Perché la videocomunicazione è fondamentale per la tua azienda

Qui trovi gli hardware e i software necessari per sfruttare al massimo le videochiamate, oltre a 5 motivi per usarle.

COMUNICAZIONE AZIENDALE | 6 MINUTI DI LETTURA
video communication - Workplace from Meta

Il video è uno degli strumenti più efficaci di comunicazione aziendale disponibili. Le organizzazioni amano i video perché contribuiscono ad aumentare la produttività: in base a una ricerca condotta da Forbes Insights, 7 dirigenti su 10 affermano che le videoconferenze consentono ai dipendenti di essere più produttivi.1

E i dipendenti le amano perché li aiutano a sentirsi vicini ai colleghi. il 78% degli intervistati nell'ambito dello stesso sondaggio afferma che le videoconferenze migliorano il senso di connessione tra i lavoratori da remoto.

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Anche se le aziende prima non erano convinte dalla videocomunicazione, durante la pandemia hanno dovuto riconoscere il suo valore nel passaggio allo smart working, con un 535% di aumento stimato nel traffico giornaliero delle videoconferenze durante il 2020. Poter vedere e sentire colleghi e clienti a chilometri di distanza ha contribuito a sostenere la cultura aziendale in un periodo di incertezza e cambiamento.

È probabile che molti dei cambiamenti portati dal COVID-19 resteranno. Non è semplice immaginare che le persone possano rinunciare al migliore equilibrio vita privata-lavoro ottenuto con le forme di lavoro ibrido o che i lavoratori tornino a fare i pendolari in treno o aereo per presenziare a una riunione di un'ora. Quindi non è una sorpresa che le aziende abbiano aumentato gli investimenti su strumenti di videoconferenza, sostenendo un mercato che si stima possa avere un valore di 13,8 miliardi entro il 2023.

Che cos'è la videocomunicazione?

Che cos'è la videocomunicazione?

La videocomunicazione copre tutto: dalle riunioni alle comunicazioni interne pensate per coinvolgere i dipendenti. Una delle caratteristiche che la rende così allettante per le organizzazioni è che può essere d'aiuto per tantissime attività. Puoi usare il video per tutto:

  • Chiamate individuali
  • Colloqui di lavoro
  • Riunioni dei team
  • Assistenza clienti
  • Webinar
  • Sessioni di formazione
  • Workshop
  • Presentazioni aziendali
  • Promozioni della selezione
  • Eventi in diretta streaming

La videoconferenza non è una novità. L'idea di tenere una riunione i cui partecipanti si trovano in luoghi diversi e possono vedere, sentire e parlare esiste da più di quanto si possa pensare. Sono avvenuti esperimenti con TV a circuito chiuso negli anni '60, mentre l'introduzione di un telefono con immagini base è degli anni '70 (anche se l'esito non fu positivo).

Ma è a partire dagli anni '90 che la videocomunicazione aziendale ha iniziato a diffondersi. Anche allora, le riunioni video richiedevano apparecchiature costose e quindi erano appannaggio delle organizzazioni di grandi dimensioni. I progressi recenti sono stati enormi e hanno reso la videocomunicazione accessibile a chiunque abbia uno smartphone.

Cosa sono le audioconferenze?

Cosa sono le audioconferenze?

Un'audioconferenza non è una semplice chiamata telefonica: i partecipanti, infatti, si connettono a un sistema centrale e non a un numero individuale. Come la videoconferenza, è un modo in cui due o più persone possono partecipare a una riunione da luoghi diversi. E offre anche alcune funzioni della videoconferenza, come la possibilità di registrazione.

L'audioconferenza potrebbe non essere efficace come la videocomunicazione, ma non è da sottovalutare. L'affaticamento da videoconferenza colpisce molti. Causato da un abuso di videochiamate, in base a quanto riportato dal professor Jeremy Bailenson dell'Università di Stanford, può portare le persone a sentirsi stressate e prosciugate a livello emotivo. Qual è l'antidoto per quando non ne puoi più di vederti su uno schermo ma devi comunque partecipare a una riunione? Potrebbe essere l'audioconferenza.

E non dimenticare la regola 7-38-55 dell'esperto di comunicazione Albert Mehrabian. Le parole trasmettono solo il 7% del significato: il 38% è trasmesso dalla voce e il 55% dal linguaggio del corpo. Potresti non avere a disposizione tutti gli elementi che ti offre una conversazione di persona, ma dalla sua voce capirai comunque molto.

Quali sono gli strumenti migliori per la videocomunicazione?

Quali sono gli strumenti migliori per la videocomunicazione?

