Guida al lavoro da remoto
per i manager

La nostra cultura del lavoro sta cambiando a livello globale. Lavorare da remoto richiede una struttura e un livello di prevedibilità, ma anche flessibilità e pazienza.


Pubblico People Manager |Tempo di lettura 4 minuti |Data di pubblicazione 24 marzo 2020

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La nostra cultura del lavoro sta cambiando a livello globale. Lavorare da remoto richiede una struttura e un livello di prevedibilità, ma anche flessibilità e pazienza. Ciò determina sfide particolari per i manager che si ritrovano improvvisamente a dover gestire circostanze straordinarie. Tutto questo implica un veloce adattamento delle proprie abitudini e comportamenti, al fine di garantire che i team si sentano connessi e supportati.

I suggerimenti e le risorse di questa guida ti aiutano a prenderti cura della tua azienda e delle persone, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Segui queste 7 best practice per trasformare il lavoro "da remoto" in lavoro "connesso".

Configurazione dell'infrastruttura del team

Assicurati che il team disponga dei giusti strumenti e delle norme per comunicare e collaborare in modo efficace.

  • Configura un gruppo Workplace di gruppo.
  • Assicurati di avere un'unità condivisa per il team.
  • Apri conversazioni individuali in chat con ognuno dei tuoi sottoposti diretti.
  • Stabilisci quale tecnologia di videochiamata deve essere usata dal team per le riunioni individuali e del team.
  • Crea una lista di contatti con numeri di cellulare.
  • Definisci le aspettative del team circa tempi di risposta ragionevoli per e-mail, messaggi istantanei e così via.
  • Documenta gli obiettivi, le risorse consegnate e le tempistiche del team.
  • Stabilisci processi per documentare gli appunti della riunione, le decisioni e le risorse consegnate.

Assicurati che i membri del team dispongano degli strumenti e dell'hardware necessari per svolgere il lavoro.

  • Una connessione Internet affidabile
  • Un accesso remoto a VPN
  • Uno strumento per videochiamata
  • Uno strumento di messaggistica istantanea come Workplace Chat
  • Cuffie, auricolari e così via

Discussione delle preferenze lavorative con ogni sottoposto diretto

Discuti delle preferenze in termini di comunicazioni (e-mail, chat, video), imposta la frequenza dei contatti individuali ricorrenti e assicurati che le persone sappiano come e quando effettuare l'inoltro. Non dimenticare di contattare regolarmente il team. Il lavoro da remoto può isolare le persone. Anche un saluto veloce può fare la differenza.

Comunicazione e verifica del contesto regolari

Quando i team sono distribuiti su più aree geografiche, è difficile stabilire chi abbia accesso alle informazioni e agli aggiornamenti dei progetti. Sottolineare il contesto per iscritto, nei colloqui individuali e durante le riunioni del team è importante.

  • Aiuta le persone a restare connesse condividendo regolarmente gli aggiornamenti aziendali e organizzativi.
  • Inizia sempre dal contesto nelle riunioni e sui documenti scritti, assicurandoti che tutti conoscano gli obiettivi, le risorse consegnate e lo stato prima di scendere nei dettagli.

Corretta gestione delle riunioni

Le riunioni ben strutturate e i follow-up sono fondamentali per aiutare le persone a restare produttive e connesse, quando uno o tutti i membri del team lavorano da casa.

