Pacchetto di avvio rapido di Workplace

Implementa Workplace per i tuoi team remoti in modo rapido e scopri come usare Workplace per potenziare le comunicazioni aziendali e mantenere connessi i team che lavorano a distanza.


Tempo di lettura 18 minuti |Data di pubblicazione 24 marzo 2020

Pacchetto di avvio rapido di WorkplacePacchetto di avvio rapido di Workplace

Guida rapida al lancio

Questa guida rapida al lancio è stata creata sulla base di migliaia di implementazioni di Workplace di successo. Usala per programmare ed eseguire rapidamente il lancio di Workplace. In questo modo la tua organizzazione resterà unita a distanza, dagli uffici domestici ai reparti operativi.

Questa guida ti spiegherà gli aspetti seguenti:

  1. Configurazione tecnica di Workplace
  2. Selezione e formazione dei promotori
  3. Sviluppo della struttura dei gruppi
  4. Coinvolgimento dei dirigenti e dei People Manager
  5. Comunicazione del lancio di Workplace

Scopri di più sul ruolo di amministratore di Workplace e sulle funzionalità disponibili per la gestione di Workplace nel nostro evento di formazione dal vivo sulle informazioni di base per gli amministratori di Workplace. Otterrai formazione pratica e interattiva, nonché assistenza da parte degli specialisti per la configurazione e la gestione di Workplace.

Passaggio 1: Configurazione tecnica di Workplace

Probabilmente, avrai bisogno di aiuto da parte dei team IT della tua azienda per configurare Workplace e predisporre ogni elemento per il lancio. Fai in modo che seguano questi passaggi per configurare Workplace per la tua organizzazione:

Suggerimento avanzato: integra Workplace con altri strumenti di lavoro usati dalla tua organizzazione prima del lancio. Le integrazioni per la condivisione dei file sono un ottimo punto di partenza. Semplificano la condivisione e la collaborazione sui file all'interno di Workplace. Scopri le integrazioni disponibili nella Directory delle integrazioni.

Passaggio 2: promotori di Workplace

Seleziona un piccolo e diversificato gruppo di persone della tua organizzazione e richiedi il loro sostegno nella creazione dei gruppi, nella promozione dell'adozione e nella formazione del resto della tua organizzazione per l'uso di Workplace.

Scelta dei promotori:

I promotori devono essere scelti per la loro influenza e per la loro attitudine a essere i primi ad adottare le novità. I People Manager possono essere ottimi promotori, in quanto influenzano i comportamenti lavorativi nei propri team.

Preparazione dei promotori:

  • Usa il modello di e-mail nel piano di comunicazione per il lancio rapido (passaggio 4) per inviare ai promotori una notifica relativa al loro ruolo in fase di lancio.
  • Invia loro il pacchetto introduttivo per promotori in modo che possano imparare a usare Workplace.
  • Offri l'accesso anticipato invitandoli a Workplace.
  • Crea un gruppo Workplace segreto, chiamato "Promotori di Workplace" e aggiungili. Userai il gruppo per comunicare con i promotori prima, durante e dopo il lancio.

Passaggio 3: Crea gruppi

Crea un insieme di gruppi principali e aggiungi i membri prima di invitare la tua organizzazione su Workplace. Quando crei i gruppi, ci sono due aspetti da tenere in considerazione:

  • Privacy: in che modo le persone si iscrivono al gruppo e chi può vedere i post.
  • Autorizzazioni per la pubblicazione: chi può pubblicare i post nel gruppo.

Privacy

  • Aperto: tutti possono iscriversi e vedere membri e post.
  • Chiuso: tutti possono richiedere di iscriversi ma solo i membri possono vedere i post.
  • Segreto: per iscriversi e vedere i post, le persone devono ricevere un invito. I gruppi segreti non vengono mostrati nelle ricerche. Solo i membri e gli amministratori possono vederli.

Autorizzazioni per la pubblicazione

  • Tutti possono pubblicare post.
  • I post richiedono l'approvazione degli amministratori.
  • Solo gli amministratori possono pubblicare post.

Userai i gruppi di persone per assegnare i membri ai gruppi in base a criteri come il reparto, il titolo professionale, il luogo e molto altro. Scopri come creare i gruppi di persone nel Centro assistenza di Workplace.

I gruppi principali possono essere organizzati in base a 2 tipi di comunicazioni:

1. Comunicazione aziendale

I gruppi di annunci e discussione per tutta l'azienda possono semplificare le comunicazioni e instaurare connessioni più solide dalla sede principale ai reparti operativi.

