Gestione dei gruppi
Per vedere tutti i gruppi della tua azienda, tranne quelli segreti, se non sei un amministratore:
  1. Dalla tua home page, clicca su Mostra tutto... in Gruppi a sinistra.
  2. Clicca su Vedi tutti i gruppi nella parte superiore della pagina.
Per vedere tutti i gruppi della tua azienda, inclusi quelli segreti, se sei un amministratore in Workplace Advanced:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra su Workplace.
  2. Clicca su Gruppi.
In questo pannello, potrai vedere un elenco di tutti i nomi dei gruppi, il numero di membri e di amministratori, la data di creazione del gruppo e le impostazioni sulla privacy per ogni gruppo.
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Questo articolo è rivolto unicamente agli utenti di Workplace Essential e Workplace Advanced.
Devi essere un amministratore dell'azienda o un moderatore dei contenuti e aver effettuato l'accesso a Workplace dal computer per diventare amministratore di un gruppo.
Per diventare amministratore di un gruppo:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a sinistra su Workplace.
  2. Clicca su Gruppi e cerca il gruppo di cui desideri diventare amministratore.
  3. Clicca su accanto al gruppo e seleziona Rendimi amministratore o Iscriviti come amministratore.
Nota: gli analisti o gli account manager non possono diventare amministratori di un gruppo.
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Se sei l'amministratore di un gruppo che non ha nessun altro membro, abbandonandolo lo eliminerai automaticamente.
Workplace Essential e Workplace Advanced
Inoltre, nelle community di Workplace Advanced gli amministratori del sistema e i moderatori dei contenuti hanno la possibilità di eliminare qualsiasi gruppo.
Per eliminare un gruppo in Workplace Advanced:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a destra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Gruppi e cerca il gruppo che desideri eliminare.
  3. Clicca su e seleziona Elimina gruppo.
  4. Inserisci il nome del gruppo nel riquadro e clicca su Elimina gruppo.
Nota: non è possibile annullare l'eliminazione di un gruppo. L'eliminazione di un gruppo comporta la rimozione definitiva dei relativi post, membri e file.
Gruppi per più aziende
Un gruppo per più aziende verrà eliminato automaticamente se tutti i suoi membri lo abbandonano. Per eliminare un gruppo, il suo amministratore può rimuovere dal gruppo tutti gli altri membri e infine sé stesso.
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Esistono due ruoli disponibili per le persone che gestiscono i gruppi di Workplace: amministratore e moderatore.
La tabella seguente contiene i ruoli e le azioni che ciascuno di essi può svolgere:
AmministratoreModeratore
Impostare un altro membro come amministratore o moderatore
Rimuovere un amministratore o un moderatore
Gestire le impostazioni del gruppo (ad es. modifica del nome del gruppo, dell'immagine di copertina o delle impostazioni sulla privacy)
Approvare o rifiutare le richieste di iscrizione
Approvare o rifiutare i post nel gruppo
Rimuovere i post e i relativi commenti
Rimuovere le persone dal gruppo o bloccarle
Fissare un post in alto o rimuoverlo dall'alto
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Per l'esportazione di gruppo dei dati su persone o gruppi nella tua community di Workplace:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione in alto a sinistra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Insights.
  3. Scorri verso il basso e clicca su Esporta vicino a Persone o Gruppi. Workplace ti invierà un'e-mail con un link per scaricare il file CSV.
Nota: puoi richiedere i dati anche dal Pannello di amministrazione aprendo la tab Persone, cliccando su in alto nella pagina e selezionando Esporta le informazioni sui dipendenti. Per i dati sui gruppi, clicca su Gruppi nel Pannello di amministrazione, quindi clicca su e seleziona Esporta le informazioni di gruppo.
Tieni presente che le statistiche a sinistra della colonna Riepilogo attività per data nel file CSV sono in tempo reale, mentre quelle a destra della colonna sono aggiornate alla data menzionata nella colonna Riepilogo attività per data.

Come gestire le importazioni e le esportazioni di gruppo
Gli amministratori possono controllare in tempo reale lo stato delle operazioni in gruppo dalla dashboard Importazioni/Esportazioni sotto Persone.
Per accedere alla dashboard:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione e seleziona Persone.
  2. Seleziona la tab Importazioni/Esportazioni per visualizzare i gruppi di file che sono stati precedentemente importati o esportati sul tuo Workplace.
  3. Puoi inoltre controllare lo stato delle Operazioni in gruppo e visualizzare lo stato delle attività in gruppo che sono state richieste negli ultimi 30 giorni.