  • Fissa le riunioni in orari in cui quante più persone possibili siano disponibili. A volte, è difficile evitare che le riunioni si tengano troppo presto o troppo tardi, considerando i team da remoto: in questi casi, assicurati che l'inconveniente non gravi troppo su un numero ristretto di persone.
  • Modifica la programmazione delle riunioni secondo necessità. Per alcuni team le riunioni settimanali vanno bene, mentre altri team potrebbero trarre maggiore beneficio da riunioni più frequenti. Riunioni giornaliere di un massimo di 30 minuti possono essere molto utili.
  • Assicurati che le riunioni abbiano obiettivi e un ordine del giorno chiari. Aggiungi l'ordine del giorno della riunione agli inviti sul calendario e pubblicalo sul gruppo Workplace del tuo team o sull'unità condivisa. Inoltre, definisci con chiarezza le tue aspettative relativamente a ogni punto dell'ordine del giorno. Assicurati di inviare in anticipo i materiali o i relativi link da consultare prima della riunione.
  • Nelle riunioni completamente in remoto, assegna un moderatore e stabilisci le regole di base per far sì che vengano ascoltati tutti.
  • Invita le persone a usare le videochiamate per le riunioni, anche per quelle individuali. I video aiutano a stabilire un senso di presenza e connessione. Usa le tecnologie delle videoconferenze più adatte al tuo team (ad es. Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime ecc.).
  • Condividi appunti dettagliati dopo la riunione. Crea post/documenti collaborativi per tutte le riunioni e incarica un membro del team di assicurarsi che appunti, feedback, decisioni e punti all'ordine del giorno siano monitorati e condivisi.

L'importanza dei luoghi di lavoro

Il lavoro da remoto può essere molto difficile se i team includono un insieme di persone che lavorano da casa o in luoghi condivisi come un ufficio o sul campo. Considera attentamente le norme di collaborazione nei team misti e assicurati che le persone che lavorano a distanza siano coinvolte nella discussione, specie se il team distribuito in vari luoghi è uno di quelli fondamentali.

A volte è meglio il telefono

Una breve chiamata (durante gli orari lavorativi) è spesso il modo più rapido di risolvere i problemi che riguardano piccoli gruppi o singoli individui. Definisci una regola per il team, secondo la quale sia opportuno usare il telefono per risolvere i problemi in modo rapido o in caso di scarsa connettività.

Sensibilità verso le conversazioni più difficili

Tieni in considerazione che può essere difficile discutere di alcuni argomenti quando le persone si trovano a distanza (ad esempio quando occorre fornire un feedback costruttivo). Se devi discutere di argomenti delicati, inizia chiedendo alla persona come si sente e, dopo la conversazione, prevedi un follow-up per vedere come va. Programma tali conversazioni tramite videochiamate e non al telefono.

Sostegno alla definizione di routine e della cura di se per le persone

  • Sostieni il tuo team nella definizione delle routine più adatte. Da questo punto di vista, devi tener conto delle possibili distrazioni presenti in casa. Per alcune persone, ciò richiede la replica della struttura dell'ambiente lavorativo nel proprio ambiente domestico. Per altri, invece, si tratta di creare nuove abitudini.
  • Invita le persone a restare connesse alle proprie community social su Workplace. Inoltre, se opportuno, queste possono organizzare incontri sulle chat social, anche solo per un "caffè virtuale", in modo da restare in contatto con le proprie connessioni sociali.
  • Durante le riunioni di verifica con il team, non limitarti a verificare i progressi del lavoro, ma esamina possibili segni di burnout o frustrazione, che potrebbero conseguire da una sensazione di lavoro senza sosta durante le attività da remoto. Ricorda ai membri del team di definire confini e di dare la priorità alla cura di se.

Contatto con i genitori

  • In tempo di crisi, le persone che lavorano da casa e che hanno famiglia potrebbero dover adottare un approccio maggiormente flessibile, specie in presenza di bambini che non possono andare a scuola. Consulta il team di frequente per conoscere le loro esigenze e lo stato di benessere generale.
  • I genitori potrebbero aver bisogno di riprogrammare le proprie attività per via degli impegni familiari. Offri sostegno ai genitori impegnati in tal senso definendo aspettative chiare circa i risultati (e non le ore di lavoro) e valuta con cautela la possibilità di effettuare riunioni senza preavviso o di riprogrammare le riunioni del team. I genitori potrebbero avere problemi ad adattarsi rapidamente agli improvvisi cambi di programma, come farebbero in circostanze normali.

Diventare un'azienda connessa non è mai stato così importante. Per altre risorse su come restare uniti a distanza, visita il nostro hub dedicato al lavoro da casa.

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