I 7 strumenti principali per la comunicazione interna

Una strategia di comunicazione interna efficace è fondamentale per garantire l'efficienza, il benessere e la produttività della tua azienda. In questo articolo parleremo degli strumenti principali da usare, degli errori comuni da evitare e di come ottenere risultati di successo.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 9 MINUTI DI LETTURA

La comunicazione aziendale interna è il flusso di informazioni che attraversa l'organizzazione. Se eseguita bene, crea una potente rete di business intelligence in grado di connettere uffici internazionali, team di grandi dimensioni e individui che lavorano in smart working in tutto il mondo. Di conseguenza, consente a tutti di lavorare in modo efficace e contribuire agli obiettivi di business.

Elemento fondamentale del coinvolgimento dei dipendenti, la comunicazione aziendale interna genera anche fiducia, fedeltà, rispetto reciproco e consente al personale di avere una voce.

In passato, la comunicazione interna si basava sulle direttive dall'alto verso il basso ed era soprattutto in forma cartacea. Oggi, i dialoghi hanno sostituito i monologhi. Il materiale stampato è solo una parte di conversazioni avviate su più piattaforme e ha molte funzioni differenti, dalle emergenze e la gestione dei cambiamenti, agli aggiornamenti aziendali settimanali e i materiali di team building.

Una strategia di comunicazione interna attenta è fondamentale per sfruttare al massimo le opportunità che un dialogo aziendale adeguato offre alla tua organizzazione.

In che modo la comunicazione aiuta a ricostruire la community

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Perché una comunicazione interna efficace è così importante?

Perché una comunicazione interna efficace è così importante?

Se eseguita nel modo sbagliato, la comunicazione interna costa tempo, denaro e, probabilmente, anche clienti.

Secondo uno studio, l'86% dei dipendenti e dirigenti menziona una collaborazione e comunicazione poco efficace come le principali cause degli insuccessi sul luogo di lavoro.1 Senza una comunicazione chiara, gli obiettivi rimangono poco comprensivi o inespressi, dando spazio alla disinformazione e aumentando la possibilità di errori e incomprensioni.

Invece di creare opportunità, il cambiamento provoca stress e incertezza, mentre un'emergenza, senza una comunicazione chiara per coordinare decisioni importanti e mettere tutti d'accordo, può rivelarsi un disastro.

Se poco informati, i dipendenti si sentono anche ignorati, sottovalutati o ingannati. Oltre a incidere sulla produttività, questo ha effetti anche sul morale, aumentando il tasso di turnover.

Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), sostituire un dipendente costa una cifra compresa tra i 6 e i 9 mesi del suo stipendio.2 Tuttavia, non è solo una questione di soldi. Quando le persone se ne vanno provocano un disturbo e, se sono importanti per la gestione dell'azienda, un potenziale impatto negativo.

Una comunicazione interna di scarsa qualità, inoltre, può avere effetti sulle relazioni con i clienti. Immagina che i tuoi dipendenti non siano d'accordo o non abbiano le idee chiare sui messaggi chiave da trasmettere o sui valori dell'azienda. In tal caso, l'assistenza clienti fornirà informazioni incoerenti, se non dannose per il tuo brand.

Top internal communication tools

Una comunicazione interna di successo si basa spesso sulla combinazione di strumenti usati.

Che cosa rende efficace la comunicazione interna?

Che cosa rende efficace la comunicazione interna?

Avere a disposizione gli strumenti e software più recenti non significa nulla se le persone non capiscono l'importanza di una comunicazione interna puntuale, precisa e pertinente.

Le aziende con una comunicazione interna efficace condividono spesso le seguenti caratteristiche:

  • Sanno cos'è l'eccellenza e si pongono obiettivi flessibili per raggiungerla.

  • Credono nel valore delle conversazioni inclusive e bilaterali.

  • Favoriscono la comunicazione verticale e orizzontale tra colleghi, ma anche con manager e riporti diretti.

  • Dedicano tempo, energia e risorse per avere una comunicazione interna efficace.

  • Hanno definito metriche per misurare l'efficacia della strategia.

  • Controllano e apportano cambiamenti dove necessario.

Errori comuni nella comunicazione interna

Errori comuni nella comunicazione interna

Una comunicazione di scarsa qualità può essere più dannosa che vantaggiosa. Nei casi peggiori, è una perdita di tempo e risorse. Per prima cosa, per creare una strategia di comunicazione interna solida, devi sapere cosa bisogna evitare di fare.