Una volta completate, gli amministratori possono inoltre scaricare le attività in gruppo che generano un file. I file saranno disponibili per 4 giorni.

Come esportare i dettagli dei membri del gruppo
Gli amministratori possono esportare i membri di determinati gruppi di Workplace dal Pannello di amministrazione.
Per esportare i dati sui membri di un determinato gruppo:
  1. Accedi al Pannello di amministrazione e seleziona Gruppi.
  2. Trova il gruppo, clicca su , quindi seleziona Esporta membri.
  3. Riceverai un'e-mail con i dettagli dei membri del gruppo.
I dati saranno inviati tramite un link che l'amministratore riceverà via e-mail e che sarà accessibile per 4 giorni all'utente o a qualsiasi altro amministratore all'interno dell'azienda in possesso dell'autorizzazione Gestisci i gruppi.
Tutti i dati rispettano le normative standard sulla privacy, ma se il gruppo esportato è un Gruppo per più aziende, gli amministratori non potranno visualizzare gli indirizzi e-mail o i reparti degli utenti di un'altra azienda.
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Gli amministratori del gruppo possono scegliere tra le impostazioni riportate di seguito:
Membri
Invita le persone giuste
Privacy
Controlla l'accesso ai gruppi
Autorizzazioni di pubblicazione
Decidi chi può pubblicare post
Invito individuale: invita i tuoi colleghi singolarmenteAperto: chiunque può vedere il gruppo, i suoi membri e i suoi postChiunque nel gruppo: i membri e gli amministratori possono pubblicare nel gruppo
Aggiungi dipendenti diretti: aggiungi dipendenti diretti per impostazione predefinitaChiuso: chiunque può trovare il gruppo e vedere chi vi partecipa, Solo i membri possono vedere i postApprovazione dei post: tutti i post del gruppo devono essere approvati da un amministatore
Invito di gruppo: invita gruppi di colleghiSegreto: solo i membri possono trovare il gruppo e vedere i postSolo amministratori: solo gli amministratori possono pubblicare nel gruppo
Impostazione predefinita per l'azienda: solo amministratore (aggiungi automaticamente chiunque nell'azienda)Ordine dei post: gli amministratori di un gruppo possono scegliere come i post verranno ordinati nel gruppo. Gli amministratori possono scegliere di organizzare i post per Nuove attività o Post recenti.
API Graph: aggiungi gruppi di colleghi tramite la nostra API Graph
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Solo gli amministratori di sistema, i moderatori dei contenuti e le persone con ruoli di amministratore personalizzato con autorizzazioni di gestione dei gruppi possono contrassegnare un gruppo come ufficiale o rimuovere tale contrassegno. Questa funzione è disponibile solo su Workplace Advanced e Workplace Enterprise.
Ecco come contrassegnare un gruppo come ufficiale:
  1. Nel Pannello di amministrazione, clicca su Gruppi.
  2. Clicca su a destra del gruppo che desideri contrassegnare come ufficiale, quindi clicca su Contrassegna il gruppo come ufficiale.
  3. Vedrai la richiesta Contrassegna il gruppo come ufficiale. Clicca su Ok per continuare e accanto al nome del gruppo verrà aggiunta l'icona di gruppo ufficiale.
Ecco come rimuovere il contrassegno di gruppo ufficiale:
  1. Nel Pannello di amministrazione, clicca su Gruppi.
    I gruppi ufficiali sono contrassegnati da un'icona nella colonna Nome.
  2. Clicca su a destra del gruppo di cui desideri rimuovere il contrassegno di gruppo ufficiale, quindi clicca su Rimuovi il contrassegno di gruppo ufficiale.
  3. Vedrai la richiesta Rimuovi il contrassegno di gruppo ufficiale. Clicca su Ok per continuare e l'icona di gruppo ufficiale verrà rimossa.
Nota: i gruppi per più aziende non possono essere contrassegnati come ufficiali.
Puoi contrassegnare un gruppo come ufficiale o rimuovere tale contrassegno cliccando su in alto a destra del gruppo, sotto l'immagine di copertina del gruppo. Puoi anche contrassegnare un gruppo come ufficiale dalla sezione Informazioni del tuo gruppo.
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Se sei l'amministratore di un gruppo che non ha nessun altro membro, abbandonandolo lo eliminerai automaticamente.
Workplace Essential e Workplace Advanced
Inoltre, nelle community di Workplace Advanced gli amministratori del sistema e i moderatori dei contenuti hanno la possibilità di eliminare qualsiasi gruppo.
