Gestione dei gruppi

Gestisci il tuo gruppo per collaborare al meglio con i colleghi. Scopri come nominare un collega amministratore del tuo gruppo o scopri i dati statistici sul gruppo di Workplace.

Devi essere amministratore di un gruppo per fissare un post in alto.
Ecco come fissare un post in alto in un gruppo:
  1. Dal gruppo, trova il post che desideri fissare in alto.
  2. Clicca su e seleziona Fissa il post in alto.
Il post fissato in alto più recente sarà mostrato per primo in alto nel feed del gruppo.
Per scegliere un post da visualizzare nella parte superiore dei post fissati in alto:
  1. Vai al post fissato in alto che vuoi visualizzare nella parte superiore.
  2. Clicca su e seleziona Sposta in alto.
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Se sei l'amministratore di un gruppo, puoi archiviarlo anziché eliminarlo. Quando un gruppo viene archiviato, verrà chiaramente indicato nella parte superiore del gruppo e nessun nuovo membro potrà iscriversi. Puoi annullare l'archiviazione di un gruppo in qualsiasi momento.
Archiviazione di un gruppo
Per archiviare un gruppo:
  1. Accedi al gruppo che desideri archiviare e clicca su sotto l'immagine di copertina, quindi clicca su Opzioni di amministrazione.
  2. Clicca su Impostazioni del gruppo, scorri verso il basso fino ad Archivia gruppo e clicca su Archivia.
  3. Clicca su Conferma.
Ricorda che quando archivi un gruppo, i membri potranno comunque accedervi, ma non potranno aggiungere persone, creare post, mettere "Mi piace" o commentare.
Annullamento dell'archiviazione di un gruppo
Per annullare l'archiviazione di un gruppo, accedi al gruppo e clicca su Annulla archiviazione gruppo nella parte superiore del feed del gruppo, quindi su Conferma.
Quando annulli l'archiviazione di un gruppo, tutti gli amministratori, moderatori e membri potranno creare post, mettere "Mi piace", commentare e fare altre cose.
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Spesso, i colleghi su Workplace usano in modo congiunto la chat e i gruppi Team e progetti per collaborare. Vogliamo rendere il passaggio dalla chat ai post e viceversa un'esperienza senza intoppi o interruzioni. Per sincronizzare automaticamente una chat con il gruppo, abbiamo riprogettato il tipo di gruppo Team e progetti. La chat e i membri del gruppo restano sincronizzati man mano che altre persone si aggiungono o abbandonano, in modo che le conversazioni possano passare facilmente da una destinazione all'altra. La possibilità di chattare in tempo reale all'interno dei gruppi semplificherà ancora di più la collaborazione dei team, consentendo ai colleghi di restare in contatto nel corso della giornata in maniera semplice.
Per l'aggiornamento sono state apportate le seguenti modifiche al tipo di gruppo Team e progetti:
  • Il gruppo può avere un massimo di 250 membri.
  • Il gruppo e la chat avranno gli stessi membri sincronizzati, nome e immagine di copertina.
  • Il gruppo non contiene moderatori ma solo amministratori.
  • I gruppi Team e progetti non comprendono funzioni di iscrizione automatica al gruppo, come "Aggiungi team al gruppo".
  • Per collegare una chat a un gruppo, un amministratore del gruppo può accedere alla pagina Impostazioni del gruppo.
Cosa succede ai miei gruppi Team e progetti già esistenti?
Se il gruppo Team e progetti soddisfa i criteri menzionati sopra, non ci sarà alcun cambiamento. Tutti gli altri gruppi Team e progetti esistenti diventeranno Gruppi di discussione e le chat saranno scollegate. Tali chat non saranno eliminate, ma solo scollegate dal gruppo.
Come faccio a sapere quali gruppi sono interessati?
Se i gruppi di cui sei amministratore sono interessati da questo aggiornamento:
  1. Riceverai un'e-mail con un elenco di tutti i gruppi interessati.
  2. Vedrai una notifica nella parte superiore di ciascun gruppo interessato che ti consente di scegliere tra Gestisci le impostazioni o Scollega la chat.
Se non esegui alcuna azione, i gruppi Team e progetti interessati saranno spostati in un gruppo di discussione e la chat sarà scollegata. Sarà quindi mostrata una nuova notifica nella parte superiore di ciascun gruppo scollegato che consente agli amministratori di ricollegare la chat.
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Abbiamo rimosso i gruppi per acquisti e vendite per migliorare l'esperienza su Workplace.
