Guida alle riunioni
virtuali del team

Riunirsi non è mai stato così importante. Tuttavia, per lavorare da casa in modo efficiente, restando in contatto con i colleghi, occorre modificare le nostre abitudini e comportamenti.


Pubblico People Manager |Tempo di lettura 3 minuti |Data di pubblicazione 24 marzo 2020

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Riunirsi non è mai stato così importante. Tuttavia, per lavorare da casa in modo efficiente, restando in contatto con i colleghi, occorre modificare le nostre abitudini e comportamenti. Uno degli aspetti più importanti sarà imparare come condurre riunioni virtuali nel modo più efficace.

Le videochiamate sono un ottimo mezzo con cui i team possono restare in contatto, condividere informazioni e mantenere i progetti al passo con la pianificazione, indipendentemente da dove si trovano le persone. Segui questi suggerimenti per assicurarti che le riunioni si svolgano al meglio.

Configurazione adeguata

Assicurati di avere tutti gli strumenti di cui hai bisogno per comunicare e collaborare in modo efficiente.

  • Il team deve disporre degli strumenti necessari per le videochiamate. Se qualcuno non soddisfa i requisiti di base, può essere complicato garantire una partecipazione completa, inoltre c'è il rischio di isolamento.
  • Crea un gruppo Workplace in modo che tutti abbiano accesso a uno spazio condiviso in cui puoi salvare gli ordini del giorno, le note e i documenti affinché siano consultabili in qualsiasi momento.
  • Stabilisci un programma regolare e rispettalo. Pianifica le riunioni dei team in orari comodi per tutti i fusi orari dei partecipanti. Se ciò non è possibile, prendi in considerazione un compromesso fra i fusi orari oppure scegli i post programmati in modo che siano seguiti dalle varie aree geografiche negli orari più opportuni.
  • Evita di annullare o rimandare le riunioni del team. Si tratta di punti di contatto cruciali, in particolare per le persone che lavorano a distanza. Se devi rimandare una riunione, chiedi agli altri se non ci sono problemi, in particolare se la riunione ricade al di fuori del normale orario di lavoro di qualcuno dei partecipanti.

Preparazione

  • Sono i manager a prendere le decisioni finali circa gli argomenti all'ordine del giorno. Tuttavia, nel caso di team che lavorano a distanza o distribuiti su più aree, non tutti potrebbero avere il quadro completo degli aspetti e argomenti prioritari. Tramite i sondaggi nel gruppo, chiedi al team suggerimenti per l'ordine del giorno.
  • Pubblica l'ordine del giorno nel gruppo. In questo modo, tutti avranno il tempo per condividere un feedback o suggerire altri argomenti nei commenti. Includi i link agli aggiornamenti del progetto negli inviti sul calendario o offri alle persone il contesto necessario da riesaminare prima o durante la riunione.
  • Se opportuno, effettua i preparativi con i relatori. Assicurati che i relatori o le persone che conducono le conversazioni siano preparate e chiare sugli obiettivi (inclusi i limiti di tempo). Crea una conversazione in Workplace Chat per connetterti direttamente al team.
  • Indica con chiarezza che il team deve riesaminare l'ordine del giorno e tutti i documenti collaterali prima della riunione e programma la partecipazione in video. Far sì che tu e i membri del team vi vediate a vicenda è fondamentale per mantenere il team connesso.

Accessibilità delle riunioni

  • Chiedi a una persona di tenere il tempo e a un'altra di prendere appunti. Assegna questi ruoli in rotazione per correttezza.
  • Assicurati che tutti siano visibili. In particolar modo per i partecipanti da remoto, la visibilità della fotocamera e il contatto visivo sono fondamentali.
  • Chiedi un feedback a tutti. Lavorare da casa può far sì che qualcuno si limiti a guardare la riunione, anziché parteciparvi. Durante le discussioni, chiedi le opinioni di tutto il team, non solo dei partecipanti più attivi. Fai attenzione ai segnali non verbali e affronta i problemi secondo necessità.
  • In caso di riunioni in remoto, le conversazioni collaterali in modalità silenziosa compromettono la collaborazione. Mantieni il team concentrato e coinvolto e prendi in considerazione una conversazione di gruppo separata su Workplace Chat, in modo che le persone possano pubblicare commenti per un follow-up successivo.
  • Fissa le azioni e i responsabili. Dedica qualche minuto alla fine di ogni riunione per un riepilogo. Per i team che lavorano da remoto, è fondamentale enfatizzare e aumentare le responsabilità.

Passaggio all'azione

  • Pubblica i tuoi appunti nel gruppo Workplace.
  • Se li inserisci in un documento, verrà salvato automaticamente nella tab File. Inserisci la data della riunione nel nome del documento per tenere traccia delle conversazioni e far sì che tutti si trovino sulla stessa lunghezza d'onda.
  • Tagga persone specifiche nella sezione dei commenti con i punti di follow-up e i passaggi successivi.

Assicurati che tutti abbiano chiari gli obiettivi e i punti all'ordine del giorno e che abbiano letto in anticipo tutti i materiali di riferimento.

Usando gli strumenti giusti, tutti all'interno di un'organizzazione possono sentirsi vicino agli altri e ricevere le informazioni necessarie per avere un senso di connessione, indipendentemente dal luogo da cui lavorano. Per altre risorse su come restare uniti a distanza, visita il nostro hub delle risorse per il lavoro da remoto.

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