Ecco i 5 principali passi falsi nella comunicazione interna.

Mancanza di chiarezza

In genere, la messaggistica interna più efficace è diretta, semplice e offerta in piccole dosi. Non inviare grandi quantità di dettagli complicati nella speranza che le persone li assimilino. Al contrario, molto probabilmente, chiuderanno tutto o dimenticheranno i punti fondamentali.

Mancanza di specificità

Esiste un'ampia gamma di strumenti di comunicazione interna a disposizione. Scegli il più adeguato per il tuo pubblico e rivolgiti sempre a quest'ultimo nei messaggi.

Chiediti cosa hai bisogno di dire, quando vuoi dirlo e a chi ti vuoi rivolgere. Capire cosa è rilevante per le persone e sapere come vogliono comunicare è fondamentale: un'e-mail è molto diversa da un webinar all'ora di pranzo o una serie di domande e risposte. Inoltre, pensa sempre ai feedback. Ne hai bisogno? Come li vuoi raccogliere? Cosa te ne farai?

Dire qualcosa senza dare aggiornamenti

La comunicazione è un processo continuo. È necessario ripetere i messaggi importanti per assicurarsi che tutti prestino attenzione e capiscano cosa hai da dire. Condividi le novità in vari formati e in orari diversi e non dimenticarti di inviare aggiornamenti quando dichiari che lo farai (anche se si tratta di dire semplicemente che non è cambiato nulla).

Non approfittare dei feedback

Dal personale operativo ai membri della dirigenza, credi di sapere cosa pensano le persone? Le difficoltà dello smart working e del distanziamento interpersonale hanno reso ancora più importante ascoltare i dipendenti e chiudere il ciclo dei feedback con una risposta adeguata. Tuttavia, uno studio recente rileva come il rapporto conversazione/ascolto sia ancora sbilanciato, con un 90% di conversazione e solo un 10% di ascolto reale.

Aspettarsi un effetto a cascata

Esiste la convinzione secondo la quale basta informare le persone chiave per trasmettere un messaggio all'intera organizzazione. Non è detto che sia così. A parte la difficoltà di monitorare la forza lavoro sparsa che abbiamo oggi, nel migliore dei casi si tratta di un approccio poco affidabile. Non solo alcune persone potrebbero non ricevere informazioni fondamentali, ma la catena di interpretazioni personali può portare a un messaggio finale confuso o inesatto.

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7 strumenti digitali per la comunicazione interna

7 strumenti digitali per la comunicazione interna

Per molte aziende con personale operativo, senza scrivania o in smart working, il digitale è l'approccio indicato per la condivisione di informazioni e la raccolta di feedback. Tuttavia, creare una strategia di comunicazione interna efficace è una sorta di arte.

Parte di quest'arte include la comprensione dei punti forti e deboli delle varie piattaforme a tua disposizione. Devi anche coinvolgere le persone, ovvero creare un mix di contenuti solido e di qualità elevata.

Come trarre quindi il massimo dagli strumenti digitali di comunicazione disponibile? Ecco una panoramica di 7 tra i più popolari.

  1. App mobili

    Guardiamo lo smartphone ogni 5 minuti, ma solo l'11% di queste interazioni è scaturito da un avviso. Questo rende le app mobili con il brand aziendale una scelta scontata per una comunicazione interna personalizzata.

    Quando Stagecoach, azienda dei trasporti del Regno Unito, ha introdotto un'app per la forza lavoro a contatto con i clienti, l'84% dei dipendenti l'ha usata entro la prima settimana, con un aumento della soddisfazione del personale del 32%.3

    Pro: con i messaggi push e gli avvisi, gli aggiornamenti importanti possono essere visti quasi subito, anche da personale operativo o in smart working che non sempre dispone di un'e-mail aziendale o un luogo di lavoro fisso. Puoi usare le app anche per raccogliere i feedback e invitare alla condivisione sui social, aumentando il senso di appartenenza dei dipendenti.

    Contro: se l'app presenta contenuti generati dagli utenti o invita a inviare feedback, dovrai moderarli e rispettare le necessarie norme di rispetto della privacy dei dati. Inoltre, ricorda che, dopo ogni interruzione a lavoro, le persone impiegano del tempo per riprendere le attività.4 Cerca quindi di programmare gli aggiornamenti con intelligenza e non inondare i dipendenti di notifiche, altrimenti le disattiveranno.

