo elaborando un piano di formazione.
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6 suggerimenti per migliorare le capacità di gestione del tempo
1. Stabilisci le priorità e organizzati
Non tutte le mansioni sono uguali. Tuttavia, quando si organizzano le giornate, molte persone accumulano piccole faccende insieme ai progetti più importanti. Come primo passo, dovresti dare sempre la priorità alla lista delle cose da fare. Un sistema su 2 livelli dovrebbe bastare: decidi quali sono le mansioni più importanti ed elabora un programma basandoti su di esse. Inserisci le scadenze nel tuo strumento per la pianificazione della produttività.
2. Impara a dire di no
Per mantenere un equilibrio sano tra lavoro e vita personale, bisogna fissare dei limiti. Per quanto sia allettante dire di sì a tutti tuoi colleghi, in particolare in un posto di lavoro nuovo, non è una cosa pratica da fare. Se hai stabilito delle priorità e destinato una ragionevole quantità di tempo a determinate mansioni, dovresti avere la sicurezza di dire alle persone che non hai tempo per fare altro. Ricordati che spesso, a lavoro, non siamo soli: chiedi una mano ai colleghi in ufficio o con una videochiamata per alleggerire il carico.
3. Inizia presto
Se inizi la giornata presto e con le scadenze ancora lontane, puoi organizzare il tempo con calma, senza lo stress di dover fare altre cose. Sfrutta questo momento di tranquillità per preparare la giornata o iniziare a lavorare in anticipo. I contrattempi possono verificarsi in qualunque momento: iniziare presto la giornata ti dà la possibilità di risolvere i problemi in tempo e rispettare le scadenze.
4. Sii realista
Pur di rispettare le scadenze, le persone possono sottoporsi a stress inutile. Chi sa a organizzarsi è consapevole del fatto che i problemi possono verificarsi in qualunque momento e che le cose potrebbero richiedere più tempo del previsto. Per mantenere la concentrazione su un'attività, concediti pause regolari e stacca dalle responsabilità. Sfrutta le pause per parlare con i colleghi in ufficio o in videochiamata di eventuali problemi e torna a lavorare con la mente sgombra.
5. Riduci le perdite di tempo
Alcune attività sono dannose di natura per la gestione del tempo, quindi cerca di evitarle. Le riunioni organizzate male, ad esempio, sono tra le principale cause di perdite di tempo. Uno studio di Doodle, servizio di programmazione online, ha rilevato come queste costino più di 339 miliardi di dollari all'anno per le aziende degli Stati Uniti. Se organizzi una riunione, assicurati di preparare un programma per affrontare tutti i temi necessari, poi fermati.
6. Prova varie strategie
Non esiste un metodo perfetto per gestire il tempo di tutti. Quello che funziona per alcune persone potrebbe non funzionare per altre. Per fortuna esistono diverse teorie su cui puoi lavorare per renderle adatte per te e il tuo team. Un metodo potrebbe rivelarsi più adeguato per pianificare la settimana, mentre potresti preferirne un altro per decidere quanto tempo dedicare a ogni singola attività. Alcuni approcci sono efficaci per i singoli individui, ma non altrettanto adatti per organizzare i team. Prova a sperimentare una serie di soluzioni per trovare quella migliore.
Quali sono le migliori strategie di gestione del tempo?
Di seguito trovi alcune tecniche per sfruttare il tempo al meglio:
La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è incredibilmente semplice. Scegli una mansione, imposta un timer di 25 minuti e inizia a lavorare. Allo scadere del timer, prendi nota dei tuoi progressi e fermati per 3-5 minuti. Ripeti i passaggi fino ad aver completato 4 intervalli di lavoro. Una volta raggiunta questa fase, prenditi una pausa di 15-30 minuti.
Se finisci una mansione prima dello scadere del timer, usa il tempo rimasto per la revisione ed eventuali correzioni. Potresti renderti conto di lavorare meglio in intervalli di tempo più lunghi. In tal caso, imposta il timer come preferisci e concediti pause leggermente più lunghe.
Le persone che lavorano bene sotto pressione sono adatte a mini-scadenze che danno un senso di urgenza alle mansioni. Gli intervalli di lavoro sono noti come "pomodori". Il metodo è stato elaborato negli anni '80 da Francesco Cirillo, che usava un timer da cucina a forma di pomodoro per studiare.
Il metodo ALPEN
Il metodo ALPEN, più che aiutarti ad affrontare una mansione, ti aiuta a organizzare la giornata lavorativa. Secondo il suo creatore, "consente a chi la usa di concentrarsi in modo pragmatico sulla pianificazione quotidiana e su un insieme coerente di priorità e richiede solo circa 5 minuti di pianificazione al giorno."
