Gestione dei dipendenti
Questa sezione è destinata solo agli utenti di Workplace Advanced.
Eliminazione e disattivazione
Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced. Devi essere un amministratore e aver effettuato l'accesso a Workplace tramite computer per disattivare l'account Workplace di una persona.
Se una persona ha lasciato l'azienda, puoi disattivare il suo account in modo che non possa più accedere a Workplace. I post, i commenti e i messaggi della persona precedenti alla disattivazione dell'account continueranno a essere visibili.
Per disattivare l'account Workplace di una persona:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra su Workplace.
  2. Clicca su Persone.
  3. Clicca su accanto alla persona di cui desideri disattivare l'account e seleziona Disattiva account.
  4. Clicca su Conferma.
Nota: le iscrizioni ai gruppi non saranno rimosse subito dagli account disattivati. Dopo quattro giorni, rimuoveremo automaticamente le iscrizioni ai gruppi. Se l'account disattivato viene riattivato entro quattro giorni, saranno conservate tutte le iscrizioni a gruppi e chat. Passati i quattro giorni, non sarà più possibile ripristinare le iscrizioni a gruppi e chat.
Tieni presente che la disattivazione di un account utente potrebbe richiedere fino a 24 ore. La disattivazione dell'account Workplace di una persona comporterà la sua disconnessione da tutte le sessioni di Workplace e non le permetterà di accedere a Workplace.
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Questo articolo è rivolto esclusivamente agli amministratori di Workplace Advanced.
Per eliminare l'account Workplace di una persona devi ricoprire il ruolo di amministratore.
Ecco come eliminare gli account che non sono mai stati reclamati:
  1. Vai al Pannello di amministrazione e clicca su Persone.
  2. Clicca su accanto al nome del o della dipendente di cui desideri eliminare l'account.
  3. Clicca su Elimina account.
Per eliminare gli account che sono stati reclamati (anche se in un secondo momento sono diventati non reclamati), devi contattare l'assistenza di Workplace per richiederne l'eliminazione.
Tieni presente che eliminare un account non equivale a disattivare un account. Se desideri disattivare l'account di un o una dipendente, segui questi passaggi.
Nota: di seguito viene indicato cosa succede se elimini l'account Workplace di un o una dipendente.
  • I tuoi colleghi non potranno vederlo su Workplace.
  • L'eliminazione di tutti i contenuti pubblicati dalla persona in questione potrebbe richiedere fino a 90 giorni.
  • Saranno eliminati anche i contenuti di altri utenti che dipendono da quelli degli utenti eliminati (ad esempio, i commenti ai post degli utenti eliminati).
  • Durante il processo di eliminazione, queste informazioni non sono accessibili alle altre persone che usano Workplace.
  • Alcune delle attività svolte dalle persone su Workplace non vengono memorizzate nei loro account. Ad esempio, una persona potrebbe continuare a vedere i messaggi dei colleghi anche dopo l'eliminazione del loro account.
  • Gli utenti verranno rimossi dai gruppi e perderanno i loro privilegi di amministratore. Ricorda che se scegli di riattivare l'account utente entro 14 giorni dall'eliminazione, i relativi privilegi di amministratore verranno ripristinati.
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Quando disattivi l'account di una persona:
  • I post, i commenti e i messaggi della persona in questione precedenti alla disattivazione saranno comunque disponibili per i colleghi. Ciò significa che le conversazioni nel gruppo e negli eventi non saranno interrotte e che non sarà rimosso nessun contenuto dipendente dall'account eliminato.
  • La disattivazione dell'account di una persona comporterà comunque la sua disconnessione da tutte le sessioni di Workplace e non le permetterà di accedere a Workplace.

Quando elimini l'account di una persona:
  • I colleghi non potranno vedere l'account su Workplace.
  • L'eliminazione di tutti i contenuti pubblicati dalla persona in questione, come foto, post o altri dati memorizzati sui sistemi di backup, potrebbe richiedere fino a 90 giorni.
  • Saranno eliminati anche i contenuti di altri utenti che dipendono da quelli degli utenti eliminati (ad esempio, i commenti ai post degli utenti eliminati).
