5 suggerimenti sull'organizzazione
di eventi virtuali

Le riunioni video, le chat personali e i gruppi online sono ottimi modi con cui i team che operano da remoto possono restare connessi. Tuttavia, come è possibile sostituire gli eventi che si tengono di persona?


Pubblico People Manager |Tempo di lettura 4 minuti |Data di pubblicazione 24 marzo 2020

5 suggerimenti sull'organizzazione di eventi virtuali5 suggerimenti sull'organizzazione di eventi virtuali

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Le riunioni video, le chat personali e i gruppi online sono ottimi modi con cui i team che operano da remoto possono restare connessi. Tuttavia, come è possibile sostituire gli eventi che si tengono di persona?

Sebbene siano diversi dagli eventi dal vivo, quelli virtuali consentono a tutti di sentirsi connessi, indipendentemente dalle distanze. Usa le chiamate e le videochiamate per organizzare riunioni con persone in vari fusi orari e località.

Può essere un ottimo modo per mantenere le persone connesse o per scoprire nuovi strumenti, prodotti e processi senza dover uscire da casa. Scopri questi 5 suggerimenti sull'organizzazione dei tuoi eventi virtuali.

Pianificazione anticipata e specificità

Pianifica in anticipo il tema, gli obiettivi e i risultati previsti per il tuo evento virtuale. Avere in mente un argomento specifico, nonché gli obiettivi per cui organizzi l'evento, è fondamentale per la comprensione e la partecipazione di tutti. Uno dei vantaggi degli eventi virtuali è la possibilità di approfondire un argomento molto di più rispetto alla lettura di un articolo o una guida. Progetta un evento che darà ai partecipanti maggiori spunti sul tuo argomento o sulla dimostrazione del tuo prodotto. Focalizzati sullo scopo e realizza un evento significativo e specifico per attirare l'attenzione e ottenere registrazioni.

Il formato giusto

A seconda dell'argomento, un evento virtuale può essere organizzato in vari modi, per soddisfare le esigenze del pubblico. Dai webinar alle dimostrazioni in diretta, fino alle sessioni di domande e risposte: scegli un formato che offra al pubblico opportunità significative di apprendimento e interazione. E tieni presenti le dimensioni del pubblico. Ecco alcuni formati da prendere in considerazione:

  • Streaming in diretta: questo formato è adatto alle community e può essere un ottimo modo per interagire con un pubblico di qualsiasi dimensione, in particolar modo se prevedi una sessione di domande e risposte in diretta. In questo modo, puoi coinvolgere gli spettatori da remoto che non vogliono perdere l'opportunità di porre domande.
  • Eventi parzialmente in diretta: si tratta di webinar preregistrati con interazioni in diretta. Puoi preregistrare un video o una presentazione, restando in contatto diretto con il pubblico durante la giornata in cui l'evento viene trasmesso. Offrire una libreria ben curata di video preregistrati su richiesta è un modo altrettanto valido di interagire con il pubblico, in linea con i tuoi impegni. In questo modo, le persone potranno visualizzare i video con i propri tempi.
  • Presentazioni animate: se cerchi un modo creativo per ridurre i costi di produzione, prendi in considerazione contenuti realizzati con software per presentazioni animate (ad es. Prezi, Biteable e PlayPlay). Può essere un modo divertente per coinvolgere e informare il tuo pubblico, restando in linea con il budget a tua disposizione.
Discussione delle preferenze lavorative con il tuo manager

Fuori dagli schemi

L'aspetto migliore degli eventi virtuali è che puoi "ignorare" le regole. Prova a pensare fuori dagli schemi. Mentre gli eventi dal vivo, di solito, si svolgono in una o due giornate, quelli virtuali possono essere distribuiti nel tempo. Ciò aiuta le persone a mantenere le informazioni e ti offre la possibilità di sviluppare una community. Prendi in considerazione delle modalità interattive in cui coinvolgere le persone, ad esempio includendo nelle sessioni alcuni momenti in cui il pubblico può porre domande, affinché resti attivo e partecipe.

In caso di eventi che prevedono un presentatore o un relatore, assicurati di avere esperienza in questo ambito e di saper parlare con sicurezza davanti a una fotocamera. I relatori definiranno il tono e possono fare la differenza per il successo di un evento. Un nome importante attirerà più persone, ma un presentatore capace le manterrà coinvolte. Se devi scegliere, opta per un bravo presentatore. E non temere di combinare più elementi: potresti affidare l'introduzione a un presentatore più esperto, dare la parola a un relatore e poi affidare al presentatore il compito di riepilogare il tutto. Puoi anche decidere di affidarti a un grande presentatore per rendere l'evento più vivace, come quelli che includono sessioni di domande e risposte.

Contenuti brevi e coinvolgenti

Che il tuo pubblico includa 10 o 500 partecipanti, le persone inizieranno a perdere l'attenzione dopo aver seguito per circa 10 minuti lo stesso presentatore o aver ascoltato o letto dei contenuti. Se il tuo evento è lungo, potresti segmentare i contenuti con quiz, sondaggi e altre attività interattive che manterranno coinvolto il pubblico per tutta la sua durata. Assicurati di prevedere un tempo sufficiente per rispondere a tutte le domande dei partecipanti e, ancora più importante, non limitarti a parlare al tuo pubblico, ma interagisci con esso. Poni domande che inducano le persone a ottenere ciò che desiderano conoscere.

Assistenza a disposizione

La preparazione richiede tanto tempo, tuttavia c'è sempre qualcosa che può andare storto. E ciò avviene spesso. Programma una qualche forma di assistenza in caso di difficoltà tecniche, ritardi o se un presentatore risulta assente. Avere un piano di riserva può garantire il successo degli eventi da remoto.

Per fortuna, le persone sono già abituate a usare diverse fra le tecnologie che rendono possibili gli eventi virtuali, tuttavia ciò non significa che tutti abbiano lo stesso livello di familiarità. Ecco alcuni suggerimenti per far sì che i partecipanti possano accedere all'assistenza in caso di necessità prima e durante l'evento.

  • Predisponi un helpdesk o un team del servizio assistenza clienti che sia disponibile in chat o al telefono prima e durante l'evento.
  • Prima dell'evento, comunica ai partecipanti i dettagli sull'ora di inizio, sulle modalità di accesso all'evento, indica se servono credenziali o password, chi contattare per assistenza tecnica e le modalità di accesso alle registrazioni successivamente all'evento.
  • Rendi i link di navigazione alle informazioni principali facilmente visibili sul sito dell'evento e sull'interfaccia.

Assicurati che tutti abbiano chiari gli obiettivi e i punti all'ordine del giorno e che abbiano letto in anticipo tutti i materiali di riferimento.

Oggi, restare connessi è più importante che mai per le aziende. Per altre risorse su come restare uniti a distanza, visita il nostro hub delle risorse per il lavoro da remoto.

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