6 modi per eliminare l'inefficienza sul lavoro
L'inefficienza sul posto di lavoro può ridurre la produttività e influire negativamente sul morale. Fortunatamente, si tratta di un problema facile da risolvere. Ecco come fare.
Conosciamo tutti il detto "la confidenza fa perdere la riverenza", ma avete mai sentito dire "l'inefficienza genera malumore, un calo della produttività e, talvolta, il caos"?
Probabilmente no, ma è pura verità.
Il vero problema dell'inefficienza sul posto di lavoro è che si entra in un circolo vizioso. La scarsa motivazione e l'insoddisfazione sul luogo di lavoro portano all'inefficienza, che a sua volta comporta bassa produttività, che a sua volta favorisce la scarsa motivazione, ritornando così esattamente all'inizio del circolo.
Semplifica il lavoro con Workplace
Workplace rende il lavoro più semplice, sia che si tratti di informare tutti i dipendenti del rientro in ufficio o di adottare modalità di lavoro ibride.
Secondo Forbes, soltanto il 30% dei lavoratori statunitensi dichiara di sentirsi pienamente ispirato e coinvolto dal proprio lavoro.
Ciò che è più preoccupante è che un ulteriore 18% dice di non sentirsi minimamente coinvolto dal proprio lavoro e di ritenerlo stressante, frustrante e senza senso.
Come si può interrompere questo circolo vizioso e ottimizzare al massimo le prestazioni? Ecco alcune idee.
Inizia a condividere informazioni
Le persone sono capaci di perdere tantissimo tempo e sentirsi frustrate quando le conoscenze necessarie per svolgere il loro lavoro non sono facilmente reperibili.
Per ottimizzare le prestazioni, devi trovare modi per trasmettere informazioni a tutti i dipendenti, senza che rimangano sigillate in compartimenti stagni. Ciò può significare ad esempio migliorare l'archiviazione dei documenti oppure consentire alle persone di trovare risposte rapide a domande fondamentali. In ogni caso, una migliore condivisione delle conoscenze significa anche migliorare l'efficacia sul posto di lavoro.
Le tecnologie giuste possono essere d'aiuto. Le organizzazioni usano i gruppi su Workplace per raccogliere informazioni, condividerle e portare a termine il lavoro.
I gruppi consentono alle persone di condividere i documenti e collaborare al loro interno, assegnare attività, condividere feedback, taggare colleghi e pubblicare aggiornamenti.
Questi stessi gruppi si possono usare anche per condividere o scambiare documenti direttamente oppure tramite integrazioni con strumenti come Box e SharePoint.
Infine, il team può usarli come perno centrale delle relazioni lavorative e dei progetti integrando Workplace con strumenti di project management come Jira Cloud.
Addio al micromanagement
Potresti pensare che monitorare ogni azione dei dipendenti possa migliorarne l'efficienza, ma spesso è controproducente.
Il micromanagement aggiunge passaggi inutili a ogni processo e fa sentire le persone non degne di fiducia. In entrambi i casi, il risultato è un abbattimento del morale.
Un primo passo importante è la costruzione di community aperte e trasparenti. Questa apertura aiuta a rompere i compartimenti stagni e i confini di un'organizzazione e permette alle persone di accedere più rapidamente alle informazioni che cercano.
Inoltre, tutti si sentiranno più parte della mission aziendale e più disposti alla collaborazione con i colleghi.
Promozione della diversità
Avere un team che riflette l'eterogeneità della tua base di clienti può favorire l'efficienza.
Secondo il report "2018 LinkedIn's Global Recruiting Trends", il 78% dei responsabili delle assunzioni considera la diversità un fattore estremamente importante. Il 62%, inoltre, si concentra su questo fattore in quanto ritiene che consenta di migliorare le prestazioni aziendali.
Favorire la collaborazione all'interno di un team eterogeneo, in cui ogni persona può imparare dai colleghi, ma anche insegnare loro qualcosa di nuovo, è fondamentale per migliorare l'efficienza sul posto di lavoro.
Fornisci feedback
Per migliorare l'efficienza, ogni persona deve capire su quali aspetti può migliorare. Fornire ai dipendenti feedback regolari, personalizzati e costruttivi è un modo per aiutarli a migliorare le loro prestazioni, oltre a favorire il coinvolgimento.
I dirigenti usano gruppi privati individuali come spazio per fornire feedback e gestire il loro controllo annuale.
Sii flessibile
Il fatto che i dipendenti siano presenti sul luogo di lavoro tutto il giorno ogni giorno non è una garanzia di maggiore efficienza.
Le persone sfruttano meglio il tempo a loro disposizione se lavorano spostandosi in luoghi diversi e, talvolta, lavorare da casa può essere più produttivo che farlo dall'ufficio.
Grazie a strumenti di collaborazione disponibili su mobile, tu e i lavoratori da remoto potete rimanere facilmente in contatto.
Workplace Chat connette i dipendenti ovunque si trovino. Le persone lo usano per condividere file e collaborare al loro interno, comunicare con GIF, sticker, emoji e gli iconici pollici in su.
Inviano clip audio, lanciano sondaggi e condividono dove si trovano quando sono in viaggio o stanno lavorando da casa.
Prova a dare ai dipendenti la libertà e la flessibilità di lavorare da remoto due o tre giorni a settimana e il risultato ti sorprenderà.
Gestisci al meglio il tempo
Essere efficienti significa raggiungere gli obiettivi perdendo meno tempo possibile. Risparmiare tempo può favorire anche il coinvolgimento, dato che è meno probabile che le persone si ritrovino a lavorare fino a tardi.
Per gestire il tempo in modo più efficace, concentrati su come comunichi e collabori. I dipendenti sono sommersi dalle e-mail o devono partecipare a riunioni inutili?
Grazie a strumenti come Workplace, puoi indirizzare le comunicazioni verso dove sono davvero necessarie e aiutare le persone a trovare modi più intelligenti, comodi ed efficaci per lavorare.
In questo modo, possono perdere meno tempo sui processi che non funzionano o i sistemi che non comunicano tra loro. Al contrario, possono passare più tempo a fare ciò che piace loro.
Il risultato? Dipendenti più felici e un aumento dell'efficienza e della produttività.
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