Per i gruppi per acquisti e vendite esistenti:
  • Tutti i gruppi per acquisti e vendite esistenti diventeranno gruppi social.
  • I post per acquisti e vendite esistenti non saranno rimossi.
  • Non è possibile creare nessun nuovo post per acquisti e vendite.
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Membri
Se gestisci un gruppo, puoi scegliere di approvare chi chiede di iscriversi.
Ecco come attivare le approvazioni delle iscrizioni:
  1. Dal gruppo, clicca su sotto l'immagine di copertina del gruppo.
  2. Seleziona Opzioni di amministrazione, quindi clicca su Impostazioni del gruppo.
  3. Clicca su accanto a Chi può approvare le richieste di iscrizione, seleziona Solo amministratori e moderatori.
  4. Clicca su Salva in basso.
Se gestisci un gruppo, puoi anche risparmiare tempo approvando automaticamente le richieste di iscrizione da parte di persone che sono già iscritte a un altro tuo gruppo.
Ecco come attivare l'approvazione automatica delle iscrizioni:
  1. Dal gruppo, clicca su sotto l'immagine di copertina del gruppo.
  2. Seleziona Opzioni di amministrazione, quindi clicca su Impostazioni del gruppo.
  3. Clicca su accanto a Persone preapprovate per l'iscrizione.
  4. Seleziona un gruppo facendo clic sulla casella accanto al nome del gruppo.
  5. Clicca su Salva.
Nota: puoi rimuovere i gruppi dall'approvazione automatica dell'appartenenza accedendo a Persone preapprovate per l'iscrizione, cliccando per deselezionare la casella accanto al nome del gruppo e poi su Salva.
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Puoi aggiungere i colleghi a un gruppo uno alla volta oppure importare un elenco di colleghi.
Per aggiungere un collega a un gruppo:
  1. Dal gruppo, tocca Aggiungi persone sotto l'immagine di copertina del gruppo. Potresti dover cliccare prima su .
  2. Digita i nomi dei colleghi che desideri aggiungere, quindi clicca su Aggiungi.
Per importare un elenco di colleghi in un gruppo:
  1. Dal gruppo, tocca Aggiungi persone sotto l'immagine di copertina del gruppo. Potresti dover cliccare prima su .
  2. Clicca su Importa, quindi seleziona Importa file. Se non hai ancora un file, clicca su Scarica il modello CSV per creare un nuovo file.
  3. Seleziona il file che vuoi caricare e clicca su Apri.
  4. Controlla la lista dei colleghi, quindi clicca su Invita tutti.
Nota: puoi invitare un massimo di 2000 colleghi alla volta.
Tieni presente che puoi anche aggiungere colleghi a un gruppo inviando loro un link di invito. Dopo aver cliccato su Aggiungi persone, copia il link accanto Condividi il link d'invito a un gruppo e condividilo con i colleghi.
Una volta aggiunti al gruppo, i colleghi potranno vedere e commentare i post al suo interno.
Se provi ad aggiungere persone che non sono ancora su Workplace (usando il loro indirizzo e-mail) e se le impostazioni della community ti consentono di invitare nuovi utenti, verrà creato un nuovo account utente.
Gruppi con chat sincronizzata
Se il tuo gruppo ha una chat sincronizzata, non potrai aggiungere più di 250 membri.
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Devi essere amministratore del gruppo per potere rimuovere altri colleghi.
Ecco come rimuovere un collega da un gruppo:
  1. Nel gruppo, clicca su Membri sotto il nome del gruppo. Potresti dover cliccare prima su Altro.
  2. Clicca su accanto al nome del collega che desideri rimuovere.
  3. Clicca su Rimuovi dal gruppo e conferma la scelta.
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Ecco come aggiungere un team a un gruppo:
  1. Clicca su in alto nel gruppo.
  2. Clicca su Opzioni di amministrazione > Impostazioni del gruppo.
  3. Scorri verso il basso fino ad Aggiungi team al gruppo, quindi aggiungi un gestore per aggiungere il suo team al gruppo.
Nota: i nuovi membri del team vengono aggiunti automaticamente. Se un membro del team gestisce un altro team, quest'ultimo non sarà invitato nel gruppo.
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Gli amministratori del gruppo possono decidere chi può pubblicare nel gruppo e se i post devono essere approvati singolarmente da un amministratore o un moderatore.