  • Durante il processo di eliminazione, tali informazioni non sono accessibili alle altre persone che usano Workplace.
  • Alcune attività dalle persone su Workplace non vengono memorizzate nei loro account. Ad esempio, una persona potrebbe continuare a vedere i messaggi dei colleghi anche dopo che hai eliminato il loro account.
Nota: la disattivazione di un account utente potrebbe richiedere fino a 24 ore.
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Per segnalare un profilo su Workplace:
  1. Clicca sul profilo che vuoi segnalare.
  2. Clicca su e seleziona Segnala profilo.
  3. Seleziona il motivo per cui stai segnalando il profilo quindi clicca su Invia.

Gestione dei profili segnalati
Quando si segnala un profilo, gli amministratori ricevono una notifica desktop e una notifica push sul dispositivo mobile.
Per gestire un profilo segnalato:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione e seleziona Contenuto segnalato.
  2. Clicca su Controlla sotto il profilo segnalato che vuoi analizzare.
  3. Dopo aver controllato il profilo come amministratore di sistema, puoi scegliere di disattivarlo o di consentire al profilo di restare su Workplace.
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Modifica e personalizzazione del profilo
Questo articolo riguarda esclusivamente gli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Devi effettuare l'accesso a Workplace da computer per modificare i dettagli dell'account di un collega.
Ecco come modificare i dettagli dell'account di un collega:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Persone.
  3. Clicca accanto al nome della persona e seleziona Modifica i dettagli della persona.
  4. Modifica o aggiungi le informazioni relative alla persona, quindi clicca su Salva modifiche.
Ecco come modificare i dettagli degli account di diversi colleghi contemporaneamente:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Persone.
  3. Clicca su Modifica persone.
  4. Clicca su Scarica il file in Esporta i record delle persone della tua community per scaricare un file CSV.
  5. Apri il CSV e apporta le modifiche desiderate ai record esistenti.
  6. Salva e carica il CSV aggiornato.
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Questo articolo è rivolto esclusivamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced. Per accedere a questa funzione, devi essere amministratore e aver effettuato l'accesso a Workplace da computer.
Ecco come promuovere i post del diario di una persona nella parte superiore della sezione Notizie della tua community:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nella tua home page.
  2. Clicca su Persone.
  3. Clicca su accanto al nome della persona di cui desideri promuovere i post.
  4. Seleziona Promuovi post nella sezione Notizie.
Ricorda che non puoi impostare i post del gruppo nella parte superiore della sezione Notizie di una persona.
Nota: per disattivare la promozione dei post di una persona, segui gli stessi passaggi, quindi seleziona Disattiva la promozione del post.
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Dal Pannello di amministrazione, accedi alla tab Modifica il modello del profilo. Da questa tab, puoi decidere quali campi mostrare sui profili delle persone attivando o disattivando Visibilità. Puoi anche determinare quali campi del profilo possono essere modificati da un utente e quali solo dagli amministratori selezionando un'opzione nella sezione Modificabili da.
Puoi stabilire chi ha la possibilità di modificare ogni campo del profilo dalle seguenti opzioni:
  • Titolari del profilo. I titolari del profilo possono modificare queste informazioni sul proprio profilo.
  • Solo gli amministratori. Solo gli amministratori possono modificare queste informazioni, direttamente dal profilo o dal Pannello di amministrazione.
  • Identity provider. Questa è l'impostazione predefinita per tutte le società connesse a un identity provider, per mantenere i tuoi dati di Workplace sincronizzati con l'identity provider.
Sui profili devono essere visibili i campi seguenti:
  • Nome
  • Titolo professionale
  • Team (manager e dipendenti diretti)
Per motivi legati all'identità dell'account, i campi seguenti possono essere modificati solo dagli amministratori:
  • e-mail
  • ID dipendente
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Per personalizzare i campi del profilo, puoi aggiungere il seguente insieme di opzioni a discesa:
  • Luogo
  • Reparto
  • Sezione
  • Organizzazione
Per aggiungere un insieme di valori al menu a discesa:
  1. Clicca sul Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Impostazioni, quindi clicca sulla tab Campi del profilo.
