Creazione di nuovi utenti
Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
La creazione di un nuovo account utente in Workplace consta di tre fasi:
1. Provisioning: creare un account utente all'interno della tua istanza di Workplace (l'utente non riceve notifiche in merito).
2. Invito: consentire a un utente di cui è stato effettuato il provisioning di attivare il proprio account (l'utente riceve una notifica).
3. Attivazione: un utente che ha ricevuto un invito attiva il proprio account Workplace.
Nota: se si creano manualmente singoli account tramite il Pannello di amministrazione, gli utenti vengono invitati immediatamente (ovvero provisioning e invito avvengono nello stesso momento). Se si usano altri metodi di creazione degli account, provisioning e invito rappresentano fasi diverse.
Finché i membri non vengono invitati a usare Workplace, non sanno di avere un account. Quando un account non è invitato:
  • Il membro non può attivare il proprio account e qualsiasi tentativo in questo senso avrà esito negativo.
  • Il membro non riceverà e-mail o altre notifiche da Workplace.
Quando è tutto pronto per far sapere ai membri che hanno un account da attivare, puoi invitarli su Workplace. Una volta invitati, i membri ricevono un'e-mail che li invita ad attivare il proprio account tramite un URL univoco. Per gli account con accesso singolo (SSO), i membri hanno anche l'opzione di attivare l'account accedendo a Workplace tramite il servizio SSO che hai configurato.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Il provisioning consente agli amministratori di caricare le informazioni degli account e di configurare le istanze di Workplace senza inviare notifiche agli interessati. Assegnando stati separati ai membri invitati e non invitati (sottoposti a provisioning), gli amministratori di Workplace possono effettuare il provisioning dei membri in anticipo e invitarli quando sarà tutto pronto.
Gli amministratori di Workplace possono creare community formando gruppi e aggiungendovi i membri sottoposti al provisioning. Dopo la creazione di tali community, l'amministratore può invitare i membri su Workplace: diventeranno così parte di gruppi pertinenti quando accederanno per la prima volta ai propri account.
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Questo articolo è rivolto esclusivamente agli utenti di Workplace Advanced e Workplace Enterprise.
Creazione di singoli account
Quando crei singoli account, questi ricevono subito un invito.
Creazione di gruppo di account
Quando crei account tramite la gestione di gruppo degli account, a ogni caricamento ti viene richiesto se desideri invitare gli account subito o in un secondo momento. Se scegli la seconda opzione, gli account verranno creati senza invito e dovrai invitarli in un secondo momento.
G Suite o Microsoft Azure AD (gestione automatica degli account)
Quando connetti G Suite o Microsoft Azure AD come strumento di gestione automatica degli account, ti viene richiesto se desideri invitare gli account quando vengono creati o successivamente. Se scegli di invitarli in un secondo momento, gli account vengono creati senza essere invitati. Dopo aver invitato tutti gli account con il pulsante Invita tutti, la configurazione viene modificata e gli account appena creati vengono invitati immediatamente.
Altri cloud identity provider o componente Active Directory Sync
Quando connetti un altro cloud identity provider (Okta, OneLogin o Ping Identity) o usi il componente Active Directory Sync, gli account vengono creati senza essere invitati per impostazione predefinita. Dopo aver invitato tutti gli account con il pulsante Invita tutti, la configurazione viene modificata e gli account appena creati vengono invitati immediatamente.
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Questo articolo è rivolto esclusivamente agli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Puoi invitare gli account utente invitando tutti, invitando persone selezionate o invitando un singolo individuo.
Invita tutti
Usando questa opzione, ti verrà chiesto di personalizzare l'e-mail di attivazione, dopo la ricezione della quale tutti i membri non invitati saranno invitati. Per invitare tutti:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Inviti non inviati.
  3. Clicca su Invita tutti.
Invita persone selezionate
Usando questa opzione, potrai invitare un gruppo specifico di persone. Per invitare un gruppo specifico di persone:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Inviti non inviati.
  3. Clicca su Scegli le persone da invitare.
  4. Un pop-up ti chiederà una lista di membri che desideri invitare nei seguenti formati di file: .csv, .vcf, .txt o LDAP. Se necessiti di un modello, puoi scaricarne uno dal pop-up.
