Best practice per
lavorare da casa

La nostra cultura del lavoro sta cambiando a livello globale. Tuttavia, lavorare da casa non deve necessariamente significare lavorare separati.


Pubblico People Manager |Tempo di lettura 4 minuti |Data di pubblicazione 23 marzo 2020

Bozoma Saint JohnBozoma Saint John

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La nostra cultura del lavoro sta cambiando a livello globale. Tuttavia, lavorare da casa non deve necessariamente significare lavorare separati.

Il segreto è stabilire nuove abitudini per la comunicazione e la collaborazione. Ciò richiede una struttura e un livello di prevedibilità, ma anche flessibilità e pazienza. Adottando le giuste procedure, possiamo lavorare in modo efficiente e riunire al contempo i team.

Segui queste 7 best practice per trasformare il lavoro "da remoto" in lavoro "connesso".

L'importanza del lavoro preliminare

Assicurati di avere tutti gli strumenti di cui hai bisogno per comunicare e collaborare in modo efficiente.

  • Hardware (computer, microfono, fotocamera) e il software necessario
  • Internet ad alta velocità
  • Un luogo sicuro e tranquillo da cui lavorare
  • Un accesso semplice ai gruppi di collaborazione alle unità condivise del team
  • Stabilisci una chat personale con il tuo manager
  • Documenta l'orario di lavoro che preferisci e condividilo con il team e i partner
  • Documenta gli obiettivi, le risorse consegnate e le tempistiche

Discussione delle preferenze lavorative con il tuo manager e il team

Parla delle preferenze in termini di comunicazioni (e-mail, chat, video), la frequenza dei contatti personali, le decisioni e quando/come effettuare l'inoltro Se sei un manager, non dimenticare di contattare regolarmente il team. Il lavoro da remoto può isolare le persone. Anche un saluto veloce può fare la differenza.

Discussione delle preferenze lavorative con il tuo manager

Comunica e condividi il contesto regolarmente

Quando i team sono distribuiti su più aree geografiche, è difficile sapere chi ha accesso alle informazioni e agli aggiornamenti sul progetto. Di conseguenza, è importante sottolineare il contesto per iscritto, nelle comunicazioni personali e nelle riunioni del team. Inizia sempre dal contesto più generale nelle riunioni e sui documenti scritti, assicurandoti che tutti conoscano gli obiettivi, le risorse consegnate e lo stato prima di scendere nei dettagli. In caso di dubbi, ripeti le comunicazioni per garantire che tutti siano informati.

Corretta gestione delle riunioni

Le riunioni ben strutturate e i follow-up sono fondamentali per aiutare le persone a restare produttive e connesse, quando uno o tutti i membri del team lavorano da casa.

  • Fissa le riunioni in orari in cui quante più persone possibili siano disponibili. A volte, è difficile evitare che le riunioni si tengano troppo presto o troppo tardi, considerando i team da remoto: in questi casi, assicurati che l'inconveniente non gravi troppo su un numero ristretto di persone.
  • Assicurati che tutti abbiano chiari gli obiettivi e i punti all'ordine del giorno e che abbiano letto in anticipo tutti i materiali di riferimento. Aggiungere queste informazioni all'invito alla riunione consente di averle in un unico luogo facilmente accessibile.
  • Se organizzi una riunione completamente in remoto, assegna un moderatore e stabilisci le regole di base per far sì che vengano ascoltati tutti.
  • Usa le videochiamate per le riunioni, anche per quelle individuali. I video aiutano a stabilire un senso di presenza e connessione. Usa la tecnologia delle videoconferenze più adatta al tuo team (ad es. Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime ecc.).
  • Prendi in considerazione l'uso di cuffie per le riunioni, in modo da garantire un ascolto ottimale ed escludere le distrazioni.
  • Quando non parli durante una riunione in remoto, assicurati di disattivare l'audio, in modo che tutti possano sentire il relatore.
  • Fai sentire la tua presenza. Mantieni la concentrazione nelle riunioni e usa i segnali non verbali per confermare il tuo focus. I piccoli gesti come annuire sono efficaci per aiutare gli altri ad avere la certezza che stai partecipando con interesse alla conversazione.
  • Tieni in considerazione la presenza di persone che lavorano da casa, quando più partecipanti si trovano in luoghi diversi, ad esempio in ufficio o sul campo.
  • Condividi appunti dettagliati dopo la riunione. Crea post/documenti collaborativi per tutte le riunioni e incarica un membro del team di assicurarsi che appunti, feedback, bozzetti, decisioni e così via siano monitorati e condivisi.
Discussione delle preferenze lavorative con il tuo manager

A volte è meglio il telefono

Una breve chiamata (durante gli orari lavorativi) è spesso il modo più rapido di risolvere i problemi che riguardano piccoli gruppi o singoli individui. Definisci una regola per il team, secondo la quale sia opportuno usare il telefono per risolvere i problemi in modo rapido o in caso di scarsa connettività.

Sensibilità verso le conversazioni più difficili

Tieni in considerazione che può essere difficile discutere di alcuni argomenti quando le persone si trovano a distanza (ad esempio quando occorre fornire un feedback costruttivo). Se devi discutere di argomenti delicati, inizia chiedendo alla persona come si sente e, dopo la conversazione, prevedi un follow-up per vedere come va. Programma tali conversazioni tramite videochiamate e non al telefono.

Una buona cura di se

  • Sviluppa abitudini adatte a te e al tuo team. Crea una routine che aiuti a svolgere il lavoro in modo ottimale. Per alcune persone, ciò richiede la replica della struttura dell'ambiente lavorativo nel proprio ufficio domestico. Per altri, invece, si tratta di creare nuove abitudini.
  • Definisci confini ragionevoli. Lavorare da remoto sui progetti può determinare una sensazione di lavoro senza sosta. Dai priorità alle pause durante la giornata e presta attenzione a possibili segni di burnout sia da parte tua che degli altri. Ciò è particolarmente importante in tempo di crisi, quando i membri della famiglia potrebbero ritrovarsi in casa anziché a scuola o al lavoro.
  • Resta in contatto con le persone. Connettiti con le tue community social (su Workplace e Facebook) e, se è opportuno, organizza degli incontri sulle chat social, anche solo per un "caffè virtuale", in modo da restare in contatto con colleghi e amici.

Assicurati che tutti abbiano chiari gli obiettivi e i punti all'ordine del giorno e che abbiano letto in anticipo tutti i materiali di riferimento.

 

 

Essere un'azienda connessa non è mai stato così importante. E con gli strumenti giusti e un'adeguata pianificazione, lavorare da casa non deve per forza dare un senso di isolamento. Per altre risorse su come restare uniti a distanza, visita il nostro hub dedicato al lavoro da casa.

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