  3. Clicca su Imposta valori accanto a un qualsiasi campo del profilo che desideri aggiungere.
  4. Aggiungi i valori impostati singolarmente o incollando una lista di valori separati dal punto e virgola.
  5. Clicca su Salva.
Nota: se un campo del profilo è stato già completato prima dell'inserimento di una lista di valori, non verrà sovrascritto. Tuttavia, se un utente modifica il proprio profilo dopo aver inserito una lista di valori, dovrà selezionare un valore della lista.
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Aggiunta di persone
Questo articolo è rivolto unicamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced. Devi aver effettuato l'accesso a Workplace dal computer per aggiungere persone.
Sono cinque i modi con cui gli amministratori possono aggiungere persone a Workplace:
  1. Utilizzando Aggiungi una persona: clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo Workplace. Da qui, seleziona Persone > Aggiungi persone > Aggiungi una persona. Puoi aggiungere persone usando i loro indirizzi e-mail individuali. Tutti questi utenti verranno subito invitati su Workplace.
  2. Utilizzando Aggiungi manualmente: clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo Workplace. Da qui, seleziona Persone > Aggiungi persone > Aggiungi persone. Puoi aggiungere persone usando i loro indirizzi e-mail individuali. Tutti questi utenti verranno subito invitati su Workplace.
  3. Caricando un file Excel o CSV: clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo Workplace. Da qui, seleziona Persone > Aggiungi persone > Aggiungi persone, quindi clicca su Importa file in Aggiungi manualmente. Segui le istruzioni. Tieni presente che ti verrà chiesto se desideri mandare gli inviti subito o in un secondo momento.
  4. Collegando l'identity provider: clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo Workplace. Da lì, seleziona Persone > Aggiungi persone > Aggiungi persone, quindi connettiti tramite G suite, Microsoft Azure AD o qualsiasi altro identity provider desideri usare. In questo modo, aggiungerai automaticamente tutti i dipendenti dell'azienda.
    Ti verrà chiesto se desideri mandare gli inviti subito o in un secondo momento. Dopo aver cliccato su Invita tutti tramite l'identity provider, i nuovi utenti sincronizzati con il provider saranno invitati automaticamente su Workplace.
  5. Tramite SCIM: questo set di guide introduce i concetti del provisioning e della disattivazione degli account attraverso l'utilizzo dell'API SCIM.
Tieni presente che se hai selezionato Invite later (Invita più tardi) quando ti è stato richiesto, la possibilità di mandare inviti verrà abilitata. Puoi scegliere di invitare tutti in una volta sola o singolarmente. Questo criterio è valido se aggiungi le persone usando un identity provider o un file CSV.
Scopri di più sulla gestione di gruppo degli account.
Nota: gli indirizzi e-mail che non includono il nome di una persona, ad esempio info@dominio.com o sales@dominio.com, non possono essere usati per creare un account Workplace. Questo garantisce che la community sappia chi è il titolare dell'account e chi è responsabile del contenuto che l'account crea.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced. Puoi eseguire questa azione solo dal computer.
Puoi inviare nuovamente l'e-mail di conferma alle persone con account non attivati. Potrai scegliere di inviare nuovamente l'e-mail di conferma a tutti gli account non attivati oppure a una lista di persone.
Per inviare nuovamente l'e-mail di conferma alle persone:
  1. Nel Pannello di amministrazione, clicca su Persone.
  2. Clicca su accanto a Modifica le persone e seleziona Invia una notifica per attivare l'account.
  3. Seleziona Tutti gli account non attivati o Account specifici e segui le istruzioni.
  4. Personalizza la notifica o usa l'e-mail predefinita, quindi clicca su Invia.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
Se ricevi un messaggio di errore con l'avviso che l'utente o il gruppo che stai tentando di aggiungere esiste già, potresti trovarti di fronte a uno dei seguenti problemi:
  • La persona potrebbe appartenere a un'altra community. Tieni presente che un indirizzo e-mail può essere associato a una sola community Workplace.
  • Il dominio e-mail di tale persona potrebbe essere stato aggiunto alla whitelist di una community diversa.