  5. Clicca su Importa file per caricare il file. Potrai personalizzare l'e-mail di attivazione, dopo la ricezione della quale i membri saranno invitati.
Invita un singolo individuo
Usa questa opzione per invitare un singolo individuo o per inviare di nuovo un invito a un utente che non lo aveva ricevuto inizialmente. Per invitare un singolo individuo o inviare di nuovo un invito:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra in Workplace.
  2. Clicca su Persone.
  3. Trova l'utente nella lista. Puoi cercare l'utente usando la casella di ricerca.
  4. Seleziona Invita accanto al nome della persona che desideri invitare.
  5. Un pop-up ti darà la possibilità di personalizzare l'invito. Se scegli di aggiungere del testo alla tua e-mail, ti verrà mostrata un'anteprima; in caso contrario, Workplace userà il suo contenuto predefinito.
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Questo articolo è destinato solo agli utenti di Workplace Premium.
Una volta invitati, gli utenti devono effettuare un processo di attivazione per verificare o fornire informazioni sul proprio profilo e impostare una password. I dipendenti iniziano questo processo ricevendo un'e-mail da Workplace contenente il loro URL di attivazione univoco oppure accedendo alla pagina di accesso (solo per aziende con SSO abilitato) dopo essere stati invitati.
Nota: se la tua azienda ha abilitato l'SSO per la tua community, ai membri verrà richiesto di accedere al sistema SSO prima di iniziare il processo di attivazione.
Dopo aver effettuato l'accesso, i membri effettueranno le operazioni seguenti in Workplace per completare la registrazione:
. Accettare le condizioni e confermare i dettagli del profilo
A seconda delle impostazioni del Pannello di amministrazione, ai membri potrebbe essere richiesto di accettare le Condizioni d'uso della tua azienda, oltre a verificare, completare o modificare i dettagli del loro profilo e impostare un'immagine del profilo.
2. Impostare una password
Ai membri verrà richiesto di impostare una password. Questo passaggio viene omesso per le community con SSO abilitato.
3. Selezionare i gruppi predefiniti
I membri potranno scegliere i gruppi di cui entrare a far parte da un elenco predefinito oppure potranno cercare un gruppo specifico. Verranno quindi reindirizzati alla sezione Notizie e potranno iniziare a usare Workplace immediatamente.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Potresti aver bisogno di un link di attivazione per offrire ai tuoi colleghi un metodo di attivazione aggiuntivo. Ad esempio, potresti voler recapitare degli inviti in formato di stampa, tramite un gateway SMS aziendale o tramite un'e-mail personalizzata da un manager/dirigente ai dipendenti come azione supplementare all'e-mail automatica di Workplace.
L'esportazione dei link di attivazione ti permette di distribuirli singolarmente o in gruppo insieme ad altre informazioni dei colleghi. È possibile ottenere i link di attivazione scaricando un file CSV contenente un'esportazione delle informazioni dei dipendenti. Ecco come ottenere i link di attivazione:
1. Nel Pannello di amministrazione, clicca sulla tab Persone.
2. Clicca su poi su Esporta le informazioni sui dipendenti.
3. A breve riceverai un'e-mail con un link a un file CSV contenente i dati di tutti i colleghi, compresi i link di attivazione per ciascun account non attivato che ha già ricevuto un invito.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Consulta la nostra procedura di invito. In questo modo, potrai creare gli utenti prima di invitarli a usare Workplace. Gli account utente non invitati non possono essere attivati e non riceveranno e-mail, tuttavia possono essere gestiti normalmente come qualsiasi altro account utente, ad esempio possono essere aggiunti a gruppi o essere taggati. Sono disponibili maggiori informazioni in questa pagina.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Assicurati che gli utenti siano stati invitati e non solo creati. Puoi trovare maggiori dettagli sulla procedura qui.
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Questo articolo riguarda esclusivamente gli amministratori di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Dopo l'invito iniziale a iscriversi a Workplace, vengono inviate due e-mail promemoria della richiesta: la prima dopo tre giorni e la seconda dopo cinque giorni.
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