  2. Sondaggi online

    I sondaggi anonimi danno voce alla forza lavoro e ti aiutano a misurare la soddisfazione dei dipendenti e il livello di cultura aziendale in tempo reale. Le persone sono 4 volte più motivate a dare il meglio sul lavoro quando si sentono ascoltate.5

    Pro: l'anonimato permette una maggiore apertura, indirizzando i datori di lavoro verso punti deboli specifici dell'organizzazione e consentendo ai dipendenti di esprimere di cosa hanno bisogno. Una serie di rapidi pulse survey può essere una soluzione più accurata per misurare la soddisfazione dei dipendenti, piuttosto che le valutazioni di persona, di solito eseguite con scarsa frequenza.

    Contro: dovrai condurre sondaggi frequentemente perché questi siano efficaci. Questo può richiedere molto tempo, provocando assuefazione da sondaggi e carichi di lavoro aggiuntivi. Inoltre, se non reagisci ai feedback, possono avere effetti negativi sul morale. Tramite domande tendenziose o espresse male o un'analisi viziata dei risultati, rischi di delineare un quadro non veritiero o ignorare problemi reali. Esempio: "L'80% dei dipendenti ha detto X, quindi non dobbiamo preoccuparci del restante 20%."

  3. Strumenti di collaborazione online

    Archiviazione cloud dei file, gestione di attività e progetti, messaggistica istantanea, videoconferenze: gli strumenti di collaborazione online consentono ai team sparsi di riunirsi. Secondo Gartner, quasi l'80% dei lavoratori usa strumenti di questo tipo.

    Pro: i software di collaborazione sono economici, flessibili e accessibili su dispositivi mobili, computer desktop e portatili, Mac e PC, mantenendo i dipendenti in contatto tra loro e aumentando la produttività fino al 25%. L'ampia gamma di integrazioni con servizi e app di terzi, inoltre, offre la possibilità di creare una soluzione personalizzata per la tua azienda.

    Contro: poiché i contatti personali sono relativamente pochi, i dipendenti potrebbero sentirsi distanti o non avere chiaro il proprio ruolo. I ritardi nelle risposte, inoltre, possono ostacolare l'avanzamento dei lavori. Infine, una connessione 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 può rendere indistinguibili i limiti tra casa e lavoro.

    “Chi visualizza un messaggio in formato video ne recepisce il 95% dei contenuti rispetto al 10% di quanto recepito tramite testo. ”

  4. Video

    Con i dipendenti a casa o dall'altra parte del mondo, il formato video riduce il grande divario in termini di distanza e gerarchie interne. Il 48% dei dipendenti lo ritiene la forma di comunicazione più coinvolgente.6

    Pro: i video sono versatili. I CEO possono usarli per condividere i punti chiave di una nuova partnership aziendale, mentre i team di vendita possono tenere corsi di e-learning per formare i dipendenti di tutto il mondo riguardo a un nuovo prodotto. Inoltre, sono facili da ricordare. Chi visualizza un messaggio in formato video ne recepisce il 95% dei contenuti rispetto al 10% di quanto recepito tramite testo.7

    Usando un software che permette alle persone di commentare mentre guardano un webinar o una serie di domande e risposte, è inoltre più facile trasformare una trasmissione in diretta in una conversazione bilaterale. Per i dipendenti si tratta di un'occasione unica per interagire con i membri della C-Suite, che potrebbero non conoscere mai di persona.

    Contro: come con tutti i mezzi creativi, la creazione di contenuti di scarsa qualità può avere effetti negativi sulla reputazione di leader e manager. Non dimenticarti di includere i sottotitoli per favorire l'accessibilità. I contenuti, inoltre, devono essere concisi. I TED talk, ad esempio, non durano più di 18 minuti. Come osserva Chris Andersen, direttore di TED, si tratta di una quantità di tempo "sufficiente per mostrare serietà e catturare l'attenzione delle persone."8

  5. E-mail

    È uno dei primi mezzi digitali per la comunicazione interna, ma va ancora forte in molte organizzazioni. Un popolare studio di McKinsey Global Institute del 2012 rivelava come il professionista medio passasse il 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alle e-mail.9 Sebbene le app e i software di comunicazione più recenti dichiarino di aver ridotto l'importanza (e la dipendenza) dalle e-mail, queste sono ancora un elemento importante della giornata di lavoro. Ma è giusto così?