  • Se in precedenza hai aggiunto qualcuno con lo stesso dominio e-mail e ora ricevi un messaggio di errore, questo potrebbe significare che un'altra community ha reclamato il dominio e-mail in seguito alla tua aggiunta di una persona con lo stesso dominio.
Se ricevi un messaggio di errore che ti avvisa che non puoi usare l'indirizzo e-mail, il motivo potrebbe essere che stai provando ad aggiungere un indirizzo e-mail generico come: info@, sales@, admin@, support@, ecc. Workplace ti permette di creare account solo con indirizzi e-mail che appartengano a individui.
Nota: per evitare problemi con l'aggiunta di colleghi a Workplace, aggiungi alla whitelist tutti i domini e-mail associati alla tua community. Un dominio e-mail non può essere aggiunto alla whitelist per più community.
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Questo articolo è rivolto esclusivamente agli utenti di Workplace Advanced e Workplace Enterprise. Devi essere un amministratore del sistema per poter aggiungere persone con G Suite e Azure. La configurazione dell'integrazione dell'Identity Provider con Azure e G Suite include la possibilità di mappare gli attributi del profilo da Azure AD o G Suite a Workplace.
Per aggiungere persone usando G Suite e Azure:
  1. Clicca sul Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo.
  2. Clicca su Persone > Aggiungi persone, quindi clicca di nuovo su Aggiungi persone.
  3. Seleziona G Suite o Microsoft Azure AD e segui le istruzioni.
Se ti connetti a G Suite o Azure e sono presenti utenti già esistenti su Workplace, assicurati che i nomi, gli indirizzi e-mail e i dettagli di questi account utente nell'Identity Provider corrispondano ai profili utente su Workplace. In caso contrario, saranno creati account duplicati dall'Identity Provider. Nel caso in cui un utente lasci l'azienda, il suo account sarà automaticamente disattivato. Tieni presente che i dettagli distinguono le maiuscole dalle minuscole.
Nota: dovrai concedere a Workplace l'autorizzazione per accedere alle informazioni dell'Identity Provider. Dovrai anche essere amministratore di G Suite e abilitare l'accesso a G Suite se desideri aggiungere le persone usando G Suite.
Workplace sincronizza automaticamente l'elenco degli utenti ogni cinque ore.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Advanced.
Se non riesci ad accedere al tuo account dopo l'abilitazione di G Suite, dovrai innanzitutto accedere alla console di amministrazione di G Suite. A questo punto:
  1. Clicca su Apps (App) > SAML Apps (App SAML).
  2. Clicca su Workplace Settings (Impostazioni di Workplace).
  3. Seleziona ON for everyone (ATTIVO per tutti) o ON for some organizations (ATTIVO per alcune organizzazioni) in base alle tue preferenze.
Tieni presente che, affinché le modifiche diventino effettive, potrebbero essere necessarie fino a 24 ore e non riceverai una notifica quando questo avverrà.
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Gestione e sicurezza dei dati
Per l'esportazione di gruppo dei dati su persone o gruppi nella tua community di Workplace:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Insights.
  3. Scorri verso il basso e clicca su Esporta vicino a Persone o Gruppi. Workplace ti invierà un'e-mail con un link per scaricare il file CSV.
Nota: puoi richiedere i dati anche dal Pannello di amministrazione aprendo la tab Persone, cliccando su in alto nella pagina e selezionando Esporta le informazioni sui dipendenti. Per i dati sui gruppi, clicca su Gruppi nel Pannello di amministrazione, quindi clicca su e seleziona Esporta le informazioni di gruppo.
Tieni presente che le statistiche a sinistra della colonna Riepilogo attività per data nel file CSV sono in tempo reale, mentre quelle a destra della colonna sono aggiornate alla data menzionata nella colonna Riepilogo attività per data.

Come gestire le importazioni e le esportazioni di gruppo
Gli amministratori possono controllare in tempo reale lo stato delle operazioni in gruppo dalla dashboard Importazioni/Esportazioni sotto Persone.
Per accedere alla dashboard:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione e seleziona Persone.