Per eliminare un gruppo in Workplace Advanced:
  1. Clicca su Pannello di amministrazione in alto a destra nel tuo profilo di Workplace.
  2. Clicca su Gruppi e cerca il gruppo che desideri eliminare.
  3. Clicca su e seleziona Elimina gruppo.
  4. Inserisci il nome del gruppo nel riquadro e clicca su Elimina gruppo.
Nota: non è possibile annullare l'eliminazione di un gruppo. L'eliminazione di un gruppo comporta la rimozione definitiva dei relativi post, membri e file.
Gruppi per più aziende
Un gruppo per più aziende verrà eliminato automaticamente se tutti i suoi membri lo abbandonano. Per eliminare un gruppo, il suo amministratore può rimuovere dal gruppo tutti gli altri membri e infine sé stesso.
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Questa funzione è disponibile solo su Workplace Essential e Workplace Advanced. Solo gli amministratori della community possono modificare le impostazioni dei gruppi predefiniti. Devi accedere a Workplace dal computer per accedere ai gruppi predefiniti.
I gruppi esistenti possono essere aggiunti ai gruppi predefiniti o rimossi da essi. I nuovi membri delle community di Workplace possono essere aggiunti ai gruppi predefiniti quando i loro account vengono attivati. Gli amministratori della community possono aggiungere gli attuali membri delle community ai gruppi predefiniti.
Tieni presente che i gruppi predefiniti devono essere gruppi aperti.
Per aggiungere colleghi a gruppi predefiniti o rimuoverli da essi quando effettui l'accesso a Workplace dal computer:
  1. Da Pannello di amministrazione, clicca su Gruppi, quindi clicca su accanto al gruppo specifico.
  2. Seleziona Aggiungi ai gruppi predefiniti o Rimuovi dai gruppi predefiniti.
  3. Se stai aggiungendo un gruppo aperto a un gruppo predefinito, clicca su Aggiungi tutte le persone attualmente nella community al gruppo se desideri aggiungere tutti i membri della community al gruppo, quindi clicca su Ok. In alternativa, deseleziona l'opzione e clicca su Ok.
Se l'amministratore di una community contrassegna un gruppo come predefinito, i nuovi membri saranno aggiunti automaticamente al gruppo in questione.
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Devi essere amministratore di un gruppo per fissare un post in alto.
Ecco come fissare un post in alto in un gruppo:
  1. Dal gruppo, trova il post che desideri fissare in alto.
  2. Clicca su e seleziona Fissa il post in alto.
  3. Nota: se un post è già fissato in alto nel gruppo, ti verrà chiesto se desideri che non sia più fissato in alto.
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Puoi creare regole di iscrizione automatica in modo che le persone che corrispondono a un profilo specifico possano essere aggiunte con più facilità al tuo gruppo. Per consentire l'aggiunta di membri tramite la funzione di iscrizione automatica, devi essere amministratore del gruppo.
Per aggiungere regole di iscrizione automatica:
  1. Vai alla pagina del tuo gruppo e clicca su a destra
  2. Seleziona Opzioni di amministrazione e clicca su Impostazioni del gruppo.
  3. Seleziona Iscrizione automatica per aggiungere regole relative ai profili che desideri accettare automaticamente nel gruppo.
Puoi scegliere i seguenti dettagli di profilo:
  • Reparto
  • Titolo professionale
  • Luogo
  • Manager
  • Data di inizio
  • Sezione
  • Organizzazione
I membri vengono aggiunti al gruppo non appena clicchi su Salva sulle regole di iscrizione automatica. Continueranno a essere aggiunti se il loro profilo viene aggiornato e rispetta le regole impostate dall'amministratore del gruppo.
Se un amministratore del sistema non desidera attivare la funzione di iscrizione automatica per la propria organizzazione, può disattivarla andando al Pannello di amministrazione > Impostazioni > Impostazioni azienda > Iscrizione automatica. Per disattivare questa funzione, è necessario deselezionare la casella accanto a Iscrizione automatica.
Nota: quando i membri fanno parte del gruppo, non verranno rimossi qualora non rispettino più i requisiti di iscrizione automatica.
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Gli amministratori dei gruppi possono scegliere con quale ordine devono essere visualizzati i post del loro gruppo per impostazione predefinita. I post possono essere ordinati dal più recente al più obsoleto o per attività recente.
Per modificare l'ordine predefinito dei post nel tuo gruppo:
  1. Accedi al gruppo e clicca su in alto a destra.
  2. Clicca su Opzioni di amministrazione.
  3. Clicca su Impostazioni del gruppo.
  4. Scorri fino a Ordine dei post e seleziona Post recenti o Nuove attività.
Nota: i membri del gruppo potranno modificare il modo in cui vedono i post quando visualizzano il tuo gruppo.
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