È possibile concedere l'autorizzazione a pubblicare nel gruppo a:
  • Solo gli amministratori del gruppo
  • Tutti i membri del gruppo
  • Chiunque all'interno della tua organizzazione, anche se non fa parte del gruppo
Se vuoi che all'interno del gruppo possa pubblicare chiunque anche senza iscriversi, allora dovrà trattarsi di un gruppo aperto.
Modificare le autorizzazioni per la pubblicazione nel gruppo
Ecco come modificare le autorizzazioni per la pubblicazione nel gruppo:
  1. Clicca su sotto l'immagine di copertina del gruppo.
  2. Clicca su Opzioni di amministrazione.
  3. Clicca su Impostazioni del gruppo.
  4. Clicca su accanto a Chi può pubblicare e seleziona Chiunque sia presente nel gruppo, Solo gli amministratori oppure Chiunque nella community.
Richiedere l'approvazione di un amministratore o un moderatore per tutti i nuovi post
Per fare in modo che tutti i nuovi post siano approvati prima di essere visibili agli altri membri del gruppo:
  1. Clicca su sotto l'immagine di copertina del gruppo.
  2. Clicca su Opzioni di amministrazione.
  3. Clicca su Impostazioni del gruppo.
  4. Clicca su accanto ad Approva tutti i post dei membri.
  5. Seleziona per richiedere l'approvazione per la pubblicazione di tutti i post, oppure No per permettere ai membri di pubblicare direttamente nel gruppo.
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Puoi creare regole di iscrizione automatica per aggiungere con più facilità al tuo gruppo le persone con un profilo specifico. Per aggiungere membri tramite la funzione di iscrizione automatica, devi essere un amministratore del gruppo.
Per aggiungere regole per l'iscrizione automatica dal computer:
  1. Nel gruppo, clicca su sotto l'immagine di copertina.
  2. Seleziona Opzioni di amministrazione, quindi clicca su Impostazioni del gruppo.
  3. Clicca su accanto a Imposta regole di iscrizione.
  4. Clicca su Aggiungi criteri.
  5. Nel menu a discesa, seleziona le regole per i profili a cui vuoi consentire l'accesso automatico al gruppo.
Puoi scegliere i seguenti dettagli di profilo:
  • Reparto
  • Titolo professionale
  • Luogo
  • Manager
  • Data di inizio
  • Sezione
  • Organizzazione
Dopo aver impostato le regole di iscrizione automatica, i membri vengono aggiunti al gruppo non appena clicchi su Aggiungi persone. Continueranno a essere aggiunti se il loro profilo viene aggiornato e rispetta le regole impostate dall'amministratore del gruppo.
Disattivazione dell'iscrizione automatica per Workplace
Se un amministratore di sistema non vuole attivare l'iscrizione automatica per la propria organizzazione, può disattivarla come illustrato di seguito:
  1. Clicca su in una scheda a sinistra di Workplace.
  2. Clicca su Impostazioni, quindi su Impostazioni azienda.
  3. Clicca per deselezionare la casella accanto a Iscrizione automatica e disattivare la funzione.
Nota: una volta che i membri fanno parte del gruppo, non saranno rimossi qualora non rispettino più i requisiti di iscrizione automatica.
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File e foto
Per aggiungere un file a un messaggio su Workplace quando accedi tramite computer:
  1. Clicca su in basso nella chat.
  2. Clicca su .
  3. Scegli il file che desideri inviare.
  4. Completa il tuo messaggio e premi Invio per inviarlo.
Quando aggiungi un link a un sito web nel tuo messaggio (ad esempio, un video o un articolo), viene aggiunta un'anteprima del link alla conversazione. Una volta visualizzata l'anteprima, puoi eliminare il link per inviare solo l'anteprima.
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Per visualizzare le foto, i video e i file condivisi in una conversazione di Workplace Chat da un computer:
  1. Vai a Condiviso a destra della chat.
  2. Da questa sezione, potrai vedere tutti i contenuti multimediali e i file condivisi nella chat.
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Ruoli
Esistono due ruoli disponibili per le persone che gestiscono i gruppi di Workplace: amministratore e moderatore.