Il metodo, basandosi sull'acronimo ALPEN, divide la programmazione in 5 attività:
A - Attività e mansioni (Activities and tasks)
Segnati tutto quello che hai da fare, a prescindere dall'importanza.
L - Durata (Length of time)
Stima il tempo necessario per ogni mansione.
P - Pianificazione di un margine di flessibilità (Planning for buffering)
Cerca di concederti un margine di flessibilità, ad esempio un 20% del tempo per eventuali imprevisti e un altro 20% per le pause e le interazioni sociali con i colleghi.
E - Definizione delle priorità (Establishing priorities)
Ora che hai programmato il 40% del tuo tempo, definisci le attività prioritarie. C'è qualcosa che può essere fatto un altro giorno o delegato a qualcun altro?
N - Analisi (Note-taking)
Valuta com'è andata la giornata. Cosa si può migliorare? Perché una mansione in particolare è andata bene? Inizia il piano ALPEN per la giornata successiva mentre analizzi quella appena trascorsa.
Lavorare con il metodo ALPEN con limiti di tempo definiti può aiutare a motivare le persone a terminare un'attività. L'organizzazione del margine di flessibilità, inoltre, rende il carico di lavoro più gestibile e meno stressante. Nonostante i vantaggi, l'approccio ha i suoi limiti, in quanto è più adatto per la gestione autonoma delle singole persone, piuttosto che per i team. Chi lavora in smart working ha meno possibilità di interazione sociale con i colleghi e, a volte, il 40% del tempo destinato al margine di flessibilità è un po' troppo.
La teoria del barattolo di maionese
Immagina un barattolo di maionese come metafora del tempo. Ora, immagina le mansioni più importanti sotto forma di pietre, quelle meno importanti come sassolini e le distrazioni e le attività di svago come sabbia. Infine, l'acqua rappresenta il tempo libero. Pensa per un istante a come fare per far stare il maggior numero possibile di pietre, sassolini e sabbia nel barattolo.
Se inizi con acqua, sassolini e sabbia, avrai problemi ad aggiungere le pietre più grosse. Se metti le pietre per prime e poi aggiungi sassolini, sabbia e acqua, riuscirai a inserire più cose nel barattolo. Perché tutto funzioni, potrebbe essere necessario agitare un po' il barattolo o riorganizzare l'agenda, ma il punto fondamentale è che, dando la priorità a determinate mansioni, hai potuto terminare la maggior parte dei lavori più importanti durante la giornata.
La teoria è perfetta per chi ha problemi a suddividere le mansioni e, al contrario di altri metodi, è adatta anche per i team. Probabilmente servirà un barattolo più grande, ma la metafora è comunque efficace. Dividendo le responsabilità del gruppo tra pietre e sassolini, puoi chiedere alle persone di inserire 2 pietre ogni giorno, raggiungendo regolarmente le 10 pietre a settimana.
Strumenti di gestione del tempo
Esiste un'ampia gamma di strumenti di gestione online per aiutarti a organizzare il tempo. Queste soluzioni presentano funzioni che ti consentono di assegnare mansioni ai colleghi e offrire un valore reale. Questi strumenti evidenziano quanta strada è stata fatta nel campo della gestione del tempo, partendo da semplici liste di cose da fare e programmi scritti a mano.
Alcuni semplici strumenti ti consentono di scrivere elenchi di attività e aggiungere contenuti multimediali o link ad altre risorse prima della condivisione con i colleghi. Molte delle soluzioni di software disponibili consentono la modifica dei piani e la collaborazione in tempo reale tra più utenti.
I servizi sono stati creati pensando alla trasparenza, offrendo campi da compilare sulla durata prevista di un lavoro e spazi dove è possibile visualizzare le scadenze di tutti i dipendenti di un'azienda. Le soluzioni più sofisticate consentono anche la creazione di una linea del tempo per le attività e l'impostazione di dipendenze, ovvero punti di controllo in un progetto che i membri del team devono completare prima che altri possano proseguire.
La comunicazione delle aspettative è particolarmente utile per i team ibridi. I membri del team possono dedicare meno tempo alla scrittura di e-mail o all'organizzazione delle chiamate con in colleghi in remoto. Questi strumenti presentano vantaggi anche per i manager che, se usano il sistema in modo regolare e approfondito, possono analizzare l'andamento del carico di lavoro del loro team. Molti software permettono di individuare facilmente i momenti disponibili nell'agenda dei colleghi, offrendo ulteriore autonomia.
Le informazioni sulle scadenze e sul tempo richiesto previsto per le varie attività consentono alle persone di decidere quando iniziare a lavorare su di esse. Le responsabilità aggiuntive consentono ai membri del team di assumersi la responsabilità e di sentirsi coinvolti nel proprio lavoro.
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