  2. Seleziona la tab Importazioni/Esportazioni per visualizzare i gruppi di file che sono stati precedentemente importati o esportati sul tuo Workplace.
  3. Puoi inoltre controllare lo stato delle Operazioni in gruppo e visualizzare lo stato delle attività in gruppo che sono state richieste negli ultimi 30 giorni.
Una volta completate, gli amministratori possono inoltre scaricare le attività in gruppo che generano un file. I file saranno disponibili per 4 giorni.

Come esportare i dettagli dei membri del gruppo
Gli amministratori possono esportare i membri di determinati gruppi di Workplace dal Pannello di amministrazione.
Per esportare i dati sui membri di un determinato gruppo:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione e seleziona Gruppi.
  2. Trova il gruppo, clicca su , quindi seleziona Esporta membri.
  3. Riceverai un'e-mail con i dettagli dei membri del gruppo.
I dati saranno inviati tramite un link che l'amministratore riceverà via e-mail e che sarà accessibile per 4 giorni all'utente o a qualsiasi altro amministratore all'interno dell'azienda in possesso dell'autorizzazione Gestisci i gruppi.
Tutti i dati rispettano le normative standard sulla privacy, ma se il gruppo esportato è un Gruppo per più aziende, gli amministratori non potranno visualizzare gli indirizzi e-mail o i reparti degli utenti di un'altra azienda.
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Un utente attivo al mese è un utente che ha eseguito almeno una delle seguenti azioni negli ultimi 30 giorni:
  • Ha visitato Workplace tramite il nostro sito web o su un dispositivo mobile
  • Ha effettuato l'accesso.
  • Ha controllato le notifiche di Workplace o dell'app Workplace.
  • Ha usato la nostra app Work Chat.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Per consentire agli utenti di scaricare i propri dati di Workplace:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Impostazioni.
  3. Clicca sulla casella accanto a Download delle informazioni personali.
Nota: una volta abilitata la funzione, gli utenti potranno scaricare una copia dei loro dati di Workplace dalle Impostazioni generali dell'account. Come previsto dalle nostre condizioni, non potranno eliminare i dati usando questo strumento. Per vedere chi ha scelto di scaricare i propri dati, consulta i registri di controllo di protezione.
Tieni presente che non puoi scaricare i dati di un utente per conto di tale utente. Per accedere ai dati relativi agli utenti di una community, gli amministratori di sistema possono sempre usare la API Graph.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di community di Workplace Advanced.
Se ricevi un messaggio che ti informa che è stato rilevato un rischio per la sicurezza oppure la dashboard nella tab Sicurezza mostra account a rischio, significa che sospettiamo che le password di Workplace di alcuni degli account degli utenti della tua community potrebbero essere a rischio. Dato che esiste il rischio che un hacker possa usare queste informazioni per accedere alla tua community di Workplace, ti consigliamo di disattivare quegli utenti o di costringerli a reimpostare la password.
Per vedere quali account potrebbero essere a rischio:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nella tua home page.
  2. Clicca su Persone.
Gli account che sono a rischio saranno evidenziati in rosso e recheranno l'indicazione Account a rischio. Per disattivare l'utente o costringerlo a reimpostare la password, clicca accanto all'account a rischio e seleziona Disattiva account o Forza la reimpostazione della password.
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Questo articolo è rivolto solo agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Quando il contenuto viene segnalato al team di amministratori, riceverai una notifica desktop e una notifica push sul dispositivo mobile. Possono essere segnalati i post, i commenti e le chat.
Ecco come puoi gestire i contenuti segnalati sulla versione desktop:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione e seleziona Contenuto segnalato.
  2. Clicca su Controlla sotto il contenuto segnalato che vuoi analizzare.
    Se hai bisogno di maggiore contesto sulla segnalazione, clicca su Invia un messaggio per inviare un messaggio direttamente alla persona che ha segnalato il contenuto. Il post segnalato verrà inviato come allegato nella chat.
  3. Dopo aver controllato il contenuto puoi scegliere di:
    • Consentirlo: in questo modo il contenuto potrà restare su Workplace senza alcuna ulteriore azione.