La tabella seguente contiene i ruoli e le azioni che ciascuno di essi può svolgere:
AmministratoreModeratore
Impostare un altro membro come amministratore o moderatore
Rimuovere un amministratore o un moderatore
Gestire le impostazioni del gruppo (ad es. modifica del nome del gruppo, dell'immagine di copertina o delle impostazioni sulla privacy)
Approvare o rifiutare le richieste di iscrizione
Approvare o rifiutare i post nel gruppo
Rimuovere i post e i relativi commenti
Rimuovere le persone dal gruppo o bloccarle
Fissare un post in alto o rimuoverlo dall'alto
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Puoi rendere un collega amministratore di un gruppo se fa già parte del gruppo. Per assegnare il ruolo di amministratore ad altri membri, devi essere amministratore del gruppo.
Per rendere un collega amministratore di un gruppo:
  1. Nel gruppo, clicca su Membri sotto il nome del gruppo. Potresti dover cliccare prima su Altro.
  2. Clicca su accanto al nome del collega che vuoi rendere amministratore.
  3. Clicca su Rendi amministratore e conferma la tua scelta.
Nota: quando assegni a un collega il ruolo di amministratore di un gruppo, lo autorizzi a modificarne le impostazioni, rimuoverne i membri e nominare altri membri amministratori del gruppo.
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Devi essere amministratore del gruppo per rimuovere altri amministratori.
Per rimuovere un amministratore da un gruppo:
  1. Nel gruppo, clicca su Membri sotto il nome del gruppo.
  2. Clicca su accanto all'amministratore che desideri rimuovere.
  3. Clicca su Rimuovi dal ruolo di amministratore e conferma la selezione.
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Dati statistici
Solo gli amministratori del gruppo possono visualizzare e scaricare i Dati statistici sul gruppo. I moderatori e gli altri membri del gruppo non possono vedere i Dati statistici sul gruppo. Puoi scaricare i Dati statistici sul gruppo solo se hai effettuato l'accesso a Workplace dal computer.
I Dati statistici sul gruppo sono disponibili per tutti i gruppi.
Per accedere ai Dati statistici sul gruppo:
  1. Clicca su sotto l'immagine di copertina del gruppo.
  2. Clicca su Opzioni di amministrazione, quindi su Impostazioni del gruppo.
  3. Nel riquadro a sinistra, seleziona Crescita, Interazioni o Membri sotto l'intestazione Dati statistici.
Ecco come scaricare i Dati statistici sul gruppo:
  1. In Dati statistici sul gruppo, clicca su Esporta dettagli in alto a destra.
  2. Nella finestra pop-up, seleziona il tipo di dettagli del gruppo desiderati.
  3. Seleziona l'intervallo di date per cui scaricare i report.
  4. Seleziona il formato di file in cui ricevere il report (.xls o .csv).
  5. Clicca su Esporta quando vuoi scaricare il report.
Gli amministratori possono scegliere di esportare i seguenti dettagli sul gruppo:
  • Crescita (membri totali, membri attivi, richieste di iscrizione).
  • Interazioni (post, commenti, reazioni, giorni e orari popolari e post più popolari).
  • Membri (il punteggio collaboratore - persone più attive è calcolato misurando l'interazione dei membri: post, commenti, reazioni e file creati).
Nota: assicurati di selezionare l'intervallo di date corretto per l'esportazione.
A quando risalgono i dati statistici sul gruppo?
I Dati statistici sul gruppo coprono un periodo di un anno. Se la data di creazione del gruppo è più recente di un anno, il periodo di copertura corrispondente inizia da tale data.
Ogni grafico e tabella indicano il periodo di tempo considerato.
Tieni presente che gli orari visualizzati nei report sui Dati statistici sul gruppo si baseranno sul fuso orario dell'utente che sta visualizzando il report.
Cos'è un membro attivo?
Un membro attivo nei dati statistici sul gruppo è un membro del gruppo che ha visualizzato, pubblicato, commentato o aggiunto una reazione a un contenuto nel gruppo nel periodo di tempo selezionato.
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Risoluzione dei problemi
Se nel tuo gruppo è presente una chat collegata, non puoi aggiungere più di 250 membri.
Ecco come rimuovere una chat collegata dal tuo gruppo:
  1. Dalla home page di Workplace, vai al gruppo da cui vuoi rimuovere una chat collegata. Per trovarlo, cerca il nome del gruppo nel pannello a sinistra.
  2. Clicca su in alto nel gruppo, quindi su Opzioni di amministrazione.
  3. Clicca su accanto a Chat.
  4. Clicca su Rimuovi chat e conferma cliccando su Scollega.
Una volta rimossa la chat collegata, potrai aggiungere altri membri al tuo gruppo. I partecipanti alla chat potranno ancora trovare e utilizzare la chat di gruppo collegata in precedenza.
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