  • Crea un gruppo aperto "Annunci di [nome dell'azienda]".
    • Contrassegna questo gruppo come ufficiale.
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Rendilo un gruppo predefinito, in modo che tutti i dipendenti vengano iscritti in automatico.
    • Imposta le autorizzazioni in modo che solo gli amministratori possano pubblicare contenuti.
    • Usa il gruppo per condividere aggiornamenti e informazioni importanti per tutta l'azienda.
  • Crea gruppi di annunci aperti per le varie aree geografiche, come "Annunci per [luogo]".
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni in modo che solo gli amministratori possano pubblicare contenuti.
    • Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi in base al luogo.
    • Usa questo gruppo per condividere notizie e aggiornamenti relativi alle specifiche aree geografiche.
  • Crea gruppi di discussione aperti per tutta l'azienda e in base alle aree geografiche, come "Discussione di [nome dell'azienda]" e "Discussione di [sede]"
    • Aggiungi altri amministratori per la gestione del gruppo quando sei assente.
    • Imposta le autorizzazioni di pubblicazione in modo che tutti possano pubblicare post o che sia necessaria l'approvazione degli amministratori.
    • Rendi il gruppo di discussione per tutta l'azienda un gruppo predefinito. Usa i gruppi di persone (sincronizzati con i profili Workplace) per assegnare i membri ai gruppi delle aree geografiche in base al luogo.
    • Invita i dipendenti a condividere domande e ad avviare discussioni relative al lavoro nel gruppo.
  • Suggerimento avanzato: crea gruppi di risorse e affinità social aperti per promuovere connessioni più solide all'interno dell'organizzazione. Ecco alcuni esempi: "Persone di colore di [nome dell'azienda]", "LGBTQ di [nome dell'azienda]", "Proprietari di cani di [nome dell'azienda]", "Appassionati di viaggi di [nome dell'azienda]".
    • Imposta le autorizzazioni affinché tutti possano pubblicare post.

2. Collaborazione del team

Qui è dove si svolgono le attività lavorative giornaliere. Le persone useranno i gruppi di reparto e team per condividere gli aggiornamenti sul proprio lavoro, collaborare sui file, comunicare tramite testo, voce e videochiamate e molto altro.

  • Crea gruppi chiusi per i team e i reparti della tua organizzazione e rendi amministratore il manager.
  • Imposta le autorizzazioni affinché tutti possano pubblicare post.
  • Invita i promotori a creare gruppi chiusi per ogni progetto, nonché gruppi segreti per le comunicazioni con i manager o i sottoposti diretti.

Non sai di preciso quali gruppi sono i più adatti a te? Iscriviti alla nostra formazione in diretta Come lavorare in Workplace per scoprire di più sui casi d'uso di Workplace e su come sfruttarli nella tua azienda. Troverai risposta a tutte le tue domande tramite formazione pratica e interattiva, nonché l'assistenza da parte degli specialisti.

Passaggio 4: Coinvolgi la dirigenza e i People Manager

La dirigenza userà Workplace per condividere aggiornamenti, mantenere informati i dipendenti e comunicare con tutta l'organizzazione. Assicurati che i dirigenti sappiano usare Workplace e ne conoscano i vantaggi per loro e per l'azienda.

Ecco alcune risorse che puoi condividere con la dirigenza:

Coinvolgi i People Manager nel lancio di Workplace fin dall'inizio. Maggiore sarà la loro conoscenza di Workplace, maggiori saranno i vantaggi dello strumento per i team. Ecco alcune risorse che puoi condividere con loro:

  • Workplace per i team: in questo pacchetto! Una panoramica sulla modalità d'uso di Workplace per la gestione di team, progetti e relazioni con manager/sottoposti diretti.
  • Guida per i People Manager: una guida rapida per aiutare i People Manager a muovere i primi passi su Workplace.
  • Gestione dei progetti su Workplace: scopri come usare i gruppi di team e progetto per gestire il lavoro su Workplace.
  • Organizzazione di riunioni su Workplace: scopri altri suggerimenti su come usare Workplace per le riunioni dei team in remoto o distribuiti in varie aree geografiche.

Passaggio 5: Comunicazioni di lancio

Entusiasma i dipendenti sul lancio con comunicazioni incentrate sul valore che Workplace apporterà alle loro attività giornaliere. Usa questo modello di piano di comunicazione per promuovere Workplace e introdurre rapidamente i dipendenti allo strumento.

Passaggio 6: Invia gli inviti

Dopo aver configurato i gruppi e aver comunicato il lancio al team, è tutto pronto per inviare gli inviti. Usa le comunicazioni evidenziate nel piano di comunicazione per il lancio rapido per condividere le informazioni sull'attivazione del profilo e per continuare a invitare i dipendenti a iscriversi e interagire su Workplace dopo il giorno del lancio.

Assicurati che i dipendenti siano a conoscenza delle varie risorse formative e di assistenza disponibili. Condividi i link ai contenuti introduttivi a Workplace per aiutare i dipendenti a ottimizzare i tempi e usare Workplace al meglio:

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