Il software per la videocomunicazione deve avere tutte le funzioni necessarie per una collaborazione completa e una comunicazione aziendale efficace: riunioni, brainstorming, workshop, presentazioni e molto altro. Ecco alcune delle funzioni essenziali:

  • Chat. Sapere quando parlare può essere difficile durante una videoconferenza, perché mancano i segnali del linguaggio del corpo che ci fanno capire quando è il momento giusto per prendere parola. La chat consente alle persone di porre domande e fare osservazioni mentre il relatore parla, senza doverlo interrompere. Le chat sono comode anche per chi presenta (durante un corso, ad esempio) perché consentono di valutare la comprensione delle persone e di riallacciarsi ai vari punti mentre si procede.
  • Condivisione dello schermo. Poter aprire presentazioni e altri documenti durante la conferenza consente di risparmiare molto tempo ed è un'ottima occasione di collaborazione. Il tuo software di videoconferenza dovrebbe consentire a tutti (e non solo al presentatore) di condividere i propri schermi e persino più schermi contemporaneamente. Se trovi un software che consente ai partecipanti di commentare i documenti condivisi, meglio ancora.
  • Condivisione di file. Usare il software di videoconferenza per condividere i file durante una chiamata consente di risparmiare molto tempo. Assicurati che il programma supporti il caricamento di file di tipo diverso: PDF, PPT, MP4, ecc.
  • Archiviazione di file. I software che consentono di salvare i file permettono di risparmiare spazio su server o cloud. Avere i file archiviati sui server di videoconferenza è anche molto utile perché puoi accedervi facilmente quando vuoi condividerli.
  • Passaggio da un dispositivo a un altro. Alcune persone che lavorano da remoto o i lavoratori del comparto operativo possono iniziare una videoconferenza su mobile e poi passare al computer, ad esempio. Il software che scegli dovrebbe consentire loro di farlo senza problemi.
  • Registrazione. Non poter essere presenti a una riunione non è un problema grazie alle videoconferenze. A condizione che il tuo software lo consenta, puoi registrare la sessione e condividerla con chi deve vederla. La funzione di registrazione è utile anche per i materiali che vuoi usare più volte, ad esempio per l'inserimento di nuove persone in organico.
  • App mobile. Per una cultura aziendale sana, è fondamentale ascoltare le voci dei lavoratori senza scrivania e del comparto operativo. Quindi è importante che il software che scegli consenta alle persone di partecipare alla conferenza ovunque si trovino.
Le videoconferenze migliorano la comunicazione?

Le videoconferenze migliorano la comunicazione?

Sì, e ci sono le prove. Qui trovi solo 5 dei modi in cui le videoconferenze possono migliorare la comunicazione nella tua organizzazione.

  1. Migliore connessione dei lavoratori da remoto e senza scrivania

    Ricerche hanno dimostrato che l'87% dei collaboratori da remoto si è sentito più connesso al proprio team usando le videochiamate. Questo è un risultato ottimo, visto che il lavoro da remoto continuerà a esistere ancora per un bel po'. Aumentando l'utilizzo della videocomunicazione, le aziende possono fare in modo che i propri dipendenti sentano di lavorare per un obiettivo comune, a prescindere dal luogo in cui si trovano.

  2. Dipendenti più felici

    Le videoconferenze aiutano le persone a sentirsi più felici sul lavoro. Secondo una ricerca condotta da LifeSize, il 75% delle persone che ha usato le videochiamate per collaborare da remoto ha affermato che la tecnologia ha migliorato il suo equilibrio tra vita privata e lavoro.2

    Quasi 9 lavoratori su 10 (l'89%) concordano sul fatto che anche la loro produttività ne abbia tratto vantaggio, perché credono che le videochiamate riducano il tempo necessario per completare un'attività. Non è una sorpresa se si pensa che l'82% dei lavoratori ha meno probabilità di fare più cose insieme durante una videochiamata che in una chiamata normale.

  3. Rapporti più profondi

    Il 98% degli intervistati per il sondaggio di LifeSize ha affermato che le videoconferenze hanno aiutato a costruire rapporti all'interno e all'esterno dell'azienda. Le videochiamate hanno vantaggi evidenti rispetto alle chiamate normali: il 63% degli utenti preferisce vedere in volto i colleghi se non possono partecipare alle riunioni di persona.

    Secondo Harvard Business Review, le interazioni tra membri del team che sono in buoni rapporti sono aumentate del 40% dall'inizio della pandemia. Adesso più che mai, i team ibridi si affidano al sostegno dei propri colleghi.

  4. Qualità della comunicazione migliore

    Il linguaggio del corpo è assente durante le chiamate normali e il tono di voce può non trasparire dalle e-mail. Le videochiamate al contrario offrono tutto questo e ciò semplifica la comunicazione del messaggio. Le funzioni smart come la condivisione dello schermo, le chat e i pulsanti per alzare la mano durante una riunione offrono ai team ibridi una piattaforma versatile per discutere le idee in modo più efficace.

  5. Impiego efficiente di tempo e denaro

    Dimentica il jet leg e le camere d'albergo costose: un appuntamento virtuale fa risparmiare tempo e denaro a tutti. Con gli strumenti giusti, i team ibridi possono concentrarsi sul prepararsi per la chiamata invece di dover prenotare biglietti del treno o cercare sale riunioni in una nuova città. Ora partecipare a una grande riunione è semplice come aprire il proprio computer portatile o sbloccare il cellulare.

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