    • Nasconderlo: in questo modo il post sarà nascosto da tutti i partecipanti della community, esclusi l'autore e gli amministratori. Mentre il contenuto è nascosto, né gli utenti né l'autore sapranno che il contenuto è stato segnalato. Quando sarà stata presa una decisione in merito al contenuto, potrai Ripristinarlo affinché la community possa vederlo di nuovo.
    • Eliminarlo: in questo modo il contenuto sarà eliminato permanentemente. Se il contenuto si trova in una chat, non puoi eliminarlo.
Ecco come puoi gestire i contenuti segnalati sull'app mobile:
  1. Tocca Altro, quindi seleziona Pannello di amministrazione e vai a Contenuto segnalato.
  2. Tocca il contenuto segnalato che vuoi analizzare.
  3. Dopo aver controllato il contenuto puoi scegliere di:
    • Consentirlo: in questo modo il contenuto potrà restare su Workplace senza alcuna ulteriore azione.
    • Nasconderlo: in questo modo il post sarà nascosto da tutti i partecipanti della community, esclusi l'autore e gli amministratori. Mentre il contenuto è nascosto, né gli utenti né l'autore sapranno che il contenuto è stato segnalato. Quando sarà stata presa una decisione in merito al contenuto, potrai Ripristinarlo affinché la community possa vederlo di nuovo.
    • Eliminarlo: in questo modo il contenuto sarà eliminato permanentemente. Se il contenuto si trova in una chat, non puoi eliminarlo.
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Workplace consente di accedere con nome utente e password di Workplace oppure tramite SSO attraverso l'integrazione con identity provider (idP). Workplace supporta inoltre la possibilità di far accedere alcuni utenti con una password di Workplace e altri tramite SSO.
Per abilitare l'accesso tramite SSO e l'accesso tramite password di Workplace:
  1. Dal computer, clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Sicurezza > Autenticazione, quindi seleziona una o entrambe le opzioni.
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Gli amministratori possono forzare gli utenti della propria organizzazione ad adottare l'autenticazione a due fattori entro una data specifica. Possono scegliere di richiedere l'adozione dell'autenticazione a due fattori a tutti gli utenti della propria organizzazione, oppure a un gruppo specifico di persone tramite Gruppi di persone.
Per configurare l'autenticazione a due fattori per la tua organizzazione:
  1. Dal Pannello di amministrazione, clicca su Sicurezza > Autenticazione.
  2. Clicca su Due fattori.
  3. Sotto Decidi chi deve usarla, specifica il tuo pubblico (Tutti, Amministratori, Gruppi di persone).
  4. Imposta la data entro la quale vuoi che l'autenticazione a due fattori venga adottata.
  5. Clicca su Salva le modifiche.
Nota: una volta adottata l'autenticazione a due fattori, gli amministratori potranno visualizzare e monitorare le statistiche attraverso la propria dashboard Sicurezza.
Nota: per monitorare chi sta usando l'autenticazione a due fattori nella tua organizzazione, dal tuo Pannello di amministrazione, clicca su Sicurezza > Autenticazione.
Perdita dell'accesso al secondo fattori di autenticazione
Se un utente ha perso l'accesso al suo secondo fattore di autenticazione, che si tratti del numero su cui ha ricevuto l'SMS o l'app di autenticazione, può contattare il suo amministratore di sistema.
Per aiutare gli utenti a riottenere l'accesso ai propri account Workplace come amministratore di sistema:
  1. Visita la tab Persone nel Pannello di amministrazione.
  2. Gli utenti che devono ancora confermare il secondo fattore saranno visualizzati come In fase di verifica.
  3. Clicca su e seleziona Altre opzioni.
  4. Seleziona Genera codice di autenticazione. Condividi il codice con l'utente che potrà usarlo come codice di recupero per accedere al proprio account.
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Dipendenti senza indirizzi e-mail
Questo articolo è rivolto unicamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Come amministratore di sistema, puoi scegliere di aggiungere dipendenti senza indirizzo e-mail. Per attivare questa funzione:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione.
  2. Clicca su Impostazioni.
  3. Accedi all'impostazione Creazione di account con i codici di accessoe seleziona la casella per permettere ai collaboratori privi di indirizzo e-mail di accedere a Workplace usando un codice di accesso.