    Pro: le e-mail sono semplici in quanto accessibili su tutti i dispositivi. È una soluzione facile per condividere video, grafici e sondaggi. Un oggetto coinvolgente, un design accattivante e una targetizzazione attenta possono ancora avere un impatto significativo nell'ambito delle comunicazioni.

    Contro: un flusso infinito di e-mail può sopraffare i dipendenti, a tal punto da iniziare a ignorare i messaggi. Consapevole di questo, Mary Lou Panzano, vice-presidente di Bayer, ha deciso di misurare il numero di e-mail non inviate ai dipendenti da parte del suo team.10

    Tutti i messaggi che non erano in linea con le priorità strategiche sono stati eliminati, favorendo la diffusione delle informazioni essenziali. Tieni anche presente la legge di Miller, che afferma come la mente umana possa mantenere solo 7 elementi, più o meno 2, all'interno della memoria a breve termine. Forse è anche una buona idea evitare le e-mail lunghe e sconclusionate. Ah, e smettila di essere troppo formale.

  6. Podcast e registrazioni audio

    Il formato audio offre un approccio che permette di ascoltare le comunicazioni interne in ogni momento. Questo è ideale per i dipendenti che passano molto tempo in viaggio (o che hanno ripreso a percorrere il tragitto casa-lavoro ogni tanto). Secondo Nielsen Podcast Insights, l'80% degli ascoltatori è rimasto ad ascoltare la totalità o gran parte di ogni episodio di un podcast.11

    Pro: rapidi, semplici e relativamente economici da produrre rispetto ai video, i podcast possono avere cadenza regolare o sostenere il lancio di un prodotto o una campagna per un breve periodo. Il podcast The Green Room di Deloitte includeva interviste con esperti e ricerche aziendali ed era di produzione esterna, consentendone l'ascolto anche alle persone che non facevano parte dell'azienda.

    Contro: i podcast devono essere adatti alla cultura della tua azienda, oltre a essere realizzati specificamente per quel mezzo di comunicazione. La registrazione di una presentazione che include slide sarà frustrante da ascoltare senza un ausilio visivo. Tieni in considerazione anche l'accessibilità per i non udenti e offri la trascrizione ogni volta che puoi.

  7. Intranet

    Pensata per essere una piattaforma di informazione per i dipendenti, alcune aziende mettono ancora la rete intranet al centro della strategia di comunicazione interna, usandola come libreria di risorse utili.

    Pro: una rete intranet offre ai dipendenti un accesso semplice a importanti informazioni aziendali, come le normative delle risorse umane, novità e aggiornamenti. Per brand come Hershey's, una singola piattaforma intranet si è rilevata determinante per far sentire connessi i dipendenti, in particolare grazie all'app integrativa.12

    Contro: ma le persone usano davvero la rete intranet? Un noto sondaggio del 2012 a cura di Prescient rilevava come solo il 13% dei dipendenti usasse giornalmente la rete intranet, mentre il 31% non l'aveva mai usata.13 Software vecchi e non supportati, aggiornamenti poco frequenti e problemi di fruibilità sono in genere le cause di questa mancanza di coinvolgimento. Un'altra ragione, nella maggior parte dei casi, è che si tratta di una forma di comunicazione statica e unilaterale.

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1 "Workplace communication statistics" Pumble, 2021.
2 "The Cost of Replacing an Employee and the Role of Financial Wellness" Enrich, 2021.
3, 12 "Internal communication examples: 11 companies who do it best" Blink, 2021.
4 "How Do Interruptions Affect Productivity?" SpringerLink, 2019.
5 "The Impact of Equality and Values Driven Business" Salesforce, 2017.
6 "3 Reasons Video is the Right Internal Communication Method" TechSmith, Undated.
7 "75 Staggering Video Marketing Statistics for 2021" WordStream, 2021.
8 "How TED Talks became 18 minutes long" Racket, 2021.
9 "The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies" McKinsey, 2012.
10 "Best Practices for Effective Internal Communications" Forbes, 2016.
11 "Nielsen Podcast Insights" Nielsen, 2021.
13 "Employee Intranet – Is it still fit for purpose?" Talkfreely, 2021.
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