Per aggiungere persone senza indirizzo e-mail a Workplace:
  1. Accedi alla tab Persone dal Pannello di amministrazione, quindi seleziona Aggiungi persone e aggiungile in gruppo tramite un CSV.
  2. Quando aggiungi un utente, devi includere almeno un campo per il nome e l'ID del dipendente. Se aggiungi quest'ultimo, l'indirizzo e-mail non sarà necessario. Per tutti gli utenti privi di indirizzo e-mail, ora viene generato un codice di accesso.
  3. Trova un codice di accesso individuale cliccando su accanto al nome di un utente e selezionando Ottieni il codice di accesso oppure scarica un CSV di tutti i codici di accesso per tutti gli account senza e-mail cliccando sul menu nella tab Persone e selezionando Ottieni i codici di accesso.
  4. Distribuisci i codici di accesso ai dipendenti senza indirizzo e-mail. I dipendenti senza indirizzo e-mail inseriranno questo codice di accesso per il primo accesso e creeranno un nome utente e una password per i loro futuri accessi a Workplace.
Nota: i codici di accesso sono dati riservati. Chiunque possieda un codice di accesso non usato avrà accesso completo all'account cui fa riferimento il codice. La distribuzione dei codici di accesso deve essere controllata attentamente.
Tieni presenti le seguenti informazioni sui codici di accesso:
  • Sono stringhe di lettere formate da 16 caratteri.
  • Per ogni account è valido un solo codice in un determinato momento.
  • La creazione di un nuovo codice di accesso per un utente invalida tutti i codici precedenti.
  • I codici sono validi per 90 giorni dopo la loro creazione.
  • Quando un codice di accesso viene utilizzato correttamente per attivare o recuperare l'accesso a un account, il codice di accesso viene invalidato.
  • Gli amministratori possono disattivare un codice di accesso non usato in qualsiasi momento.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Se un utente dimentica nome utente, password o codice di accesso, deve ottenere un nuovo codice da un amministratore di Workplace. Per creare un nuovo codice di accesso per un dipendente:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione e seleziona Persone.
  2. Trova un codice di accesso individuale cliccando su accanto al nome di un utente e selezionando Ottieni il codice di accesso oppure scarica un CSV di tutti i codici di accesso per tutti gli account senza e-mail cliccando sul menu nella tab Persone e selezionando Ottieni i codici di accesso.
  3. Fornisci il codice di accesso all'utente che ha dimenticato i propri dati.
  4. L'utente ora può inserire il nuovo codice di accesso, confermare il proprio nome utente unico e impostare una nuova password.
NOTA: i codici di accesso sono dati riservati. Chiunque possieda un codice di accesso non usato avrà accesso completo all'account cui fa riferimento il codice. La distribuzione dei codici di accesso deve essere controllata attentamente. Di seguito vengono riportate delle informazioni importanti sui codici di accesso da ricordare:
  • Sono stringhe di lettere composte da 16 caratteri.
  • È valido solo un codice per un account in qualsiasi momento.
  • La creazione di un nuovo codice di accesso per un utente invalida tutti i codici precedenti.
  • Sono validi per 90 giorni dopo la loro creazione.
  • Quando un codice di accesso viene utilizzato correttamente per attivare o recuperare l'accesso a un account, esso viene invalidato.
  • Gli amministratori possono disattivare un codice di accesso non usato in qualsiasi momento.
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Gruppi di persone
Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
I gruppi di persone ti permettono di suddividere le persone in segmenti personalizzati predefiniti all'interno dell'organizzazione. Puoi usare i gruppi di persone per visualizzare report e creare gruppi. Scopri come creare un gruppo di persone.
Per accedere ai gruppi di persone esistenti:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Persone > Gruppi di persone. Per visualizzare i membri del gruppo di persone, clicca sul nome del gruppo o sul numero a sinistra del nome del gruppo.
Se desideri cercare persone filtrando per gruppo di persone, clicca sull'icona del filtro accanto al nome del gruppo.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
Esistono due modi per aggiungere persone ai gruppi di persone: manualmente e tramite la sincronizzazione con i profili di Workplace.
Per creare un nuovo gruppo di persone manualmente:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Persone > Gruppi di persone.
  3. Clicca su +Nuovo gruppo.
  4. Assegna un nome al nuovo gruppo e seleziona Aggiungi persone manualmente, quindi clicca su Avanti.
  5. Aggiungi le persone che desideri inserire nel gruppo di persone. Per aggiungere più persone contemporaneamente, clicca su Importa file per caricare un file CSV con gli indirizzi e-mail degli utenti. Ricorda che le persone devono avere un account Workplace.
Per creare un nuovo gruppo di persone tramite la sincronizzazione con un profilo di Workplace:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a destra in Workplace.
  2. Clicca su Persone > Gruppi di persone.
  3. Clicca su +Nuovo gruppo.
  4. Assegna un nome al nuovo gruppo e seleziona Sincronizza con il profilo di Workplace, quindi clicca su Avanti.
  5. Filtra per i campi del profilo per definire i criteri del filtro e rimuovere o aggiungere automaticamente persone al gruppo.
  6. Clicca su Salva.
Tieni presente che, se usi l'impostazione manuale, solo le persone che aggiungi saranno incluse nel gruppo.
Nota: nei gruppi creati usando i criteri dei profili, le persone che corrispondono ai criteri sono aggiunte automaticamente al gruppo quando vengono aggiunte alla community di Workplace. Vengono inoltre aggiunte automaticamente ai gruppi collegati al gruppo. Se aggiungi più criteri, al gruppo verranno aggiunte solo le persone che li soddisfano tutti. Se selezioni più di un valore per un criterio, al gruppo verranno aggiunte le persone che soddisfano almeno uno di tali valori.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
Per modificare un gruppo di persone creato con una lista manuale:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Persone > Gruppi di persone.
  3. Clicca su a destra del gruppo di persone che desideri modificare.
  4. Seleziona Aggiungi persone o Rimuovi persone se desideri modificare i membri del gruppo. Dallo stesso menu, puoi anche selezionare Modifica il nome del gruppo o Elimina il gruppo.
Per modificare un gruppo sincronizzato:
  1. Ripeti i passaggi precedenti dall'1 al 3.
  2. Seleziona Modifica i criteri del profilo se desideri modificare il gruppo. Dallo stesso menu, puoi anche selezionare Modifica il nome del gruppo o Elimina il gruppo.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
Per esportare una lista di persone in un gruppo di persone:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a destra in Workplace.
  2. Clicca su Persone > Tutte le persone.
  3. Nella barra di ricerca, digita Il gruppo di persone è, quindi esegui una ricerca in base ai criteri desiderati.
  4. In alto nella pagina, clicca su , quindi seleziona Esporta le informazioni sui dipendenti.
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Questo articolo è destinato solo agli amministratori di Workplace Advanced.
Per aggiungere il filtro per Gruppo di persone nella ricerca avanzata nella pagina Persone dal computer:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Persone > Tutte le persone.
  3. Nella barra di ricerca, digita Il gruppo di persone è..., quindi esegui una ricerca in base ai criteri desiderati.
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Per assegnare un gruppo a un gruppo di persone:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Persone > Gruppi di persone.
  3. Clicca su Assegna ai gruppi o Modifica i gruppi.
  4. Seleziona i gruppi ai quali devono essere aggiunti i membri dei gruppi di persone.
Nota: assegnare un gruppo a un gruppo di persone consente alle persone che fanno parte di quest'ultimo di diventare membri dei gruppi selezionati. Se il profilo di qualcuno viene modificato in modo da soddisfare i criteri del profilo di un gruppo sincronizzato, tale profilo verrà automaticamente aggiunto al gruppo e a tutti i gruppi assegnati.
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Questo articolo riguarda esclusivamente gli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Gli amministratori non possono impedire a nessuno di pubblicare sul proprio diario. Se sei un amministratore di sistema o un moderatore dei contenuti, però, puoi moderare i post nei gruppi. Scopri di più sui diversi ruoli di amministrazione su Workplace.
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